FECHA Que es un Organigrama Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Los empleados y sus cargos se representan con rectángulos y otras figuras, a veces incluyen fotos, información de contacto, correo electrónico y enlaces a páginas web, íconos e ilustraciones. Las líneas rectas o con un ángulo de 90 grados unen los niveles. Esto crea una representación visual clara de la jerarquía y los rangos de todos los empleados, trabajos y departamentos que conforman la organización. Los organigramas también se conocen con otros nombres, como diagramas de organización, diagramas organizativos o gráficos de jerarquía. No te dejes engañar: aunque tienen nombres diferentes, se trata del mismo diagrama. El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional y el capital humano de una organización, que muestra la línea de reporte de todos los puestos y empleados, así como la relación entre los diferentes departamentos. Su objetivo es dar claridad a todos los colaboradores para que tengan un panorama claro de la estructura actual de la organización, permitiendo identificar su rol dentro de la misma y detectando las fortalezas o áreas de oportunidad. El primer organigrama registrado en una organización lo realizó Daniel McCallum en el año de 1854.
Para que sirve un organigrama
Con frecuencia el organigrama se utiliza tan solo en el departamento de Recursos Humanos, pero su uso ofrece muchas ventajas para toda la organización. 1. Fácil de visualizar. El organigrama ofrece una manera sencilla de visualizar toda la estructura de una organización. Al ser gráfico y fácil de entender, fomenta que todos lo utilicen para conocer más sobre la misma. Algo que sin el organigrama se vuelve un proceso exclusivo para el área de Recursos Humanos. 2. Jerarquías y responsabilidades claras. Al ser el organigrama una representación de posiciones ordenadas por jerarquía, este da una clara idea de quienes son los responsables de cada área en la organización y facilita a los jefes explicar a sus colaboradores la labor que cada uno debe de desempeñar. Es muy útil para empleado de nuevo ingreso, les ayuda a ubicarse rápidamente en la organización y a conocer todas las áreas de la misma. 3. Facilita la planeación. Ya sea en procesos de crecimiento o en ajustes de personal, el organigrama facilita a los directivos de la empresa tener una idea clara y real de la situación actual, facilitando identificar a las personas clave dentro de la organización. Un punto importante es la información adicional que el organigrama pueda mostrar a los usuarios. Si los directivos pueden consultar métricas de la organización desde el organigrama, hará que los procesos de planeación sean mucho más productivos. 4. Identifica problemas en la estructura. Al poder comparar la estructura de organización de distintas áreas, si combinamos el organigramas con métricas como Costos, Ventas u otros indicadores, nos permite identificar si la estructura esta jugando un papel determinante en la diferencia de resultados entre dos áreas. Si bien el organigrama no nos puede llevar a una conclusión por si solo, si nos permite identificar con más claridad los problemas. 5. Ahorro de costos. Cuando las organizaciones crecen, es difícil mantener un orden en la estructura y con frecuencia permanecen en la empresa posiciones que ya no son necesarias, o que serían de mayor beneficio si son cambiadas de ubicación. El organigrama nos apoya en identificar estos casos y facilita la toma de decisiones acertadas.
Tipos de organigramas ¿Cuál es el mejor formato para un organigrama? En función de tus necesidades y el tipo de organización, es posible que desees elegir un formato menos tradicional de organigramas. Hay tres tipos de organigramas principales: jerárquico, matricial y plano. Organigrama jerárquico: este es el tipo más común y da origen al sinónimo "diagrama jerárquico". En una jerarquía, un grupo de personas se encuentra en la parte superior mientras que los individuos con menos poder se ubican por debajo en forma piramidal. Piensa en términos de una monarquía: el rey o la reina está en la parte superior; o en una organización, el director ejecutivo se ubicaría también en la parte superior. En una jerarquía, por lo general, los miembros se comunican con sus superiores y con las personas que dependen de ellos. Organigrama matricial: este es común en las empresas que tienen más de un director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de diseñadores gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico principal. Los diseñadores gráficos también trabajan en otros proyectos que probablemente estén liderados por otro gestor de proyectos. En este caso, los diseñadores gráficos deben rendirle cuentas a dos personas. Organigrama plano: este tipo, a veces denominado organigrama horizontal, prácticamente no tiene niveles medios de gestión y, por lo general, supone dos niveles: los directivos superiores y los empleados. En empresas como esta, los trabajadores tienen más responsabilidades y están más involucrados de forma directa en la toma de decisiones. Las relaciones en los diagramas a veces se denominan relaciones lineales (o cadena jerárquica), que representan desde el supervisor hasta el subordinado, y relaciones laterales, que muestran a los individuos en el mismo nivel. Con las relaciones lineales, es posible que haya líneas continuas que indiquen las principales líneas de autoridad o líneas punteadas que muestren líneas secundarias de autoridad. No existen normas estrictas en los símbolos y líneas empleados en los organigramas, mientras las relaciones formales sean claras.
Tipos de organigrama utilizados a nivel empresarial y hospitalario
A) Organigrama Vertical Un organigrama vertical representa la estrutura empresarial como una pirámide jerárquica de arriba a abajo, de manera que los niveles más altos tienen una mayor autoridad. Por tanto, este tipo de organigrama tiene ciertas similitudes con el jerárquico. Arriba se sitúan la dirección general y las funcionales y por debajo los diferentes niveles, como departamentos o secciones. Así, este tipo de organización pone su interés en la autoridad, por encima de la cooperación, como sucedía en los de tipo matricial. Las ventajas son, sobre todo, que la autoridad y jerarquía quedan claras y con ellas, el responsable, a diferencia de otros como el horizontal. Por otro lado, es con el que están más familiarizados la mayoría de empleados. Pero no olvidemos que un inconveniente puede ser que no promueve la colaboración interdepartamental o la gestión conjunta de proyectos.
Cómo realizar un organigrama vertical
Este tipo de organigrama tiene objetivos similares a los de otros como el escalar, es decir, se centra en la autoridad. Por tanto, sin olvidar esto, veamos los pasos que se podrían dar para construirlo. En primer lugar, quién es quién. Hay que definir claramente los puestos como la dirección general, gerencias de apoyo (como la secretaría), direcciones funcionales, departamentos y secciones. Este es el paso esencial porque, ante todo, debe ser claro y conciso. Este organigrama es el indicado para grandes empresas donde los puestos estén perfectamente delimitados. Por tanto, debe mostrar claramente los niveles de autoridad. Su diseño recomendable es el que consiga aunar utilidad con sencillez. Una vez más, recordemos que se pueden utilizar aplicaciones existentes en Internet o complementos como SmartArt de Excel.
b) organigrama horizontal Un organigrama horizontal es aquel que se basa en los procesos de trabajo autónomos y no en los niveles de jerarquía, estando todos ellos al mismo nivel. Por tanto, a diferencia del vertical (de arriba a abajo), en este los diferentes departamentos o servicios se sitúan de izquierda a derecha. De esta forma, los equipos de trabajo se conforman para que puedan tomar decisiones por sí mismos. En este tipo de organigrama los mandos no están tan definidos y suelen ser los que plantean las directrices principales. Sus principales ventajas son la autonomía de los empleados, la facilidad para coordinar esfuerzos y la comunicación que se establece entre ellos. Algunos inconvenientes son la falta de un liderazgo claro y la dificultad para depurar responsabilidades. Cómo se realiza un organigrama horizontal Los pasos para realizarlo son similares a los de otros como el escalar. Lo esencial es conocer la empresa a fondo y en este caso, hay que centrarse en la forma de trabajo y los objetivos de eficiencia. Hay que saber cómo queremos que nuestro equipo colabore y se comunique.
El primer paso estudiar detalladamente el proceso de trabajo o producción. De esta
forma, se pueden crear los diferentes equipos. En esta fase es esencial analizar las relaciones informales de la empresa. Mejor unir a quienes se lleven bien. Hay que reunirse con los diferentes equipos. Dependiendo del tamaño, se haría con todos o solo con los portavoces. El objetivo es conseguir la colaboración de todos y que cada uno sepa cuál es su parte del trabajo. Por último, todo esto se plasma en un organigrama. Se pueden utilizar aplicaciones ya existentes como Cmap Cloud o el complemento de excel Smartart.
c) Organigrama mixtos Un organigrama mixto utiliza dos formas de representación, la de tipo vertical para mostrar la jerarquía de la empresa y la de tipo horizontal para los departamentos. Por tanto, podemos decir que auna los dos tipos de representación. Por un lado la forma vertical, que permite observar los niveles de autoridad y por otro, la horizontal, que aporta información sobre las secciones correspodientes al mismo nivel. Este tipo de organigrama es el más indicado en empresas de gran dimensión. Por otro lado, tiene una ventaja (relacionada con su carácter mixto) y es que permite a empresas de gran tamaño representar su estructura y organización de forma sencilla. Además, al combinar dos tipos de organigramas ofrece claridad visual. Pero toda ventaja esconde un inconveniente, al ser de tipo mixto, su creación encierra cierta complejidad y puede resultar difícil de diseñar.
Cómo realizar un organigrama mixto
En este caso, como hemos mencionado, existe cierta complejidad. Por este motivo, las recomendaciones que sirven para otros, como el escalar o el circular, se hacen aun más importantes. Veamos las más relevantes.
Hay que saber exactamente qué queremos representar. Estamos utilizando dos tipos de organigrama en uno. Por eso, hay que tener claro lo que queremos y no complicarlo demasiado, ya que sería difícil de diseñar. Por un lado, hay que decidir qué niveles de autoridad vamos a tener, para poder representar la parte jerárquica o vertical. Por otro, qué departamentos dependerán de cada nivel, para poder realizar el de tipo horizontal. Este paso es esencial para evitar que sea visualmente confuso. Por último, hay que elegir un formato que sea sencillo, útil y atractivo. En este caso, al igual que sucede con otros como el análitico, las aplicaciones pueden ser de utilidad. Existen varias para trabajar online o complementos como SmarArt de Excel.
d) organigrama circular Un organigrama circular es aquel en que los niveles organizacionales se muestran en círculos concéntricos que se van situando de dentro afuera. Este tipo de organigrama es muy utilizado para evitar mostrar categorías jerárquicas, algo que sucede en otros como el vertical. Por tanto, es el que se recomienda desde las teorías basadas en las relaciones humanas. Normalmente se sitúa en el centro al director general o al cliente, dependiendo de la orientación que pretenda llevar la compañía. A partir de ahí se incluye en forma de círculos al resto de áreas y sus directivos. De esta forma, todos estarán al mismo nivel.
Como realizar un organigrama circular
Siempre se deben seguir una serie de pasos. El primero siempre será saber qué necesitamos, para elegir el organigrama adecuado. A partir de aquí, en relación al circular, se pueden establecer las siguientes fases:
Lo principal es elegir la orientación que vamos a dar al organigrama circular. Es decir, si
en el centro vamos a situar al Director ejecutivo (CEO) o al cliente. Hay que conocer al detalle los servicios que se ofrecen y quienes son los responsables de ellos. Con esta información se realizarán los círculos. En este caso tenemos una forma concreta que será circular. Por tanto, solo habrá que elegir el tipo de organigrama. Para esto nos será de ayuda la opción SmartArt de Excel.
e) organigrama de bloques A la hora de definir el organigrama empresarial del negocio nos encontramos ante un amplio abanico de posibilidades, en función del tipo de empresa, la filosofía que persiga y la gestión empresarial que realice tendremos que optar por un tipo de organigrama empresarial. Los organigramas por bloques son una variante del organigrama de tipo vertical pero tienen la peculiaridad que integran un mayor número de unidades en los espacios del organigrama.
Objetivo del organigrama por bloques
Al tratarse de una variable del organigrama clásico o de tipo piramidal comparte
muchos objetivos empresariales. En primer lugar, representa el poder jerárquico de la empresa, fluye desde la cima, donde se encuentra el director general; hasta la base, donde se sitúa el eslabón llano formado por los trabajadores. En segundo lugar, determina las responsabilidades de los elementos que conforman el organigrama, pudiendo ser por áreas, departamento e incluso los propios empleados. Contar con este organigrama en vez del clásico vertical es porque permite incluir más unidades. Esto se traduce en más puestos de mando o niveles intermedios. Para empresas grandes basadas en una estructura piramidal es el tipo de organigrama empresarial idóneo.
