TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A.

CODIGO: PRO-05

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REVISO APROBÓ
CARGO
Directora de Calidad Vicepresidente
NOMBRE Natalia García Londoño Mauricio Arredondo López

FIRMA

VIGENTE A PARTIR DE 12 DE JULIO DEL 2010

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1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la planificación y
realización de auditorias a los Sistemas de Gestión de , al mismo tiempo
definir la forma de transmitir los resultados, mantener los registros que se generen
de su desarrollo y asegurar la competencia de los miembros del equipo auditor.

2. ALCANCE
Aplica para auditorias de procesos y a los sistemas de gestión implementados en
. Inicia con la definición del programa de auditorias y finaliza con el archivo de
todos los registros de la auditoria incluyendo las solicitudes de acción correctiva
emitidas cerradas por los auditores.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1 Programación de auditoria
1.1 Realizar Directora de Calidad Se elabora la programación teniendo
programación en cuenta:
auditorias
• El estado y la importancia de los
procesos a auditar.
• Auditar cada uno de los procesos
como mínimo una vez al año.

El programa debe contener: procesos

auditar, auditores asignados,
documentos de referencia, auditados
por procesos y las fechas asignadas de
auditorias. Se registra en el formato
(FOR-10 “Programa De Auditoria”)

Nota: el programa de auditoria debe

ser aprobado por la vicepresidencia
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

2 Preparación de la auditoria.
2.1 Hacer plan de Equipo auditor Elaborar el plan de auditoria en el
auditoria Asignado formato (FOR-11 “Plan De Auditoria
Interna”) y Definir:

• Objetivo y alcance de la auditoria

• Auditores asignados
• Personal a auditar
• Los criterios y documentos de
referencia.
2.2 Comunicar el Directora de Publicar en las carteleras y vía E-mail el
programa y el plan Calidad programa de auditoria interna, 15 días
de auditoria antes al inicio de las auditorias.

2.3 Preparar lista de Equipo auditor Hacer una revisión preliminar de los
verificación Asignado. documentos de referencia de la
auditoria.
Elaborar lista de verificación con base
en estos documentos, indicando las
evidencias que le debe solicitar al
auditado.
Esta lista es solo una guía en la
auditoria y es flexible de acuerdo al
desarrollo de la misma.
Se registra en el formato (FOR-12
“Lista de Verificación de Auditorias
Internas”)
3 Ejecución de la auditoria
3.1 Realizar la reunión Equipo auditor Realizar reunión previa con responsable
de apertura Asignado del proceso auditado, con el fin de
infórmale el alcance de la auditoria,
métodos y procedimientos que van a ser
usados en esta.
3.2 Ejecutar la auditoria Equipo auditor Iniciar la auditoria a manera de
Asignado entrevista, tomando nota de los indicios
sobre las posibles no conformidades que
expone el auditado y registrando
también las observaciones o anomalías
que encontró en el desarrollo de esta.
Cada una de las afirmaciones del
auditado debe ser probada por medio de
registros, afirmaciones del auditado u
observaciones físicas.
Recopilar información a través del
diligenciamiento del formato (FOR-12
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“Lista de Verificación de Auditorias
Internas”)
3.3 Efectuar reunión de Equipo Auditor Analizar los resultados obtenidos y
balance. Asignado redactar las no conformidades y
observaciones encontradas y
registrarlas en el formato (FOR-13
“Reporte de Hallazgos”), en la parte
del AUDITADO.

3.4 Hacer reunión de Equipo auditor Indicar los aspectos favorables y los
cierre Asignado puntos débiles del proceso auditado.
Al Responsable del proceso entregar
copia del (FOR-13 “Reporte de
Hallazgos”), donde se registra:
Identificación del proceso auditado,
fecha, auditor, fortalezas, debilidades, y
las no conformidades u observaciones
encontradas y conseguir consenso del
auditado.

3.5 Definir acciones Responsable del Analizar las no conformidades u

correctivas proceso auditado observaciones y definir las causas de
estos y levantar un FOR-06 o 07 (de
acuerdo con el PRO-03 “Acciones
Correctivas, preventivas y de
mejora), por hallazgo obtenido o en su
defecto uno si son por la misma causa.
Registrar en el formato (FOR-13
“Reporte de Hallazgos”), en la parte
del AUDITADO.
Devolver al auditor líder en un plazo
máximo de 15 días. El FOR-13, con la
parte del auditado diligenciada.
El responsable del proceso queda con
los FOR-06 o 07 levantados para hacer
seguimiento.
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4 Seguimiento a la auditoria
4.1 Realizar seguimiento Equipo auditor Realizar seguimiento a los FOR-06 o 07
a los FR-06 o 07 de asignado. de origen de auditoria de acuerdo a lo
origen de auditoria. establecido en el PRO-03 “Acciones
Correctivas, preventivas y de
mejora
4.2 Entregar Equipo auditor Los reportes (FOR-12 y FOR-13), en la
documentación de asignado medida en que se diligencien se van
auditoria. entregando a la Dirección de Calidad
5 Presentación de informes
5.1 Presentar resumen Dirección de Preparar informe de auditoria,
de auditorias Calidad considerando los aspectos más
relevantes de las auditorias realizadas y
los hallazgos detectados. Y se registra
en el (FOR-14 “Informe de
Auditoria”)

NOTA: Anexar a la información que se

analiza en la revisión Gerencial.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Definiciones
• Equipo Auditor: Es la persona competente para realizar una auditoria
interna de calidad y seguridad
• Auditor líder: Es la persona del equipo de auditores que dirige la realización
de la auditoria en un proceso.
• Ciclos: conjunto de auditorias que conforman un programa.
• Auditado: Es la persona que es objeto de la auditoria.
• Referencial: Documentos y/o requisitos de la ISO 9001:2008 y la Norma
BASC Capitulo Antioquia y sus Estándares

4.2 El responsable del proceso de auditorias es Directora de Calidad

4.3 Las auditorias internas: Pueden ser realizadas por un auditor de la empresa
o entidad externa; en este caso el auditor debe:

• Acreditar titulo profesional

• 1 años de experiencia como Auditor en Sistemas de Calidad bajo la norma
ISO9001: 2008 y Auditor en Sistemas de Gestión BASC Capitulo Antioquia
bajo la versión 3
• Formación básica en: Auditorias de calidad ISO9001:2008 y Norma BASC
Capitulo Antioquia Versión
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• La evaluación se le realiza una vez terminada la auditoria interna en el

(FOR-15 “Evaluación de Auditores”); donde los Aspectos de Educación,
Formación y Experiencia no aplican y se le asignan el puntaje máximo.
• Los registros son los entregados por el auditor externo y en cuanto al cierre de la
auditoria la realiza los auditores internos de
4.4 Los auditores internos de se evalúan según el perfil al finalizar cada
ciclo y se registra en el (FR-15 “Evaluación de Auditores”).

5. REGISTROS
Almacenamiento
Cód. Nombre Responsable Retención Disposición Acceso
Lugar Método
FOR-10 Programa de 2 ciclos
Auditoria completos
Carpeta
FOR-11 Plan de
Auditorias
Auditoria
Internas
FOR-12 Lista De
en orden
Verificación
consecutiv
de Auditoria Vicepresid
Oficina o por
Interna Directora de ente,
Dirección ciclos y Reutilizar
FOR-13 Reporte de Calidad Directora
de Calidad por
Hallazgo de Calidad
auditoria
FOR-14 Informe de 5 Años
Auditoria
FOR-15 Evaluación de Carpeta 2 ciclos
Auditores Evaluación
de
Auditores