TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A.

CODIGO: PRO-15

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 03

PROVEEDORES PÁGINA: 1 DE 5

REVISO APROBÓ
CARGO Contadora / Director de
Vicepresidente
Operación
Sofía Vergara / Héctor
NOMBRE Mauricio Arredondo López
Graciano

FIRMA

VIGENTE A PARTIR DE 31 de agosto de 2010

 TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A. CODIGO: PRO-15

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 03

PROVEEDORES PÁGINA: 2 DE 5

1. OBJETIVO:
Estipular las pautas que requiere TFT para la selección y calificar a sus proveedores
críticos para la prestación del Servicio de Transporte.

2. ALCANCE:
Inicia con la evaluación inicial de proveedores críticos como los de Informática,
seguimiento satelital, formas continuas, sellos y precintos de seguridad y termina con
el resultado de la evaluación anual.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Detectar la Auxiliar Contable, La necesidad de evaluar un
necesidad de Director de proveedor se detecta en el caso de
1 evaluar un Operaciones, que los proveedores existentes en
proveedor Vicepresidente. el listado de cada área no puedan
suministrar el Producto o servicio.
Identificar los Auxiliar Contable, Se identifican los posibles
proveedores Director de proveedores que puedan
potenciales y Operaciones, suministrar el producto o servicio,
diligenciar Vicepresidente con las especificaciones requeridas,
2 formato y se realiza una evaluación inicial
para la aceptación del nuevo
proveedor. Esta se registra en el
formato FOR-25 “Selección de
Proveedores”
Recopilar Auxiliar Contable, Se verifica que el formato FOR-25
Información Director de “Selección de Proveedores” este
Operaciones, bien diligenciado y en caso contrario
Vicepresidente completar la información.
Cuando son proveedores críticos de
3 seguridad se realiza una visita,
donde se hace un recorrido por las
instalaciones y revisión de la
estructura administrativa con el fin
de conocer más el proveedor. Esta
visita queda registrada en el FOR-
26 “Visita a Proveedores”
Analizar la Auxiliar Contable, Se califica al proveedor y se registra
4 información y Director de en el formato FOR-25 “Selección
seleccionar el Operaciones, de Proveedores”
 TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A. CODIGO: PRO-15

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 03

PROVEEDORES PÁGINA: 3 DE 5

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Proveedor. Vicepresidente De acuerdo al puntaje obtenido por
el proveedor este se clasifica en:
Confiable, Medianamente Confiable
y No Confiable y se registra en el
formato FOR-25 “Selección de
Proveedores”.
Si el proveedor es No Confiable se
regresa al paso 2, de lo contrario se
registra en el listado de
proveedores de la respectiva área
con la clasificación correspondiente.

NOTA: Las listas de proveedores se

actualiza cada que ingresa o se
elimina un proveedor, esta es
manejada por el responsable de las
compras de cada área
Evaluar el Auxiliar Contable,
desempeño del Director de Cada año en el Formato FOR-27
proveedor Operaciones, “Evaluación de Proveedores”,
Vicepresidente Se califica los aspectos
contemplados en la evaluación y se
suman los promedios permitiendo
reclasificar los proveedores de
acuerdo al puntaje obtenido:
 Entre 100 y 80 Confiable
 Entre 79 a 50 Medianamente
Confiable
 Menos de 49 Poco Confiable.

5 Los proveedores que queden

reclasificados como Poco Confiables
se retiran de la lista de proveedores
de cada área, en caso de
considerarlo necesario el
Responsable de proceso.

Los proveedores que varíen su

clasificación del año anterior se
actualiza en la lista de cada área.

Una vez terminada las evaluaciones

se le informa al proveedor los
resultados de la evaluación
 TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A. CODIGO: PRO-15

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 03

PROVEEDORES PÁGINA: 4 DE 5

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

mediante una carta con la
clasificación y las recomendaciones
para la mejora.
La carta debe ir firmada por el
Responsable del proceso y el
responsable de Gestión de Calidad.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Las Evaluaciones del proveedores se realizaran anualmente, informándole a cada uno
las calificaciones obtenidas, al final dependiendo de los resultados se tomaran acciones
preventivas o correctivas necesarias para mejorar las relaciones y la calidad del servicio
prestado por los proveedores
4.2 El registro de FOR-25 “Selección de Proveedores”, se archiva en una carpeta
Selección de proveedores si el proveedor no es aceptado y si el proveedor es aceptado y
se decide trabajar con el, este registro pasa a la carpeta del proveedor.
4.3 Se considera un proveedor crítico aquel que su producto o servicio pueda afectar a
la seguridad de nuestro servicio
4.4 Cada dos años se ejecutan las visita a proveedores críticos de seguridad, donde se
hace un recorrido por las instalaciones, una revisión de la estructura administrativa y
además se registra acuerdos de seguridad con estos proveedores a medida que se hace
la visita, acuerdos que son firmados por los representantes legales.
Las visitas son programadas previamente con el proveedor y debe ser realizada por un
ente administrativo de la organización.
4.5 Para la verificación de referencias de nuevos proveedores se debe tener en cuenta:
 Diligenciamiento del FOR-25 Selección de personal
 Visita a proveedores críticos FOR-26
 Consulta de bases de datos legales
 Copia de certificados de los sistemas de gestión que tengan normalizados a
quienes cuenten con estos
4.5 Anualmente se debe realizar actualización de información del proveedor o antes si
algún cambio en la negociación se presenta.
 TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A. CODIGO: PRO-15

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 03

PROVEEDORES PÁGINA: 5 DE 5

5. REGISTROS
Almacenamiento
Cód. Nombre Responsable Retención Disposición Acceso
Lugar Método
Litado de Responsable de Oficina de Computado Hasta que Actualizació Responsabl
Proveedores Proceso cada r de se Realicen n e de
responsable responsable cambios proceso
de proceso de proceso
C: Mis
Documento
s/
SGC&S/List
ado de
proveedore
s
FOR-25 Selección Responsable de Oficina de Carpeta Hasta que Se destruye Responsabl
de Proceso cada Selección se realicen e de
Proveedores responsable de cambios proceso
de proceso proveedore
s o Carpeta
por
proveedor
FOR-26 Visita a Responsable de Oficina de Carpeta por 2 años Se destruye Responsabl
proveedores Proceso cada proveedor e de
responsable proceso
de proceso
FOR-27 Evaluación Responsable de Oficina de Carpeta por 2 años Se destruye Responsabl
de Proceso cada proveedor e de
Proveedores responsable proceso
de proceso
Carta Responsable de Oficina de Carpeta por 1 año Se destruye Responsabl
Comunicaci proceso cada proveedor e de
ón al responsable proceso
proveedor de proceso