Punto 3 Control de Procedimiento

INDUSTRIAS JOPER
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 1 de 39
INDUSTRIAS JOPER
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VERSIÓN: 01
Código: SST-P-PR-01
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
2020
CONTROL DE DOCUMENTOS
INDUSTRIAS JOPER
9'524.754-7
Nombre Cargo Dependencia Fecha

MARIA DEL PILAR,
LISSETH BAYONA
Autores Aprendices SENA Administrador 31/02/2020
VANESSA VIVAS
YENNY K. ROJAS
Revisión Giovanny Aranguren Instructor SENA Administrador 01/03/2020
Aprobación José Antonio Pérez Gerente 02/03/2020
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha de
Descripción de los Cambios Solicitó
No. Aprobación
01 02/03/2020 Documento inicial Gerencia
TABLA DE DISTRIBUCIÓN
Fecha de
Área: Distribución:
Entrega:
Gerencial Gerente ( )
SST Responsable SST ( )
SST Vigía o COPASST ( )
Administrativa Personal Administrativo ( )
Operativa Jefe de Producción ( )

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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO..............................................................................................................................4
2. ALCANCE...............................................................................................................................4
3. MARCO NORMATIVO:.......................................................................................................4
4. DEFINICIONES.....................................................................................................................4
5. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS:...............................................................................5
5.12. Anexos.............................................................................................................................16
6. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO............................................................................16
6.1. Condiciones generales de los Documentos...................................................................16
6.1.1. Jerarquía de los Documentos....................................................................................16
6.1.2. Presentación de los Documentos...............................................................................19
6.3. Descripción detallada de la Documentación...................................................................28
6.3.1. Elaboración de documentos:.....................................................................................28
6.3.2. Revisión de documentos:...........................................................................................28
6.3.3. Identificación de documentos:..................................................................................28
8.1.1 PLANEAR.....................................................................................................................30
8.1.2 HACER..........................................................................................................................30
8.1.3 VERIFICAR...................................................................................................................30
8.1.4 ACTUAR.......................................................................................................................31
6.3.4. Distribución de documentos:.....................................................................................31
6.3.5. Divulgación de documentos:......................................................................................32
6.3.6. Modificación, elaboración o eliminación documentos:...........................................32
7. REFERENCIAS DOCUMENTALES.................................................................................33
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1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento que defina los controles necesarios para elaborar, revisar, actualizar,
distribuir e identificar los documentos internos y externos e identificar, almacenar, proteger y
definir el tiempo de retención, la disposición recuperación, legibilidad e identificación y
prevención de obsolescencia. De los registros asociados al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo de la empresa.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la identificación de la necesidad de elaboración o actualización de un

documento dentro de la EMPRESA INDUSTRIA JOPER el cual será elaborado por la
dependencia correspondiente teniendo la autorización de la GERENCIA; y termina con su
incorporación al proceso y al archivo correspondiente, Aplica a los documentos internos y
externos, los registros asociados al Sistema Gestión de Seguridad y salud en el trabajo de
EMPRESA INDUSTRIA JOPER.
3. MARCO NORMATIVO:
 Decreto 1072 de 2015 numeral 2.2.4.6.

 Resolución 0312 de 2019
4. DEFINICIONES
 Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
 Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Manual del SGSST

Documento que especifica el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de
una organización.
 Documento: información y Medio de soporte, recopilación de datos que arrojan un

significado, impresas en papel o sistematizado.
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 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionan evidencia de

actividades desempeñadas.
 Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo: Conjunto de elementos

mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política, los objetivos y su
cumplimiento; para dirigir y controlar una organización con respecto a la Seguridad,
Salud en el trabajo.
 Documento Interno: información o datos que posee y elabora la corporacion a través de

papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
 Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente
identificados como tal en el SG.
 Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.
 SST: Seguridad y Salud en el trabajo.
5. RESPONSABLES
Responsable del SGI: Diseñar y revisar que todos los documentos del sistema de gestión
integral mantengan la uniformidad y criterios dados en este procedimiento
Gerente o representante legal: Aprobar los documentos previa revisión y visto bueno del
responsable del SGI
6. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS:

6.1 Portada:
La portada de los documentos se utiliza para el Manual de SGSST, Manual de Procesos y
Procedimientos, procedimientos y reglamentos. La portada tiene las siguientes
características:
 Nombre de la Empresa: Ubicado en la parte superior centrada, en letra Times New

Román 12
 Título del documento: Se escribe centrado, en letra Times New Román 12 puntos, en
negrilla y en mayúscula fija. No se dividen las palabras.
 Número de la versión: A tres espacios del título y centrado horizontalmente se escribe la

palabra “VERSIÓN:” seguida del número correspondiente, en Times New Román 12.
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 Código: A tres espacios después del número de la versión, se centra horizontalmente. Los
caracteres alfabéticos se escriben en mayúsculas. El código del documento se asigna de
acuerdo a lo descrito en esta Norma; se escribe en letra Times New Román 12, precedido
de la palabra “Código:”
 Fecha: A un espacio después del área que produce el documento, se indica el año en que
la versión del documento ha sido aprobada.
5.1. Cuadro de Control del Documento y Control de Cambios.
En la segunda página del documento se ubicarán los cuadros del control de documentos y control
de cambios.
El título del cuadro de Control del Documento va en negrilla centrado horizontalmente, ocupa la
parte superior de la misma, en él se indican las personas responsables de la elaboración, la
revisión y la aprobación del documento. Sus datos se colocan en columna, va seguido de la fecha
en que se termina el documento, se elabora, revisa o se aprueba.
6.2.1 CONTROL DE DOCUMENTOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autores
Revisión
Aprobación
Cuando el documento haya sido elaborado, revisado o aprobado por más de una persona, se
dejarán en la tabla los correspondientes espacios.
El título del cuadro de Control de los Cambios va en negrilla centrado horizontalmente, en él se

describen los cambios correspondientes realizados al documento y el que solicitó el cambio. Los
ajustes a los documentos, solo podrán ser realizados por el responsable de la elaboración del
documento.
6.2.2. CONTROL DE CAMBIOS

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Versión Fecha de
Descripción del Cambio Solicitó
No. Aprobación
6.3. TABLA DE DISTRIBUCIÓN:

Se debe identificar el cargo y fecha de entrega de los documentos por Área.
Fecha de
Área: Distribución:
Entrega:
Gerencial Gerente ( )
SST Responsable SST ( )
SST Vigía o COPASST ( )
Administrativa Personal Administrativo ( )
Operativa Jefe de Producción ( )
6.4. TABLA DE CONTENIDO
En formato de tabla, se relacionan aquí las grandes divisiones temáticas del documento y sus
correspondientes subdivisiones, indicando en cada caso la página en la cual se encuentran.
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Ocupará la tercera página del documento después de la Portada y de los cuadros de control del
documento y control de los cambios.
Tendrá tres columnas:
La primera, en el extremo izquierdo, presenta verticalmente, en estricto orden, los números de

los capítulos y sus divisiones. Los números de los capítulos van seguidos de punto; los que
corresponden a sus divisiones no terminan en punto.
La segunda columna reproduce en mayúsculas fijas y sin negrilla los títulos de los capítulos y
los de sus divisiones.
La tercera columna indica la página en que se encuentran cada capítulo y cada una de sus
respectivas divisiones. Esta columna va justificada a la derecha, de manera que las unidades y
las decenas se alineen verticalmente.
El título va centrado en la parte superior de la página, en mayúscula fija y negrilla.
6.5. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
El objetivo describe el propósito del documento que se está elaborando, su redacción inicia con
un verbo en infinitivo. Los objetivos deben ser claros y en lo posible breves, la descripción del
objetivo debe ser comprensible para quien desconozca el procedimiento; sólo de esta manera es
posible asegurar que un nuevo funcionario durante la fase de Inducción al puesto de trabajo, un
visitante externo, o un Auditor puedan formarse una idea adecuada del objetivo que se busca y
que se presenta en el documento.
6.6. ALCANCE
El Alcance describe el escenario en el cual se aplican los documentos, su descripción debe arrojar
claridad sobre cuales actividades, personas, dependencias, territorios, están comprendidos por el
procedimiento y cuáles (por exclusión) están fuera de su cobertura. Cuando se considere
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procedente, pueden enumerarse de manera expresa las áreas, dependencias, que no están
contempladas dentro del alcance del procedimiento que se está documentando.
6.7. MARCO NORMATIVO.
En este apartado se relaciona la descripción puntual del artículo, numeral o inciso de las normas
que soportan el desarrollo de los contenidos técnicos del documento en el siguiente orden: Leyes,
Decretos, Resoluciones. Se debe transcribir textualmente y entre comillas el aparte que se
relaciona con el tema del documento.
6.8. REFERENTE TEÓRICO Y DEFINICIONES
En este apartado se presenta la descripción breve de la teoría o teorías que sustentan el desarrollo
de los contenidos técnicos del documento en los casos que sea requerido; en los demás casos se
presentan en orden alfabético, los términos técnicos o aquellos que tienen una connotación
particular dentro del contexto del documento. Cada término va en negrilla, con mayúscula inicial
solamente. A renglón seguido, pero sin negrilla, se escribe la definición. Los renglones siguientes
al primero forman bloque con él.
6.9. RESPONSABLES
En este apartado se deben relacionar los cargos que deben verificar la realización y el
cumplimiento de las actividades descritas en el procedimiento. Adicionalmente se tiene que
agregar las principales responsabilidades para cada cargo
6.10. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
Este numeral se desarrolla de acuerdo de la siguiente forma si corresponde a unos procedimientos

o instructivo, en caso contrario su descripción es libre.
6.10.1. Condiciones Generales.
En este numeral se especifican cuando sea necesario, las condiciones o directrices generales del
procedimiento, que aclaran de manera especial lo descrito en forma detallada.
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6.10.2. Descripción gráfica.
El Diagrama de Flujo muestra gráficamente el procedimiento que se está documentando, en el

caso del Manual o instructivo se usa solo cuando este lo requiera ya sea por su tamaño o su
complejidad, debe presentarse en forma vertical. En la parte superior de la caja tipográfica se
escribe el título en mayúsculas fijas, en negrilla, centrado y sin dividir las palabras.
El trazo de los símbolos se hace con línea sencilla de 1 punto de grosor. La línea es continua (es
decir, no punteada). Las flechas de conexión tendrán 1 punto de grosor e irán en línea sencilla y
continua.
El texto al interior de los símbolos va en letra Arial de 10 puntos, sin negrilla y con mayúscula
inicial solamente. Si por razones de espacio se hace necesario disminuir el tamaño de la letra, ésta
podrá ser hasta de 8 puntos. Si aún con este tamaño resulta insuficiente el área tipográfica de la
hoja para presentar el diagrama completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar
en la página adyacente el diagrama de flujo.
Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo, según a metodología ASME:
SIMBOLOGIA ASME
SÍMB SIGNIFICADO ¿PARA QUÉ SE
OLO UTILIZA?
Este símbolo sirve para identificar

el paso previo que da origen al
Proceso, este paso no forma en sí
Origen parte del nuevo proceso.
Indica las principales fases del
proceso, método o procedimiento.
Hay una operación cada vez que
un documento es cambiado
Operación intencionalmente en cualquiera
De sus características.
Indica cada vez que un documento
o paso del proceso se verifica, en
términos de: la calidad, cantidad
o características.
Inspección Es un paso de control dentro del
proceso. Se coloca cada vez que
un
Documento es examinado.
Indica cada vez que un documento

se mueve o traslada a otra oficina
Transporte y/o funcionario.
Indica cuando un documento o el

proceso se encuentra detenido, ya
Demora que se requiere la ejecución de
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Otra operación o el tiempo de

respuesta es lento.
Indica el depósito permanente

de un documento o
información dentro de un
archivo. También se puede
Almacenamiento utilizar para guardar o
Proteger el documento de un
traslado no autorizado.
Indica el depósito temporal de

un documento o información
dentro de un archivo, mientras
Almacenamiento Temporal se da
Inicio el siguiente paso.
SÍMB SIGNIFICADO ¿PARA QUÉ SE

OLO UTILIZA?
Indica un punto dentro del

Sí/No flujo en que son posibles varios
Decisión caminos alternativos.
Sí/No
Conecta los símbolos

señalando el orden en que se
Líneas de flujo deben realizar las distintas
operaciones.
Las actividades combinadas se

dan cuando se simplifican dos
actividades en un solo paso.
Este caso, esta actividad indica
Actividades Combinadas
que se inicia el proceso a
Operación y Origen través de actividad que implica
una
Operación.
Este caso, indica que el fin
Actividades Combinadas principal es efectuar una
operación, durante la cual
Inspección y Operación puede
Efectuarse alguna inspección.
6.10.2.1. DESCRIPCIÓN ABIERTA
El usuario puede redactar en forma libre el contenido del documento cuando considere que las
matrices anteriormente expuestas no generan ningún valor o no aplican al tipo de documento.
Esta forma de descripción es utilizada para documentos muy técnicos que requieren un sustento
teórico o para dar pautas específicas sobre el desarrollo de una tarea.
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También es posible integrar la descripción grafica junto con la descripción detallada de

actividades, mediante una matriz integrada al flujo grama de la siguiente forma:
FLUJOGRAM DESCRIPCIÓ RESPONSABLE

A ACTIVIDA DOCUMENTO
N DE LA (Cargo y FRECUENCIA
D ASOCIADO
ACTIVIDAD dependencia) (4)
(1) (5)
(2) (3)
6.11. REFERENCIAS DOCUMENTALES
En este capítulo se relacionan alfabéticamente las fuentes documentales registradas en cualquier

soporte (impreso, medio magnético, audiovisual.) que fueron consultadas por los autores del
documento y que permiten ampliar la comprensión del documento que se está elaborando. El
nombre Referencias Documentales va siempre comenzando página, en mayúsculas fijas y
centrado, entre él y la primera referencia documental se dejan dos interlíneas.
Una referencia documental consta, en su orden, de los siguientes elementos: autor, título,
subtítulo, número de la edición (si no se trata de la primera), lugar de publicación, nombre del
editor, año de publicación, número del volumen o tomo, serie o colección, ciudad, imprenta y
año. (Se excluyen aquellos elementos que no apliquen en un caso determinado).
El apellido del autor corporativo se escribe en mayúsculas fijas; a continuación, seguido de coma,
se escribe el nombre con mayúscula inicial solamente. El nombre de la obra se escribe a
continuación del nombre del autor separado de éste por un punto. Ejemplo:
MONTERO LEITE, Elenice. El rescate de la Calificación. Montevideo: Cinterfor/OIT, 1996.
Si se trata de un autor institucional, se escribe su nombre completo en mayúscula fija. Ejemplo:

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Proceso curricular de la Formación

Profesional Integral basado en Competencias Laborales. Orientaciones Generales. Santafé de
Bogotá, División de Investigación y Desarrollo Técnico Pedagógico, 2000.
6.12. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

Se deben referenciar los documentos asociados que se deben diligenciar o conocer para el
desarrollo de las actividades de cada documento ya sea manual, reglamento, procedimiento,
instructivo, registro etc., en caso de incluirse en la descripción de actividades TAMBIEN es
necesario.
6.13. ANEXOS
En este apartado se presentan los documentos que dan soporte o complementan las actividades u
otro componente del procedimiento. Los Anexos se ubican al final del documento, después de
desarrollados todos los demás componentes, siguiendo el orden de las letras del alfabeto (A, B,
C.).
Cuando se decide transcribir el documento que se presenta como anexo, se coloca en la parte
superior de la caja tipográfica el título “ANEXO” seguido de la letra correspondiente, y entre él y
el título del documento que se transcribe se dejan dos interlíneas. Cuando se trata de facsímile (es
decir, obtenido por fotocopia, fax u otro tipo de reproducción), el documento que se anexa debe
estar precedido de una hoja con el texto “ANEXO” seguido de la letra correspondiente, en
mayúsculas fijas y centrado tanto horizontal como verticalmente. En este último caso se puede
incluir, dos espacios más abajo, el título del documento cuyo facsímile se presenta como Anexo.
7. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO.
7.1. CONDICIONES GENERALES DE LOS DOCUMENTOS.
7.1.1. Jerarquía de los Documentos.

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La estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad está definida de acuerdo a los
siguientes niveles jerárquico de los documentos se puede observar en los siguientes ejemplos.
Política de calidad y
objetivos.
Mapa de procesos
Caracterización de
procesos
Manuales (Calidad,
Funciones,
procedimientos, otros)
reglamentos, planes,
formatos y oros
documentos.
Registros (Físicos y
Magnéticos)
Ilustración 1 Ejemplo 1 Pirámide de Jerarquía de Documentos

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I
PROCEDIMIENTO
MANUAL
INSTRUCTIVO
REGLAMENTO
PROGRAMA
DOCUMENTO GENERAL DEL SGSST
REGISTROS O FORMATO
Ilustración 2 Ejemplo 2 Pirámide de Jerarquía de Documentos.

Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la entidad correspondientes a Guías,
procedimientos, instructivos y manuales, deben contener como mínimo lo establecido en este
instructivo.
Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener en cuenta el

siguiente contenido:
Tabla 1 Contenido de los Documentos

Manual de Otros
Manu Reglamen Registr
Procesos y Procedimie Documentos
Contenido al de tos os
Procedimient ntos (de origen
SST
os interno)
Titulo X X X X X X
Portada X X X X X X
Encabezado X X X X X X
Tabla de
Control del
documento y X X X X X
control de
cambios
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Tabla de X
X X X X
Contenido Opcional
Tabla de X
X X X X X
distribución Opcional
Objetivo X X X X X
Alcance X X X X
Marco X
X X X X
normativo Opcional
Referente
X
Teórico y X X X
Opcional
Definiciones
Responsables X
Descripción
cumplimiento
requisitos de la X
norma ISO
9001:2015
Descripción
Gráfica
X
(Diagrama de
flujo)
Descripción
Detallada X
(Matriz)
Descripción -
Desarrollo X
(abierto)
Referencias
X
documentales
Documentos
X
asociados
Anexos X X X X
7.1.2. Presentación de los Documentos.

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- Títulos de los capítulos: Se escriben centrados, en mayúsculas fijas y en negrilla. Se

numeran con números arábigos seguidos de punto.
- Subtítulos: Se escriben contra el margen izquierdo, en minúsculas fijas y en negrilla.

Siguen un orden secuencial, precedidos del número del capítulo. Después del número que
designa el último nivel no se coloca punto.
- Márgenes: La portada del documento y las demás páginas tendrán márgenes de 3 cm

para las márgenes izquierda y derecha con respecto a cada uno de los bordes de la hoja y
para las márgenes superior e inferior de 2,5 cm.
- Interlineado: Espacio sencillo.
- Separación de párrafos: Entre el título de un capítulo y el primer párrafo habrá una

separación de 2 interlíneas; entre párrafos consecutivos, 2 interlíneas; entre el último
párrafo de un capítulo y el título del siguiente capítulo, 3 interlíneas.
- Encabezado: Las páginas, llevarán el siguiente encabezado:
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NOMBRE DEL DOCUMENTO
Versión: 01 Área: SST Código: xxxxy Fecha:xxxyyzz Página: 17 de 39

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- Codificación: Todo documento correspondiente al Manual de Calidad, a los procesos y

procedimientos, a los instructivos, formatos y otros de origen interno, que estén dentro del
Sistema de Gestión de Calidad tendrán un código de identificación.
7.1.3. Información Adicional del Procedimiento
Los documentos de origen externo y/o documento interno. Se identificaran por medio de la
leyenda de DOCUMENTO EXTERNO y/o DOCUMENTO INTERNO que estará ubicada en la
tabla de control de revisiones y aprobaciones igualmente en el listado maestro de documentos.
 Para asegurar que no se usen documentos obsoletos por parte de los responsables de cada
proceso. Si se requiere dejar el documento obsoleto se identificara con un sello
“OBSOLETO” al documento.
 Cuando los documentos se encuentren deteriorados en cuanto a su manipulación y estado

físico, el responsable de su manejo solicitará al Responsable del SG-SST una copia en buen
estado para su reposición y control.
 La disposición final de los documentos y registros una vez termina el tiempo de archivo
inactivo se llevará a cabo cortándolos o picándolos por parte de los líderes de cada proceso o
de la persona(s) designadas por los mismos.
 Los originales de los procedimientos se mantendrán en medio magnético en la oficina del

Responsable del SG-SST y una copia impresa con sello de fondo de marca de agua de
“COPIA CONTROLADA”.
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De igual manera cuando se requieran copias se les colocaran el sello de fondo de marca de agua
de COPIA CONTROLADA. Se colocara sello de “COPIA NO CONTROLADA” a los
documentos que son requeridos y no se pueda mantener un control directo sobre estos.
Los sellos de marca de agua, la leyenda se escribirá diagonal a la hoja en letras mayúsculas al
fondo del texto.
 Se asegurará que los documentos Magnéticos estén disponibles y actualizados en su punto de

uso, distribuyéndolos a cada usuario mediante una carpeta ubicada en el escritorio y
nombrada como “EL NOMBRE DE LA EMPRESA“. Para garantizar la seguridad de los
documentos estos son pasados a formato PDF con seguridad, después de que sean editados
por primera vez o modificados.
 La ubicación y recuperación de los documentos se hace mediante la identificación de los

cargos a quienes se les ha entregado copia del documento según se indique en el “listado
maestro de Documentos “
 El tiempo de retención de cada registro en archivo activo o inactivo y la indización de los

registros lo define cada área de acuerdo a su experiencia y a los requisitos del cliente y están
registrados en el “Listado maestro de registros”. APROBACIONES
 Los documentos son aprobados antes de su emisión en el pie de página, y los registros en los
formatos de registro de asistencia.
 El archivo inactivo se manejara en, AZ y/o norma-datas, debidamente identificadas.

 Se llevara el control de revisiones y aprobaciones en el documento Formato De Control De
Revisiones Y Aprobaciones.
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7.1.4. Archivo Físico de Documentos y Registros
Todos los documentos o registros objeto de archivo, deben disponerse en AZ enumeradas para tal
fin de acuerdo al siguiente lineamiento de acuerdo a los numerales establecidos en el manual y de
acuerdo a la codificación propia de cada documento o archivo el cual debe coincidir con su
respectivo AZ:
:
1. Planear
2. Hacer
3. Verificar
4. Actuar
De acuerdo a lo anterior se deben seguir los siguientes pasos:

Establecer la fecha de ejecución del documento o registro la cual debe estar incluida en el periodo
de la AZ respectiva.
Establecer qué documentación se va a archivar de acuerdo con el tema de la misma.
Determinar el número de subcarpetas que va a contener, separadas por Orden Cronológico ó
Alfabético, según sea el caso.
Diligenciar el formato SST-H-FO-XX. FORMATO AZ, suministrando los datos

correspondientes al nombre o tema, encabezándolo con el nombre del CAPITULO al cual
pertenece, fecha de creación y serie del folder que para nuestro caso serán números o letras que
describan los rangos consecutivos de la información que contiene cada uno. En caso de que la
empresa cuente con más sedes, la serie será de la siguiente manera:
 Sede 1:
o Fase 1: A1, A2, A3 etc.
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 Sede 2:
o Fase 1: B1, B2, B3 etc.
 Sede 3:
o Fase 1: C1, C2, C3 etc.
o Fase 2: C1, C2, C3
El archivo de los documentos en medio magnético, se guardarán en una carpeta llamada

REGISTROS de la determinada fase a la cual corresponda, con un determinado orden
correspondiente a la estructura del sistema.
Diligenciar el formato SST-H-FO-YY. Formato Índice de Contenido de AZ en el cual se

relaciona la información correspondiente al nombre de las subcarpetas de cada folder AZ
Por último, se debe buscar en el formato índice de cada AZ, la serie y luego ubicación exacta
para alojar el documento o registro en el lugar asignado para tal fin.
Los formatos que apoyan el archivo físico son:
 SST-P-FO-XX. Formato AZ
 SST-P-FO-YY. Formato Índice De Contenido AZ
5.2 DESCRIPCIÓN GRAFICA DE LA DOCUMENTACIÓN.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSAB FRECUENC DOCUMENT

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FLUJOGRAMA LE
O
ACTIVIDAD (Cargo y IA
(1) ASOCIADO
(2) dependencia) (4)
(5)
(3)
inicio
Se diligencia la solicitud
de elaboración, mejora o
anulación de documentos,
Necesidad de y se entrega al líder del
Líder del
crear, actualizar proceso de
proceso de Mensualmente
o anular un documentación quien
documentación
documento recepciona todas las
solicitudes y analiza para
su aprobación por parte
del gerente
Diligenciar la Consagra el derecho que

petición de tiene toda persona a
creación presentar peticiones en la
actualización o empresa actualizar los
Coordinador de
anulación de un formato realizar el Mensualmente
calidad
formato proceso de anulación
archivo anormal o
eliminación de
expedientes
Aprobación de Dependiendo del tipo de

solicitud trabajo se deberá adjuntar
Jefe inmediato mensualmente
la carta de la empresa
donde se trabaja
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Levantamiento Es un proceso mediante el

de la cual el analista recopila
información datos e información de la
Encargado del
situación actual de un mensualmente
sg-sst
sistema con el propósito
de identificar problemas y
oportunidades de mejora
Redacción y Poner por escrito algo Encargado del

edición del debe cumplir con todos sg-sst mensualmente
documento los requisitos dados por la
empresa
codificación Es una consecuencia de la

clasificación de los
artículos. Codificar
significa representar cada
artículo por medio de un
código que tiene las
Encargado del
informaciones necesarias mensualmente
sg-sst
y suficientes por medio de
números y letras. Los
sistemas de codificación
más usadas son: código
alfabético numérico
alfanumérico
Revisión: es de carácter
técnico y metodológico lo
Revisión y posee una empresa con el
aprobación del fin Encargado del
de llevar mensualmente
documento sg-sst
correctamente el orden y
eficacia de la
documentación
Firmas(archivo en la firma se puede Encargado del

histórico) comprender mensualmente
sg-sst
completamente el
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nombre, significa que el

individuo se muestra con
sinceridad y franqueza
Actualización
de listados
maestros de Índices de documentos
documentos(for establecidos que apoyan
SST-P-FO-02
mato: listado el control y los procesos Coordinador de
mensualmente LISTADO
maestro de garantizando su calidad
MAESTRO
documentos y actualización
listado de disponibilidad y uso
documentos
externos)
Hacer entrega física de un

documento aprobado o
facilitar el acceso a éste
para que sea utilizado por
el personal involucrado en
Comunicación
la actividad para el Encargado del
y distribución mensualmente
cumplimiento de los sg-sst
del documento
objetivos institucionales y
para que permita
asegurarse de la eficaz
planeación, operación y
control de los procesos
Necesidad de Un medio implementado

controlar para almacenar y
distribuir y distribuir los sistemas Encargado del
mensualmente
almacenar un operativos comerciales sg-sst
documento que funcionan con listas
de control de documentos
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Es importante para
Definición n
generar utilidades además
sobre la
la empresa debe tomar en Encargado del
responsabilidad mensualmente
cuenta que sus actividades sg-sst
de un
afectan ya sea positiva o
documento
negativamente
Es importante llevar la
revisión ya que es una
Revisión de los herramienta que facilita la
SST-P-FO-02
listados administración control y Encargado del
mensualmente LISTADO
maestros de consulta de los sg-sst
MAESTRO
documentos documentos generados
para el cumplimiento de
las actividades
Las listas de distribución

son útiles para compartir
información en un
servicio u organización o
Distribución del para organizar grupos de Coordinador de
mensualmente
documentos trabajo cuyos calidad
componentes deban estar
permanentemente
informados del desarrollo
de una tarea
Realizar copia Es importante ya que si se

de seguridad de llega a borrar algún
la documento esta asegura la
Encargado del
documentación información y datos de la mensualmente
sg-sst
empresa para así
conservarlos de forma
segura
Conformación Permite conocer cuál fue Encargado del

mensualmente
del archivo la razón de las primeras sg-sst
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decisiones formación de
histórico los gestores y en las
estrategias
Archivo Un archivo magnético es

magnético un dispositivo que
almacena información por
medio de ondas
magnéticas. Son medios
magnéticos los discos
Encargado del
duros, discos de 3 1/2″, mensualmente
sg-sst
cintas de audio o casetes.
Como medida de
protección de los medios
magnéticos se deben
realizar copias de
seguridad y de resguardo
El archivo histórico es el
"archivo cuya función es
la custodia y conservación
Archivo Encargado del
de los documentos mensualmente
histórico sg-sst
calificados como de
conservación
permanente".
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5.2. Descripción detallada de la Documentación.

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5.2.1. Elaboración de documentos:
Los documentos del sistema de gestión de calidad serán elaborados de acuerdo a lo establecido en
el presente instructivo.
5.2.2. Revisión de documentos:
El documento es revisado por el responsable de la dependencia que origina el documento.
5.2.3. Identificación de documentos:
Los documentos se pueden identificar por el nombre y/o código
Para aquellos documentos que se determine que requieren de la asignación de un código, se

aplicara la siguiente codificación.
- La primera parte es de tipo alfabético y corresponden al macro proceso.
PE = Planeación Estratégica.
BS = Bienestar Social
GF = Gestión administrativa y financiera.
SGC = Gestión de Calidad.
SST = Gestión de la seguridad y la salud en el trabajo
TH = Talento Humano
SGA = Gestión ambiental
- La segunda parte es dependiendo a la fase donde pertenezca:

P : Planear
H : Hacer
V : Verificar
A : Actuar
- La tercera parte es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de

documento así:
M : Manuales.
R : Reglamento
RG : Registros.
P : Proceso.
PR : Procedimiento.
FO : Formatos.
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IN : Instructivo.
DG : Documentos Generales.
PL : Plan.
PY : Proyecto
G : Guías.
DE : Documento externo
CP : Capacitación
CH : Charla
PG : Programa
PN : Planos
OT : Otro tipo de documento
- La cuarta parte es de tipo numérico y corresponde al consecutivo en la elaboración del

documento dentro del macro proceso, iniciando con el 01.
5.2.4. Distribución de documentos:
La dependencia o persona que elaboro el documento es la encargada de su distribución,

efectuando el registro en el formato de Documentación salida o llegada.
5.2.5. Divulgación de documentos:
Corresponde a la persona encargada de la respectiva dependencia que origina el documento o

recepción, dejando constancia de su divulgación en los formatos respectivos o mediante la
elaboración de actas.
5.2.6. Modificación, elaboración o eliminación documentos:
Para la modificación, elaboración o eliminación de los documentos, se debe realizar la solicitud a

la Gerencia de la empresa. Una vez modificado el documento se actualiza el número de la versión
y la fecha.
Cuando se requiera documentar un Procedimiento se deberá realizar teniendo en cuenta lo

establecido a continuación:
6.4.7 CONTROL
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La gerencia de la cooperativa controlará el manejo de los documentos según el sistema de gestión

de calidad, y velará por el cumplimiento, entendimiento y aplicación de las instrucciones
impartidas.
6.4.8 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
En este componente se indican los pasos en la revisión y el ajuste del documento, así como la
instancia o las instancias responsables y la periodicidad con que debe hacerse. Si es pertinente, se
indicará también el procedimiento que se deberá seguir para oficializar la versión revisada y para
establecer la vigencia de la misma.
6. REFERENCIAS DOCUMENTALES
 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo Decreto 1072 de 2015
7. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS.
 SST-P-FO-02 Formato índice de contenido AZ

 SST-P-FO-03 Formato AZ
 SST-P-FO-04 Formato listado de maestro de documentos y registros
8. ANEXOS
XXXXXX

Punto 3 Control de Procedimiento

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Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 1 de 39

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 2 de 39

Nombre Cargo Dependencia Fecha

SST Responsable SST ( )

SST Vigía o COPASST ( )

Administrativa Personal Administrativo ( )

Operativa Jefe de Producción ( )

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 3 de 39

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 4 de 39

El proceso inicia con la identificación de la necesidad de elaboración o actualización de un

 Decreto 1072 de 2015 numeral 2.2.4.6.

 Manual del SGSST

 Documento: información y Medio de soporte, recopilación de datos que arrojan un

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 5 de 39

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionan evidencia de

 Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo: Conjunto de elementos

 Documento Interno: información o datos que posee y elabora la corporacion a través de

 Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

 SST: Seguridad y Salud en el trabajo.

6. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS:

 Nombre de la Empresa: Ubicado en la parte superior centrada, en letra Times New

 Número de la versión: A tres espacios del título y centrado horizontalmente se escribe la

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 6 de 39

5.1. Cuadro de Control del Documento y Control de Cambios.

6.2.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha

El título del cuadro de Control de los Cambios va en negrilla centrado horizontalmente, en él se

6.2.2. CONTROL DE CAMBIOS

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 7 de 39

6.3. TABLA DE DISTRIBUCIÓN:

SST Responsable SST ( )

SST Vigía o COPASST ( )

Administrativa Personal Administrativo ( )

Operativa Jefe de Producción ( )

6.4. TABLA DE CONTENIDO

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 8 de 39

Tendrá tres columnas:

La primera, en el extremo izquierdo, presenta verticalmente, en estricto orden, los números de

El título va centrado en la parte superior de la página, en mayúscula fija y negrilla.

6.5. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 9 de 39

6.7. MARCO NORMATIVO.

6.8. REFERENTE TEÓRICO Y DEFINICIONES

6.10. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

Este numeral se desarrolla de acuerdo de la siguiente forma si corresponde a unos procedimientos

6.10.1. Condiciones Generales.

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 10 de 39

6.10.2. Descripción gráfica.

El Diagrama de Flujo muestra gráficamente el procedimiento que se está documentando, en el

Este símbolo sirve para identificar

Indica cada vez que un documento

Indica cuando un documento o el

Versión: 01 Área: SST Código:SST-P-PR-01 Fecha:02/03/2020 Página: 11 de 39

Otra operación o el tiempo de

Indica el depósito permanente

Indica el depósito temporal de

SÍMB SIGNIFICADO ¿PARA QUÉ SE

Indica un punto dentro del

Conecta los símbolos