SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO VERSION FECHA DE ELABORACION

SST- PC -016 01 DICIEMBRE 2018

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsables
5. Condiciones generales
5.1. Estructura de los documentos
5.1.1. Encabezado
5.1.2. Cuerpo del documento
5.1.3. Cierre del documento
6. Documento eliminado y obsoleto
7. Documentos externos
8. Copias controladas
8.1. Copias no controladas
8.2. Copias no controladas de documentos controlados
9. Control de cambios
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1. OBJETIVO
Implementar los requisitos y requerimientos establecidos para la elaboración,
mantenimiento y control de los documentos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo de CONSER MPS S.A.S, permitiendo así un
control eficaz y eficiente de la información y documentación por medio de
actividades de seguimiento, control y verificación y a su vez una adecuada imagen
institucional.

2. ALCANCE

Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los

documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de CONSER MPS S.A.S

3. DEFINICIONES

 APROBACIÓN: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la

adecuación del documento revisado previamente

 COPIA: Reproducción exacta de un documento

 COPIA CONTROLADA: Es la reproducción autorizada de un documento, cuya

circulación es verificada por medio de registros para de este modo recogerla,
corregirla y actualizarla cuando haya lugar a cambios o modificaciones.
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 COPIA NO CONTROLADA: Corresponde a copias de documentos no

reconocidas o registradas, se consideran no oficiales, no requieren de firmas, y
su contenido es meramente informativo.

 DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer

la información del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio
de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o
una combinación de estos.

 DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por una entidad externa,

que no hace parte de las Series Documentales asentadas en la Tabla de
Retención Documental de la entidad pero es de utilidad en el cumplimiento de
sus funciones y no puede ser destruida sin el levantamiento de un Acta de
Eliminación de Documentos.

 DOCUMENTO EXTERNO: Documento producido por una institución distinta a

ISPNETWORK S.A.S que afecta al Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo, o bien, los documentos producidos por una Dependencia
diferente a la que lo aplica, se encuentra registrado en un Listado Maestro de
Documentos y se convierte automáticamente en Documento de Apoyo. Dichos
documentos pueden ser Normas, Leyes, Acuerdos, Decretos, Resoluciones,
Manuales, entre otros.

 DOCUMENTO INTERNO: Documento generado por CONSER MPS S.A.S

tales como Manuales, Procedimientos, Procesos, Programas, Guías,
Instructivos, Directrices, Formatos, Informes, entre otros.

 DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha perdido vigencia ya sea

porque una norma lo modifica o porque la Dependencia responsable determina
que ya no debe ser utilizado. Estos Documentos deben ser recogidos por el
responsable del proceso, se conservará el documento original durante el
periodo establecido por las Tablas de Retención Documental. Las copias
controladas que reposen en las Dependencias se convierten automáticamente
en documentos apoyo.
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 FORMATO: Documento empleado para registrar la información necesaria para

la realización de un proceso o actividad.

 GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por CONSER MPS S.A.S, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

 GUÍA: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o

sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de
los procesos o la documentación de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

 INSTRUCTIVO: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una

tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. Los
instructivos se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar
algo.

 LEGIBILIDAD: Los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo son legibles porque se encuentran elaborados bajo
parámetros que permiten un fácil acceso a su información, sea que se
encuentren impresos o digitales.

 LUGAR DE ALMACENAMIENTO: Requisito del Procedimiento Control de

Registros en el cual se debe señalar el lugar donde reposa el documento de tal
manera que sea verificable de manera física o digital de acuerdo a los
Formatos establecidos en el Proceso de Gestión Documental para la
identificación de los archivadores y muebles de Archivo.

 MANUAL: Documento que proporciona información coherente, interna y

externamente acerca del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de CONSER MPS S.A.S.

 MEDIO DE ALMACENAMIENTO: para los documentos del SG-SST el

almacenamiento puede ser digital o impreso, digital cuando se encuentre en un
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sistema o en el Portal Web e impreso cuando se encuentre almacenado bajo

los parámetros definidos por la Unidad de Archivo y Correspondencia para las
diferentes Dependencias de CONSER MPS S.A.S.

 PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados

 PROCEDIMIENTO: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para

iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un
servicio.

 PROTOCOLO: Documento que establece instrucciones sobre el manejo

operativo de disposiciones de carácter referencial.

 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia objetiva de actividades desempeñadas.

 REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la

adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo
establecido.

 VALOR TÉCNICO DE LA DOCUMENTACIÓN: valor dado a los documentos

que deben ser elaborados por un experto en la materia, quien debe contar con
el perfil adecuado para tal fin.

 VERSIÓN: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha

modificado el documento. Por ejemplo: 01, 02, 03 y así sucesivamente, en el
sistema.

 VIGENCIA DEL DOCUMENTO: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el

documento.

4. RESPONSABLES
Responsable del SG-SST
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Líderes de los procesos.

5. CONDICIONES GENERALES
Los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
deben atender estrictamente las disposiciones establecidas en este documento
con el propósito de garantizar la uniformidad de los mismos. Por lo anterior debe
contener lo siguiente:
 La extensión de los documentos debe ser adecuada a la complejidad de lo que
se está documentando.
 El lenguaje utilizado debe ser sencillo, evitando en lo posible el manejo de
tecnicismos, jergas o modismos que confundan o se presten para
interpretaciones.
 Evitar el uso de abreviaturas, si estas no han sido definidas con anterioridad
en el documento.

5.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo está compuesta por un encabezado, cuerpo del documento y
cierre del documento.

5.1.1. ENCABEZADO: el encabezado de un documento corresponde a los datos

básicos para su identificación y deberá ir en todas las páginas.

Aplica para los siguientes documentos:

 Manuales
 Procedimientos
 políticas
 Guía
 Instructivos
 Protocolo
 Programas
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 Formatos
 Matriz
 Fichas Técnicas
 Lista de Chequeo
 Litado Maestro, entre otros

Campos del documento:

 LOGO SIMBOLO: se utiliza en los documentos del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.

 NOMBRE DEL PROCESO: En este campo se cita el nombre del proceso al

cual corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

 NOMBRE DEL DOCUMENTO: En este campo se cita el tipo de documento

objeto de control (Proceso, Procedimiento, Formato, Guía, Instructivo, etc.),
información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que
se va a referenciar.

 VERSIÓN: se enumera a partir de 01 y se lleva el consecutivo de acuerdo a las

modificaciones que se le realicen a los documentos.

 FECHA DE EMISIÓN: es la fecha donde se elabora el documento

 CODIGO: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará de manera alfanumérica.
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CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El líder del proceso realiza la codificación de los documentos, la cual es verificada
por el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
en la revisión en forma.

 PRIMER CAMPO: Corresponde al nombre del proceso que generó el

documento

PROCESO CODIGO
Gestión Gerencial GG
Gestión de Recursos Humanos GRH
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SST
Gestión Administrativa y Financiera GAF
Gestión de Mercadeo GM
Gestión de Ventas GV
Compras C
Área Operativa AO
Control de Documentos CD
Control de Registros CR

 SEGUNDO CAMPO: corresponde a la descripción del tipo de documento

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Formato F
Formato de Acta FA
Procedimiento PC
Protocolo PT
Programa PG
Política PO
Guía G
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Instructivo IT
Matriz MA
Manual M
Lista de Chequeo LC
Listado Maestro LM
Ficha Técnica FT
Otros Documentos OD

 TERCER CAMPO: corresponden al consecutivo del documento, teniendo en

cuenta los generados en cada tipo.
Ejemplo:

5.1.2. CUERPO DEL DOCUMENTO

La edición de los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo, es flexible en cuanto a la utilización de diagramas de flujo, texto,
imágenes o una combinación de las mismas, preservando siempre la simplicidad y
el entendimiento por parte de los usuarios de la documentación.

CONTENIDO DEL DOCUMENTO

 INTRODUCCIÓN: es una sección inicial cuyo propósito principal es

contextualizar el texto fuente o reseñado.
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 OBJETIVO: Se establece con claridad y precisión el propósito del documento y

de su contenido. En otras palabras que se hace, para que lo hace y como lo
hace.

 ALCANCE: Se establece el alcance de modo, tiempo, lugar, y población objeto

del documento y de su contenido.

 DEFINICIONES: Palabras, siglas o conceptos específicos que se incluyen en

el documento y que pueden presentar dificultad en su comprensión. Eje:
tecnicismo propios de un proceso, siglas de normas etc.

 RESPONSABLE: persona encargada de elaborar, ejecutar y/o modificar los

documentos.

 CONDICIONES GENERALES: es la ejecución del contenido del documento, y

se basan entre otras cosas en las premisas para su desarrollo o implantación.

 DESARROLLO DEL CONTENIDO: Se establece la información necesaria a

documentar y se desarrolla de acuerdo a cada tipo de documento.

 ANEXOS: Documentos complementarios que son de utilidad para el desarrollo

del contenido del documento. Los anexos no se controlan.

Los documentos deben ser breves pero sin omitir detalles o información
importante, legibles, estéticos, claros y pulcros de modo que facilite la revisión,
aprobación y lectura del mismo por parte de todos los usuarios.

El contenido del documento depende del tipo de documento

Ejemplo:

CONTENIDO TIPO DE DOCUMENTO

MÍNIMO
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PR LIST OTR
FICH LIST
FO PRO OT PR PO A OS
MA MA INST A ADO
RM CEDI O OG LÍT GUÍ DE DOC
NU TR RUC TÉC MAE
AT MIE C RA IC A CHE UME
AL IZ TIVO NIC STR
O NTO OL MA A QUE NTO
A O
O O S

Introducción NA O O O NA A O A O O O O O

Objetivo NA A A A NA A A A A A A O O

Alcance NA A A A O A A A A A A O O

Definiciones NA A A A NA A A A A O A NA O

Responsables O A A A A A A A A A A A O

Condiciones Generales NA A A A NA A O A A O O O O

Desarrollo del Contenido A A A A A A A A A A A A O

Anexos O O O O O O O O O O O O O
A: Aplica NA: No Aplica O: Opcional

5.1.3. CIERRE DEL DOCUMENTO

Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la
parte final del mismo. Los datos contenidos en el Cierre de Documento nos
permiten verificar quién lo creó, quién lo revisó y quién lo aprobó, de este modo se
identifican los responsables del documento. Aplica para:
 Procedimientos
 Protocolos
 Programas
 Manuales
 Instructivos
 Guías

A. ELABORADO POR: En esta casilla se registra el responsable de la

elaboración o creación del documento, o autor del mismo.

B. REVISADO POR: persona que revisa el contenido y aplicación del documento.

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C. APROBADO POR: nombre del Líder del Proceso, quien es el responsable de

la verificación final del contenido de los documentos.
En cada una de las casillas debe especificarse el nombre y cargo.
ELABORADOPOR: REVISADO POR: APROBADO POR:

6. DOCUMENTO ELIMINADO Y OBSOLETOS

En el caso que un documento del proceso haya perdido su vigencia debido a que
se modificó, actualizó o eliminó, el líder de cada proceso garantiza la recolección
de los documentos anulados u obsoletos de los puntos de uso y los envía al
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, quien
les coloca el sello de DOCUMENTO OBSOLETO; se entregan nuevamente al
proceso. Los documentos obsoletos se almacenan y se guardarán hasta 10
versiones.

7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Procedimiento establecido con el fin de establecer controles para la identificación y
control de los documentos externos que afectan al SG-SST, con el fin de disponer
de la información de manera adecuada, evitando el uso de documentos obsoletos,
contribuyendo al mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos. Los
Documentos Externos que afectan al SG-SST son:

 Documentos Legales, entre ellos, la Constitución Política de Colombia, Leyes,

Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Códigos, entre otros, colombianos de
diferente naturaleza.

 Manuales de funcionamiento, directrices y demás documentos que se

relacionen con el manejo de equipos propios de CONSER MPS S.A.S.
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 Documentos generados por otras entidades y que tengan relación directa con
las actividades y funciones realizadas por las diferentes Dependencias.

Los líderes de los procesos deben reportar al responsable del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo los documentos externos que utilicen y que
se hayan modificado o actualizado en cumplimiento de sus funciones para la
actualización del Listado Maestro de Documentos Externos. A su vez, el Asesor
debe reportar dentro de los 5 últimos días de cada mes los cambios realizados a la
Unidad de Archivo y Correspondencia para consolidar el Listado Maestro de
Documentos Externos de CONSER MPS S.A.S.

8. COPIAS CONTROLADAS
Los documentos originales vigentes y debidamente firmados se encuentran en
medio físico archivados en el área del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo. Si el proceso requiere una copia en medio físico lo solicita mediante
“Memorando” por correo electrónico al responsable del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo quien procede a fotocopiar los documentos y a
colocar el sello de COPIA CONTROLADA enviándolos al proceso solicitante
Las copias de los formatos que son de uso constante no necesitan ser solicitadas
al responsable del SG-SST ni deben llevar el sello de copia controlada.
Es responsabilidad del líder de cada proceso garantizará el uso y la disponibilidad
de los documentos vigentes en los puntos de uso requeridos.

8.1. COPIAS NO CONTROLADAS

Cuando un auditor, un funcionario externo o un ente externo requiera tener los
documentos en medio físico, debe pasar una solicitud por escrito en medio físico o
mediante correo electrónico al responsable del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo debidamente justificada; si es aprobada la
solicitud, se saca fotocopia de la documentación solicitada colocándole la
identificación con el sello de COPIA NO CONTROLADA
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8.2. COPIAS NO CONTROLADAS DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

Cuando se requiera la copia de un documento, este se debe solicitar al
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se
colocara sello de no controlado y la utilización adecuada de este es únicamente
responsabilidad del destinatario. Este sello será utilizado únicamente por el
responsable del SG-SST.

Teniendo en cuenta:

Identificar la necesidad de crear actualizar y/o eliminar un

documento

Solicitar la creación, actualización y/o eliminación de los

documentos

Analizar la solicitud por parte del responsable del SG-SST

(respecto a coherencia y seguimiento de los criterios de esta
guía) para aprobación.

Se realiza la aprobación del documento y el envió del

documento al área de comunicaciones para su respectiva
comunicación
Finaliza con el compromiso de los responsables del proceso
para su socialización de las áreas o personal que hacen
utilización de este.
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9. CONTROL DE CAMBIOS

Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las necesidades

con el fin de asegurar que continúen siendo aplicables o deban ser modificados.

El cuadro de control de cambios se registra al final del documento en una hoja

exclusiva, en el cual se identifican los siguientes elementos:

VERSIÓN: Es el consecutivo que se realiza de acuerdo a las modificaciones del

documento a partir de (01).

FECHA: fecha de elaboración del nuevo documento modificado

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: se describe el motivo por el cual se modificó o

cambio el documento. Este control de documentos se ve reflejado en el listado
maestro de documentos.

RESPONSABLE: persona encargada de verificar y aprobar el cambio o la

modificación del documento.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Diana Salcedo Juan Díaz Miguel Rivera

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Directora SST Coordinador SST Gerente