REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO ELÍAS CALIXTO POMPA
CONVENIO LUZ-CONTADURÍA
II TRIMESTRE-SABATINO/VIRTUAL

Estructura, manuales e instrumentos auxiliares

de la administración

Profesor: Autores:
Francisco Cova Ortega Ana V- 28.006.324
Materia: Administración General Zerpa Paola V- 25.990.021

León Carmen V-22.047.721

Ramos Kareny V-26.672.087

Leal Niyerlin V-26.527.966

Guatire, Junio 2021

 ÍNDICE

Introducción

Definición de Manuales………………………………………………….……….…3

Objetivos de los Manuales...…………..…………………………………………3-4

Definición de organigrama………………………………………………..……...4-5

Tipos de organigramas……………………………..……………………………..5-7

Funciones de los Sistemas Administrativos………………………………..……6-7

Parte práctica………………………………………………………………………7-10

Conclusión…………………………………………………………………………...11

Bibliografía…………………………………………………………………………..12

Anexos…………………………………………………………………...……….13-16

1
 INTRODUCCIÓN

El trabajo a continuación está enfocado en las funciones de los sistemas

administrativos y los instrumentos auxiliares de la administración; donde se
conocerá a cerca de los manuales y sus objetivos, así como de los organigramas
y los tipos que existen de esta herramienta. Luego de desarrollar y analizar los
conceptos antes mencionados se estudiará un caso practico para el cual se creó
una línea de taxis con el fin de implementar el contenido de esta unidad, como
definir su planeación, organización, dirección y control y la realización de un
organigrama de la empresa.

Ahora bien, antes de adentrarnos en el tema debemos conocer brevemente

que son los manuales, los organigramas y las funciones administrativas; en
primer lugar, los manuales para las empresas contienen en forma clara y
ordenada la información o instrucciones, sobre historia, organización, políticas y
procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.

En segundo lugar, los organigramas son esquemas que muestran la

estructura interna de una empresa, donde se representa de forma visual y clara
la jerarquía y funciones de todos los empleados, cargos y departamentos que
conforman la organización. Por último, las funciones administrativas son el
conjunto de actividades de un sistema, coordinadas para lograr metas
compartidas a largo y corto plazo, en las próximas páginas se especificará cada
una de ellas.

Es importante conocer esta información ya que permite la formación del

conocimiento para la gerencia de las empresas, al mismo tiempo que facilita la
comprensión de los sistemas administrativos en las organizaciones y el buen
aprovechamiento de estas herramientas causará la eficiencia y eficacia de la
entidad.

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 Estructura, Manuales E Instrumentos Auxiliares De La Administración.

Definición de Manuales: El término manual ostenta dos acepciones diferentes

que coinciden en que ambas son ampliamente utilizadas por el común de la
gente.

Por un lado el término manual puede hace referencia a aquello que se

realiza o produce con las propias manos, como puede ser el caso de cualquiera
de los trabajos manuales que existen y que se les ocurran, la pintura, el tejido, la
escritura, la gastronomía, entre otras y por el otro, con la misma palabra también
podemos querer referir a aquel o aquella persona que produce trabajo con sus
manos, tal es el caso de un operario de una fábrica que realiza sus quehaceres
manualmente sin la ayuda de ningún tipo de máquina o apoyo por el estilo.

En tanto y como bien señalamos al comienzo de esta reseña, el término

manual ostenta otro significado, porque con la palabra manual también podemos
hacer referencia a aquel libro que recoge lo esencial, básico y elemental de una
determinada materia, como puede ser el caso de las matemáticas, la historia, la
geografía, en términos estrictamente académicos o también, es muy común, la
existencia de manuales técnicos que vienen generalmente acompañando a
aquellos productos electrónicos que adquirimos y que requieren de su lectura y
la observación de las recomendaciones que contienen antes de poner en
funcionamiento los mencionados.

Cuáles son los objetivos de los manuales:

Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de:

• Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.

• Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de

trabajo, departamento o de la organización toda.

• Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las

labores de la empresa u organización.

• Componen el historial de procedimientos de la organización, ganando

luego valor documental.

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 • Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al
ideal esperado por la empresa.

Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Servir como medio de integración y orientación al personal
nuevo, facilitando su incorporación a las distintas funciones
operacionales.
d) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.

Definición de Organigrama: Los organigramas son representaciones gráficas

de las estructuras organizacionales de una empresa. En los organigramas son
reflejados los esquemas y estructuras de la compañía, así como los niveles
jerárquicos existentes en la misma.

Es decir, un organigrama se encarga de mostrar la estructura interna de la

organización en su totalidad: empleados y cargos en un orden jerárquico. Los
organigramas pueden usar formas como rectángulos u otras, así como emplear
varios recursos gráficos como fotos, ilustraciones, iconos; o incluso agregar más
información aparte de los empleados y cargos, como correos electrónicos y
enlaces a páginas web. Lo importante es que sea una representación visual
bastante clara de la organización.

Hay que destacar por otra parte que no hay ningún organigrama fijo para
todas las empresas. Porque cada empresa es la que debe seleccionar qué tipo
de organigrama es el idóneo para la organización en la que se trabaja. Para que
un organigrama sea el indicado, hace falta adaptar su estructura para que
cumpla con las necesidades solicitadas en su totalidad.

Cuáles son los tipos de Organigramas: Cada empresa es un mundo. Las hay
que querrán mostrar su estructura jerárquica o de autoridad y otras las áreas o
funciones anexas a una principal.

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 Por otro lado, puede ser interesante representar los niveles de arriba a
abajo o de izquierda a derecha. Por tanto, podemos decir que existe un
organigrama adecuado para cada necesidad.

Tipos de organigrama por la finalidad

En este caso el objetivo es conocer la finalidad que persiguen. Sabiendo

qué queremos representar podremos elegir el más adecuado.

• Organigrama analítico. El fin es conocer los procesos de la empresa.

Normalmente se representa por una serie de cuadros conectados por
flechas que indican la dirección a seguir. Por ejemplo, un proceso de
compras estaría formado por un cuadro de recepción en almacén, otro de
gestión del albarán, gestión de facturas y pago de estas al vencimiento.
• Organigrama informativo. En este caso se busca ofrecer información
organizacional a personas externas a la empresa. Estos tipos de
organigrama son habituales en grandes compañías que suelen tenerlos
en sus páginas web. Deben ser visualmente sencillos.
• Organigrama matricial. En este caso lo que se busca es presentar en una
figura, con forma de matriz, las diferentes áreas o funciones. Se suelen
agrupar los miembros de un proyecto de forma horizontal y las direcciones
de las que dependen en vertical.
• Organigrama jerárquico. En este tipo lo importante es la jerarquía. Por
eso, se plantean los diferentes niveles de autoridad de arriba a abajo. Una
modalidad es el organigrama escalar que representa dicha jerarquía en
forma de sangrías.

Tipos de organigramas por la forma de presentación

En este caso lo importante es cómo se representan. Así, la finalidad nos

indica qué buscamos y la presentación en la que lo vamos a visualizar. Los más
relevantes serían:

• Organigrama vertical. En él se representan las partes de arriba a abajo y

de forma jerárquica. Aquellos con mayor autoridad estarían en la cima.

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 Dentro de estos encontramos los organigramas lineales, que establecen
relaciones directas (líneas) de autoridad entre los diferentes niveles.
• Organigrama horizontal. En estos casos, no se busca mostrar la autoridad
sino las relaciones. Por eso se presentan de izquierda a derecha, de forma
que todos tengan el mismo nivel jerárquico.
• Organigrama mixto. Este aúna las ventajas de ambos, el vertical para
representar los niveles de mando y el horizontal para representar las
relaciones en cada nivel.
• Organigrama circular. Por último, tenemos este tipo de organigrama que
se representa por medio de círculos concéntricos. En el centro estaría la
dirección general y a su alrededor las diferentes direcciones funcionales.
Facilita una visión global y sencilla de la empresa.

Tipos de organigrama según su naturaleza

• Organigrama micro administrativos. Son esquemas gráficos que se

refieren a una sola organización, ya sea a nivel global o departamental.

• Organigrama macro administrativos. Este tipo de esquema involucra a

varias compañías. Son muy útiles, por ejemplo, para grandes grupos
empresariales con áreas de negocio diferenciadas.
• Organigrama meso administrativos. Se utiliza generalmente en el sector
público, y hace referencia a esquemas de una o varias organizaciones
dentro de un ámbito específico.

Funciones de los Sistemas Administrativos:

Los sistemas difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de
procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el
propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la
organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones son
las siguientes:

• Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o

recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos
originados por las transacciones

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 • Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por
el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u
organización de almacenamiento adecuado.
• Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema
deben mantener actualizados.
• Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para
el sistema de información, ella se encarga de producir la información
requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la
soliciten.
• Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los
usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas
son generalmente cortas
• Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por
el sistema de información deben ser confiables y veraces

Parte practica:

Aplicar las siguientes funciones administrativas, suponiendo que va crear

una empresa de línea de taxis.

A) Planeación -------------se refiere a que voy hacer? En este caso, es una

empresa línea de taxis

Se va crear una empresa de taxi con las siguientes características:

• Nombre de la Empresa: TodoRumbo, C.A.
• Ubicación de la Empresa: Ubicados en los puntos TR (En las rosas,
castillejo, valle arriba, maiquetia)
• Oficina: La empresa tendra una sede principal ubicada en el centro
comercial Castillejo, C.A.y otra sede donde estara el taller mecanico
para los taxis.
• Clientes: Todo público, (En especial las personas que viven en las
residencias), aeropuertos, viajes largos, servicios de transporte a las
empresas, etc.
• Conductores: Deberán cumplir una serie de requisitos para poder
formar parte de la línea de taxi.
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 • Horario de Trabajo: 24 horas tanto el personal interno y los
conductores. (Comuniquese al 0800-863678626 o 0800-TodoRumbo)
• Forma de Pago: Transferencias del mismo banco, Pago móvil, divisas,
Zelle, efectivos, sistema de tarjetas electrónicas Taxipago.
• Vehículos: Contaran las mejores condiciones y servicios para ofrecerle
a los clientes. La cantidad de vehiculos no es relativa.
• Permisos: Se gestionaran todos los permisos pertinentes para la
creación de la empresa.
• Licencias: Los conductores tendran todos sus permisos y licencias
necesarias.
• Taller: La empresa contara con un espacio para el mantenimiento y
reparaciones del vehiculo.

B) Organización----------- ¿qué hacer? Se refiere a los objetivos

• Personal: Contratar al personal. La empresa estará compuesta por un

mínimo de 13 personas. 5 forman parte de la sociedad y 8 son
empleados. Sumado a los conductores (No se cuenta con estimaciones
de cantidad de choferes) y demás empleados que se contraten
conjuntamente al crecimiento de la compañía.
• Cargos: Son 5 socios, cada uno ocupará un puesto de alta categoría.
Cada puesto representa un departamento que a su vez dirige a otro sub-
departamento. La Gerencia estará a cargo de Kareny Ramos, la Sub
Gerencia bajo el control de Niyerlin Leal, el Departamento de
Administración estará dirigido por Ana Ortega, el Departamento de
Logística por Carmen León y el Departamento de Atención al Cliente
por Paola Zerpa.
• Vehículos: Adquirir los vehículos, los cuales estarán disponibles para
aquellos choferes que no tenga carro propio. Los carros deben
permanecer en buen estado, limpio, ordenado; por lo que se les hará un
mantenimiento general a los vehículos semanalmente en el taller.
• Mecánico: Los mecánicos debe tener más de dos (2) años de
experiencia. Ejecutar las principales actividades como el mantenimiento

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 preventivo, diagnostico, remplazo de repuestos, revisión técnica,
reparación y velar por el buen funcionamiento y calidad de los vehículos.

C) Dirección e integración------ se refiere a ¿con quién y con qué? Seria

las estrategias

• Funciones por Cargo: El Gerente General debe encargarse de

gestionar todos los documentos legales para la creación de la empresa
(Registro Mercantil, Actas de Asambleas, Inventario Inicial, Permisos
necesarios para el funcionamiento de la misma, etc.), obtener los carros,
realizar el trámite para asegurarlos, también tiene que supervisar que los
objetivos de la línea de taxi se están llevando a cabo con éxito. El Sub
Gerente debe ocuparse de la apertura de las cuentas bancarias en las
entidades más comunes. Posteriormente, supervisar el trabajo realizado
por el personal de la empresa y reportar por medio de un informe al
Gerente General.
Asimismo, el jefe del departamento de Administración debe
suministrarles la documentación legal a los Gerentes para su
procesamiento. También, debe contratar al personal y a los conductores,
suministrarle el uniforme, carnet y todo lo necesario para su desempeño.
Deberá ocuparse de realizar todos los pagos y de llevar la información
financiera y contable de la empresa de la mejor manera posible.
De este modo, el jefe del departamento de Logística, se
encargará de suministrarle a los conductores los cauchos de repuestos,
herramientas necesarias, letrero de taxi, licencias, permisos, y todo lo
necesario para su desempeño.
De esta manera, el jefe del departamento de Atención al
Cliente, se encargará de suministrarles a los conductores los radios, el
servicio de GPS y el punto de venta. El jefe del departamento de atención
al cliente debe evaluar la hora de salida y de llegada del vehículo.
• Beneficios de la Empresa: Todos los empleados estarán afiliados a los
temas parafiscales y contarán con una póliza de seguro.
• Vehículos: Deben tener las herramientas necesarias para los casos de
emergencia y una identificación externa en el vehículo que identifique a

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 que línea de taxi pertenece y el número de teléfono para que los clientes
se puedan comunicar con la oficina y realizar su requerimiento o
denuncias, así como también la página web de la compañía.
• Conductores: Estan en la obligacion de tener a la mano todos sus
permisos y licencias, deben estar presentables, prestar un servicio de
calidad. Los conductores deben cancelar una tarifa mensual del 10% de
sus ingresos devengados. Los conductores podran ser socios de la línea
solo si cumplen una serie de requisitos que pasarán por un profundo
proceso de analisis de los socios y obtendrán un descuento en el pago
de su tarifa mensual del 2% de sus ingresos devengados.
• Beneficios de la Sociedad de la Línea: Obtiene un seguro funerario,
becas estudiantiles, si el vehículo no es propio sino de la empresa puede
optar por alquilarlo con opción a compra.
• Forma de Pago: La empresa implementará un sistema de pago llamado
taxipago que consiste en un punto de venta que cada vehículo traerá
incorporado a la guantera para que los clientes en nuestras oficinas
adquieran su tarjeta electrónica de taxipago. Pueden recargarla por la
página web y directamente en nuestras sedes. También, se aceptan
transferencias del mismo efectivo, banco, Pago móvil y divisas.

D) Control --------------------se refiere a la evaluación y verificación, es decir

es la supervisión de las actividades que se está realizando.

En este mismo orden de ideas, el Gerente General, el Sub Gerente, el

Jefe del departamento de Administración, Logística y Atención al Cliente
deben validar y si aplica, aprobar los requerimientos planteados por los
empleados y conductores para el óptimo funcionamiento de la línea de taxi. Así
como, reunirse mensualmente para la supervisión y verificación de los procesos
internos de la empresa y la calidad del servicio ofrecido por parte de los
conductores a nuestra clientela por medio de la realización de llamadas
telefónicas, calificación en la página web y aplicación de encuestas a los clientes
y al personal interno.

De forma tal, que si se observa debilidades o se detectan problemas se

tiene que afrontar y tomar en consideración para la mejora de la empresa.

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 CONCLUSIÓN

Con base a lo antes expuesto, la importancia de los manuales radica en que

los mismos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una
organización; a través de ellos se logra evitar grandes errores, además son una
guía muy útil para lograr una eficiente administración por su información
ordenada y sistemática.

Por otro lado, el segundo instrumento estudiado fue el organigrama,

clasificados por su finalidad, forma de presentación y su naturaleza, de gran
importancia en la empresa ya que con este, resulta más sencillo conocer los
procesos de cada área, su relación y aporte a la empresa y más específicamente
cual es la función que debe desempeñar cada uno de los miembros del equipo
de trabajo, agilizando los procesos y reduciendo las barreras entre la empresa y
agentes externos, como proveedores y socios.

Por último, las cinco funciones administrativas (planificación, organización,

dirección, coordinación y control; la primera de estas prepara las actividades para
condiciones futuras fijando objetivos que serán el camino a seguir para alcanzar
las metas, la segunda (organización) trata de movilizar los recursos humanos y
materiales necesarios para cumplir con la planificación.

En tercer lugar, la dirección pone en marcha todos los lineamientos

establecidos en la planeación y organización, de modo que dirige las actividades
hacia el cumplimiento de los objetivos. En cuarto lugar, la coordinación debe
armonizar los procesos y las actividades realizadas por la empresa; por último,
controlar que las actividades de la empresa se ajusten a las políticas y objetivos
de la organización en general.

De acuerdo a la teoría expuesta se procedió a la creación de la línea de

taxis TodoRumbo, C.A., en la planeación se especifica la información de la
actividad de la empresa como su ubicación, clientes, forma de pago entre otras,
la organización especifica el personal y los recursos necesarios, la dirección
contiene las estrategias y funciones y por último el control por parte del gerente
, subgerente y otros de las actividades realizadas para de esta manera cumplir
con los objetivos comunes.

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 BIBLIOGRAFIA

https://www.definicionabc.com/general/manual.php

https://concepto.de/manual-de-procedimientos/#ixzz6y47v22f0

https://slideplayer.es/slide/3485449/

https://economiatic.com/que-es-un-organigrama-y-como-crear-uno-online/

https://economipedia.com/definiciones/tipos-de-organigrama.html

https://blogempresas.masmovil.es/cuantos-tipos-organigrama/

https://www.slideshare.net/orada1135/sistemas-y-procedimientos-
administrativos-63820776

12
 ANEXOS

Manuales

13
Organigrama

14
15
Organigrama de la Línea de Taxi

Logo de la línea de taxis

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