Código: CAL-PR-01

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión: 01
DOCUMENTOS
Fecha: 24/03/2023

1. OBJETIVOS

Definir el procedimiento para el control de la información documentada interna del

Sistema de Gestión de Calidad (SGC); así como facilitarles la gestión y autonomía a
los líderes de proceso para mantener todos los documentos de cada proceso
actualizados.
Definir los controles necesarios para la revisión, aprobación, actualización,
eliminación, distribución y control de los documentos, así como de la legibilidad de los
registros y su correcto diligenciamiento, además de tener fácil identificación,
almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición final de los mismos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a toda la información documentada interna

perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad.
Este procedimiento es aplicable para todos los documentos y registros internos
requeridos por el SGC de la Organización Filtros Partmo y aquellos documentos
externos que incidan en la calidad del servicio prestado.
Los líderes de proceso gestionan y controlan los documentos del área que le compete
mediante un programa de consulta (Intranet).

3. RESPONSABLE

 Gerente de Calidad.
 Líder Sistema de Gestión de Calidad SGC

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Control de Documentos Internos:

ENTRADA ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO SALIDA RESPONSABLE

Necesidad de Recibir nuevo Determinar si es Formato XXX
elaborar, requerimiento viable o no la Solicitud Líder del SGC
modificar o que requiera solicitud realizada. Control de
anular algún control Teniendo en Documentos Gerente de
documento documental. cuenta la Calidad
importancia de
este como
documento de
apoyo en el
Sistema de
Gestión de
Calidad.
Dicha necesidad
se manifiesta en el
formato de solicitud
para el control
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Documental
-Documento Creación -Cada líder de -Documento -Líderes de
nuevo para el inicial de un proceso es el codificado proceso.
Sistema de Documento. encargado de con versión
Gestión de definir la 0. -Gerente de
Calidad (SGC). información Calidad.
-Requerimiento documentada
de un nuevo aplicable a su
documento para proceso para el
el control de un Sistema de
procedimiento. Gestión de
Calidad.
-La Gerencia de
Calidad es la
encargada del
montaje inicial a la
intranet de los
documentos
correspondientes a
cada proceso.
-
El tipo de letra que
se debe usar para
el contenido de los
procedimientos es
Arial y el tamaño
11; y para los
encabezados es
Arial en tamaño 12.

-Requerimiento Creación de
La Gerencia de -Carpetas -Gerencia de
de control de carpetas para Calidad organiza la creadas en la Calidad./
documentos por cada proceso intranet con intranet para
proceso. en la intranet.carpetas con el cada Líder SIG
nombre de cada proceso.
proceso en donde
se dividen carpetas
individuales para
documentos y
registros.
-Consulta de Ingreso a la Gerencia de Control
Documentos. intranet para Calidad y/o Líder documental
-Actualización consultar o SIG asignará
de documentos. actualizar permisos de
documentos. visualización y/o
modificación a los
líderes de proceso
para que ellos
sean autónomos
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del control de
cambios
correspondientes a
su área.
Documentos Registro en el Modificar y/o Listado -Gerente de
controlados en Listado actualizar el Maestro de Calidad.
el Listado Maestro de documento, Documentos. -Líderes de
Maestro. Documentos. cambiando el Proceso.
número de
versión (si el
documento ya
existe), tomando
como referencia
el Listado
Maestro de
Documentos. De
igual manera,
asignar la nueva
fecha de
actualización,
dejando el
documento
anterior como
Obsoleto, para
dar la
implementación
del cambio.
Para el caso de
documentos
nuevos, asignar
código tomando
como referencia
el Instructivo
GCI-01
Codificación de
Documentos y
Registros, iniciar
con versión 0 por
ser un
documento a
inclusión del
Sistema
En el Listado
Maestro de
Documentos se
registrarán todos
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los documentos
internos nuevos
con sus versiones
iniciales, se
registrarán por
procesos
ordenadamente
con fechas de
creación y su
respectiva versión.
Así mismo se
registran los
documentos
externos.
Requerimiento Mantener El control Listado -Gerente de
para actualizar actualizado el documental estará Maestro de Calidad.
los documentos Listado a cargo del Líder Documentos -Líderes de
en el Listado Maestro. del SGC así Actualizados. proceso.
Maestro. mismoCada Líder
de proceso
mantendrá
actualizado el
listado maestro.
Una vez requiera
hacer un cambio
en algún
documento debe
registrar cambio de
fecha, cambio de
versión y motivo
del cambio.
Los nuevos
cambios en cada
documento se
identifican
resaltados con
color gris.
-Requerimiento Verificación de Gerencia de Documentos -Gerente de
de validar que las Calidad deberá del SGC Calidad.
los documentos actualizacione ingresar a la actualizados
del SGC estén s en los intranet y controlados
actualizados. documentos periódicamente por el área
del SG para verificar que de Calidad.
los documentos de
cada proceso
estén actualizados,
así como el Listado
Maestro.
Requerimiento Estandarizació Gerencia de Documentos -Gerente de
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para n de códigos. Calidad o Líder del codificados Calidad

codificación de SGC, define los adecuadame
documentos. códigos de la nte. Líder SGC
siguiente manera:
Inicia con las siglas
que identifican el
nombre del
proceso,
seguidamente las
dos (2) primeras
letras que identifica
si es un
procedimientos,
formato o
instructivo y
finalmente el
número
consecutivo
iniciando en 01.
Las letras siempre
deben ir en
mayúscula.
Ejemplo: CAL-FO-
01 (Calidad-
Formato-01).
Actualizaciones Control de Socializar Control Líder SGC
en la Cambio mediante correo Documental
Documentacion electrónico a todo Gerente de
del SGC personal Calidad
involucrado en el
proceso, el
documento
creado y/o
actualizado.
Documentos Control de Identificar los GCL-03 Líder SGC
Externos Cambios documentos Listado
Incorporados al Listado externos en el Maestro de Gerente de
SGC maestro de GCL-03 Listado Documento Calidad
Documentos
Maestro de s y
Externos
Documentos y Registros
Registros de
Origen Externo.

Las personas que necesiten consultar algún formato, deben solicitarlos al

responsable del archivo activo o a alguna persona con acceso y autoridad para
permitir la consulta de los mismos.
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Salvo autorización expresa, no se permite generar copias de los registros de

carácter confidencial o que comprometan el buen funcionamiento de las
actividades de la empresa, por cualquier método (fotocopiado, copias por fax,
exploración de textos, por medios electrónicos, etc.)

CODIFICACIÓN:
CÓDIGO
DONALDSON
SIGLA PARA CADA NOMBRE
PROCESO DEL SIGLA DEL
DEL PROCESO DEL
SGC DOCUMENTO
PROCESO (No se aplica, DOCUMENTO
solo
informativo)
Gerencia General GER 401 Procedimiento PR
Finanzas FIN 426 Formato FO
Comercial/
CIAL 410 Instructivo IN
Mercadeo
Ingeniería ING 404 Documento DO
Cadena de
Suministros CS 406
(Compras/Almacén)
Producción PRO 421
Mantenimiento MAN 411
Calidad CAL 402
Recursos Humanos RH 403
Diseño DIS -

REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS:

El nombre del documento siempre debe iniciar con el código (letra mayúscula),
seguidamente el nombre en letra minúscula con la primera en mayúscula. Posteriormente
se debe marcar con una “X” si el documento es un Procedimiento (PR), Formato (FO) o
Instructivo (IN). En la siguiente columna se especifica el código, la versión y fecha de
creación o modificación.
En caso que se realice un cambio de actualización al documento, se debe registrar el
aumento al número de versión, es decir, si la versión era 01 el nuevo registro será de
versión 02. Así mismo se debe registrar el motivo por el cual se está realizando el cambio
o actualización.
En caso que un documento quede obsoleto porque el proceso ya no lo requiera o se
modifique en su 100% debido a una mejora o acción correctiva, se debe escribir la
palabra OBSOLETO en el campo “MOTIVO DEL CAMBIO” y registrar la fecha.
Notas:
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-El código debe ir en mayúsculas y separando las referencias de proceso-tipo de

documento-número de documento por un guion. Cuando el número del código de un
documento es 01 significa que es el primero que se crea en referencia al desarrollo del
proceso. Los documentos se deben ir creando dependiendo a las fases de avance dentro
de un proceso (inicio a fin).
-Cuando el documento es nuevo la versión inicial es 00.
-La fecha se debe registrar con números (día/mes/año) separado por un /. El año se debe
registrar con los cuatro números.
- El logo debe ser a blanco y negro (ver el ejemplo) en contribución con el medio ambiente
para evitar imprimir a color.

EJEMPLO:

24 nov. Materias Primas 10 a 10:30am

CODIFICACIÓN AYUDAS VISUALES

A continuación, se describe la codificación de las ayudas visuales controladas por el área
de Calidad.

AYUDA VISUAL SELLADO – LINEA 2

AYUDA VISUAL LÍNEA ÁREA CONSECUTIVO
AV 10 SELLADO 10 PRENSAS 001
AVP 40 LINEA 2 20 PLISADO
30 TROQUELERIA
40 ROSCADORAS
50 SOLDADORES
60 FORMADORA
70 EMSAMBLE
ELEMENTO
80 CERRADO-PINTURA
90 MARCADO-EMBALAJE

AYUDAS VISUALES AIRE

AYUDA VISUAL LÍNEA ÁREA CONSECUTIVO
AV 20 AIRE 10 MALLA 001
AVP 20 PLISADORA
30 INYECCIÓN
40 EMBALAJE
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AYUDAS VISUALES BODEGA

AYUDA VISUAL LÍNEA ÁREA CONSECUTIVO
AV 30 BODEGA 10 ALMACEN 001
AVP 20 PRODUCTO TERMINADO

AYUDA VISUAL LÍNEA CONSECUTIVO

AV 50 LABORATORIO 001
AVP

AYUDA VISUAL LÍNEA CONSECUTIVO

AV 50 LABORATORIO 001
AVP

El área de control de calidad de la planta es la encargada de mantener actualizado el

listado maestro de las ayudas visuales existentes.

CODIFICACIÓN DE FILTRO Y PARTES: Responsable: área de diseño.

Nomenclatura de asignación de nombres de producto por líneas:

Códigos de partes.
Códigos de subensamble.
Códigos de materiales.

Ver listado maestro en el sistema, carpeta de diseño.

NOMENCLATURA DE PRODUCTOS TERMINADOS:

LINEA PREFIJOS SUFIJOS

1 MALLA METALICA - PMX PM SP SUPER PREMIUM
PMX
2 AIRE LIVIANO AP
3 SELLADO A SP SUPER PREMIUM
AD DUALES D CON DRAING
AK CON RACOR L2 LINEA 2
ESPECIAL
AR N ECONOMICO
AS CON RACOR PLUS LIVIANO PLUS
AS-V VON VASO C VERSION CORTA
AW REFRIGERANTES
4 ECOLOGICOS PP SP SUPER PREMIUM
C VERSION CORTA
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5 AIRE MEDIANO-PESADO AP SY INTERNO

K CON CORONA
6 C.A.V. P
7 AIRE PANAL FLEXIBLE AP
AIRE ECOLOGICO AP
AIRE CABINA AP
8 AIRE PANAL RIGIDO AP
9 GASOLINA PFG

Ver listado maestro (DIS-FO-01 Listado Maestro códigos productos) en el sistema,

carpeta de diseño.