Auditoria Operacional

La empresa Soluciones de Ingeniería Viales S.A.S. a celebrado un contrato de auditoria con la firma
Auditores y Soluciones G&M, el cual tiene como objetivo principal Identificar las posibles
ineficiencias, riesgos, áreas de mejora y brindar recomendaciones para optimizar los procesos del
área de compras, la duración del contrato es de 20 días.

Alcance: todos los departamentos involucrados en la gestión de compras, como lo son:

 Departamento de compras.
 Departamento Financiero.
 Departamento de Bodega.

Objetivo General:

 Mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad. Evaluando las tres E.

 Determinar si la distribución de un departamento cumple con las especificaciones dadas
por la entidad.
 Identificar las áreas de reducción de costos.

Objetivos Específicos:

 Determinar el exceso o diferencia de personal.

 Evaluar la calidad y cantidad de Recursos Administrativos.
 Promover mejorar en las operaciones

Metodología

Etapa Preliminar – Familiarización: Conocimiento previo de la empresa, objetivo: obtener un

ahorro del 10% con respecto al presupuesto anual sin bajar la calidad de los productos o servicios.
Política: Procedimiento de compras P-003. Ubicación: visita a las instalaciones.

Etapa Investigación y Análisis: Entrevistas: el departamento de compras está conformado por el

Coordinador y el auxiliar.

Entrevista al auxiliar:
 Auxiliar C. Proceso Actual
el auxiliar de compras
recolecta la firma del
cordinador o director de
area y la firma de gerencia
Requerimiento general.
Cotiza las compras
menores de la
organización, con un
Cotizaciones minimo de tres
cotizaciones.
Son tramitadas y
gestionadas por el auxiliar
Orden de entrega
El auxiliar recepciona las
entradas de almacen de
mercancia o servicios
Entrada de Almacen
recepcion le comparte las
facturas recibidas para que
le anexe el resto de
Facturación soportes y las remita a
contabilidad
Entrevista al Cordinador:
P-003 Cumplimiento
el administrador del
contrato a travez del ERP
crea la solicitud de
requerimiento la cual es
firmada por él y No
cordinador o director de
area. Y el area de compras
obtiene la firma de
gerencia.
Cotizaciones Categoria B:
el auxiliar es el encargado
de cotizar EPP, Papeleria y
aseo. Minimo tres si
cotizaciones para
continuar con el proceso.
solo son diligenciadas por
el auxiliar en el ERP,
gestiona la firma de la
direccion administrativa y
Gerencia General. Solo
cuando el volumen de si
abastecimiento sea alto
por temas de temporadas,
el Cordinador podra
diligenciar ordenes en el
ERP.
son realizadas por el
Almacenista o
administrador del contrato
según sea el caso y si
enviadas al auxiliar de
Compras.
El auxiliar se encargara de
anexarle a la factura el
requerimiento, las
cotizaciones,la orden, la si
entrada y enviar al
departamento de
contabilidad.
 Cordinador C. Proceso Actual Oportunidad de mejora
seguimiento cada dos
Plan de
meses ok
compras
es revisado cada tres se recomienda ser
Desviaciones meses, para tomar revisado mensualmente
en el acciones necesarias para cumplir con el
presupuesto objetivo del 10 % de
ahorro.
los proveedores son
Evaluación de
evaluados por una no
proveedores
empresa externa

Etapa 3 – Diagnostico:

 Se identifica un cuello de botella en la recepción de las requisiciones, debido al no

cumplimiento del procedimiento P-003.
 Se identifica un riesgo de recepcionar facturas que no tengan el servicio o el bien recibido
a satisfacción.
 Se identifica que el equipo de computo del auxiliar no está en optimas condicionas para
realizar el trabajo con eficiencia.
 se evidencia ordenes de servicio represadas.

Etapa 4 – Informe:

 falta de vigilancia sobre las políticas.

 Inadecuado control del personal de compras.
 Inadecuado control del proceso de facturación.

Recomendaciones:

1. Actualizar el P-003 delegando responsables para cada tamaño de compras.

2. Actualizar los requisitos para el recibo de facturas.
3. Mejorar o cambiar el equipo al auxiliar de compras.
4. Asignar responsables al cumplimiento de las políticas.