Código: AP-COM-PR-001

PROCEDIMIENTO ÁREA DE Versión: 01

Fecha: 02/02/2022
COMPRAS
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1. OBJETIVO

Definir los procedimientos y establecer las pautas, tiempos y condiciones para la gestión del Área de
Compras en ITMCOL S.A.S y/o INTECMECOL S.A.S. Mediante un esquema que asegure estándares
de calidad y eficiencia de los productos y servicios adquiridos externamente, así como los criterios de
selección, evaluación y seguimiento de proveedores.

2. ALCANCE

Inicia desde la solicitud de requerimiento de un producto, continua con la entrega y termina con la
evaluación del proveedor.
Este procedimiento no aplica los siguientes tipos de compras:
a) Servicios de alojamiento.
b) Gastos de viaje.
c) Compras o servicios pagados con tarjetas de crédito empresarial.
d) Compas por caja menor.
Estos conceptos están a cargo de la Gerencia Administrativa.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD DESCRPCIÓN RESPONSABLE

El área de almacén identifica la necesidad de un
producto y realiza la solicitud por medio del
formato “REQUISICIÓN DE MATERIALES” ES-
OPE-FO-01, al Gerente de producción.
Solicitud del producto
1 Área de almacén
o servicio En caso de ser un servicio, el líder correspondiente
debe solicitar al área de almacén diligenciar el
formato con las especificaciones de lo que se
requiere.
(1 Día)
El Gerente de producción recibe la requisición de
materiales; luego de revisar los productos y
cantidades procede a firmar el documento y solicitar
el material por medio de la plataforma ODOO en el
canal de #compras. Gerente de Producción
2 Revisión solicitud
Líder correspondiente
En caso de ser un servicio, el líder correspondiente
firma el documento y solicita el servicio por medio
de la plataforma ODOO en el canal de #compras.
(1 Día)
3 Aprobación de la Una vez recibida la solicitud en el aplicativo el Gerente Administrativo
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Gerente Administrativo revisa y firma el

documento, respondiendo si está fue aprobada o
rechazada.
solicitud
De ser rechazada vuelve a revisión y evaluación del
Gerente de producción.
(1 Día)
Una vez recibida la requisición de productos o
servicios el asistente de compras procede a realizar
(3) cotizaciones en caso de ser un producto poco
frecuente o nuevo. Con el apoyo de los proveedores
Cotización del
4 correspondientes. Asistente de Compras
producto o servicio
En caso de ser un producto de compra periódica se
solicita al proveedor confirmar el precio.
(3 Días)
Luego de confirmar disponibilidad con el proveedor
elegido y evaluado previamente según
características y precio, se procede a generar la
Asistente de Compras
5 Orden de compra orden de compra en la plataforma ODOO a la
Gerente Administrativo
espera de la autorización del Gerente
Administrativo.
(1 Día)
Si el proveedor que suministra el producto o
servicio no está inscrito, se solicita Rut,
certificación bancaria y formato diligenciado
“FORMATO VINCULACIÓN Y
Verificación y registro Asistente de Compras
6 ACTUALIZACIÓN DE DATOS” AP-COM-FO-
de proveedores Asistente de Tesorería
07. Se procede a relacionar los datos del proveedor
en la “BASE DE PROVEEDORES” AP-COM-FO-
06. Luego se remiten estos documentos al área de
tesorería y sean inscritos en el banco.
Una vez autorizada la orden de compra o servicio el
Asistente de Compras procede a enviar el
documento por correo electrónico.
Asistente de Compras
Envío orden de En caso de ser una compra de contado se procede a
7 Asistente Contable
compra imprimir la orden junto con la cotización formal
Asistente de Tesorería
para ser firmada por el área contable. Luego de ser
firmada se relaciona la solicitud en la planilla de
pago a proveedores indicando la fecha en la que se
debe pagar.
8 Envío soporte de pago Luego de realizar el pago por medio dela plataforma Asistente de Compras
del banco de la empresa el área de tesorería envía al Asistente de Tesorería
área de compras el desprendible virtual del pago por
medio de la plataforma ODOO con el número de
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factura que se canceló o el número de orden de

compra si corresponde a un anticipo.
El área que solicitó el producto o servicio junto con
el Gerente de Producción reciben el material,
revisando si cumple con las cantidades y estándares
de calidad ofertados.
Si cumple satisfactoriamente el Gerente de
Recepción de producto Gerente de Producción
9 Producción firma la remisión del proveedor y la
o servicio Asistente de Compras
entrega al área de compras.

Si no cumple el Gerente de Producción debe colocar

la observación en la remisión del proveedor y
devolver el producto.
La facturación de productos o servicios debe ser
radicada en el correo: facturacion@itmcol.com, el
área de compras revisa la factura, anexa los soportes
correspondientes y tramita al área de contabilidad
por medio del formato “ENTREGA DE Asistente de Compras
10 Recibir facturación FACTURAS” AP-COM-FO-09. Asistente Contable
Asistente de Tesorería
Luego de ser tramitadas el área contable las entrega
al área de compras y el asistente de compras debe
entregarlas al Asistente de Tesorería con su
respectiva firma y fecha de recibido.
El asistente de compras al finalizar el mes debe
realizar la evaluación a proveedores
“EVALUACIÓN A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS” AP-COM-FO-08. Teniendo en
cuenta los siguientes criterios: servicio al cliente,
Evaluación de Asistente de Compras
11 rango de precios, certificados de calidad de los
proveedores Gerente Administrativo
materiales y tiempos de entrega.

Semestralmente se revisan la calificaciones para

evaluar el proveedor y tomar decisiones con
respecto a las calificaciones regulares o malas.

3.1. FLUJOGRAMA

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3.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Se realiza auditoria mensual realizada por el área de control interno para revisar el cumplimiento del
procedimiento.

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 Requisición de materiales (con firma de autorizado)

 Cotización de proveedores (productos nuevos)
 Órdenes de compra
 Órdenes de servicio
 Facturas proveedores
 Evaluación proveedores

3.3. PAUTAS DE REQUISICIÓN COMPRAS

 Los horarios para hacer requisición de materiales son los días lunes a jueves de 8:00 am – 1:00 pm.
Posterior a esta hora, las requisiciones serán tramitados al día siguiente.
 El día viernes no se aceptan requisiciones de compra, excepto que esté autorizado por la junta
administrativa.
 Los documentos de requisición deben ir firmados obligatoriamente por las personas a mencionar, en
caso de no tener firmas no se dará aval a los procedimientos siguientes.

3.4. PERSONAS AUTORIZADAS

 Ing. Antonio Castro Santamaría.

 Luz Fanny Penagos González.
 Gerente Administrativo Sebastián Felipe Castro Penagos.
 Sub Gerente Juan Camilo Efraín Castro Penagos.

3.5. EVALUACIÓN A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

La evaluación a proveedores cumple con los siguientes parámetros para asignar una calificación final que se
realiza de manera mensual.

De acuerdo a el cumplimiento de cada criterio se asigna un puntaje y la suma de estos genera una categoría la
cual define el comportamiento del proveedor. Esto se tendrá en cuenta para la revisión semestral de los
proveedores.

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4. CONTROL DEL CAMBIO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA EMISIÓN

1 Comunicado procedimiento compras 23-Septiembre-2021
Descripción del procedimiento, objetivo, alcance, 03-Febrero-2022
2
flujograma, seguimiento y control, anexos

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5. ANEXOS

 Requisición materiales

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 Orden de compra ITMCOL SAS

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 Orden de compra INTECMECOL SAS

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 Orden de servicio ITMCOL SAS

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 Orden de servicio INTECMECOL SAS

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 Formato vinculación y actualización de datos.

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 Evaluación a proveedores y contratistas

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 Entrega facturas

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