PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: LOG-PRO-001

LOCALES, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN Versión: 04

DE PROVEEDORES Página: 1 de 10

DETROIT DIESEL – MTU PERÚ S.A.C.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES, SELECCIÓN

Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Jacquelin Panduro Gonzalo Albín Patricia Garay
Jefe de Sistemas Integrados Responsable de Compras
Cargo: Jefe de Logística
de Gestión local

Firma:

Fecha: 10/01/19 10/01/19 10/01/19

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1. OBJETIVO
Describir el procedimiento para asegurar que el producto o servicio adquirido cumpla con los requisitos
de compra especificados.

2. ALCANCE
Este procedimiento comprende a todas las actividades de compra local de la empresa Detroit Diesel
MTU Perú S.A.C.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

3.1. SIGECOM : Sistema de Gestión Comercial
3.2. O/C: Orden de Compra

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
No aplica.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Responsable de compras local, Responsable de Almacén de Materiales y Asistentes de

Servicio Técnico (Gerencia de Servicio Técnico y Administrativo)
Responsables de la ejecución del presente procedimiento.
5.2. Jefe de Logística
Responsables de asegurar y verificar la ejecución del presente procedimiento.

6. DESARROLLO

El procedimiento de compras consta de las siguientes etapas:

6.1. Solicitud de compras

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N° Actividad Responsable (s)

El responsable del área solicitante evalúa la necesidad de solicitar la
cotización de determinado producto o servicio a comprar y genera la Personal
1 solicitud de compra (en el sistema), la cual debe estar aprobada por el responsable de la
Jefe/ Gerente del área respectiva y luego se remite al responsable de Solicitud de compra
compras a fin de que se gestione la misma.

De requerir una compra al contado (hasta S/.500), el solicitante del área

Personal
deberá presentar el formato LOG-FOR-012 Solicitud de dinero para
responsable de la
compras locales, la cual debe estar aprobada por el Jefe/ Gerente del
Solicitud de
2 área respectiva y luego se remite al responsable de compras a fin de
compra/
que se gestione la misma. Una vez realizada la compra, el Responsable
Responsable de
de la solicitud de compra deberá entregar el comprobante respectivo
Compras local
(Boleta o Factura) al Responsable de Compras local.

En caso de no obtener autorización, la compra no se podrá realizar. Responsable de

3
(ver Anexo 2: Niveles de aprobación compras) Compras local

Las especificaciones técnicas y/o características del producto y/o

servicio deben estar indicados en la solicitud de compra o correo Personal
dirigido al responsable de compras, así como cualquier otra responsable de la
4 observación u consideración que se deba tener antes de realizar las Solicitud de compra
cotizaciones para la compra del producto o contratación del servicio.

6.2. Cotización

N° Actividad Responsable (s)

Se envía el requerimiento de cotización a los proveedores de acuerdo Responsable de
1
con las condiciones y características especificadas. Compras local
Luego de recepcionar las cotizaciones, se procede a definir la mejor
alternativa de acuerdo con las características ofrecidas, tiempo y lugar Responsable de
de entrega, el responsable de compras envía las cotizaciones recibidas Compras local /
2 al personal responsable de la solicitud de compra a fin de que revisen e Personal
informan cual cumple sus requerimientos, caso de las solicitudes de responsable de la
Electrónica, EPP’s, solicitud de un producto nuevos o para solitudes de Solicitud de compra
productos de materiales con características técnicas específicas.
En caso de contar con único proveedor o con única propuesta, y
siempre que no cumpla con alguna o todas las especificaciones Personal
3 solicitadas, esto será comunicado al Jefe de Logística y al solicitante responsable de la
respectivo, quedando en el segundo la decisión de solicitar la compra o Solicitud de compra
no.
En caso contar con varios proveedores y/o varias cotizaciones que
cumplen con las especificaciones solicitadas el Responsable de
Responsable de
4 Compras podrá decidir por el mejor proveedor y comunicación al Jefe de
Compras local
Logística y responsable de área respectivo para la aprobación de
compra.
Para la compra de un producto nuevo o que se cuándo se realice un
cambio de proveedor (materiales de servicio, electrónica, EPP) se Responsable de
5 realiza las pruebas respectivas, antes de solicitar la compra, dando así Compras local
conformidad si el producto es apto o no.

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N° Actividad Responsable (s)

Las cotizaciones del área de Servicio Técnico (para el caso de servicios
de rectificaciones, evaluaciones, reparaciones, varios, etc.) se realizan Asistentes de
6 bajo el mismo procedimiento donde las actividades del responsable de Servicio Técnico
Compras las desarrollarán los puestos indicados como responsables.

6.3. Orden de compra

N° Actividad Responsable (s)
Se procede a generar la Orden de Compra en el sistema SIGECOM (se
indica en la misma los datos de la compra, forma de pago, fecha de
1 entrega, etc.), las etapas de aprobaciones de acuerdo al monto Responsable de
solicitado se pueden ver en el Anexo 2: Niveles de aprobación compras. Compras local
En caso de no obtener autorización, la compra no se podrá realizar.
El responsable de compras remite la Orden de compra al proveedor y Responsable de
2 archiva la misma a fin de guardar un historial. Compras local
Las Órdenes de Compra del área de Servicio Técnico (para el caso de
servicios de rectificaciones, evaluaciones, reparaciones, varios, etc), se Asistentes de
3 realizan bajo el mismo procedimiento, considerando igualmente el Servicio Técnico
Anexo 2.

6.4. Recepción y verificación de los requisitos de compra

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6.5. Rendimiento de gastos

N° Actividad Responsable (s)

N° Actividad Responsable (s)
Luego de la conformidad de los mencionados, se procede a recepcionar Responsable de
1 En el caso de los productos, éstos serán recibidos por el responsable
la factura, firmada por Jefes o gerentes de las áreas respectivas Compras local
del Almacén de Materiales o el Responsable de Compras; en ambos
Se realiza la Solicitud de Gastos en el Sistema con el número de O/C
casos, cualquiera de los mencionados o ambos, procederán a verificar el
respectivo, luego se adjunta la factura, boletas o ticket con el número de
cumplimiento de los requisitos solicitados a través de la Orden de
solicitud e indicando el área usuaria y se entrega al Asistente de Responsable de
2 Compra.
1 contabilidad a fin de que le asigne el número de cuenta y luego al Compras
Almacénlocal
de
Asistente de Presupuestos para que realice las gestiones de la mesa de materiales /
Se realizará la verificación de los siguientes puntos:
control y se asigne el gasto al área usuaria.) Responsable de
 Documentos de ingreso (Boletas, facturas, guías de remisión, etc.)
El rendimiento de gastos de las compras o servicios realizados por compras local
 Cantidades
Servicio solicitadas
Técnico, de acuerdo
bajo el mimo a la O/C (para el caso de servicios
procedimiento, Asistentes de
3  Condiciones del material al ingreso
de rectificaciones, evaluaciones, reparaciones,(buen estado, embalaje,
materiales, etc.).
accesorios Servicio Técnico
Para el caso de ingreso de material electrónico o alguno
varios, etc.), lo desarrollarán los puestos indicados como responsables. con
características especiales, se realizará la verificación con participación
Personal de
de un personal
También se realiza del solicitudes
área solicitante, quiensinfirmará
de gastos, una copia
O/C, para pagos de al responsable de la
2 documento
contado, pagos al crédito, gastos varios (previamente aprobadoscaso
de ingreso (Boleta, factura) en señal de conformidad, por solicitud de
contrario
Gerencia no de se firmara
A&F), la factura
los cuales se yrecepcionan
se comunicará al Responsable
y verifican conforme de al compra.
compras las observaciones detectadas.
ítem 6.4 y realizará en rendimiento de gastos conforme a los ítems Responsable de
4
anteriores. Compras local
Se procede
- En caso a solicitar
de haber a los jefes o elResponsable
cancelado de áreaso firmar
importe del producto la
servicio, Responsable de
3 factura, se
boleta, etc., en señal de conformidad de lo recibido.
procederá a entregar la factura en la Caja para el reembolso Compras local
En casorespectivo.
de detecte que el producto no cumple con los requisitos de
Responsable de
compra Técnico
Servicio solicitados,
puede se realizar
hace lacompras
devolución del producto
menores en malas
(montos menores a
Compras local/
condiciones,
S/. indicando
350 inc. IGV), en lapara
sin O/C, guíacompras
del proveedor las observaciones
de urgencia, previamente Jefe de Taller /
4 Responsable de
5 detectadas,por
aprobados enelcaso
Jefe de que loslosdocumentos
de Taller, de ingreso yno
cuales se recepcionan estén
verifican Asistentes de
Almacén de
conformesalse
conforme hace
ítem 6.4laydevolución
realizará enderendimiento
toda la mercadería.
de gastos conforme a los Servicio Técnico
materiales
ítems anteriores (1 al 3).
Se coloca un sello de recepción para el ingreso de los productos al Responsable de
5 Almacén de materiales y se procede a realizar el movimiento de ingreso, Almacén de
en el sistema, de los productos ya verificados y conformes. materiales
Las recepción y verificación de las compras o servicios realizados por él
área de Servicio Técnico se realizan bajo el mismo procedimiento (del Asistentes de
6
ítem 1 al 4) donde las actividades del responsable de Compras las Servicio Técnico
desarrollarán los puestos indicados como responsables.

6.6. Selección, Registro y Evaluación de proveedores

6.6.1. Selección y registro de proveedores
N° Actividad Responsable (s)
Los proveedores son seleccionados considerando la capacidad de
respuesta en cuanto al tiempo, formalidad de la empresa que
Responsable de
representa, la competitividad en la relación calidad/precio, certificaciones
1 Compras local/ Jefe
de Calidad (ISO 9001) u Homologaciones y cumplimiento de requisitos
de Logística
solicitados; existiendo la posibilidad de contar con un único proveedor en
algunos casos debido a la particularidad del producto y/o servicio.
En caso de que se solicite un producto nuevo o se ingrese un nuevo
proveedor de materiales críticos (EPP, Servicio, Electrónica) se realizará
las pruebas respectivas antes de generar la O/C, en coordinación con el Responsable de
3
usuario respectivo, por lo que se le solicita unas muestras al proveedor Compras local
para determinar la conformidad por parte del responsable del área
Usuaria.

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N° Actividad Responsable (s)

Una vez seleccionado al proveedor nuevo se le solicita llenar el formato
Responsable de
4 de Registro de Proveedores LOG-FOR-001, así como se ingresa el
Compras local
mismo al sistema SIGECOM.
La selección y registro de proveedores de Servicio Técnico (para el caso
Jefe de Taller /
de servicios de rectificaciones, evaluaciones, reparaciones, varios, etc.),
5 Asistentes de
seguirá lo descrito en los ítems anteriores, lo desarrollará los puestos
Servicio Técnico
indicados como responsables.

6.6.2. Evaluación de proveedores

N° Actividad Responsable (s)
Los proveedores son clasificados en:
 Proveedores A, afectan directamente y tienen un volumen de
compra alta la operación del servicio o cuando forma parte
irreemplazable en la provisión de insumos críticos; son evaluados 2
veces al año. Responsable de
1
 Proveedores B, provee de producto o servicios que son compras local
reemplazables un volumen de compra medio por otros alternativos sin
que esto signifique afectar en la calidad del producto o servicio; son
evaluados 1 vez año.

Para la evaluación de proveedores se deben identificar 3 aspectos los

cuales son: estratégico, técnico y comercial en la primera columna
asignar el puntaje que considere representativo para cada aspecto,
teniendo en cuenta que la suma de los puntajes debe ser igual a 100.

Cada aspecto a evaluar está compuesto de varios criterios y cada

criterio tiene un parámetro que será medible.

Cada criterio tiene un puntaje parcial previamente asignado y la suma de

los puntajes parciales debe ser igual al puntaje asignado a cada
aspecto.

En la columna siguiente, se asigna un puntaje de 0 a 3 (0 es el mínimo

valor de evaluación y 3 es el máximo) a cada uno de los criterios a
evaluar. (Ver Anexo Nº1).
2 Responsable de
En la columna de ponderación real se consignará el producto de los compras local
valores consignados en las columnas puntos parciales y escala
seleccionada.

Así mismo en la columna ponderación máxima se multiplicará los puntos

parciales por 3.

En la última columna se coloca el resultado por cada aspecto que viene

a ser el resultado de la fórmula: suma de la ponderación real entre la
suma de la ponderación máxima, todo ello multiplicado por el puntaje
asignado a cada aspecto, obteniendo así un puntaje de cada uno de los
aspectos más relevantes a evaluar en un proveedor.

Se suma los puntajes de todos los aspectos teniendo como resultado el

puntaje asignado a cada proveedor.
3 Se registrará la evaluación realizada en formato de Evaluación de Responsable de

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N° Actividad Responsable (s)

Proveedores LOG-FOR-002. compras local
De acuerdo a los resultados obtenidos el proveedor recibe la siguiente
clasificación:
PUNTAJE TIPO PROVEEDOR ACCIÓN A SEGUIR
80-100 MUY CONFIABLE El proveedor debe enfatizar los
puntos fuertes para sostener la
posición APROBADO
El proveedor deberá enfatizar Responsable de
4
mejoras en los puntos débiles compras local
50-79 CONFIABLE De no cumplir se le dará
tratamiento de PROVEEDOR
NO CONFIABLE
Menos de 50 NO CONFIABLE NO ACEPTABLE

Para el caso de los proveedores nuevos estos ingresarán con la

Responsable de
5 calificación de “Confiable”, hasta que se realice su evaluación
compras local
respectiva.
La evaluación de proveedores de Servicio Técnico seguirá los mismos Jefe de Taller /
6 lineamientos descritos anteriormente, se llevará a cabo por los puestos Asistentes de
indicados como responsables. Servicio Técnico

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6.7. Acciones derivadas de los resultados

N° Actividad Responsable (s)
Si el resultado del proveedor es “Muy Confiable” se le comunica al
proveedor las fortalezas encontradas para sostener la posición de
aprobado. Responsable de
compras local /
Si el resultado es “Confiable” se informa a los proveedores los puntos Jefe de Logística
débiles y los aspectos que debe mejorar a fin de brindarnos mejor
1 atención.
Jefe de Taller /
Si el resultado del proveedor es “No confiable”, será comunicado por el Asistentes de
responsable de compras, vía electrónica o por medo escrito, acerca del Servicio Técnico
resultado y la decisión de restringir y en el menor plazo posible evaluará
a un nuevo proveedor.

7. REGISTROS
7.1. LOG-FOR-002 Evaluación de proveedores
7.2. LOG-FOR-012 Solicitud de dinero para compras locales
7.3. LOG-FOR-001 Registro de Proveedores
7.4. Solicitud de gastos
7.5. Orden de compra

8. REVISIÓN HISTÓRICA
16/03/15. Respecto a la versión 01 se ha incluido el anexo Nº 2: Niveles de aprobación compras,
donde se especifica el proceso de aprobación de las compras de acuerdo al monto y la Unidad
de negocio respectiva.

15/02/17. Respecto a la versión 02: se modificó el cuadro de firmas para incluir las fechas en que
el personal encargado realiza la elaboración, revisión y aprobación del documento; se modificó
el nombre del “Responsable de Compras” a “Responsable de Compras local” y se actualizó en
todos los puntos donde es citado.
10/01/19. Respecto a la versión 03: se agregó en el punto 6.1. la actividad de compras locales por
urgencias, que debe ser solicitado por el formato LOG-FOR-012 - Solicitud de dinero para
compras locales. Asimismo, se añadió la entrega de comprobantes del solicitante al
Responsable de compras local.

9. ANEXOS
ANEXO Nº1

ASPECTO ESTRATÉGICO

1.- Fiabilidad: Cumplimiento en las entregas acordadas

 0 No entrega en la fecha y se posterga más de 1 semana
 1 Posterga de 3 a 5 días
 2 Posterga de 1 a 2 días
 3 Entrega puntual

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2.- Capacidad de respuesta.

 0 No responden a las solicitudes de urgencia
 1 Atienden de acuerdo a sus prioridades
 2 Nos proponen plazos acordados para atender nuestros requerimientos
 3 Siempre están dispuestos a atender nuestros requerimientos.

3.- Precio: Competitivo

 0 Precio alto con respecto al mercado pero es único proveedor.
 1 Precios altos
 2 Tiene fluctuaciones de precio +/- competitivas
 3 Precio competitivo

4.- Condiciones de pago

 0 Pago contra entrega y/o adelantado
 1 Condiciones de pago menores a 45 días
 2 Condiciones de pago entre 45 y 60 días
 3 Condiciones de pago mayores a 60 días

ASPECTO TÉCNICO

1.- Calidad: Evalúa el nivel de rechazos

 0 Mayor a 03 rechazos consecutivos ó 4 rechazos anuales de un mismo item
 1 Hasta 3 rechazos anuales de un mismo item.
 2 Hasta 2 rechazos anuales de un mismo item.
 3 Cero rechazos

2.- Soporte: Ayuda técnica.

 0 Sin respuestas a consultas.
 1 Atienden la solicitud después de una semana de realizada la consulta
 2 Proporciona información en un plazo de 3 a 5 días de realizada la consulta
 3 Brindan información oportuna.

3.- Canal de distribución

 0 No entregan repartos, hay que recoger la mercadería
 1 No cuentan con unidades propias y hay retrasos en las entregas.
 2 Tiene unidades propias y alquiladas pero entregan oportunamente
 3 Unidades propias y entrega oportuna dentro del horario establecido

ASPECTO COMERCIAL

1.- Tiempo en el Mercado

 0 Proveedor nuevo y con pocas referencias comerciales.
 1 Con 1 año en el mercado
 2 Presencia en el mercado de 2 a 5 años
 3 Transnacional y/o con presencia en el mercado mayor a 05 años

2.-. Servicio de atención al cliente

 0 Sin respuestas
 1 Atienden la solicitud después de 3 días de realizada la consulta
 2 Responde en un plazo de 2 días de realizado el reclamo.
 3 Respuesta oportuna dentro de las 24 hrs siguientes de presentado el reclamo

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3.- Flexibilidad
 0 No acepta solicitudes que no estén contempladas en el trato inicial.
 1 Acepta nuevos acuerdos después de negociar algunas condiciones
 2 Se adapta después de un plazo de tiempo menor a 1 mes.
 3 Está dispuesto a colaborar y se adapta fácilmente a nuevos acuerdos

4.- Línea de crédito

 0 No amplia línea de crédito
 1 Amplia en ocasiones especiales
 2 Amplia la línea de crédito de acuerdo al volumen de compra
 3 Línea de crédito ilimitada

ANEXO Nº2

Niveles de Aprobación Compras

Solicitud Compra Orden de compra

Aprobación Aprobación Aprobación Aprobación
Unidad de Realiza Aprobación
Monto Solicitud cotización de la O/C Final
Negocio Solicitud Gerencial (Físico)
Compra (Físico) (Físico) (Sistema)

Montos menores Gerencia

Jefe de área/ No requiere
S/500 Operaciones
Gerencia
Montos mayores de Servicio Sub. Gerente
Servicio Gerencia
S/500 y menores a Técnico y Sub de Servicio Gerencia General
Técnico Operaciones
$10000 Gerencia de Técnico
Servicio Gerencia
Montos iguales o Técnico Gerencia de
Operaciones y
Mayores a $10000 A&F
Gerencia General
Jefe de
Montos menores Logística /
No requiere
S/500 Gerencia
Gerencia Gerencia Comercial
Montos mayores de Comercial / Comercial /
Comercial Usuario Jefe de área Jefe de
S/500 y menores a *Jefe de *Jefe de Logística
$10000 Energía Energía
Gerencia General
Montos iguales o Gerencia de
Mayores a $10000 A&F

Montos menores Jefe de Jefe de

Logística / No requiere
S/500 Jefe de Logística
Jefe de
Logística / Jefe
Montos mayores de RRHH /
de RRHH / Jefe de
S/500 y menores a Back Office Gerente de
Gerente de Logística
$10000 A&F / Jefe
A&F / Jefe de Gerencia General
de
Montos iguales o Sistemas / GG Gerencia de
Sistemas /
Mayores a $10000 GG A&F

Nota: (*) Sólo aplicable a compras relacionadas a la venta de grupos electrógenos.

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