INTRODUCCIÓN

Desde siempre ha existido la relación entre el hombre y el trabajo, pues es la manera en que

ha podido mantener su existencia socioeconómica, pero también a lo largo de los años se ha

visualizado con más detenimiento el lado negativo de esta relación, pues de este trabajo se

están derivando diferentes afecciones a la salud, el medio ambiente, y la propia vida.

En Colombia con la expedición del decreto 1443 en el año 2014, el gobierno dio inicio a la

a la normalización de la seguridad y salud en el trabajo en el país, no obstante en el año

2015 con el decreto 1072 tomo aún más importancia, ya que no solo exigió de manera

obligatoria a las empresas un programa de salud ocupacional, sino que sistematizo los

procesos obligando a los empleadores a diseñar y poner en ejecución un Sistema de Gestión

de seguridad y salud en el trabajo, abarcando los vacíos que dejaba la normatividad

anterior.

Con la implementación de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, todas

las empresas pueden conseguir ventajas significativas frente a las demás, pues la puesta en

marcha de los diferentes subprogramas creara una satisfacción laboral a nivel de sus

trabajadores aumentando la competitividad y rentabilidad a la vez que se convierte en un

método eficaz en la prevención y disminución o no ocurrencia de accidentes laborales.

De acuerdo con la importancia de la Seguridad y Salud en el trabajo (SST), el principal

objetivo de este trabajo es diseñar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo para la empresa IMPERIO LTDA.

Como resultado final de este trabajo se lograra obtener la identificación y valoración de los

riesgos existentes en los diferentes procesos productivos de la empresa y se hacen las

respectivas recomendaciones de prevención y control.

GESTIÓN DOCUMENTAL

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación,

emisión, revisión, aprobación, actualización, distribución, eliminación, manejo e

identificación de documentos obsoletos, con el fin de facilitar su presentación, utilización y

disposición final.

2. ALCANCE

El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han

adoptado el SG-SST, aplica para la creación, modificación, actualización, eliminación, y

distribución de los documentos y registros en todos los procesos de la IMPERIO LTDA que

no se encuentren estandarizados, puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,

fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

3. RESPONSABLES
 Encardo del SG-SST

 Líderes de Procesos y/o subprocesos

4. DEFINICIONES

Administrador de la documentación:
Servidor que tiene a cargo la gestión y el control de la documentación relacionada. Con el
SG-SST. Es el único responsable de garantizar la disponibilidad de los documentos para
consulta de los diferentes usuarios definidos en el Sistema y de asegurar la implementación
del procedimiento para la elaboración y control de documentos y registros.

Aprobación:
Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento
revisado previamente.
Caracterización de procesos:
Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos
diferenciadores del mismo.
Ficha Técnica de Servicio:
Se constituyen en documentos en los cuales se determinan las características de los
servicios que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir las fichas técnicas de
los servicios.
Difusión:
Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del
Sistema.
Documento:
Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético,
óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
Documento obsoleto:
Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia.
Elaboración:
Actividad emprendida para documentar la información requerida
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Formato:
Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la
IMPERIO LTDA desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de
expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información
específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables entre otros
aspectos.
Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones
que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se
caracteriza por suministrar información orientada al aprendizaje de una o varias
actividades, su documentación debe ser precisa y concreta.
Manual: Documento con un cuerpo sistemático que contiene la descripción de información
referente a un tema y consolida su desarrollo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es
recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, por qué y cómo.
Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de
disposiciones de carácter referencial.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva
de actividades desempeñadas
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Ruta de revisión: Define los flujos de usuarios que harán la elaboración, revisión y
aprobación de los documentos.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los registros.
Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia dicho
número, ejemplo 1.0, 2.0, 3.0……

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONDICIONES GENERALES
 La implementación del procedimiento para la elaboración y control de documentos y
registros se realizará en el SG-SST.
 El presente procedimiento define las actividades a realizar para la implementación del
control de los documentos a partir de una elaboración, modificación o eliminación
documental.
 El control de documentos quedará registrado en el módulo de documentos del SG-SST
el cual contempla el código documento, nombre del documento, versión, estado del
documento, quien elabora, quien revisa, quien aprueba el documento, motivo de
modificación, fecha de vigencia.
 Quien elabora el documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.
 Corresponde al líder de proceso asegurar el buen trámite de las solicitudes de
elaboración, modificación o eliminación de documentos.
 La documentación vigente y oficial se encontrará a disposición de los funcionarios de
IMPERIO LTDA en el módulo del SG-SST.
 Los Equipos de Gestión que cuenten con sistemas idóneos para el control de
documentos, podrán seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la
codificación, dados por el presente procedimiento.
 En el caso de que algún proceso requiera para su operación mantener copias impresas
de los documentos debe establecerse un listado de distribución de las mismas con el fin de
garantizar la actualización de las mismas.
 Las razones para la aprobación de una solicitud de elaboración, modificación o
eliminación de un documento implica contemplar y revisar la normatividad, la
simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor), y las oportunidades de
mejora para el proceso al que está asociado el documento.
6. ELABORACION DEL DOCUMENTO
La estructura general de un documento de IMPERIO LTDA, está compuesta:

a. Encabezado
Los documentos del SG-SST se identifican con un encabezamiento que contiene, los

siguientes elementos:

 Logo Institucional
 Nombre del Sistema de Gestión
 Nombre del documento
 Código del Documento
 Fecha de aprobación del Documento
 Versión del Documento
 Número de Página

Descripción gráfica de los elementos, ejemplo:

Fecha de aprobación

PROCEDIMIENTO
GESTION DE CAMBIO
 XXX-000-NN Fecha: dd/mm/aaaa
Version:00 Página: 1 de 18
IMPERIO LDTA

Logo

Nombre del documento y registro Versión

En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al formulado.

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manuales
 Procedimientos
 Formatos
 Instructivos, Protocolos, Ficha Técnica, Guía

Para la identificación de los documentos el logo no debe hacer referencia a dependencias.

Las versiones se identifican numéricamente y se inician con 00; en la medida en que se

generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignará el número consecutivo que

describe la versión a que corresponde el nuevo documento. Fecha, indica el día, mes y año

en que se aprueba y entra en vigencia el documento. La fecha del encabezamiento

corresponde a la de aprobación del documento.

b. Pie de página

Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo.

Aplica para los siguientes documentos:

 Manuales
 Procedimientos
 Formatos
 Instructivos, Protocolos, Ficha Técnica, Guía

Representación gráfica del contenido del pie de página:

ELABORO: REVISO: APROBO:

NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO

8. DOCUMENTACIÓN Y CONSERVACIÓN

La empresa IMPERIO LDTA dando cumplimiento al artículo 2.2.4.6.12 del decreto 1072 de

2015 se compromete a mantener disponibles y debidamente actualizados los documentos

referentes, en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

SG-SST, los documentos deben cumplir con los siguientes parámetros:

 Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una

combinación de estos
 Deben estar en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, exceptuando el acceso a las historias clínicas
ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en
seguridad y salud en el trabajo.
 Debe estar redactada de manera tal, que sea clara y entendible por las personas que
tienen que aplicarla o consultarla.
 Debe ser revisada y actualizada periódicamente
 Estar disponible cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los
trabajadores.
 Conservarse de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente
identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
 El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud solicitándolo al
médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución prestadora de
servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe
garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con el decreto 1072 de 2015.
 La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.
IMPERIO LTDA mantendrá los siguientes documentos y registros, por un periodo mínimo de

veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del

trabajador con la empresa:

 Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud

 Conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en
caso de no contar con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad
y salud en el trabajo.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de
los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en
el trabajo
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal
Estos documentos serán relacionados en la carpeta “Histórico Trabajadores”, al finalizar la

relación laboral con cada trabajador.

Para los documentos mencionados en el artículo 2.2.4.6.12 del decreto 1072 la empresa

elaborará y cumplirá con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,

acorde con la normatividad vigente y las políticas internas.

PLAN DE CAPACITACIÓN ANUAL

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ANUAL AÑO 2020

TIPO FECHA ESTADO
ITEM TEMA DE CAPACITACIÓN OBJETIVO DIRIGIDO A PROGRAMAD
ESTANDAR ESPECIFICA EJECUTADO PENDIENTE
A

Garantizar condiciones de trabajo

Inducción en seguridad y salud en seguras y saludables en el
1 x Todos 4-may-20
el trabajo. desarrollo de las diferentes
actividades.

Capacitación en riesgo quimico y informar a todo el personal sobre

3 x Todos 1-jun-20
manejo de sustancias quimicas. el factor del riesgo Quimico.

Plan de emergencias x Estar preparado para una emergencia Todos 30-jun-20

4

mantener en condciciones
Uso y mantenimiento de Epp x Todos 29-jul-20
adecuadas los epp suministrados
5 por la empresa.
6 Socialización Matriz de peligros x Dar a conocer los riesgos de sst Todos 26-ago-20
Cultura del Autocuidado x Generar cultura del autocuidado Todos Constante
8
9 Básico Primeros Auxilios x Atender primeros auxilios Copasst 23-sep-20

Comunicación efectiva Generar estrategias para la Copasst 19-oct-20

10 x comunicación efectiva

REFERENCIAS

Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
Ley 527 de 1999 (Ley del comercio electrónico). Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.