ESTÁNDAR

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CONTONGA
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CÓDIGO: SIG-EST-001 PÁGINA: 1 de 11

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación y control de los documentos
y los registros del Sistema de Gestión de Integrado.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos de Contonga Minería SAC.

3. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS

3.1 Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.2 D.S. 005‐2012‐EM Reglamento de la Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.3 D.S. 024‐2016‐EM Reglamento de Seguridad y Salud en Minería.
3.4 D.S. 023-2017-EM Modificatoria del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería.
3.5 D.S. 040‐2014‐EM Reglamento de Protección y Gestión Ambiental para las Actividades
Explotación, Beneficio, Labor General, Transporte y Almacenamiento Minero.

4. DEFINICIONES
4.1 Copia controlada: Documento asignado a un área o usuario específico, que es responsable de
su uso, aplicación y conservación. Lleva como mínimo un pie de página con nombre del área o
la persona a la que se asigna el documento, información que podrá estar sólo en la primera
página del documento.
4.2 Copia no controlada: Documento que no requiere control de asignación de área o usuario y
recomendable no ser usado en el desarrollo de las actividades, salvo que se tenga la seguridad
que el documento es la versión vigente (puede llevar una nota en la página indicando que la
copia no es controlada, pudiendo decir: “Esta copia no es controlada y podría estar
desactualizada. Verifique si la revisión es la vigente”).
4.3 Documento: Información y su medio de soporte.
4.4 Documentos de procedencia externa: Documentos generados en el entorno externo que la
Organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión
de Seguridad, tales como: documentos técnicos, manuales, normas legales, entre otros.
4.5 Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener,
y el medio que la contiene. La información documentada puede hacer referencia a:
 El sistema de gestión, incluido los procesos relacionados;
 La información generada para que la organización opere (documentación);
 La evidencia de los resultados alcanzados (registros).
4.6 Política: Intenciones y dirección de una organización como las expresa formalmente su alta
dirección. para apoyar y mejorar su desempeño. La política posibilita que la organización
establezca sus objetivos, lleve a cabo acciones para lograr los resultados previstos del sistema
de gestión, y permita la mejora continua.
4.7 Manual: Documento en que se compendia lo más sustancial de una materia; contiene en forma
explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones y
ELABORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Deisy R. Firmado digitalmente
por Deisy R. Ramos
Ramos Alegre
Fecha: 2023.06.30
Alegre 20:10:05 -05'00'

Coordinador SIG Gerente SSO Gerente SSO Gerente de Operaciones

Deisy Ramos Alegre Ever Ponce Tolentino Ever Ponce Tolentino Salvador Tuncar Alva
Fecha de elaboración: Fecha de revisión: Fecha de revisión: Fecha de aprobación:
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CÓDIGO: SIG-EST-001 PÁGINA: 2 de 11

procedimientos de una organización; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la organización.
4.8 Guía: Documento que incluye los principios o procedimientos para encauzar una cosa o el
listado con informaciones que se refieren a un asunto específico.
4.9 Reglamento: Un reglamento es un conjunto ordenado y coherente de preceptos o normas que
regirán el trabajo en una organización.
4.10 Procedimiento: Documento que indica la forma específica para llevar a cabo una actividad o
un proceso, en el que podrían encadenarse varias operaciones, intervienen distintas personas
o participar diferentes áreas de la organización.
4.11 PETS (Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro): Documento que contiene la secuencia
apropiada y ordenada para la realización de una actividad, de forma que se apliquen las medidas
de control que eviten o minimicen un posible impacto ambiental negativo y la lesión o
enfermedad de los trabajadores involucrados. Resuelve la pregunta: ¿Cómo hacer el trabajo /
tarea de manera correcta, cumpliendo con mi trabajo de forma segura? El cumplimiento del
PETS, según su tipo, es obligatorio según la evaluación de riesgo (Procedimiento de
Identificación de fuentes de riesgo, evaluación y control de riesgos).
4.12 Instrucción: Documento que describe detalladamente cómo realizar y registrar una tarea
determinada.
4.13 Estándar: Documento que contiene los parámetros y/o los requisitos mínimos aceptables de
medida, cantidad, calidad, peso, u otros, establecidos por estudios experimentales,
investigación, legislación vigente, acuerdos de la organización y/o resultado del avance
tecnológico, con los cuales es posible comparar las actividades de trabajo, desempeño y/o
comportamiento industrial.
4.14 Formatos: Documento estandarizado que dará lugar a un registro cuando sea llenado
adecuadamente. Como por ejemplo los objetivos estratégicos es un registro.
4.15 Lista maestra: Registro donde están listados e identificados todos los documentos o registros
del Sistema de gestión de SSO
4.16 Elaborador: Persona designada responsable de la elaboración del documento. Comúnmente
es quien ejecuta o participa en el proceso, tarea o actividad.
4.17 Revisor: Persona con suficiente conocimiento del proceso o actividad, responsable de realizar
la revisión de un documento, asegurando su correcta elaboración.
4.18 Aprobador: Persona con autoridad y conocimiento de un proceso, actividad, responsable de
aprobar un documento y garantizar la implementación y aplicación del documento aprobado,
según lo establecido en la ruta de revisión.

5. RESPONSABILIDADES
5.1 Alta Dirección; es el responsable de proporcionar los recursos necesarios para la
implementación de este procedimiento y asegurar su cumplimiento.
5.2 Representante de la Alta Dirección; es responsable de la revisión de documentos del Sistema
de gestión de Seguridad según su alcance
5.3 La(s) Gerencia / Superintendencias / Jefatura; son responsables de asegurar el cumplimiento
del presente procedimiento, incluyendo la aprobación e implementación de documentos que
se generen en sus áreas.
5.4 Los Superintendentes, Jefes de área y supervisores; deben actualizar sus documentos,
considerando que sean coherentes, aplicables y eficaces. Asimismo, deberán asegurar la
eficaz comunicación de las versiones vigentes, enfatizando los cambios, al personal de su
responsabilidad.
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5.5 El Área de Seguridad y Salud Ocupacional o de Medio Ambiente son responsables de la

actualización de los documentos del Sistema de gestión de Seguridad según su alcance y
control.
5.6 El Responsable del Centro Documentario es el coordinador del Sistema de Gestión, es el
encargado de ingresar todos los documentos del Sistema de gestión de seguridad en la red de
la unidad minera.
5.7 Todo el personal en el ámbito de su competencia es responsable de cumplir el presente
procedimiento.

6. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR

6.1 CONDICIONES GENERALES

6.1.1. Los documentos del Sistema de gestión de seguridad vigentes se encontrarán – “Centro
Documentario” – “Contonga”.
6.1.2. Los documentos del SGS deben ser revisados y actualizados cuando se produzcan cambios
en los procesos, condiciones de trabajo, exigencias legales, u otra necesidad de mejora. No
será necesario actualizar el documento por el retiro del personal relacionado al elaborador,
revisor y/o aprobador. El cambio de logo de la empresa no requerirá el cambio de revisión.
6.1.3. Los responsables de administrar los registros del área deben clasificar, archivar y mantener
los registros en el lugar asignado para su conservación durante el periodo determinado en
la lista maestra de registros.
6.1.4. Todo documento obsoleto debe ser removido bajo responsabilidad del Jefe o Supervisor
de Área, una vez comunicada la modificación y difundida la nueva versión por parte del
responsable del Control de Documentos. Asimismo, el Jefe o Supervisor tendrá la
responsabilidad de capacitar al personal en el correcto uso de la documentación nueva o
modificada, y registrar dicha capacitación. Se deberá informar formalmente al responsable
del Control de Documentos la entrega de documentos actualizados al personal bajo
responsabilidad.
6.1.5. Las copias no controladas no necesariamente identificarán el control de cambios del
documento. Sólo es obligatorio la identificación de cambios en las copias controladas.
6.1.6. Los mecanismos de elaboración, revisión y aprobación de los documentos del SGSSO se
describen en los siguientes cuadros:

Cuadro N° 01 – Para Documentos Corporativos

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
Tipo de Documento
Elaborar Revisor Aprobar
 Política, misión, visión Gerencia General Gerencia General Gerencia General
valores
Gerencia o
 Objetivos Estratégicos
Gerencia responsable superintendencia
 Manual Profesional del área
/ Jefatura de área responsable /
 Procedimientos
Jefatura de área
Gerencia o Gerencia o
 Estándares superintendencia superintendencia
Profesional del área
 Instrucción responsable / Jefatura responsable /
de área Jefatura de área

Cuadro N° 02 – Para Documentos de la Unidad

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Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

Tipo de Documento Aprobado
Preparado por: Revisado por: Revisado por:
por:
 Política Superintendencia / Representante Alta
Jefatura de área y/o Gerencia SSO de la Alta Dirección
 Manual de Gestión
Ingeniero SIG Dirección
Profesional
 Manual Operativo Superintendente / Gerente de
Responsable del Gerencia SSO
 Reglamento Jefe de área Operaciones
área
 Objetivos (Incluye Profesional
Superintendente / Gerente de
programas de Responsable del Gerencia SSO
Jefe de área Operaciones
gestión) área
Profesional
 Programas Superintendente / Gerente de
Responsable del Gerencia SSO
 Plan Jefe de área operaciones
área
Profesional
Superintendente / Gerente de
 Procedimiento Responsable del Gerencia SSO
Jefe de área Operaciones
área
Profesional
 Protocolo Superintendente / Gerente de
Responsable del Gerencia SSO
 Guía Jefe de área Operaciones
área
Profesional
 PETS Responsable del Superintendente / Gerente de
Gerencia SSO
 Estándares área / Jefe de área Operaciones
Colaboradores
* El Gerente de Operaciones participa en la elaboración de las Políticas Corporativas de la Organización y la adopta
como política de la Unidad.

6.1.7. Los documentos que requieran firma de preparación, revisión y aprobación se consignarán
en la versión física y/o podrán colocar su firma digital.
6.1.8. Los formatos y otros documentos se consideran aprobados una vez ingresados al “Centro
Documentario”.
Nota: El contenido de los formatos tendrán su propio diseño de acuerdo con la función a
cumplir.

6.1.8.1. Diseño de página

A. Encabezado: Debe incluir la siguiente información: Logo de la empresa, tipo de
documento con el nombre de la unidad minera, título del documento, Área, versión,
código del documento, página y el nombre de la unidad minera.
 Para la base de datos del encabezamiento la letra del texto será de fuente arial,
negrita y de tamaño 10: Tipo de documento con el nombre de la unidad minera,
título del documento y para el nombre de la unidad minera; asimismo para: Área,
versión, código y pagina; la letra del texto será de fuente arial negrita tamaño 9,
para el resto de la información que va a ser completada será con la letra de
fuente arial tamaño 9.

Cuadro N° 3 - Para todo tipo de Documento

TIPO DE DOCUMENTO
TITULO DE DOCUMENTO U.E.A.
ÁREA: VERSIÓN: CONTONGA
CÓDIGO: PÁGINA:
 ESTÁNDAR

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Cuadro N° 4 - Para el registro del SGSSO

SISTEMA DE GESTION SSO - CONTONGA
TITULO DEL DOCUMENTO U.E.A.
ÁREA: VERSION: CONTONGA
CÓDIGO: PAGINA:

Nota: De forma opcional se podrá considerar la fecha de aprobación.

B. Pie de página: Se colocará solo en la primera página; la letra del texto será de fuente
arial y de tamaño 10.

Cuadro N° 5 - Para el registro de firmas

ELBORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Profesional Responsable del Área Superintendente / Jefe de Área Gerencia SSO Gerente de Operaciones
(Nombre y Apellidos) (Nombre y Apellidos) (Nombre y Apellidos) (Nombre y Apellidos)
Fecha de elaboración: Fecha de revisión: Fecha de revisión: Fecha de aprobación:

6.1.8.2. Codificación de los documentos

Posición N° 1: Indica el sistema de gestión de cada área

ÁREA RESPONSABLE CÓDIGO

GERENCIA DE OPERACIONES GO
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL SSO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIG
MEDIO AMBIENTE MA
ADMINISTRACIÓN AD
MINA MI
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CÓDIGO: SIG-EST-001 PÁGINA: 6 de 11

GEOLOGÍA GE
PLANEAMIENTO PL
PLANTA PC
 Laboratorio Metalúrgico LM
PROYECTOS PR
MANTENIMIENTO MT
RECURSOS HUMANOS RH
LABORATORIO QUÍMICO LQ

COSTOS CO
 Logística LO
 Tecnología de la Información TI

RELACIONES COMUNITARIAS RC

Posición N° 2: Indica la categoría del documento

CATEGORÍA DEL DOCUMENTO CÓDIGO

Política / Misión / Visión / Valores (si se diera el caso PMV

Manual / Guía / Reglamento / Lineamiento MGR

Procedimiento PRO

Procedimiento escrito de trabajo seguro PETS

Protocolo PRT

Instrucción / INT

Estándar EST

Programa PRG

Formato / Cartilla FOR

Plan de Emergencia – Contingencia PLA

Documentos generales (constancia, memo, informe,
DGE
boletín, diagrama)

Posición N° 3: Indica el número correlativo de generación del documento, partiendo

desde “000”.
- Pirámide documentaria
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- En caso de los “registros”, que provienen del llenado de un “formato”, estos mantienen la
misma codificación del formato, y los que no tienen codificación específica son
identificados por su nombre.
6.1.9. Formato de los documentos se tendrá que seguir la siguiente estructura:
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6.1.10. Para el caso de “documentos de procedencia externa”, no es obligatoria su codificación y

podrán denominarse con el nombre con el que fueron enviados o definidos por el remitente,
archivándose de acuerdo con lo establecido por cada área.

6.1.11. Estructura de los documentos internos del SGSSO se describen el siguiente cuadro:
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TIPO
ESTRUCTURA
DOCUMENTO

IPERC BASE. Definida por el área de SSO.

Reglamento Definida por el área de SSO.

interno de SSO.
Manual 1.Título, 2.Instrucción, 3.Organización, 4.Descripción del procedimiento,
Operativo. 5.Medidas de seguridad, 6.Anexos.
1.Objetivos y metas, 2.Control y seguimiento de los objetivos y metas,
Programas. 3.actividades que permitas medias su avance y cumplimiento,
4.Responsables, 5.Cronograma de ejecución de actividades,6 Presupuesto.

1.Introducción, 2.Alcance,3. Objetivos, 4.Evaluación de riesgos e

identificación de áreas y actividades críticas, 5.Niveles de emergencia para el
Planes. desarrollo del plan, 6.Organización de la respuesta a los niveles de
emergencia, 7.Comunicaciones internas y externas, 8.Protocolo de respuesta
a emergencias, 9.Entrenamiento y simulacro, 10.Mejora continua, 11.Anexos.

1. Objetivo, 2.Alcance, 3.Referencia Legales y Otras Normas, 4.Definiciones,

Estándares de 5.Responsables, 6.Especificaciones del Estándar, 6.1Consideraciones
Gestión. generales, 6.2.Descripcion del estándar 7.Registros y documentación,
8.Control de cambio y/o mejora y 9. Anexos.
1.Objetivo, 2.Alcance, 3.Documentos de referencia, 4.Definiciones,
Procedimiento de 5.Responsabilidades, 6.Consideraciones Generales, 7.Desarrollo del
Gestión. Procedimiento de Gestión, 8.Registros y documentación, 9. Control de cambio
y/o mejora, y 10.Anexos.
1. Objetivo, 2.Alcance, 3.Definiciones, 3.Referencias Legales y Otras Normas,
Estándar
4.Definiciones 5.Responsables, 6.Especificaciones del Estándar, 7.Registros
Operativo.
y Documentación, 8. Control de cambio y/o mejora.
1.Personal, 2.Equipos de Protección Personal, 3.Equipos/Herramientas/
PETS. Materiales, 4.Procedimiento (descripción de tareas), 5.Restricciones, 6.
Documentación asociada, 7 Control de cambio y/o mejora

Formato. Definida por el área usuaria y aprobada por el departamento de SSO.

Otros Definida por el área usuaria y aprobada por el departamento de SSO.

6.1.12. El acápite de Control de cambio y/o mejora debe seguir las instrucciones el cuadro.

FECHA Ítem DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Y/O MEJORA VERSIÓN

En el ítem xxx, se modifica: XXX VERSIÓN
FECHA DE LA
ULTIMA (DE
ACTUALIZACIÓN En el ítem xxx, se adiciona: XXX
LAREVISA /
Y/O REVISIÓN
En el ítem xxx, se retira: XXX ACTUALIZA)
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6.1.13. Para la protección de los registros electrónicos, el área de sistemas / tecnología de la

información (TI), deberá facilitar los medios para la protección de los registros electrónicos
en el servidor de Contonga Minería S.A.C., atrás del “back up” y “papeleras de reciclaje” del
sistema. Cada área es responsable de la disposición final de los registros.

6.2. DESCRIPCION DEL ESTANDAR

6.2.1. Elaboración y actualización
1. Generar o actualizar un documento cuando exista la necesidad operacional o de gestión.
2. Identificar dentro del documento al (los) elaborador(es), revisor(es) y aprobador(es), de
acuerdo con el ítem 6.5.
3. Solicitar al responsable del Centro Documentario, la codificación del documento. (01
Responsable en cada área).

6.2.2. Revisión y aprobación

1. Revisar el documento en función al objetivo y alcance definido. En caso de existir alguna
observación, indicarlo sobre el mismo documento (físico o digital), y hacerle llegar al
elaborador para su consideración.
2. Una vez aprobado el documento, el responsable del área donde se generó el documento,
o quien designe, enviará el documento al responsable centro documentario (coordinador
SIG) del área de SSO
3. Actualizar la Lista Maestra de Documentos con los datos del documento recientemente
aprobado.
4. Al menos una vez al año, el responsable del centro documentario deberá solicitar revisión
y aprobación de los documentos generados a los responsables de área.

6.2.3. Administración del documento

1. El responsable del área o a quien designe será el encargado de la difusión del documento
aprobado a quienes corresponda (en su propia área y a otras áreas de ser necesario), así
como mantenerlo disponible.
2. Cada área debe contar y actualizar su Lista Maestra de Registros.
3. En caso sea necesaria distribuir las copias físicas a la(s) persona(s) pertinente(s),
considerando el ítem 3.1 y registrarlo en el formato Distribución de Copias Controladas.
Todo documento impreso que no cuente con lo indicado en el ítem 3.1 será considerado
documento no controlado y/o no válido.

NOTA: La distribución de reglamentos, no se realizará como copia controlada; el control de este se realizará con un
cargo de recepción (desglosable) de dicho documento.

En caso de querer mantener la versión anterior (obsoleto) de un documento respecto a la que

está en el centro documentario, deberá archivarlo e identificarlo como documento Obsoleto.

6.2.4. Documentos de Procedencia Externa (Documentos Técnicos, entre otros)

Cada área es encargada de identificar (registrándolo en la lista de documentos de
procedencia externa), almacenar (física o digital), actualizar (en lo posible contar con la
última versión), distribuir y controlar la distribución de sus documentos de procedencia
externa, cuando corresponda.
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CONTONGA
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CÓDIGO: SIG-EST-001 PÁGINA: 11 de 11

6.2.5. Modificación e identificación de cambios

Enviar las modificaciones propuestas al elaborador del documento, quien evalúa si el
cambio procede o no.
En caso se presenten cambios en el proceso operativo o administrativo, los responsables
deberán revisar los documentos y si permiten controlar los riesgos producto del cambio y
procederán a generar una versión nueva o un documentos nuevo específico.
Si procede el cambio solicitado, realizarlo considerando el ítem 7.1 y 7.2. De no proceder,
se continuará aplicando el documento vigente.

7. REGISTROS Y DOCUMENTACION
Código Nombre Responsable del Control
Responsable del Centro
SSO-FOR-002 Lista maestra de documentos Documentario / Persona
designada por el área
Responsable del Centro
SSO-FOR-003 Lista maestra de formatos Documentario / Persona
designada por el área

8. CONTROL DE CAMBIO Y/O MEJORA

Fecha items Descripción del cambio y/o mejora Version

9. ANEXOS
 No aplica