SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUIA APRENDIZAJE 1 TRAMITE DE CORRESPONDECIA

TECNOLOGO FORMARCION GESTION DOCUMENTAL

FICHA 2382370

Aprendiz: CRISTHIAN ANDRES PATÑO FIGUEROA

Cedula: 1121921361
Villavicencio/Meta
PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO ACTIVIDADES GUÍA DE APRENDIZAJE

TABLA DE CONTENIDO

1- Portada……………………………………………………………………………. 1
2- Tabla de contenido………………………………………………………………. 2
3- Identificación Guía Solución Guía Aprendizaje 1 ………...….……………… 3
4- Presentación……………………………………………………………………... 4
5- Actividad Individual de análisis de los componentes de las comunicaciones
oficiales ………………………..…………………………………………………. 4
6- Glosario de términos ...……………..................…………………………….…..7
7- Referentes bibliográficos ……………………………………………………….. 9
8- Control documentos …………………………………………………………….
10
 9-
PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO ACTIVIDADES GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN Y SOLUCION DE LA GUIA DE APRENDIZAJE 1

 Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGO EN GESTIÓN

DOCUMENTAL
 Código del Programa de Formación: 122901
 Competencia: TRAMITE DE CORRESPONDENCIA
 Nombre aprendiz: CRISTHIAN ANDRES PATIÑO FIGUEROA
 Cedula: 1.121.921.361
 Temas: Actividad de análisis de los componentes de las comunicaciones
oficiales
 2. PRESENTACIÓN

Apreciado instructor reciba un cordial saludo por medio de la presente envió mis
actividades de TRAMITE DE CORRESPONDENCIA al programa GESTION
DOCUMENTAL dando un claro aprendizaje sobre nuestra institución y los valores
que nos enseña cada día, es para mí muy gratificante poder participar de este
proceso y seguirlo realizando con los mejores resultados

3. Actividad Individual de análisis de los componentes de las

comunicaciones oficiales

1. ¿Qué medidas se deben implementar de acuerdo al acuerdo No? 060 de 2001

del Archivo General de la Nación, para lograr el control efectivo de los documentos
externos recibidos?

Solución: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las

unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que
cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental,
para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta
de los documentos.

2. ¿Qué haría usted si en la ventanilla única de correspondencia recibe un sobre y

este no cuenta con los datos necesarios para identificar el destinatario?

Solución: Se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de

su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

3. ¿Qué pasos seguirá para el desempaque de la correspondencia que llega? ¿para

qué lo haría?

Solución: Se deben revisar, posteriormente se clasifica, se hace su respectivo

radicado si es el caso, después un registro y finalmente se entrega a la
dependencia
4. ¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos de
correspondencia en la ventanilla única?

Solución: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un

número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley

5. ¿Para qué se realiza el registro de documentos? ¿cuáles documentos se

registran?

Solución: El registro se realiza para llevar un control, documentar la información

que llega a la unidad de correspondencia que documentos se registran los
certificados, actas, informes, memorias

Identifique los procedimientos de Trámite de la Correspondencia de los

documentos de acuerdo con procesos técnicos, normativa, leyendo el acuerdo 060
de 2001, del Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta los artículos 02 y
05; responda:

1. ¿Para qué se utiliza el consecutivo de las comunicaciones oficiales en la

correspondencia?

Solución: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un

número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de socializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.

2. ¿Qué datos deben registrar al momento de recibir una comunicación oficial por
medio de la ventanilla única? ¿Por qué? Sustente en clase

Solución: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o

código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros

3. ¿Se puede radicar un documento, sin tener en cuenta los consecutivos de la

radicación; si o no ¿Por qué?

Solución: No porque no se puede adulterar o apartar números dado que se tiene

que llevar un seguimiento y un orden en los consecutivos

Construya conocimiento para la eficacia del despacho de los documentos, en los

artículos décimo segundo y décimo tercero del acuerdo 060 de 2001, del Archivo
General de la Nación de Colombia, en consecuencia, de ello lea detenidamente
las actividades correspondientes a ella, dar respuesta a las siguientes situaciones.

1. ¿Cuál es la manera correcta de despachar los documentos en la organización?

Al finalizar cada jornada laboral, el funcionario radicado generará por medio las
planillas para entrega de la correspondencia a las dependencias destinatarias. Las
planillas deberán ser firmadas como constancia de entrega y recibido.

2. ¿Cuáles son los canales de envío de los documentos producidos establecidos

por la empresa

Solución: Personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo,

trámite en línea, página web,
3 GLOSARIO DE TÉRMINOS

RADICADO

Es el proceso por el cual se asigna un identificador (Número de Radicado) a un

documento y se le asocia cierta información que se considere relevante a la hora
de ingresar, salir o moverse entre departamentos en la organización, tal como la
fecha y hora de recepción

DEPENDENCIA

Es aquella o aquel que, de conformidad con las normas orgánicas vigentes y el

manual descriptivo de funciones y competencias, le está asignado el tema o
asunto sobre el cual versa la petición.

CONSECUTIVO

Es el proceso mediante el cual la entidad le asigna un número consecutivo a los

oficios dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley.

TRAMITE

Trámite es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado,

en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa.

CORRESPONDECIA

hace referencia a: Carta, medio de comunicación escrito que un emisor (remitente)

envía a su receptor por medio del correo postal. Por lo general, la noción
de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que
se trasladan dentro de un sobre

COMUNICACIONES OFICIALES
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

FAX

Sistema de comunicación que permite mandar y recibir información gráfica a

través de la línea telefónica

DISTRUBUCCION DE DOCUMENTOS

es el acto en el cual la correspondencia que se recibe es distribuida al destinatario

SEGUIMIENTO

Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso

4 REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

- https://es.wikipedia.org/wiki/Firma_digital
- https://www.ambitojuridico.com/noticias/tic/uso-de-medios-electronicos-i-la-
ley-527-de-1999-como-instrumento-normativo-suficiente#:~:text=La%20Ley
%20527%20de%201999%20constituye%20el%20marco%20jur
%C3%ADdico%20integral,medios%20electr%C3%B3nicos%20(comercio
%20electr%C3%B3nico)
- https://andrespastrana.org/agenda-de-conectividad-colombia-conectada-con-
el-futuro/#:~:text=La%20Agenda%20de%20Conectividad%20es,transcurso
%20de%20los%20pr%C3%B3ximos%20a%C3%B1os
- file:///C:/SALVAVIDAS/OneDrive%20-%20Eficacia/Downloads/
PresentacinnnnTramitendenCorrespondencianfichan2382370___67614e652
7eb4ed___.pdf
-
5 CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Cristhian Andres Aprendiz Centro 1 OCTUBRE 2021
(es) Patiño Figueroa Industria y
Servicios del
Meta