TECNICAS DE U6 – DISEÑO

ORGANIZACIONAL

ORGANIZACIÓN

PROFESORA: PATRICIA CATALINA SANDOVAL

ALUMNA: CABALLERO POOL ZULMA ITZEL
CARRERA: ING. EN ADMINISTRACION
GRUPO A-D
SEMESTRE: 6TO
 CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................... 2
6.TECNICAS DE ORGANIZACIÓN ................................................................................... 2
6.1 ORGANIGRAMA.......................................................................................................... 2
6.2 DIAGRAMAS DE FLUJOS ........................................................................................... 5
6.4 MANUALES ................................................................................................................. 8
6.4.1 BIENVENIDA ............................................................................................................ 9
6.4.2 DE POLITICAS ....................................................................................................... 11
6.4.3 DE ORGANIZACIÓN .............................................................................................. 12
6.4.4 DE PROCEDIMIENTOS ......................................................................................... 21
6.4.5 DE CALIDAD .......................................................................................................... 24
6.5 DISTRIBUCION DE ESPACIOS DE TRABAJO ......................................................... 29
CASO PRACTICO ........................................................................................................... 32
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 36
INTRODUCCION
Las técnicas de organización cuando nos referimos a ¿Qué son las técnicas de
organización? y cuales existen, primero se analizan dimensiones como la
formalización, la especialización, la estandarización, la jerarquía, el grado de
centralización, la complejidad de las operaciones, el tamaño de la firma, la
tecnología que emplea, su entorno y hasta su cultura, que se implementan dentro
de una empresa busca tener de una manera administrativa un orden y estructura de
las actividades internas de la empresa y crear herramientas que al crearlas son
parte de la jerarquía funcional de la organización siendo de guía para los empleados
y personal alto de cuales permite armonizar y tener un área de trabajo eficiente
cumpliendo las expectativas de la empresa y el ser una organización productiva por
saber diagnosticar y saber que hacer en caso de un problema interno, en esta
unidad cada punto cumple con ventajas , objetivos y tipo de estructura que una
empresa pueda tener para guiar y saber que son, que se dedica cada empleado y
que áreas necesita solamente cada representación es de importancia para tener
como una documentación por escrito hay que entender que sus políticas de cada
empresa también son diferentes por el tipo de organización .

6.TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
Las técnicas de organización son herramientas administrativas empleadas para
amalgamar una estructura que permita aprovechar los recursos empresariales de la
forma más eficiente posible, siempre alineadas con los objetivos estratégicos
trazados y con el propósito final de servir al cliente.

6.1 ORGANIGRAMA
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional y el
capital humano de una organización, que muestra la línea de reporte de todos los
puestos y empleados, así como la relación entre los diferentes departamentos.

Su objetivo es dar claridad a todos los colaboradores para que tengan un panorama
claro de la estructura actual de la organización, permitiendo identificar su rol dentro
de la misma y detectando las fortalezas o áreas de oportunidad.
El primer organigrama registrado en una organización lo realizó Daniel McCallum
en el año de 1854.

Tipos de Organigramas.

A través de los años en Integratec hemos visto y escuchado sobre tantos tipos de
organigramas, que es un tanto abrumador intentar mencionar los tipos de
organigramas existentes.

Pero analizando nuestra experiencia, llegamos a la conclusión de que existen dos

tipos de Organigramas de los cuales todos los demás son basados:

1. Organigrama Jerárquico.

Es el organigrama más tradicional, en donde los puestos son dibujados de mayor

jerarquía a menor, mostrando las líneas de reporte directas de cada puesto en la
organización.

Son muy sencillos de entender y facilitan a los empleados rápidamente ver su rol en
la organización.

2. Organigrama Matricial.

Conforme las organizaciones crecen, las líneas de reporte son cada vez más
complejas. Con facilidad se presentan casos en donde un puesto reporta a más de
un puesto.

Por ejemplo, veamos el caso de una empresa con un corporativo central y múltiples
fábricas aisladas. El Gerente de Recursos Humanos de una de las fábricas reporta
directamente al director de la fábrica, pero indirectamente también reporta al
Director de Recursos Humanos del corporativo.

No siempre es conveniente definir este tipo de relaciones, pero para cuando son
necesarias el Organigrama Matricial es ideal para definirlas.

Se acostumbra a dibujar con una línea sólida el reporte directo, y con una línea
punteada el reporte indirecto.
A partir de estos dos tipos de organigrama se pueden tener muchas variaciones,
cambiando la forma de dibujarlos o agregando más detalles, pero en el fondo, un
organigrama siempre debe de estar basado en uno de estos dos tipos de
organigrama.

Ventajas de usar el Organigrama.

Con frecuencia el organigrama se utiliza tan solo en el departamento de Recursos

Humanos, pero su uso ofrece muchas ventajas para toda la organización.

1. Fácil de visualizar.

El organigrama ofrece una manera sencilla de visualizar toda la estructura de una

organización.

Al ser gráfico y fácil de entender, fomenta que todos lo utilicen para conocer más
sobre la misma. Algo que sin el organigrama se vuelve un proceso exclusivo para
el área de Recursos Humanos.

2. Jerarquías y responsabilidades claras.

Al ser el organigrama una representación de posiciones ordenadas por jerarquía,

este da una clara idea de quienes son los responsables de cada área en la
organización y facilita a los jefes explicar a sus colaboradores la labor que cada uno
debe de desempeñar.

Es muy útil para empleado de nuevo ingreso, les ayuda a ubicarse rápidamente en
la organización y a conocer todas las áreas de esta.

3. Facilita la planeación.

Ya sea en procesos de crecimiento o en ajustes de personal, el organigrama facilita

a los directivos de la empresa tener una idea clara y real de la situación actual,
facilitando identificar a las personas clave dentro de la organización.

Un punto importante es la información adicional que el organigrama pueda mostrar

a los usuarios. Si los directivos pueden consultar métricas de la organización desde
el organigrama, hará que los procesos de planeación sean mucho más productivos.
4. Identifica problemas en la estructura.

Al poder comparar la estructura de organización de distintas áreas, si combinamos

el organigrama con métricas como Costos, Ventas u otros indicadores, nos permite
identificar si la estructura está jugando un papel determinante en la diferencia de
resultados entre dos áreas.

Si bien el organigrama no nos puede llevar a una conclusión por si solo, si nos
permite identificar con más claridad los problemas.

5. Ahorro de costos.

Cuando las organizaciones crecen, es difícil mantener un orden en la estructura y

con frecuencia permanecen en la empresa posiciones que ya no son necesarias, o
que serían de mayor beneficio si son cambiadas de ubicación.

El organigrama nos apoya en identificar estos casos y facilita la toma de decisiones

acertadas.

6.2 DIAGRAMAS DE FLUJOS

El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de
representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través
de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un
todo.

La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo, una

serie determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del
proceso que está siendo evaluado. Estas formas definidas de antemano se
conectan entre sí a través de flechas y líneas que marcan la dirección del flujo y
establecen el recorrido del proceso, como si de un mapa se tratara.

Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:

 • Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
• Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
• Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el
modelo vertical y el horizontal.
• Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.

Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos, que

permiten una mayor organización, evaluación o replanteamiento de secuencias de
actividades y procesos de distinta índole, dado que son versátiles y sencillos. Son
empleados a menudo en disciplinas como la programación, la informática, la
economía, las finanzas, los procesos industriales e incluso la psicología cognitiva.

Proceso de un diagrama de flujo

En este ámbito, hablamos de procesos para referirnos a una secuencia específica

de actividades, es decir, a los pasos a dar dentro del diagrama de flujo. Por ejemplo,
en informática, los procesos son secuencias iniciadas o bien por disparadores
programados dentro del sistema, o por intervenciones del usuario del sistema. Cada
uno posee una dirección, un propósito y una serie de pasos que abarca.

Simbología de un diagrama de flujo

Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de flujo

son los siguientes:
Ejemplos de diagrama de flujo
Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

Diagrama de flujo para reproducir un DVD

6.4 MANUALES
El manual de procedimientos es el documento normativo en el que aparecen las
descripciones de la sucesión de actividades que se ejecutan en un proceso, y que
le corresponde realizar a cada trabajador asignado a un área de trabajo (gerencia,
departamento, etc.). La decisión acerca de un solo manual o varios (por áreas)
depende de la gerencia general.
Se pueden considerar dos modalidades:
• Si la empresa es chica, es necesario hacer un solo manual de
procedimientos para toda la organización.
• Si la empresa es grande, requiere un manual de procedimientos por cada
gerencia o área de primer nivel.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización.

Según Reyes Ponce es un folleto, libro, carpeta, en los que de manera fácil de
manejar se concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos para un fin concreto. El manual presenta sistemas y técnicas
específicas. Señala el procedimiento a otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades especificas; lo anterior según Graham Kellogg. Es un registro
escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser
utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, según
Terry G.R.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función

de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las
 actitudes de la dirección superior, delinear la estructura organizacional y poner
las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Los manuales
administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas.

6.4.1 BIENVENIDA
Un Manual de Bienvenida es una guía breve para nuevos empleados con
información muy útil sobre la empresa a la que se incorporan y su objetivo principal
es facilitar una rápida adaptación a la compañía. Todos recordamos los primeros
días de andadura en un nuevo trabajo (ya sea la primera experiencia laboral o
cualquiera de las sucesivas) y sabemos de su importancia; además, hay personas
que tienen más dificultades que otras para adaptarse a un nuevo equipo. Cómo
diseñemos la manera en que nuestros trabajadores son recibidos marcará la
diferencia entre compañías competidoras. Por todo ello, es muy importante que los
responsables de Recursos Humanos sepan cómo elaborar un manual de
bienvenida un manual de bienvenida o welcome handbook.

¿Por qué es una buena idea realizar un Manual de Bienvenida?

Un manual de bienvenida ayuda al nuevo empleado a tener una visión global de la

compañía, de su actividad y de sus metas. Le permite entender las funciones a
desempeñar por él y sus compañeros, así como a conocer las líneas de reporte
internas. Aquellas empresas que no elaboran una guía inicial cuentan en su plantilla
con trabajadores menos alineados con los objetivos (probablemente porque nadie
se los ha explicado).

Desde Grupo Binternational, y como consultora internacional de recursos humanos,

recomendamos encarecidamente su uso. En nuestro caso ha sido un éxito: muchos
de nuestros compañeros nunca habían recibido un documento así y lo agradecen
enormemente. Por ello, queremos ayudarte a implementarlo: descarga ya nuestro
whitepaper con las pautas básicas para para aprender cómo elaborar un manual de
bienvenida.

¿Cómo elaborar un buen Manual de Bienvenida?

Para elaborar un buen manual de bienvenida, necesitamos tener una estructura
clara del contenido que vamos a presentar. Te mostramos un ejemplo de estructura
básica de un manual de bienvenida para el empleado:

♦ Descripción de la empresa:

Historia

Milestones

Misión, visión y valores

Cultura de la organización

Organigrama de la empresa

Directorio

Plano de la oficina

♦ Descripción del departamento:

Equipo actual / funciones

Funciones del puesto

Líneas de reporte

Horario

Vacaciones

Beneficios sociales

¿Qué otras prácticas contribuyen a que la bienvenida sea lo más cálida

posible?

Otra práctica además de elaborar un manual de bienvenida puede ser introducir al

nuevo empleado en la empresa de la mano de un breve desayuno de bienvenida en
el que todos los miembros del equipo se presentan y comparten su primer café. Esta
es una buena oportunidad para romper el hielo, conocer a los nuevos compañeros
de trabajo y comenzar la integración. El desayuno no debe exceder la media hora y
el tono debe ser distendido, ya que, si formalizamos esta actividad, en lugar de
relajarle podría generar el efecto contrario.

6.4.2 DE POLITICAS
Un manual de políticas y procedimientos es aquél que documenta la tecnología que
se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En
éste se deben contestar las preguntas acerca de lo que hace (políticas) y cómo
(procedimientos) administra el área, departamento, dirección, gerencia u
organización, y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o
servicio ofrecido (este control incluye la determinación de las necesidades del
cliente y la entrega del producto o realización del servicio, evaluando el nivel de
servicio posventa).

Los manuales son para la organización lo que los cimientos son para un edificio.
Tenerlos facilita y apoya el crecimiento; no tenerlos limitaría la carga y el número de
pisos que el edificio podría soportar. Los manuales son una de las mejores
herramientas administrativas y operativas porque le permiten a cualquier
organización normalizarse en todas las áreas de esta. La normalización es la
plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y desarrollo de una organización,
brindándole estabilidad y solidez.

La elaboración de manuales de políticas y procedimientos implica, en primer lugar,

hacer los mapeos de proceso para definir las funciones y responsabilidades de cada
una de las áreas que conforman la organización.

Ahora, con la influencia que tienen las normas iso 9000, iso 14000, iso/ts 16949,
ohsas 18000, de inicio se puede reunir también la documentación obligatoria del
sistema de gestión correspondiente antes de arrancar con la elaboración de los
manuales de políticas y procedimientos de las diferentes áreas.

Una política es:

a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.

b) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un
mismo tipo

c) La manera consistente de tratar a la gente

d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.

e) Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.

f) Aplicable de 90 a 95% de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas
por alguien de un nivel inmediato superior.

Características de una política

1. Establece lo que la Dirección quiere o prefiere que se haga en cada tema

importante de la organización.
2. No dice cómo proceder (eso lo dice el procedimiento).
3. Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.
4. Ayuda a las personas, a nivel operativo, a tomar decisiones firmes y
congruentes con la Dirección.
5. Tiende a darle consistencia a la operación.
6. Es un medio para que a todos se les trate de forma equitativa.
7. Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
8. Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo tomen la misma
dirección.
9. Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre
asuntos rutinarios.
10. Estandariza los procesos, la calidad del servicio, del producto y la atención a
clientes internos y externos.
11. Estandariza la calidad en los servicios y productos que obtiene la
organización de sus proveedores.

6.4.3 DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico
administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la
dependencia o entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

Objetivo:

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y

funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr
el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Base Normativa que sustenta su elaboración

La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en su artículo 14

establece que el Gobernador del Estado, emitirá todas aquellas disposiciones que
tiendan a regular el funcionamiento de las dependencias. El párrafo tercero del
artículo arriba referido señala que los manuales de organización deberán
mantenerse permanentemente actualizados.

El artículo 26, apartado B, fracción IV de este misma Ley, faculta a la Secretaría de

la Contraloría General para definir y difundir las políticas y lineamientos para este
tipo de documento, así como su aprobación.

Asimismo, el artículo 54, de la Ley en comento establece que las Entidades deberán
formular, aprobar y mantener permanentemente actualizados sus manuales de
organización.

Ventajas:

• Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las

unidades administrativas.
• Precisa las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar
duplicidad y detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
• Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al
personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo.
 • Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones,
evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de
medidas de modernización administrativa.
• Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación e inducción a las distintas áreas.
• Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las
unidades responsables.

DE IDENTIFICACIÓN

La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la

cuál da a conocer los datos más elementales como son:

a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere el

manual.

b) Logotipo de la dependencia o entidad.

c) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización.

En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las

firmas de quien elabora aprueban y valida el documento.
(1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa, así como su nombre
y firma de elaboración del documento.

(2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia correspondiente. Cuando

sea el caso de una Entidad, sólo se contempla un apartado donde se anota el
nombre y firma del Titular del Organismo, el cual elabora y aprueba.

(3) Anotar el nombre y firma de validación del Titular de la Secretaría de la

Contraloría General, señalando en la parte superior la siguiente leyenda.

DE CONTENIDO

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que

constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la
presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen
a continuación.

• Introducción
• Antecedentes Históricos
• Marco Jurídico - Administrativo
• Atribuciones
 • Estructura Orgánica
• Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades)
• Objetivo y Funciones

Introducción

Se refiere a la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector,

sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos
generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información
sobre el ámbito de competencia de la organización que se trata, cómo se usará, y
cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un

máximo de tres cuartillas.
Antecedentes Históricos.

Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos

pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, entidad o unidad
administrativa; se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los
aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de
creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo
citado lleva a imprecisiones.

Marco Jurídico - Administrativo

En este capítulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que
regulan la operación y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades

administrativas comprendidas en ella. Formalmente, los ordenamientos jurídico –

administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos
explicativos adicionales.

Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos – administrativos

vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación.

♦ Constitución Política de la República Mexicana

♦ Constitución Política del Estado
♦ Leyes
♦ Códigos
♦ Decretos
♦ Convenios
♦ Reglamentos
♦ Acuerdos
♦ Actas Constitutivas
♦ Circulares
♦ Otros
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurídicos y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín
Oficial, en forma cronológica en cuanto a su aparición. Cualquier ordenamiento que
presente modificaciones posteriores se integrará cronológicamente según su última
fecha de reforma.
Atribuciones

Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para alcanzar
los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer,
asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o
administrativo.

Este apartado consiste en una transcripción textual de las facultades conferidas en

la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, cuando sea el caso del
Manual General de Organización de una Dependencia y cuando se trate del Manual
de Organización de una unidad administrativa (Dirección General o equivalente), se
transcribirán las atribuciones que le asigna el reglamento interior a la Dependencia,
indicándose el artículo correspondiente, o lo especificado en alguna otra
normatividad que le resulte aplicable. Con relación a un manual de organización de
una Entidad, se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o decreto de
creación y del reglamento interior de la misma.

En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del
ordenamiento, artículo y las fracciones correspondientes.
Estructura Orgánica

Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades

administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos
administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma
que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de
dependencia.

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su

representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o nominación
de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar
las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad
administrativa.

Organigramas
6.4.4 DE PROCEDIMIENTOS
Este contiene la información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre las
actividades y responsabilidades que se realizan en un área específica de la
organización.

Si tomamos y analizamos las dos palabras claves de este subtítulo, encontramos:

“manual” y “procedimientos”. Entonces, remitiéndonos al Diccionario de la Lengua
Española Real Academia Española, hallamos tres acepciones posibles para la
palabra “procedimiento”, a saber:

1. Acción de proceder.

2. Método de ejecutar algunas cosas.

3. Actuación por trámites judiciales o administrativos (DRAE, 2005).

En nuestro caso, la segunda acepción es la más adecuada: reemplazando “cosas”
por “tareas”, podemos inferir que un procedimiento es el “método mediante el cual
debemos ejecutar las tareas” y, por lo tanto, un manual de procedimientos puede
entenderse como un conjunto de procedimientos, que pretende describir la forma o
la secuencia de pasos que se deben realizar para llevar a cabo una determinada
actividad, entendiendo la actividad como un conjunto de tareas que deben realizarse
de una determinada forma y en un determinado orden.

Para tratar de entender la función del manual de procedimientos dentro de una

organización, supongamos por un momento que la forma de realizar una actividad
específica es conocida por una determinada persona. Si por cualquier causa, dicha
persona debe abandonar temporal o de manera definitiva la organización,
seguramente explicará cuál es la secuencia de pasos para llevar adelante la
actividad a una nueva persona. Indudablemente, habrá un emisor y un receptor en
esta transmisión, pero ¿quién asegura que la información que quiso transmitir el
emisor sea bien comprendida por el receptor? Es más, pensemos por un momento
que luego de pasar un breve período de tiempo, el receptor decide irse de la
organización y se convierte en un nuevo emisor que indicará a un nuevo receptor la
forma de llevar a cabo la tarea. Probablemente, esto termine en una secuencia de
pasos que diste bastante de la forma correcta de hacer la actividad.

Esta suposición nos lleva a pensar que es poco probable que del “boca a boca”
pueda transferirse profesionalmente la forma de llevar a cabo las tareas y que, si
queremos optimizar los métodos con el fin de mejorar la eficiencia, seguramente
deberemos mejorar el método que se esté empleando en un determinado momento.

Esto implica que exista un método, y para que exista, necesariamente deberá tener
que ser escrito.

Por último, si pensamos en la toma de tiempo como medida del trabajo que se debe
mejorar, necesariamente, para comparar, deberemos tener una forma
preestablecida para la realización de la tarea. Por ejemplo, si deseamos saber
cuánto se tarda en llegar de un punto A a un punto B, necesariamente debemos
definir el camino
que nos lleva de A a B, dado que evidentemente habrá varios caminos posibles y si
tomamos el tiempo entre distintos caminos no podremos obtener conclusiones para
mejorar el actual camino, porque no existiría un registro del camino actual.

De lo dicho hasta aquí se puede inferir que, en la empresa, un procedimiento cumple

al menos dos funciones primarias: a) establecer la forma en que debe realizarse la
tarea acordada por la empresa y b) obtener un punto de partida para posibles
mejoras.

De estas funciones primarias se desprenden funciones secundarias como:

a.1. Lograr que cualquier persona de la organización realice la tarea y la actividad

de la misma manera (manera en que fue pensada en función de los objetivos

organizacionales).

a.2. Inducir a la calidad, ya que, tomando el concepto de calidad total, se deben

definir los objetivos, decir cómo se llega a esos objetivos, escribir el cómo y cumplir

sistemáticamente con lo escrito –que, si fue bien pensado, debería llevar al logro de

los objetivos.

b.1. Hacer las actividades según un método, supuestamente, llevará a resultados

muy similares cada vez que se realice la misma actividad. Registrar el método en
forma escrita permitirá evaluar el procedimiento y realizar modificaciones en alguno
de sus componentes si se considera necesario. Así, se podrá mejorar en alguna de
las siguientes variables:

b.1.1. recursos materiales,

b.1.2. recursos humanos,

b.1.3. recursos tecnológicos,

b.1.4. calidad del producto o servicio.

6.4.5 DE CALIDAD
Según la norma ISO 9000:2000 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y
vocabulario (ISO 9000:2000)”, un Manual de la calidad es un documento que
especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. Es decir, es el
documento en el que se centran los objetivos, los estándares, las políticas y los
instrumentos con los que se dota una organización con respecto a la calidad,
descritos de manera general.

El tamaño y complejidad del manual de calidad va en relación con las características

de cada organización, ya que algunas deciden ampliar su utilidad.

Por lo que no va a tener la misma extensión el documento de una pyme que el de

una empresa casi multinacional.

El manual de calidad es un documento público que las organizaciones ponen a

disposición de clientes, usuarios, proveedores e instituciones para conocer los
estándares de calidad bajo los que se rige una organización.

Objetivo que persigue

Sus objetivos principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la

calidad de la organización para que se conozcan sus intenciones y de esta manera
compartir conocimientos y experiencias en el ámbito tanto interno como externo.

Las organizaciones no están obligados a elaborar el manual de calidad, ya que no

es un requisito de la norma ISO 9001:2015.

En esta última versión, se enuncia que la información que maneja la empresa en

cuanto a la política de calidad que se sigue, debe estar documentada, pero no
determina el modo de hacerlo.

Además, permite a una organización poner en práctica la transparencia,

conformidad e implicación con los altos niveles de calidad y mejora continua de
acuerdo con los parámetros establecidos.
Cabe mencionar que la responsabilidad de su elaboración es de la gerencia o
dirección general.

Ventajas de un manual de calidad

Te mencionamos algunas de las ventajas de realizar el manual de calidad

Garantiza la comprensión de los requisitos legales por parte de todos los integrantes
de la empresa y, por tanto, su cumplimiento.
• Permite que los procesos internos generen más valor
• Los procedimientos de calidad están perfectamente definidos para que la
actividad productiva y los outputs sean uniformes
• Se tiene un control permanente sobre cada proceso individual que se
enmarca en SGC, por lo que se detectan rápidamente los fallos, si se dan
• Se optimizan los resultados al tener las directrices a seguir claras, tanto en
términos de eficacia como de desempeño
• Permite identificar las necesidades y sentar las bases para alcanzar la mejora
continua que se busca con la norma
• Permite mejorar la comunicación tanto de manera interna como externa

¿Quién debe realizar el manual de calidad de una empresa?

Para realizar el manual se debe considerar un grupo integrado por el director de la

organización, los auditores tanto externos como internos y estar verificado por los
demás departamentos que se puedan ver afectados.

¿Cuál es el alcance de este manual?

El alcance no tiene límite de tamaño y debe incluir la información necesaria para
determinar lo que se encuentra cubierto por los procesos del SGC.
Por lo tanto, cada organización puede decidir libremente el alcance y ambición de
su manual, lo que influirá directamente en su estructura, aspectos recogidos y
extensión.
Toma en cuenta que este documento debe ser elaborado por integrantes que
tengan un buen conocimiento de la organización y estar básicamente integrado por
el personal indicado en la sección anterior.
Todo manual de calidad ha de reflejar unos elementos mínimos que ayuden a
visualizar los procedimientos que se van a llevar a cabo para el control de la calidad
del producto o servicio ofertado por la organización y estos se enlistan a
continuación.
Estructura de Manual de Calidad
La ISO 9001:2008 en su apartado 4.2.2 Manual de la calidad establece que debe
incluir:

“La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:

a) el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la

justificación de cualquier exclusión

b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la

calidad, o referencia a los mismos, y

c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la

calidad.”

En la versión actual de la norma se incluye la gestión de riesgo y la necesidad de

incorporar un análisis DAFO para contextualizar la norma en el marco en el que se
desarrolla la empresa.

A continuación, presentamos una estructura que puede tomarse como referencia de

los contenidos de un Manual de Calidad:

• Portada
• Tabla de contenido o índice, en ella se indican las secciones que integran el
documento en su totalidad y todo lo que la empresa considere necesario para
avalar su SGC.
• Introducción, en este apartado se debe incluir de manera general información
sobre la propia empresa y sobre el manual de calidad.
• Alcance y presentación de la organización:
• El alcance hace referencia a la enumeración de las actividades o
departamentos de la empresa que se rigen por los estándares del SGC
adoptado.
• La presentación de la organización corresponde a una breve descripción de
la historia de la organización.
• Normas legales, son las normas que le aplican de acuerdo con el ramo de la
organización estas pueden ser nacionales como internacionales.
• Estructura jerárquica que presenta la empresa, es conveniente conocer a
través del manual de calidad quién dirige, desempeña o verifica los procesos
de calidad en la actividad productiva de la compañía.
• Política de calidad, las directrices por las que se rige la empresa para cumplir
los estándares de la norma. Se incluye en manuales de calidad, indicando
qué va a hacer la empresa, de qué modo, quiénes son los responsables de
estas actividades.
• Objetivos de calidad que se han establecido en la organización.
• Es importante incluir como se va a difundir para que la toda la organización
sea conocedora de la misma. Es una forma de dejar por escrito el
compromiso real que se tiene con la calidad.
• Sistema de Gestión de la Calidad, se detalla la descripción del sistema de
gestión de la calidad adoptado y su implementación en la compañía.
• También deben figurar los métodos y herramientas que se van a utilizar para
cumplir los objetivos de calidad que impera en la empresa en los distintos
procedimientos.
• Responsabilidad de la Dirección, como afronta la dirección las
responsabilidades que tiene a su cargo.
• Gestión de los recursos, descripción del estado en el que se encuentran los
recursos humanos y materiales de la organización
• Gestión de riesgo, como la organización va a hacer frente a aquellos riesgos
que tiene identificados.
• Realización del producto o servicio, aborda el modo de desempeñar las
distintas tareas que se incluyen en la producción y desarrollo del output en
materia de calidad: planificación, compras a proveedores, relación con el
cliente, herramientas de control de la calidad aplicadas…
 • Medidas, análisis y mejoras, cómo y con qué herramientas se va a controlar
la aplicación de la política de calidad, qué acciones correctoras se van a
tomar en caso de que se presenten irregularidades y cómo se analizarán
todos estos datos.
• y por último se debe considerar incorporar los Anexos, es decir cualquier
texto, informe, valoración o diagrama que sirva de apoyo al tema central. Ten
en cuenta que este tiene dos públicos principales: los auditores y los clientes.
• Se trata de que la empresa pueda tener datos suficientes para saber cómo
perseguir y alcanzar la mejora continua dentro de su actividad productiva.

Aspectos para considerar en su elaboración

Aunque no es obligatoria su elaboración vale la pena realizar un esfuerzo dentro de

la organización para tener este documento, por lo que te recomendamos considerar
lo siguiente:

• Solo existirá una versión vigente y esta deberá ser del conocimiento de todo
el personal
• Dentro del alcance del manual de calidad, en caso de existir exclusiones de
algún tipo estas deberán justificarse claramente
• La estructura de este documento es flexible, pese a que existan unos
contenidos mínimos
• Usa referencias, siempre que sea adecuado incorpora referencias a normas
o documentos que existen en la organización
• Los procedimientos de calidad deberán estar completamente documentados
al igual que los procesos de los sistemas de gestión de calidad, integrados o
no.
• Detallar con claridad toda la información de la organización
• Considera incluir una sección de anexos, en esta se podrá integrar planes,
listados de documentos, requisitos legales, etc.
• Se deberá revisar de una manera periódica para asegurar el correcto
mantenimiento de la norma ISO 9001
Recuerda que el manual de calidad es importante y debe estar diseñado para que
sea útil y no solo para mostrarlo como parte de las evidencias a un auditor.

6.5 DISTRIBUCION DE ESPACIOS DE TRABAJO

La Distribución de Espacios de Trabajo en un diseño organizacional, busca el
equilibrio entre las diversas personalidades que trabajan en un mismo espacio.

La clave para que la Distribución de un Espacio de Trabajo sea un lugar de trabajo

eficaz se basa en el equilibrio.

Si nos paramos a pensarlo bien, la mayoría de las tareas de la oficina de hoy se

pueden realizar desde laptops y smartphones. Por lo tanto, hipotéticamente, lo único
necesario para desarrollar un trabajo sería un espacio para sentarse, ya sea de
manera individual o en grupos. Distribución

Sin embargo, las personas, los trabajadores buscamos algo más que un escritorio
donde poner tu laptop. Deseamos pasar nuestros días laborales en un espacio
inspirador que contribuya a alcanzar nuestros objetivos. Por eso la distribución de
los espacios de trabajo es tan importante.

Al mismo tiempo, buscamos un lugar de trabajo que facilite nuestro bienestar

cognitivo y físico y que nos permita concentrarnos e interactuar productivamente
con nuestros colegas.

Un espacio de trabajo con opciones diversas

Por esa razón, las empresas contemplan cómo diseñar un espacio de oficina
actualizado y eficaz para sus empleados quienes se enfrentan a un rango de
opciones cambiante y contradictorio.

Pues las propuestas son diversas y contradictorias, acrecentando, de esta forma la

confusión. Mientras una publicación habla sobre las virtudes de pasar a un entorno
laboral libre que priorice la movilidad, otra sugiere la estabilidad de los cubículos.

Por si esto no fuera poco, también hay cada día más estudios, como algunos sobre
los gustos de las diferentes generaciones.
La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las
instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

objetivos

• Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las

unidades que conforman una organización.
• Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado
para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz.
• Permite a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos
que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

ventajas

• Disminución de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y

trabajadores.
• Circulación adecuada para el personal, equipos móviles, materiales y
productos en elaboración, etc.
• Utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad.
• Seguridad del personal y disminución de accidentes
• Localización de sitios para inspección, que permitan mejorar la calidad del
producto.
• Mejoramiento de las condiciones de trabajo.
• Incremento de la productividad y disminución de los costos

criterios para la distribución del espacio de trabajo

• Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar

efectivamente.
• Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.
• Flujo: Permitir que los procesos se den sin tropiezos.
• Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores
y el traslado de los materiales.
Vamos a lo básico

Hay 3 necesidades claras que un espacio de trabajo debe ofrecer un proyecto de

distribución espacios de trabajo basado en el diseño organizacional:

1. Sentido de pertenencia.

2. Área privada

3. Área de recepción.

4. Lugar para sus pertenencias.

De esta forma, mejor que intentar predecir o acertar tendencias es analizar las
necesidades y la experiencia humana, pues estamos diseñando un sistema
operativo humano.

CONCLUSION
Las técnicas de organización son herramientas que permiten tener un espacio de
trabajo organizado y que los empleados sabrían la funcionalidad que ellos tendrían
en cada una de sus áreas , aplicándose de acuerdo a las necesidades de cada
empresa , realizando el estudio adecuado para cada una para determinar cuál es
su viabilidad que la empresa necesita para ser rentable en el mercado siendo
fundamental para garantizar un éxito de toda la gestión ,todo estos temas crean un
mejor entendimiento de cómo utilizar cada uno de las técnicas siendo un proceso
administrativo adecuado , Como conclusión, se puede decir que la técnicas de
organización es una forma de administrar los esfuerzos de todas las personas que
trabajan en el proceso técnico de una organización. Esto, con el fin de aprovechar
los recursos disponibles de una empresa de la forma más eficiente posible. Esta
organización siempre deberá estar de acuerdo con los objetivos y metas que se
esperan alcanzar.
CASO PRACTICO
Objetivos del manual

Objetivo general

Proporcionar una visión clara e integral del Hogar, su personal y funciones, para
determinar las acciones que deben ser ejecutadas para la consecución de los
objetivos, así como para identificar eficientemente las medidas excepcionales que
surjan en una emergencia.

Objetivos específicos

Organizacionales

1. Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo en relación con el resto

de la Organización.

2. Definir claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

puestos de trabajo que componen cada Unidad.

3. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Funcionales

1. Establecer las funciones asignadas a cada puesto de trabajo, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
2. Establecer el perfil de los diferentes puestos de trabajo y requisitos especiales.
3. Apoyar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
4. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
5. Brindar al Hogar una herramienta técnico-administrativa, con información
actualizada, que le sirva para encausar todos sus esfuerzos y cumplir así sus
objetivos.
Normas del manual
A fin de garantizar la eficacia del manual es necesario cumplir y respetar las
siguientes normas del manual:
1. El presente Manual es propiedad del Hogar y es proporcionado al empleado como
una guía general para el óptimo desempeño de su cargo.
2. Para su validación el presente Manual deberá ser aprobado por la Junta Directiva
en sesión debidamente instalada.
3. Dada la dinámica organizacional el Manual deberá revisarse una vez al año, para
efectuar aquellos cambios que se consideren pertinentes, evitando que se vuelva
una herramienta obsoleta.
4. La aplicación del presente Manual será obligatorio para todo el personal del
Hogar.
Aspectos generales
Instructivo para el uso
Este manual debe darse a conocer a las diferentes áreas que conforman la
estructura organizativa del Hogar, de tal forma que su contenido no sea ignorado,
sino más bien aplicado en las actividades que sea requerido.
Ámbito de aplicación
De conformidad a los objetivos anteriores, el presente manual de descripción de
puesto ha sido diseñado con la finalidad principal de que su validez y aplicación
comprenda el quehacer operativo de cada uno de los puestos de trabajo que
conforman la estructura Organizativa del Hogar.
Alcances del manual
Toda herramienta técnica-administrativa tiene su alcance. El presente manual no es
la excepción, por lo que se considera lo siguiente:
1. El manual constituye una herramienta de organización que busca identificar las
diferentes funciones y responsabilidades de las Unidades Administrativas para
alcanzar el logro de los objetivos del Hogar
2. Los diferentes componentes del manual no tendrán ninguna validez aplicación
práctica, mientras no se respeten adecuadamente.
Organigrama
El Hogar San Pedro Claver, cuenta con una estructura centralizada en la Madre
directora, razón por la cual se tienen muchos retrasos en la toma de decisiones y
otro tipo de actividades que se desarrollan dentro del mismo. Se aprecia además
que el concepto de delegación no ha sido del todo desarrollada: la directora recibe
reporte de actividades directamente de todos – a excepción de los operarios de
tilapias.
En términos simples: la directora tiene demasiadas responsabilidades que atender
y demasiadas situaciones que solucionar. Esto puede impactar en la efectividad de
las decisiones que formula, ya sea por un retraso derivado del tiempo para tomarlas
o por la falta de oportunidad para hacerlo. Debe recordarse que la función de un
director es más bien estratégica, por lo que necesita de un equipo que complemente
su propio análisis del entorno. La importancia de la función del director resalta en el
Hogar por las aspiraciones que tienen de sostenerse y crecer, tanto en el área de
cuidados al adulto mayor, como en la producción y venta de tilapia.

En cuanto a las otras áreas, es de observar que la formación del personal es más
bien empírica y, en algunos casos, puede no responder a las necesidades
inmediatas del Hogar. En el área de atención al adulto mayor, por poner un ejemplo,
no hay un médico de planta que esté presto a atender las emergencias que surgen.

Dentro del hogar hay una monja con formación en psicología y otra con formación
de trabajadora social. El servicio médico que ellas pueden dar es bastante limitado,
y en una situación de gravedad, inevitablemente se pierde tiempo valioso por
esperar a que un médico facultado acuda.

Dentro del área de producción una educación empírica, si bien podría garantizar
una reducción de riesgos al personal, no prepara en manera alguna a la empresa
de tilapias – poniéndolo en tales términos – para una rigurosa auditoría de salud.

Tampoco garantiza una rápida reacción a los cambios tecnológicos que permitirían
añadir eficiencia y valor agregado al proceso.
Una situación similar se da en la siembra y cosecha de frutas y verduras. Tal vez a
la fecha no resulte ser grave dado que esta labor se da principalmente para
abastecer al Hogar. Es ocasiones estos productos son vendidos en la comunidad.
El hincapié se hace entonces en la producción de tilapias.
A continuación, se presenta el diagrama organizacional que se tiene en el Hogar:

Luego de realizar un estudio con respecto a las obligaciones de cada uno de los
empleados se recomienda un nuevo tipo de estructura o jerarquía, la cual se
muestra en el siguiente organigrama. Ésta nueva estructura permitirá a la Madre
directora tener el tiempo suficiente para dedicarlo a proyectos de auto sostenimiento
del Hogar San Pedro Claver:

CONCLUSION:

Como conclusión de este caso practico se pudo apreciar como distribuir las áreas y
que funcionalidades tienen cada una de ellas para un mejor entendimiento ya que
ayudan a en organizar que tipo de esfuerzos realizarían, siguiendo sus objetivos de
la empresa para lograr el éxito en ella, hay que entender que nuestros empleados
son parte de la organización para maximizar a una mejor productividad y
reconocimiento de ella.
BIBLIOGRAFÍA
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