TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A.

CODIGO: PRO-14

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REVISO APROBÓ
CARGO Contadora / Director de
Vicepresidente
Operación
Sofía Vergara / Héctor
NOMBRE Mauricio Arredondo López
Graciano

FIRMA

VIGENTE A PARTIR DE 30 DE JULIO DE 2010

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1. OBJETIVO
Suministrar los recursos necesarios a la empresa y empleados para el desarrollo de sus
labores.

2. ALCANCE
Inicia con la necesidad de requerimiento de un insumo y finaliza con la evaluación
periódica de los proveedores.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

3.1. Insumos y Materiales
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Detectar la Auxiliar Contable, o Para implementos de oficina,
Necesidad Director de papelería comercial,
Operaciones, Oficios membreteada y corriente se
Varios identifican de acuerdo a un stock
mínimo con base a consumo
promedio de los últimos dos
meses.

o Para sellos de seguridad

(Precintos, Plástico y Botellas) por
medio de un archivo de Excel
donde se controlan los sellos, y
cada que se llega a 100 sellos, se
1 detecta la necesidad de nuevos
sellos.

o Para compra de muebles y

equipos de computo se hace a
través de un daño detectado, por
que esta obsoleto o por efectos de
actualización.

o Para compra de insumos de aseo y

cafetería se detecta de acuerdo al
movimiento del inventario en el
mes que es llevado en un archivo
manejado por la asistente
administrativa.
Solicitud de Auxiliar Contable, Cuando se trate de compra por
2 Cotizaciones Director de primera vez se solicita en lo posible
Operaciones, Oficios tres cotizaciones a los proveedores
Varios, Contadora, que se encuentran en la lista de
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Vicepresidente, proveedores y el jefe responsable del
Asistente área las evalúa y selecciona, teniendo
administrativa en cuenta los siguientes parámetros:
- Precio
- Calidad
- Tiempo de entrega
Diligenciamiento y Auxiliar Contable, Los responsables de la compra
autorización de la Director de diligencian el FOR-23 “Orden de
Orden de Compra Operaciones, Oficios Compra” e identifican que es una
3 varios, Contadora, compra de producto y antes del envío
Vicepresidente, al proveedor se hace firmar y sellar
Asistente del jefe responsable del área.
administrativa
Realizar la Compra Auxiliar Contable, Los responsables de área envían la
4 Director de orden de compra al proveedor
Operaciones, Oficios
varios
Recepción del Auxiliar Contable, El responsable de área, realiza la
producto Director de verificación del pedido recibido con la
Comprado Operaciones, Oficios orden de compra enviada al
5 varios proveedor, esta verificación queda
registrada en el FOR-24
“Verificación de la Compra” (Ver
Condiciones generales 4.1, 4.2)

3.2. Servicios
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Detectar la Director de Si se necesita un mantenimiento
necesidad Operaciones, correctivo o preventivo de los
Vicepresidente, muebles o equipos de computo
Dirección de Calidad
1 Si se necesita un mantenimiento o
actualización de los Software.

Si se detecta una necesidad de

formación.
Solicitud de Director de Cuando se trate de compra de
cotización Operaciones, servicio por primera vez, se solicita
Vicepresidente, en lo posible dos cotizaciones a los
2 Dirección de Calidad proveedores que se encuentran en la
lista de proveedores y el jefe
responsable del área las evalúa y
selecciona, teniendo en cuenta los
siguientes parámetros:
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

- Precio
- Garantía
- Tiempo de Respuesta
Diligenciamiento y Director de Los responsables de la compra de
autorización de la Operaciones, servicio diligencian el FOR-23
Orden de Compra Vicepresidente, “Orden de Compra” e identifican
3 Dirección de Calidad que es una compra de servicio y
antes del envío al proveedor se hace
firmar y sellar del jefe responsable
del área.
Realizar la compra Director de Los responsables de área envían la
4 servicio Operaciones, orden de compra al proveedor
Vicepresidente,
Dirección de Calidad
Recepción del Director de Una vez recibido el servicio se evalúa
servicio Operaciones, la eficacia de este, si no hay
Vicepresidente, conformidad con la prestación del
Dirección de Calidad servicio, éste no se recibirá hasta
lograr la satisfacción del servicio.

5 Si el servicio satisface nuestra

necesidad, se califica el desempeño
del proveedor y tanto los resultados
de la verificación del servicio como de
la calificación del proveedor se
registran en el formato. FOR-24
“Verificación de la Compra”

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 En FOR-24 “Verificación de la Compra”, es una planilla donde se identifica la
conformidad con el producto y/o servicio comprado y servirá como soporte para la
evaluación de proveedores.
4.2 Cada producto y / o servicio verificado debe ser calificado de acuerdo a lo detectado
en el momento de a verificación y se realizara de la siguiente manera
1: Si esta conforme con el producto y/o servicio
0: Si no esta conforme con el producto y/o servicio
4.3 Cuando un producto no es conforme con las especificaciones y esta facturado se
devuelve al proveedor y se pide una nota crédito, cuando el producto no esta facturado si
no remisionado, se hace la devolución del producto para ser reemplazado por el requerido.
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En el caso de los sellos de seguridad se envía un correo donde se especifica las no

conformidades presentadas e informándoles la devolución de los sellos no conformes para
que sean remplazados.

5. REGISTROS
Almacenamiento
Cód. Nombre Responsable Retención Disposición Acceso
Lugar Método
FOR-23 Orden De Director de Oficina de Carpetas 1 año Reutilizar Director
Compra Operaciones, cada de
Auxiliar responsable Operacion
de proceso
Contable, es,
Asistente Auxiliar
Administrativa, Contable,
Vicepresidente Asistente
Administra
tiva,
Vicepresid
ente
FOR-24 Verificació Director de Oficina de Carpetas 1 año Reutilizar Director
n de la Operaciones, cada de
compra Auxiliar responsable Operacion
de proceso
Contable, es,
Asistente Auxiliar
Administrativa, Contable,
Vicepresidente Asistente
Administra
tiva,
Vicepresid
ente