FECHA APROBACIÓN: 06-03-2019

CÓDIGO: 2-CP-001
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
VERSIÓN: 05

OBJETIVO:

Determinar los mejores Bienes y Servicios con el fin de satisfacer las necesidades de la Empresa,
cumpliendo con los requisitos del Sistema de Gestión Integrado y la prevención del lavado de activos y la
financiación del terrorismo.

ALCANCE:
Las compras de productos y servicios para la calidad del servicio.

DEFINICIONES:

- BIENES: Son todos los elementos necesarios para efectuar un trabajo.

- REGISTRO PROVEDORES: Listado de Subcontratistas que suministran los diferentes bienes o

servicios.

- PROVEEDORES: Persona Natural o Jurídica que suministra bienes o servicios.

- SERVICIO: Resultado tangible de una actividad.

- Las establecidas en la norma NTC-ISO 9000:2008 Fundamentos y Vocabulario.

DESCRIPCIÓN

Etapa Procedimiento Responsable Registros

Cuando se requiera de un bien o servicio, el
interesado debe diligenciar el formato de
Requisición especificando las características de lo
NECESIDAD DE 4-GH-038
1 solicitado. Usuarios
BIEN O SERVICIO Requisición
La compra de bienes o servicios urgentes se
hará por caja menor.
Realizada la requisición, se determina si la
necesidad es de compra o de entrega de elementos
de almacén.
Gerente
General
En caso de requerirse la compra, ésta será 4-GH-038
autorizada únicamente por el Gerente General o el Requisición
Coordinador de
Director Administrativo y Financiero; en caso de
APROBACION Medios
2 entrega de elementos, la directora de talento
REQUISICION Tecnológicos
humano tiene autonomía para aprobar la salida de 4-CP-003
almacén. Registro de
Directora de
proveedores.
Talento
Si el producto o servicio es “crítico” para la
Humano
prestación del servicio se verifica que se encuentre
en la lista de proveedores formato 4-CP-003
“Registro de Proveedores” Pasando a la etapa seis,
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si no se ejecuta la etapa tres del presente

procedimiento.

Con el fin de obtener información de los posible

proveedores, el Director Administrativo y Financiero
Solicita cotizaciones de los productos o servicios
requeridos por la organización, Enviado el formato
4-CP-004 Identificación Proveedores y un
comunicado externo en donde solicita unos
documentos quien luego se encarga de recopilarlos
y de verificarlos. Igualmente informa los criterios que
utilizara la empresa para realizar la selección del
proveedor.

Los documentos que se solicitan para la verificación

del proveedor son:

 Certificado Cámara de Comercio

 Fotocopia RUT
 Fotocopia de la Cedula del Representante Legal.
 Licencias o permisos especiales para ejercer la 4-CP-004
actividad. Identificación
 Certificados de sistemas de Gestión con los que Proveedores
Coordinador de
SOLICITAR cuente.
Medios
3 INFORMACIÓN A  Se verifica página policía nacional y Tecnológicos 4-CP-008 Hoja
PROVEEDORES procuraduría. de chequeo
 Se verifica antecedentes en la pagina Lista revisión de
Clinton, en caso de encontrarse vinculado, el documentación
proceso de suspende y el oficial de cumplimiento a proveedores
reporta ante la UIAF una operación sospechosa.
 Todos los proveedores que no sean vinculados
por caja menor deberán contar con el formato de
declaración de origen de fondos como
prevención del riesgo LA/FT. (formato
identificación de proveedores)
 Certificación Bancaria.

La documentación relaciona debe ser actualizada

como mínimo una vez al año.

REQUERIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION

DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Como parte del proceso de selección de los

proveedores se deberá incluir y verificar que los
mismos cumplan como mínimo con:
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 Certificación de la ARL de implementación

de SGSST.
 Otros dependiendo las tareas a
encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones
psicofísicas…)
 Prevención de Lavado de Activos y
Financiación del terrorismo

Adicionalmente los proveedores que tengan que

garantizar alguna documentación especial para
poder prestar sus servicios o suministrar sus
productos se les solicitaran mediante el formato
4-CP-008 Hoja de chequeo revisión de
documentación a proveedores.
4-CP-005
Obtenida la información de los posibles
Evaluación y
proveedores, el Director Administrativo y Financiero,
selección de
procede a evaluarlos aplicando los criterios que se
proveedores.
enuncian en el formato 4-CP-005 Selección y
Evaluación de Proveedores, esta información. Se
aprueban aquellos que hayan obtenido un puntaje
mayor o igual a 30 y para los identificados como
críticos, se efectúa una visita al domicilio (Requisito
BASC) de los proveedores que por su nivel de
seguridad e información que manejen no lo permitan
diligenciando el formato 4-CP-001 Visita a
Proveedores Críticos y se realiza un 4-CP-007
acuerdo de apoyo de seguridad. Esta información
4-CP-006
debe ser actualizada por lo menos una vez cada
Seguimiento de
año.
desempeño y
SELECCIÓN Y Coordinador de Reevaluación
La definición de los criterios de la evaluación es la
EVALUACION Medios de
4 siguiente:
PROVEEDORES Tecnológicos Proveedores
Precio: Valor del producto o de servicio a contratar
por la empresa.

Experiencia del proveedor en el sector: Tiempo

el cual el proveedor lleva en el mercado.

Forma de pago: plazo que otorga el proveedor para

4-CP-001
el pago de las obligaciones contraídas.
Visita a
Proveedores
Cumplimiento en seguridad, calidad, salud,
Críticos
ambiente: Se deben tener en cuenta el
cumplimiento de los requisitos legales, uso de epp,
compromiso de cumplimiento de las políticas HSEQ,
certificados de calibración de los equipos utilizados,
licencias vigentes, no haber tenido sanciones de
ningún tipo, cumplimiento de la competencia del
persona.
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4-CP-007
A los proveedores seleccionados se les informa la acuerdo de
manera de realizar la reevaluación, así como los apoyo de
criterios que serán tenidos en cuenta para efectuar seguridad.
la misma durante el periodo de permanencia en la
organización.
Según el Registro de Proveedores se seleccionan
los proveedores potenciales que se encuentran
calificados para la compra y en lo posible que hayan
obtenido mayor calificación. Si no se cuenta con
proveedores calificados se identifican los posibles
proveedores y se seleccionan y evalúan.
Director
IDENTIFICAR
5 Administrativo y
PROVEEDORES Si los proveedores son calificados como críticos 4-CP-001
Financiero
para el Sistema de Gestión, se debe practicar una Visita a
visita a las instalaciones con el objetivo de verificar Proveedores
la información, diligenciando el formato 4-CP-001 Críticos
Visita a Proveedores Críticos”. Esta visita a las
instalaciones se debe realizar al menos una vez al
año y soportarse en el formato 4-CP-001.
Para todos los productos o servicios determinados
como “Críticos” Se solicitan los productos o
SOLICITUD DE Director 4-CP-002
servicios utilizando el formato “Orden de Compra”,
6 PRODUCTO O Administrativo y Orden de
para los demás podrán solicitarse de forma verbal,
SERVICIO Financiero Compra
a través de correo electrónico o acuerdos
establecidos por el Gerente.
Se confronta el Bien o Servicio suministrado con las
características de la Orden de Compra, registrando 4-CP-002
Director
los resultados de la inspección en el formato de Orden de
Operativo
“Entrada a almacén” Compra
RECEPCION Almacenista
7 Cuando se trate de compras mayores como
COMPRA
vehículos, y otros se verifican en las 4-GH-039
Director
instalaciones del Proveedor, el acuerdo de Administrativo y Entrada a
verificación se establece en la Orden de Compra almacén
Financiero
respectiva.
La reevaluación de proveedores se llevara a cabo
semestralmente, aplicando los criterios que se
enuncian en el formato 4-CP-006 Reevaluación de 4-CP-006
Proveedores dejando evidencia en el mismo. Seguimiento de
Persona idónea desempeño y
Los criterios para la reevaluación son los siguientes: para realizar la Reevaluación
REEVALAUCION calificación. de
8 DE Condiciones Comerciales: Condiciones pactadas Proveedores
PROVEDORES con el proveedor al iniciar el contrato. Director
Administrativo y
Comportamiento Del Producto – Calidad Del Financiero 4-GG-008
Servicio: Se determina la calidad y cumplimiento de “Corresponden
especificaciones del producto o servicio exigidas a cia Para Envio”
los proveedores.
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Atención a Quejas, Sugerencias y Reclamos:

respuesta eficiente y eficaz a las quejas que haga
saber la empresa al proveedor.

Cumplimiento en seguridad, calidad, salud,

ambiente: Se deben tener en cuenta el
cumplimiento de los requisitos legales, uso de epp,
compromiso de cumplimiento de las políticas HSEQ,
certificados de calibración de los equipos utilizados,
licencias vigentes, no haber tenido sanciones de
ningún tipo, cumplimiento de la competencia del
personal.

Con los datos registrados en el formato 4-CP-006,

de manera semestral realizar consolidación de
datos e informa a todos los proveedores
reevaluados de la calificación obtenida indicando
puntos fuertes, aspectos a mejorar y/o
recomendaciones, utilizando el formato 4-GG-008.

-NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACION

01 21 de enero de 2015 Creación
02 Se ajusta al procedimiento incluyendo la identificación y
14 de septiembre de evaluación en las especificaciones relativas a las compras o
2016 adquisiciones de productos y servicio, las disposiciones
relacionadas con el cumplimiento del SG-SST.
03 Establecer que el instructivo aplica para el SGI y normalizar
10 de enero de 2017 la codificación del documento por el proceso al que
pertenece.
Incluir en el procedimiento la metodología para seleccionar
04 evaluar y reevaluar los proveedores siempre teniendo en
11 de enero de 2017 cuenta el costo/beneficio, además dejar nota de plazo de
entrega de documentación que soporte la implementación de
SGSST.
05 Se modifica especificando la documentación necesaria para
06 de marzo de 2019
controlar la calidad del proveedor.

REVISÓ: APROBÓ:

Ing. ANDRES FELIPE ANAYA IVAN CAMILO ORDOÑEZ JIMENEZ

COORDINADOR DE MEDIOS TECNOLOGICOS GERENTE GENERAL