SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y CÓDIGO: SST- PC-002

SALUD EN EL TRABAJO FECHA: ENERO 2018

VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACION DE
Pág. 1 de 4
DOCUMENTOS

1. OBJETIVOS

Establecer las actividades y controles para los documentos internos y externos, del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo; en sus etapas de generación, distribución, uso, actualización y
anulación, con el fin de lograr su legitimidad, entendimiento, aplicación y renovación permanentes.

Establecer las actividades y controles los registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo; para garantizar su legibilidad, identificación, almacenamiento, recuperación, tiempo de retención,
disposición y protección.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo que sirven para demostrar el cumplimiento de los requisitos y la operación eficaz del
sistema sean en papel o en medio magnético, internos o externos.

3. DEFINICIONES

Documento: Información y su medio de soporte.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas. Formato diligenciado.

SG - SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Listado Maestro: Relación que indica el código, título, versión, vigencia, control de cambios de los
documentos.

Listado control de Registros: Relación que indica el código, título, versión, vigencia, responsable, lugar de
almacenamiento, tiempo de retención, disposición final del registro.

Documento Obsoleto: Documento que no está vigente ya que existe una nueva versión.

4. CONDICIONES GENERALES

El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes
documentos en relación con el SG-SST:

 La política y los objetivos de la empresa, firmados por el empleador.

 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST.
 La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos (Matriz de peligros).
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y CÓDIGO: SST- PC-002
SALUD EN EL TRABAJO FECHA: ENERO 2018
VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACION DE
Pág. 2 de 4
DOCUMENTOS

 El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población

trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en
concordancia con los riesgos existentes en la organización.
 El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del
SG-SST.
 El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento incluyendo los
soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes,
contratistas, cooperados y en misión.
 Los procedimientos e instructivos internos de SST.
 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
 Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y
demás instructivos internos de SST.
 La designación del Vigía de SST y los soportes de sus actuaciones.
 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales de acuerdo con la normatividad vigente.
 La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus
correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
 Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los
resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos
biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos, si aplica.
 Formatos de registros de las inspecciones de seguridad.
 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales
que le aplican a la empresa.
 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.
 Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una
combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del SG-SST.
 La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de manera tal que sea
clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser
revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los
trabajadores, en los apartes que les compete.

NOTA:

 El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud solicitándolo a la

institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo
caso, se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal
vigente.
 La documentación del SG-SST está a disposición de los trabajadores para su consulta, los
documentos confidenciales pueden ser consultados a través del jefe inmediato del trabajador.
 Para evidenciar la disponibilidad de la versión actualizada de los documentos internos y externos
se cuenta con el Listado Maestro de Documentos y para los registros se encuentran el listado
control de registros los cuales se encuentran disponibles en el servidor de la empresa en la
carpeta destinada para el SG-SST. El listado maestro de documentos y el listado control de
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y CÓDIGO: SST- PC-002
SALUD EN EL TRABAJO FECHA: ENERO 2018
VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACION DE
Pág. 3 de 4
DOCUMENTOS

registros para el SG-SST sólo pueden ser modificados por el Encargado del SG-SST, pero
están disponibles para la consulta de todos los responsables de proceso.

Manual del SG-SST

La organización estableció y mantiene el Manual del SG-SST (este documento) que describe:

 El SG-SST de la organización y sus elementos constitutivos.

 La forma como los diferentes elementos del SG-SST interactúan entre sí.
 La relación entre los diferentes elementos y sus procedimientos o instructivos.

Contenido de Formatos:

 Debe contener como mínimo: Logotipo de la compañía, título alusivo al contenido, código,
contenido, espacio para diligenciar fecha(s) y firma(s) de diligenciamiento.
 El responsable del control de la documentación es el Representante de la Gerencia, al aprobarse
un documento debe relacionarse en los Listados Maestros, se debe actualizar el archivo
magnético en la base de datos.
 Los documentos obsoletos y anulados que sean conservados para propósitos legales, de
preservación, de conocimiento o por cualquier otro motivo, se deben identificar mediante el texto
de "obsoleto” y " anulado” respectivamente.

5. RESPONSABILIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Los documentos deben ser

Se detecta la necesidad de elaborados y aprobados así: Documentos
Encargado del SG SST
crear un documento procedimientos, instructivos, realizados
registros y formatos.
Una vez los documentos son
elaborados, son distribuidos a
Documentos
Distribución del documento los responsables que deben Encargado del SG SST
realizados
tener conocimiento de dicho
documento.
Cuando exista un cambio en
los documentos, SST es
Actualización de Documentos
responsable de actualizar y Encargado del SG SST
documentos realizados
entregar o informar a los
responsables.
Cada uno de los documentos
van a contener el tiempo de Documentos
Tiempos de archivo Encargado del SG SST
actualización y la manera y el realizados
tiempo de archivo
 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y CÓDIGO: SST- PC-002
SALUD EN EL TRABAJO FECHA: ENERO 2018
VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACION DE
Pág. 4 de 4
DOCUMENTOS

Elaboró: Ingrid Y. Guarin A. Revisó: Katherinne Salcedo Aprobó: Waldina Salcedo

Cargo: Consultora SG-SST Cargo: Responsable del SG-SST Cargo: Rep. Legal