PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS

PROCESO DE COMPRAS

CÓDIGO
PR- COM-01
 Código PR-COM-01

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS

Versión 1
DE BIENES Y/O SERVICIOS

Fecha 01/06/2016

1. OBJETIVO

Establecer una metodología funcional para la compra de bienes y/o servicios bajo
estrictos parámetros de calidad, de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental
en PROYECARGA S.A.S.

2. ALCANCE

La metodología descrita en este procedimiento es de aplicación en todos los procesos de

la Organización. Su contenido debe ser conocido por el personal de PROYECARGA
S.A.S., cuyas funciones involucren el manejo de las compras de los bienes y servicios.

3. DEFINICIONES

Bien: Son todos aquellos materiales, equipos, sistemas o elementos requeridos al

proveedor en una orden de compra.

Compra y/o Suministro: Resultado final del desarrollo de un proceso metodológico que
incluye el análisis de las necesidades de materiales y equipos, selección de proveedores,
comparación de criterios de escogencia (calidad, precio, tiempos de entrega, entre otros)
y que concluye con la ejecución de la compra y la recepción del bien.

Especificación: Son todas las definiciones y requerimientos técnicos establecidos por el

cliente y/o por las necesidades de la organización.

Orden de Pedido: Documento de contratación entre la empresa y el proveedor, que

garantiza el fiel cumplimiento de los acuerdos preestablecidos y la cual debe ser firmada
por las partes para su aceptación.

Proveedor: Organización o persona que está en la capacidad de proporcionar un

producto o servicio.

Requisición de materiales: Formato que origina una compra y en el cual se especifican

las características del material o suministro que se requiere.

Control de la Calidad: Parte de la Gestión de la calidad orientada al cumplimiento de

los requisitos de la calidad.

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Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Características de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o

sistema relacionada con un requisito.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen

acompañado cuando sea apropiado por medición, ensayo y/o prueba y/o comparación
con patrones.

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4. PROCEDIMIENTO

No. Actividad Plazo, Documentos

Responsable
¿Qué y cómo se hace? frecuencia asociados
Gerente, En el No Aplica
IDENTIFICACIÓN DE Coordinadores momento de
NECESIDADES DE BIENES O de procesos. crearse la
SERVICIOS necesidad.

En el desarrollo de los procesos se

identifica la necesidad de realizar
una compra de un material, bien
y/o servicio.

Los productos, bienes y servicios

objeto de este procedimiento son
aquellos que afecten la calidad de
los productos o servicios y que
puedan prestarse para
incumplimientos de requisitos de
clientes o quejas o reclamos de los
mismos y / o tienen incidencia en
la gestión de Seguridad, Salud
ocupacional o Medio ambiente.

Ejemplos:

1  Productos químicos.
 Subcontratos de transporte de
carga.
 Compra de EPI-EPP.
 Suministro de personal /
Exámenes Ocupacionales.
 Insumos / Repuestos /
reparaciones / autopartes para
vehículos.
 Elementos para botiquín / Kit
ambiental.
 Elementos para atención de

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emergencias.
 Implementos de oficina.

COMPRAS MENORES En el
momento de
Si la compra se puede efectuar por crearse la
Coordinador
2 caja menor y no tiene afectación necesidad de No aplica.
de compras
en la calidad o en aspectos de una compra
SYSO o Medio ambiente, se de bien y/o
compra de forma directa sin servicio.
realizar requisición.

COMPRAS MAYORES

Para toda compra mayor de

$200.000, se genera una Coordinador
requisición y se siguen los pasos de Compras,
siguientes: cuando En el Requisición
3 aplique: momento de de materiales
Elaborar la requisición de compras Gerente y crearse la y/o servicios
utilizando el formato FO-COM-01. Coordinadores necesidad FO-COM-01
Se debe dar el mayor detalle del de otros
producto o servicio a comprar para procesos.
evitar confusiones o compras bajo
requerimientos.

Coordinador Al recibir la Registro de

VERIFICACIÓN DEL de compras requisición proveedores
PROVEEDOR COMO APROBADO FO-COM-02

Revisar en el Listado maestro de Listado de

proveedores sí existen proveedores proveedores
4 evaluados para el bien y/o servicio FO-COM-03
solicitado.
En caso de que no estén dentro de Evaluación
la lista, se deben ubicar y de
solicitarles enviar la información, proveedores
que de soporte al registro de de servicios.
proveedores. (Cámara de comercio, FO-COM-05

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Rut, Cédula de ciudadanía del

representante legal, Certificación
bancaria, Certificación de calidad y
Certificados ambientales cuando
aplique).

En caso de que estén incluidos en

la lista se debe promover hacer la
compra al proveedor del producto o
servicio objeto que tenga la mayor
calificación.

Coordinador De acuerdo a Evaluación

SELECCIÓN DE PROVEEDORES de compras. la fecha en la de
que se proveedores
Para proveedores nuevos se necesita el de servicios.
realiza la evaluación y de acuerdo producto o FO-COM-05
a los resultados de la misma se servicio.
seleccionan y se consignan en el (Recomenda
listado de proveedores de la do máximo Evaluación
organización. 24 horas de
después de proveedores
recibida la de
Nota 1: Los proveedores nuevos requisición). materiales.
5 seleccionados son aquellos que FO-COM-06
cumplan con todos los requisitos
señalados con ** y adicionalmente
obtengan una calificación superior
a 70%.

Nota 2: Los proveedores que

cumplan con los requisitos
señalados con ** y obtengan
puntajes menores a 70%, serán
comunicados con sus resultados y
se reevaluaran considerando las
respuestas a dichas
comunicaciones.

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Nota 3: En el caso de proveedores

gestores finales de residuos, es
indispensable corroborar que el
proveedor cuente con los permisos
ambientales de parte de la
autoridad ambiental competente y
verificar que la gestión propuesta
sea la más adecuada para los
residuos.

Nota 4: En el caso de proveedores

de sustancias químicas se debe
exigir que cuenten con las hojas
de seguridad de cada uno de los
productos a suministrar y que las
entreguen junto con los productos.

Nota 5: Para proveedores de

mantenimiento de vehículos o
maquinaria, se deben solicitar los
acuerdos o contratos de
disposición final de los residuos
líquidos o sólidos con carácter de
peligrosidad.

Nota 6: Cuando se trate de

proveedores únicos en la zona, y
la evaluación sea menor de 70 %,
se podrán considerar con la
aprobación de la gerencia.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN Coordinador Para

de compras productos o
Contactar a los proveedores para servicios que
solicitar la cotización del bien y/o no se han
servicio requerido, cuando sea compra
6 necesaria una cotización. En caso anteriormente
de estar definido el proveedor no , para
se solicitara cotización. productos o
servicios que

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tienen
cambios en
precios.

APROBACIÓN DE
Al tener las
COTIZACIONES
Coordinador cotizaciones,
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de compras antes de
Recibir las cotizaciones y
ordenar la
presentarlas al Gerente para su
compra.
aprobación.

APROBACIÓN DE Gestiona:
Al contar con Requisición
REQUISICIONES Coordinador
la requisición de materiales
8 de compras.
y las y servicios
Las requisiciones deben ser Aprueba:
cotizaciones. FO-COM-01
aprobadas por la Gerencia. gerente.

ORDEN
DE COMPRA O CONTRATACIÓN

Se realiza la orden de compra y se

entrega al proveedor, consignando Dentro del
Orden de
las condiciones pactadas de Coordinador término para
compra
acuerdo a cotizaciones e de compras. entrega
FO-COM-04
9 información previa. oportuna.
Copia de la orden de compra se
debe hacer llegar al almacén, para
la verificación de las cantidades y
condiciones de los materiales.

Dentro de Contrato u
Coordinador términos orden de
ELABORACIÓN DE de compras. para entrega servicio
CONTRATOS U ÓRDENES DE oportuna.
SERVICIO

Para montos menores a

$18.000.000.oo se puede realizar
un orden de servicio, para montos

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superiores, se realiza contrato el

cual debe ser firmado por el
gerente general.

Nota 1: Antes de firmar algún tipo

de contrato que requiera de
personal se deben verificar las
afiliaciones y/o pagos de las
prestaciones sociales del personal
a participar en el trabajo: ARL,
EPS y Pensiones.

Nota 2: Todas las órdenes de

servicio o contratos deben
contener como clausula obligatoria
el cumplimiento del manual para
contratistas, el cual se adjunta a
los contratos.

Nota 3: Los contratos u órdenes

deben realizar en original y copia,
las dos deben estar firmadas de
forma original. Una copia para
compras, una para el contratista.

Nota 4: Considerar requisitos de

notas anteriores: Hojas de
seguridad, licencias, acuerdos de
proveedores entre otros.

RELACIÓN DE TRABAJADORES

La relación de trabajadores con

sus respectivas verificaciones de Base de
Antes del
10 datos
seguridad social, serán Coordinador inicio de
personal
transferidas al área de de compras trabajos
FO-GTH-11
operaciones para la autorización
de ingreso al trabajo.

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REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

Los proveedores que hayan

prestado sus servicios durante un Evaluación
periodo semestral serán de
reevaluados. proveedores
de servicios.
Nota 1: Los proveedores de los FO-COM-05
que se han recibido quejas o
Coordinador Cada seis
productos no conformes por parte Evaluación
de compras. meses.
11 del departamento solicitante de la de
requisición, serán reevaluados proveedores
posteriormente a la recepción de la de
queja o el recibir el producto no materiales.
conforme. FO-COM-06

Nota 2: Los proveedores

reevaluados deben obtener un
calificación mayor de 75% y
cumplir con los puntos marcados
con **.
Almacenista En el Control de
Residente momento de entrada y
VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO Coordinador recibir el salida de
COMPRADO Ó SERVICIO de compras de producto o suministros
CONTRATADO acuerdo a servicio. FO-COM-07
proyecto o
12 En el momento de recibir el proceso
material y/o servicio, se debe solicitante.
verificar si el producto comprado Producto y/o
servicio no
cumple con las especificaciones
conforme
definidas en la orden de compra,
Evaluación
Nota 1: También se debe verificar
proveedores
que venga acompañado de los de servicios
documentos requeridos: FO-COM-05
certificados de calidad, hojas de

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seguridad de productos químicos,

etc.

Nota 2: Tener presente

procedimiento de Acciones
correctivas, preventivas, no
conformidades y producto no
conforme.

Esta evaluación se hará de

acuerdo a la Evaluación de
Proveedores correspondiente.

Se podrán realizar evaluaciones

en periodicidades diferentes de
acuerdo a las características del
proveedor. Por ejemplo, un
proveedor que solo dure uno o dos
meses, se puede evaluar cuando
termine su contrato.

PRESERVACIÓN DEL
PRODUCTO Residente
13 Almacenista
El producto debe ser almacenado Permanente No aplica
Coordinador
de forma tal que se conserven de compras.
todas sus características de
calidad.

CONTROL DE REVISIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO

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1 01/06/2016 Emisión inicial del documento

TABLA DE FIRMAS

CONTROL DE FIRMAS

RESPONSABLES FIRMAS
Coordinador(a) de
Elabora
Compras

Revisa Coordinador(a) HSEQ

Aprueba Gerente

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