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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................2
2. ALCANCE.............................................................................................................................2
3. DEFINICIONES....................................................................................................................2
4. RESPONSABLES................................................................................................................3
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.....................................................................................3
6. ACTIVIDADES DE CONTROL DE DOCUMENTOS...........................................................4
6.1. Creación y actualización:...............................................................................................4
6.2. Aprobación de documentos...........................................................................................6
6.3. Distribución de los documentos y puntos de uso..........................................................6
6.4. Modificación de documentos.........................................................................................7
6.5. Revisión de documentos...............................................................................................7
6.6. Control de la información documentada:.......................................................................8
6.7. Codificación de la documentación:................................................................................9
7. ANEXOS...............................................................................................................................9
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1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos necesarios en el control de los documentos para asegurar la

creación, adecuación, revisión, actualización, identificación, disponibilidad y conservación de
la información documental en el SURTIDELICIAS FOOD SERVICE S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de los documentos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo en el SURTIDELICIAS FOOD SERVICE S.A.S.

3. DEFINICIONES

A continuación, se incluyen algunas definiciones y abreviaturas relacionadas con el control

de documentos:

Documento: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, Videos,

Fotografías, etc.)

Documento Externo: son aquellos que provienen desde fuera del SURTIDELICIAS FOOD
SERVICE S.A.S.. utilizados por los procesos. Como ejemplo: normas externas o
reglamentación legal.

Listado Maestro De Documentos: Es la relación ordenada de los documentos que forman

parte del SG-SST. Sirve para conocer el inventario y la última versión aprobada de los
documentos.

Seguridad Y Salud En El Trabajo (SST): Condiciones y factores que afectan o pueden

afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los
trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el
lugar de trabajo.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Mapa de Procesos: Representación gráfica documentada de la estructura general del

sistema de calidad de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo
componen, así como sus relaciones principales.

Mapa de Riesgos: Documento para organizar la información que describe los riesgos de
la entidad. El mapa de riesgos es una representación final de la probabilidad e impacto de
uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede
adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo
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para su levantamiento.

Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
directrices y técnicas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y
acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento
dinámico sujeto a modificaciones en sus componentes en función de la evaluación periódica
de sus resultados.

Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una
organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es

recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, por qué y cómo.

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas.

Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones,

sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.

Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede

presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre
otros.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona

evidencia de una acción.

Documento registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades ejecutadas.

4. RESPONSABLES

Es responsabilidad de SIGOUT S.A.S., garantizar el diseño documental del SG-SST y de

SURTIDELICIAS FOOD SERVICE S.A.S., que se controlen los documentos de acuerdo con
lo establecido en este procedimiento. El responsable del SG-SST es el encargado de
verificar que este procedimiento se esté aplicando en todos los procesos.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 1072 de 2016 Libro 2 Parte 2 Titulo 4 Capitulo 6.

Resolución 0312 de 2019.
NTC ISO 9001 de 2015.
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6. ACTIVIDADES DE CONTROL DE DOCUMENTOS

A continuación, se presentan las actividades definidas para el control de los documentos del
SURTIDELICIAS FOOD SERVICE S.A.S.

6.1. Creación y actualización:

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo

siguiente sea apropiado:

a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);

b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

Todos los documentos del SG-SST de SURTIDELICIAS FOOD SERVICE S.A.S., son
identificados y elaborados por el cual se le crea la necesidad de crearlo y utilizarlo, de
acuerdo con los requisitos establecidos por la organización. En la elaboración de la
documentación debe participar el personal involucrado y el responsable del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), con el fin de obtener consenso y
aplicabilidad en las disposiciones incluidas en dicha documentación. Para su actualización se
debe tener la participación del personal involucrado y el responsable del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), con el fin de obtener consenso y aplicabilidad en
las disposiciones del documento se aplica el formato CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O
ANULACIÓN DE DOCUMENTOS.

Tipo de letra permitidas para documentar, Arial tamaño de la fuente #12.

Nivel Letra Formato Tipo de letra

Nivel 1 1. TITULO 1 Negrilla, mayúscula total. Arial #12
Nivel 2 1.1. Titulo 2 Negrilla, mayúscula inicial. Arial #12
Nivel 3 1.1.1 Titulo 3 Normal, mayúscula inicial. Arial #12
viñetas Viñetas. Normal, mayúscula inicial. Arial #12
Tabla N° 1. Fuente y tamaño de letra control de la información documentada

La documentación debe incluir un encabezado (siempre y cuando sea necesario y prioritario)

con el fin de identificar las características de dicho documento:

Código:

NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión:

Fecha: (dia/mes/año)
Páginas
Tabla N° 2. Encabezado control de la información documentada
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El contenido que debe tener el documento es:

documento Manuales Procedimientos Programas Plan Instructivos Formatos guía  Matrices Reglamentos  Políticas
Item
Tabla de X X X X X
contenido
Introducción X X X
Justificación X X X
Objetivo X X X X X X X
Alcance X X X X X X X
Definiciones X X X X X X X
Contenido X X X X X X X X X X
Anexos X X X X X X
Control de X X X X
registros
Documentos X X X
de referencia
pie de pagina X X X X

encabezado X X X X X X X X

Tabla N° 3. contenido para documentos control de la información documentada

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Márgenes:

Izquierdo: 2 cm. (3 cm. Si va encuadernado)

Derecho: 2 cm.
Superior: 2 cm.
Inferior: 2 cm.

Encabezado 1 cm.
Pie de página 1 cm.

Se recomiendo un interlineado 1,15 para documentos que su contenido es muy denso o con
mayor información y para documentos de información corta o no muy densos un interlineado
1 permitiendo el descanso correcto de la vista.

Para el cierre de cada documento puede llevar la siguiente información cuando sea aplicable
al documento:

Versión: Elaborado por Revisado por Aprobado por

Firma:
Nombre:
Cargo:
Fecha de aprobación: ( )
Tabla N° 3. Control de cambio para la información documentada

6.2. Aprobación de documentos

Todo documento, debe ser revisado y posteriormente aprobado por SIGOUT S.A.S.
responsable del SG-SST y el Jefe del respectivo proceso de la empresa cliente, antes de su
distribución. Una vez aprobado, el documento debe ser incluido en el Listado Maestro de
Documentos.

6.3. Distribución de los documentos y puntos de uso.

Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas implicadas en el proceso
para su divulgación y cumplimiento. Para llevar un adecuado control de la distribución de los
documentos se envía por correo electrónico, archivándolos por tipo de documentos según su
naturaleza. Su distribución se hace también por el servidor de la intranet en la carpeta.

Los tipos de documentos tales como Manual, Programas, Planes, Procedimientos e

instructivos tienen condición de “Copia Controlada para uso interno”, mientras que los
formatos son clasificados como “Copia No Controlada para uso externo”. No se deben tomar
fotocopias ni duplicar los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SST), sin la autorización del responsable del proceso.
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Los documentos deben estar disponibles para la consulta, conocimiento y aplicación de las
personas responsables del proceso y de procesos relacionados. No está permitida la
distribución de documentación ni datos externamente sin autorización del responsable del
proceso.

La distribución de un documento modificado se realiza a los responsables del proceso y

personal pertinente, se recogen las copias de la versión si está impresa, se coloca sello de
documento obsoleto y destruyendo las demás copias.

6.4. Modificación de documentos

Cuando se requiera efectuar cambios en algún documento se aplican las siguientes

consideraciones:

 Si es conveniente la modificación, se procede a crear la nueva versión del documento

sometiéndose al mismo proceso de elaboración, revisión y aprobación que el documento
original.

 Se actualiza el Listado Maestro de Documentos indicando la nueva versión y fecha de

modificación.

 Se realiza la divulgación de la modificación a los que intervienen en el proceso, y se

reemplaza por el documento modificado. Se llena el Formato CREACIÓN,
ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS, Donde se explica el motivo de la
modificación del documento, este es entregado al Coordinador Documental.

Si es conveniente y necesario su anulación esta se debe efectuar de manera planificada se

llena el Formato CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS, Donde
se explica el motivo de la anulación del documento, este es entregado al Coordinador
Documental.

6.5. Revisión de documentos

Los documentos del SST son actualizados cada vez que sea necesario con el fin de asegurar
su continua aplicación y comprobar si continúan siendo aplicables o deberían ser
modificados.

Estos son revisados en las auditorías internas realizadas por la Dirección Técnica y de
Proyectos.

6.6. Control de la información documentada:

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La información documentada requerida por el sistema de gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:

a) Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;

Esta estará disponible en el “Google Drive” en la carpeta SGSST SURTIDELICIAS FOOD

SERVICE S.A.S.

b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso

inadecuado o pérdida de integridad).

Esta será protegida en el “Google Drive” y se creará una copia de seguridad periódica o
cuando aplique la creación de la copia de seguridad está será realizada por parte del
SURTIDELICIAS FOOD SERVICE S.A.S.

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes

actividades, según corresponda:

a) distribución, acceso, recuperación y uso;

b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

Su distribución, acceso, recuperación y uso, almacenamiento, preservación, control de

cambio, conservación y disposición de manera magnética será el “Google Drive” y física será
controlada en las A-Z para el control establecido del (los) documento (s).

La información documentada de origen externo, que la organización determina como

necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse
contra modificaciones no intencionadas.

En cada proceso se identifican los documentos externos que pueden incidir o afectar el SST,
de los procesos y servicios de la empresa. Igualmente, se identifica el(los) responsable(s)
del(los) proceso(s) que puede(n) verse afectado(s).

Del seguimiento de los documentos externos se llevan registros en el Listado maestro de

documentos en un apartado indicando que son externos. De la recepción de la
documentación también se llevan registros en el formato Registro de correspondencia
recibida, igualmente para la documentación enviada se lleva registro en el formato Registro
de correspondencia.
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6.7. Codificación de la documentación:

Los documentos de la organización se codifican de acuerdo a la siguiente tabla:

ZZ-YY-###

ZZ: SGSST, YY: Identifica el tipo de documento en la tabla N° 4, ###: Consecutivo numérico.

Los documentos de la organización se codifican de acuerdo a la siguiente tabla:

DOCUMENTOS Tipo de Documento

Manuales MA
Procedimientos PR
Programas PG
Políticas PL
Instructivos IN
Planes PA
Formatos FT
Matriz MT
Guías GS
Protocolos PC
Reglamentos RG
Tabla N° 4. codificación para documentos de la información documentada.

7. ANEXOS

Anexo 1. Listado maestro de documentos internos y externos.

Anexo 2. CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS.
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Versión: 001 Elaborado por Revisado por Aprobado por

Firma
SURTIDELICIAS
Sistemas Integrales De Sistemas Integrales De
Nombre FOOD SERVICE
Gestión Outsourcing S.A.S. Gestión Outsourcing S.A.S.
S.A.S.
Responsable
Responsable diseño SG-
Cargo Responsable diseño SG-SST Implementación del
SST
SG-SST

Fecha de aprobación (02/03/2021)