Cómo hacer un análisis de costos

Un análisis de costos (también llamado análisis de costo-beneficio o ACB) es una

descripción detallada de los riesgos y las ganancias potenciales de un
emprendimiento. Este análisis involucra varios factores, incluyendo algunas
consideraciones abstractas, por lo cual la creación de un ACB puede verse más
como un arte que como una ciencia. A pesar de esto, es imprescindible tener una
actitud cuantitativa. Un ACB es útil a la hora de tomar muchos tipos de decisiones
personales y de negocios, especialmente aquellas que implican ganancias
potenciales (aunque no necesariamente tiene que ser así). Si bien realizar un ACB
puede ser una tarea compleja, no es necesario que seas un genio de los negocios
para aprender a hacerlo. Cualquier persona que esté dispuesta a realizar una
lluvia de ideas, investigar y analizar información, puede llevar a cabo un ACB de
gran calidad.

Pasos

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Define la unidad de costo de tu ACB. Dado que el objetivo de un ACB es
determinar si cierto proyecto o emprendimiento es viable en consideración del
costo que implicaría realizarlo, es importante establecer desde un comienzo
cuáles son las medidas de tu ACB en términos de "costo". Generalmente, un ACB
mide costos literales en términos de dinero, pero en los casos en los que el dinero
no representa un problema, un ACB puede medir los costos en términos de
tiempo, uso de energía, entre otras cosas.
o A modo de demostración, vamos a diseñar un ACB de ejemplo para
este artículo. Digamos que vamos a instalar un lucrativo puesto de venta de
limonada durante los fines de semana de este verano y queremos realizar un
análisis de costos para ver si vale la pena colocar un segundo puesto en el otro
lado del pueblo. En este caso, nuestro interés principal es saber si este segundo
puesto hipotético nos haría ganar más dinero a largo plazo o si los costos
asociados a la expansión serían excesivamente altos.
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Haz una lista con los costos tangibles del proyecto previsto. Casi todos los
proyectos implican costos. Por ejemplo, los emprendimientos requieren
inversiones monetarias iniciales para comprar bienes y suministros, capacitar al
personal y ese tipo de cosas. El primer paso para realizar un ACB es realizar una
lista minuciosa, exhaustiva y detallada de los costos del proyecto. Se recomienda
que investigues proyectos similares para descubrir costos que de otra forma no
hubieras tenido en cuenta. Los costos pueden provenir de eventos que ocurren
una sola vez o de gastos cotidianos. Los costos se deben basar en los precios de
mercado actuales y en las investigaciones realizadas (siempre que sea posible),
pero de no ser posible, se deben realizar estimaciones inteligentes.
o A continuación se muestran los tipos de costos que debes incluir en
tu ACB:
 El precio de los bienes o equipos asociados al proyecto
 Costos de envío, manejo y transporte
 Gastos operativos
 Gastos de personal (salarios, entrenamiento, etc.)
 Bienes inmuebles (alquiler de oficinas, etc.)
 Seguros e impuestos
 Servicios públicos (electricidad, agua, etc.)
 Hagamos una rápida lista detallada de los costos iniciales que
requerirá nuestro puesto de limonadas hipotético.
 Suministros (limones, hielo y azúcar): $20 por día
 Salario para dos encargados del puesto: $40 por día
 Licuadora de buena calidad (para los batidos): costo por única
vez de $80
 Refrigerador espacioso: costo por única vez de $15
 Madera y cartón para realizar el puesto y el cartel: costo por
única vez de $20
 Nuestros ingresos por el puesto de limonada se encuentran
libre de impuestos, el costo del agua utilizada para hacer la limonada es
insignificante y tenemos una política de establecer nuestros puestos en parques
públicos, por lo que no tenemos gastos de servicios públicos ni bienes raíces.
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Haz una lista de los costos intangibles. Es raro que los costos de un proyecto
se compongan únicamente de costos tangibles y reales. Generalmente, los
ACB también tienen en cuenta las demandas intangibles de un proyecto, cosas
como el tiempo y la energía que se requieren para completar el proyecto. Si bien
estas cosas no se pueden vender ni comprar, los costos reales se pueden asignar
a ellos determinando la cantidad de dinero que uno estaría dispuesto a gastar si
se utilizara para otro propósito. Por ejemplo, a pesar de que tomarse un año de
descanso para escribir una novela es algo técnicamente gratuito, uno debe tener
en cuenta el hecho de que al hacerlo dejará de percibir el salario durante un año.
Por lo tanto, en esta situación, básicamente estamos
intercambiando tiempo por dinero, comprando un año para nosotros al precio de
un año de salario.
 A continuación se muestran los tipos de costos intangibles
que debes incluir en tu ACB:
 El costo de tiempo dedicado a un proyecto, es decir, el dinero
que podríasganar si usaras ese tiempo en otra cosa
 El costo de la energía utilizada en el proyecto
 El costo de ajustar una rutina establecida
 El costo de cualquier pérdida de negocios posible durante la
implementación del proyecto.
 El valor del factor de riesgo de intangibles como seguridad y
lealtad al cliente.
 Tengamos en cuenta los costos intangibles de abrir un puesto
de limonada nuevo. Asumiremos que nuestro puesto actual genera $20 por hora, 8
horas por día, 2 días por semana (sábado y domingo):
 Cerrar el puesto de limonadas existente por un día para poder
construir el puesto nuevo, hacer los carteles y explorar sitios nuevos: pérdida por
única vez de $160 de ganancias.
 Pasar 2 horas por semana durante las primeras 2 semanas
trabajando en las cuestiones de la cadena de suministros: pérdida por única vez
de $80 en ganancias durante las primeras 2 semanas.

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Haz una lista de los beneficios esperados. El propósito de cualquier ACB es
comparar los beneficios de un proyecto con sus costos. Si los beneficios superan
con claridad a los costos, el proyecto seguramente funcionará. Para detallar los
beneficios debes proceder de la misma forma que con los costos, aunque lo más
probable es que tengas que recurrir a estimaciones con fundamento lógico en
mayor medida que cuando analizabas los costos. Intenta respaldar tus estimados
con evidencia obtenida en investigaciones o proyectos similares y asigna una
cantidad monetaria a cualquier forma de ingreso de dinero tangible o intangible
que veas en tu proyecto.
 A continuación se muestran los tipos de beneficios que debes
incluir en tu ACB:
 Ingresos producidos
 Dinero ahorrado
 Interés acumulado
 Patrimonio construido
 Tiempo y esfuerzo ahorrado
 Clientes consolidados con el negocio
 Ingresos intangibles como referencias, satisfacción del cliente,
empleados más felices, un lugar de trabajo más seguro, etc.
 Vamos a calcular los beneficios proyectados para nuestro
puesto de limonadas nuevo y proporcionar un fundamento para cada estimado:
 Debido a la gran cantidad de personas que transitan a pie, un
puesto de venta de limonada compitiendo cerca del lugar hipotético de nuestro
puesto nuevo deja una increíble ganancia de $40 por hora. Debido a que nuestro
puesto nuevo competiría con este puesto por la misma base de clientes y no
tenemos reconocimiento boca a boca en esta área aún, vamos a suponer de
forma conservadora que ganaremos menos de la mitad de eso, es decir, $15 por
 hora o $120 al día. Y esta cantidad aumentará a medida que se propague la
palabra sobre nuestros precios bajos.
 La mayoría de las semanas, terminaremos desperdiciando
aproximadamente $5 en limones que se echaron a perder. Proyectamos que
podremos dividir de forma más eficaz nuestros suministros entre los dos puestos,
con lo cual eliminaríamos esta pérdida. Debido a que abriremos dos días a la
semana (sábado y domingo), esto implica un ahorro de $2,5 al día.
 Uno de los encargados de nuestro puesto vive muy cerca del
sitio del puesto nuevo. Si le permitimos que trabaje en el puesto nuevo
(contratando a alguien para reemplazarlo en el primer puesto), estimamos que
podrá utilizar el tiempo que dedicaba al traslado para mantener el puesto abierto
por media hora más cada día, lo que equivale aproximadamente a $7,5
adicionales cada día, dado nuestro estimado de la capacidad potencial de producir
dinero que tiene nuestro puesto.

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Añade y compara los costos y los beneficios del proyecto. Esto es la esencia
de todo ACB. Por último, es necesario determinar si los beneficios de nuestro
proyecto superan a los costos. A los beneficios cotidianos réstale los costos
cotidianos, luego añade todos los costos que se producen por única vez para que
puedas tener noción del monto que necesitas para realizar la inversión inicial del
proyecto. Usando esta información, debes ser capaz de determinar si un proyecto
es rentable y factible.
 Ahora vamos a comparar los costos y los beneficios de abrir
un segundo puesto de venta de limonada:
 Costos cotidianos: $20 por día (suministros) + $40 por día
(salarios) = $60 por día
 Beneficios cotidianos: $120 por día (ingresos) + $7,5 por día
(media hora adicional) + $2,5 por día (ahorros por los limones) = $130 por día
 Costos de única vez: $160 (cerrar el primer puesto durante un
día) + $80 (problemas en la cadena de suministros) +$80 (batidora) + $15
(refrigerador) + $20 (madera, cartón) = $355
 Por lo tanto, con una inversión inicial de $355, podemos
esperar que obtendremos unos $70 por día ($130 - $60). ¡Nada mal!

6 Calcula el tiempo de amortización del proyecto. Mientras más rápido

pueda pagarse un proyecto, mejor. Teniendo en cuenta los costos y beneficios
totales, determina la cantidad de tiempo necesario para que puedas recuperar los
costos proyectados de tu inversión inicial. En otras palabras, divide el costo de tu
inversión inicial por la cantidad de ingresos diarios, semanales o mensuales
esperados. De esta forma podrás determinar cuántos días, semanas o meses
necesitas para recuperar tu inversión inicial y comenzar a generar beneficios
reales.

 Nuestro puesto de venta de limonada hipotético tiene un costo

inicial de $355 y estimamos que generará $70 al día. 355/70 da un total
aproximado de 5, con lo cual sabemos que (siempre y cuando nuestros estimados
sean correctos) nuestro puesto nuevo se pagará por sí mismo en
aproximadamente 5 días de funcionamiento. Pero debido a que nuestros puestos
solo abren los fines de semana, esto equivale a unas 2 o 3 semanas.

7 Usa tu ACB para informar tu decisión acerca de si vas a llevar a cabo (o

no) tu proyecto. Si los beneficios proyectados para tu emprendimiento superan
con claridad a los costos y podrás amortizar tu inversión inicial en un plazo de
tiempo razonable, debes considerar seriamente poner tu proyecto en marcha. Sin
embargo, si no te queda bien en claro si el proyecto puede generar ingresos
adicionales a largo plazo o no sabes si vas a poder cubrir la inversión inicial en un
lapso de tiempo razonable, probablemente debas reconsiderar el proyecto o
incluso descartarlo totalmente.
 Basándose en nuestro ACB, nuestro puesto de limonadas
nuevo luce como algo seguro. Se espera que pueda pagarse a sí mismo en pocas
semanas, momento a partir del cual comenzará a generar beneficios. El verano es
muy largo, por lo tanto, con algo de suerte, podremos generar mucho más dinero a
largo plazo teniendo dos puestos que teniendo solo uno.
 Consejos
 Calcula el valor de un activo intangible usando el costo posible (o retorno)
del intangible y su probabilidad estadística de que ocurra. Por ejemplo, un cliente
podría enviarte una referencia, con lo cual tu negocio tendrá un ingreso adicional
de $20. La probabilidad estadística de que un cliente envíe una referencia es del
30%. Esto daría lugar a un valor de análisis de costos y beneficios de $6 por la
referencia de ese cliente.
 Todos los emprendimientos tienen costos y beneficios diferentes. Al
momento de hacer la lista con los montos proyectados, debes ser lo más preciso y
exhaustivo posible. Recuerda que todo ayuda, por más pequeño que sea.