TALLER N°4

TRAMITE

Presentado por: Carlos Andrés Castillo

Ficha: 2558543

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

Presentado a: Gloria Del Carmen Torres Guevara

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

BOGOTA - NOVIEMBRE 2022

 1. ¿Cuál es el perfil que debe tener el personal que labora en la

unidad de correspondencia?

Para este cargo se requiere personal debidamente capacitado en procesos

archivísticos y los medios necesarios que le permitan recibir, enviar y

controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones oficiales, mediante

los servicios de mensajería interna y externa

2. Mencione cuales son las funciones de las personas que laboran

en la Unidad de Correspondencia

Las funciones para realizar por el personal encargado de la unidad de

correspondencia es el de recibir, enviar y controlar todas las comunicaciones

de carácter oficial dentro de la organización, para este proceso es necesario

utilizar los servicios de mensajería interna externa correos electrónicos entre

otros.

¿Que son actos administrativos?

Es el que emana de la administración pública y sirve de medio o de

resolución para imponer su voluntad en el ejercicio de una potestad

administrativa. Es de naturaleza reglada o discrecional y tiene la finalidad de

crear un efecto de derecho. Ya sea crear, reconocer, modificar o extinguir

una situación jurídica subjetiva.

 4.¿Que son resolución

Respuestas o decisiones que no representan una normatividad por una parte

autoritaria política, jurídica o administrativa para la solución de un conflicto,

dando a seguir unas pautas al desarrollar de manera predeterminada.

5. ¿Qué son circulares?

Documento formal utilizado por una autoridad determinada unas autoridades

para dar conocimiento de una información o notificación, que generalmente es

de carácter prioritario buscando llegar a toda la comunidad establecida

6. ¿Qué son actas? Para que sirven

Documentos cuya funcionalidad trata de establecer hechos, deliberaciones,

tomas de decisiones a acuerdos o tratos que se llevan a cabo en reuniones o

juntas determinadas, siendo su principal función dar constancia de temas

tratados y dar validez a lo acordado.

7. Cuál es la diferencia entre comunicaciones internas y externas

la comunicación interna tiene lugar entre el personal dentro de una

organización, la comunicación externa se produce entre las personas dentro

de la empresa y las del mundo exterior.

8. ¿Que son trámites?

Es una actuación de acciones para obtener una obligación o dar cumplimiento de un

caso o hecho, realizando tramites de toda variedad en ámbitos educativos, legales,

financieros, de salud, etc.

9. ¿Qué son las comunicaciones reservadas o confidenciales?

Este son documentos que se tienen acceso por medio de la ventanilla unida o área de

correspondencia, con destino a funcionarios de la entidad, cuyo contenido únicamente

puede ser conocido por el destinatario o personas nombradas en este mismo.

10. ¿Qué diferencia hay entre registro y radicación?

Un registro documenta es facilitar una localización establecida, dando testimonio que el

documento ingreso o tuvo paso por la entidad conociendo su destino final, a diferencia

de una radicación la cual trata de un proceso de asignación numérica consecutiva en la

entidad dejando su constancia de fecha y hora de entrega en la misma entidad.

11. ¿A que hace referencia la consulta de documentos?

Es un instrumento implementado para el control de acceso a la información que tiene

escrita los documentos que reposan en el área de archivo y de identificación del archivo

central sobre el desarrollo de este mismo acto.

12. ¿En qué consiste la organización de documentos?

Es un proceso mediante el cual se dará una clasificación, orden y descripción de los

 documentos en las entidades, dando cumplimiento a un proceso de orden original

documental establecido en las TRD y-o TVD establecida en la entidad.

13. ¿En qué consiste la recuperación de documentos?

Recuperar la información sin importar su origen y soporte, para mantener la información

original.

 Planeación

 Producción

 Gestión y tramite

 Organización

 Transferencia

 Disposición de documentos

 Preservación a largos plazos

 Valoración

14. ¿Qué son los Servicio y Control de Préstamo de los documentos?

Proceso encargado de llevar un control sobre los documentos solicitados por personas

interesadas en obtener el físico de la documentación, dando un registro de entrada y

salida (préstamos y entregas) a los documentos, con los siguientes campos:

 Tipo de documento

 Descripción

 Folios totales

 Entregado a

 Entregado por

 Fecha de solicitud

 Fecha de entrega

 Fecha de devolución

 Firma de recibido

 Firma de devolución

15. ¿A que hace referencia cuando nos referimos a la disposición final de los

documentos?

Es una de las etapas del ciclo vital de los documentos, siendo el resultado final de una

conservación permanente, eliminación total, selección por muestreo (%) o una

microfilmación, digitalización.

16. ¿A que hace referencia la conservación total de los documentos?

Proceso por el cual se dará a mantener la permanencia física documental de cada

organización a través de herramientas y medidas de preservación junto a actividades

de restauración si los documentos lo ameritan.

 17. ¿Cuáles son los criterios que se deben tener en cuenta al momento de registrar y

radicar comunicaciones oficiales?

 Nombre de la entidad a quien se dirige

 Nombres y apellidos del solicitante

 A quien va dirigido

 Asunto

 Hora

 Fecha

 Ciudad

 Anexos

 Documento firmado si es carta, petición, derecho, tutela, etc.

 Sobre sellado si es confidencial o reservado

18. ¿Qué horario de atención debe establecer la unidad de correspondencia en una

entidad y por qué?

Según el acuerdo 60 de 2001, todas las unidades de correspondencia informaran el

horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
19. ¿Cuáles son las precauciones que se deben tener en cuenta para el manejo de las

comunicaciones?

Tener presente y respetar los lineamientos establecidos por cada institución en cuanto

a la divulgación de los formatos establecidos en el manual documenta y tratamiento de

la información que viene contenida en estos mismos.

20. ¿Qué es el manual de archivo de correspondencia?

Guía establecida con pasos a seguir en la unidad de correspondencia y durante sus

etapas de los ciclos vitales (Archivo de gestión, Archivo central, Archivo histórico),

dando el procedimiento pertinente a la recepción, distribución, tramite, organización y

conservación, junto a las actividades previas a la continuidad de los documentos en el

archivo.

21. ¿Qué control se debe tener en cuenta en la correspondencia que llega a la

empresa?

Verificación de la guía, que sea efectivamente para la entidad.

validación del contenido en cuanto a fecha, ciudad, remitente, dirigido a, y firmado por

quien hace él envió. Anexos

Sobres sellados o sin alteración alguna en su físico (roturas, mojaduras, rayones, etc.)
22.De acuerdo con el código de ética explicar un principio y un deber que tendría

presente al laborar en una unidad de correspondencia.

Principio:

Salvaguardar la información y velar por la autenticidad e integridad del soporte de la

información

Deber:

Preservación total de la documentación entregada a su disposición, dando cuidado y

buen trato a los documentos para su entrega respetiva y oportuna a quien va remitido la

documentación.

Según el decreto ley Anti-trámite 019 de 2012 y la ley anti-trámite 962 del 2005

responda las siguientes preguntas:

¿Qué es una Ley Anti-trámites?

Eliminar procesos que no son necesarios y que los requisitos establecidos para su

desarrollo sean éticos y objetivos, proporcionando dar cumplimiento en cuanto a la

administración pública.

¿Para qué sirve la Ley 962 de 2005?

Racionalización de procedimientos y trámites administrativos de los organismos y

entidades del estado, de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan

servicios públicos.

¿Qué Prohíbe la Ley 962 de 2005?

Prohíbe a autores públicos, dar lineamientos para tramites, requisitos y permisos en su

ejecución de actividades, derechos o cumplimientos de obligaciones, a no ser que se

encuentren autorizados por la ley.

¿Qué busca el Decreto Anti-trámites 019 de 2012?

Busca establecer normas y parámetros para eliminar o reformar regulaciones,

procedimientos y tramites que no son necesarios ya existentes en la administración

pública.

CONSULTAR:

• Ley 1712 de 2014 y definir de que se trata, para que fue creada, objetivos, aplicación y

relacione la diferencia entre información clasificada e información reservada.

La ley 1712 de 2014, se crea y trata sobre la regulación hacia el derecho a información

pública, procedimientos del ejercicio, garantía del derecho y excepciones a la publicidad

de información.
Su ámbito aplicable se da a disposiciones a personas en calidad de sujetos obligados a:

Entidades públicas, ramas poder público, estructura estatal, central o descentralizada

por servicios o ordenes nacionales, departamentales, municipales y distritales.

Órganos y entidades estatales independientes y de control.

Personas naturales y jurídicas, publicas y privadas que presten una actividad pública

representable en información que relacione prestación del servidor público.

Personas naturales y jurídicas, o dependencias de persona jurídica que presten una

actividad pública representable en información que relacione con su desempeño en

función.

Partidos, movimientos políticos – grupos significativos de ciudadanos.

Entidades administrativas institucionales parafiscales, fondos y recursos naturales o de

origen público.

La información clasificada tiene una excepción de durabilidad ilimitada a diferencia de la

información reservada la cual conlleva un termino prorrogable de 15 años.

• Que significa la sigla DAFP sus objetivos y funciones.

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.

Donde su objetivo es la consolidación de la gerencia publica como base del desarrollo

institucional de administraciones públicas, gestionando conocimiento en el desarrollo

provechoso de procesos misionales y competencias legales en los departamentos.

• ¿Qué es el SUIT? Su objetivo en la función pública

SUIT: Sistema Único de Información de Tramites.

Facilitar la implementación de la política de racionalización en tramites contribuyendo

fortalezas en principios de transparencia, evitando generaciones de focos corruptos.

• Indique los servicios que presta el SUIT.

Asignación de citas medicas.

Atención inicial de urgencia.

Certificado de defuncion.

Historia clínica.

Examen laboratorio clínico.

Terapia.

Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos.

Radiología e imágenes diagnosticas.

ESTUDIO DE CASO:

• El señor Roberto Rodríguez, desea irse para EEUU. Ustedes deben indicarle los

pasos a seguir para obtener:

1. Pasaporte.

Llenar la Solicitud para luego imprimirla y hacer entrega presencial ante un agente

autorizado de aceptación de solicitudes de pasaportes. (Incluyendo numero de seguro

social)

 Prueba de ciudadanía estadounidense

 Documento de identificación que constate es la persona para tramitar

el pasaporte.
  Una fotografía en color 2x2 (5x5 cm) reciente con fondo simple y

blanco, sin lentes.

 Pagar el Costo del pasaporte total.

2. Visa a Estados Unidos.

 Visa de turismo

 Formulario de solicitud Visa DS-160 diligenciado totalmente

 Pasaporte vigente

 Fotografía color 5x5cm, fondo blanco, de frente

 Documento de identidad

 Para menotes de 14 años copa de la hoja del registro civil

 Registrarse en línea en la embajada estadounidense

 Pago de la tarifa de la Visa

 programación de la entrevista

 Elección de un local DHL para retirar el pasaporte con la Visa

 Asistencia a la entrevista

 Retirar el pasaporte con la Visa en DHL.

• La señora Magdalena Navarro viuda de Torres, requiere que le indiquen los pasos a

seguir para realizar los siguientes trámites.

1. Perdió la cédula de ciudadanía (necesita solicitarla).

 Asistitir a cualquier registraduría con previa cita solicitada en línea por

 medio de la pagina web de la registraduría nacional

 Confirmación del RH y grupo sanguíneo

 3 Fotografias 4x5 cm de frente con fondo blanco que el rostro se vea

en su totalidad sin lentes y preferiblemente con ropa oscura

 Acreditar el pago de los derechos de tramite el cual se realizara en el

banco de occidente.

 Esperar 15 dias hábiles mientras se procesa la solicitud y podrá

recogerlo una vez hayan pasado estos días.

2. Como esta sin trabajo necesita obtener el SISBEN.

Tener a la mano los documentos de identificación de todos los integrantes del hogar y

un recibo de servicio público domiciliario con la dirección actualizada de la vivienda

donde reside.

Ingresar a la página web www.sdp.gov.co.

Dar clic en el botón -Sisbén-, que se encuentra en la parte izquierda de la página,

debajo de la sección -Enlaces de Interés-.

Dar clic en la pestaña -Consultas- y luego en -Solicite aquí la encuesta Sisbén IV.

Incluir los datos de identificación de los integrantes del hogar y la dirección de la

vivienda que habitan.

Al terminar este procedimiento, le será confirmado el registro.

También se podrá hacer el trámite directamente en el siguiente

enlace: https://sisbensol.sdp.gov.co
3. Su hijo menor de apenas 2 años no ha sido registrado y necesita un registro civil de

nacimiento.

Suministrar los nombres y apellidos del solicitante, así como el número del tomo, folio,

serial, y fecha de la inscripción del registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción.

Acreditar el pago de los derechos del trámite en cualquiera de las entidades bancarias

asignadas o en el consulado correspondiente si se encuentra en el extranjero.

Acreditar su condición de víctima, si es el caso, mediante constancia emitida por la

Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral, con expedición

no mayor a 30 días calendario, a fin de lograr la exoneración del pago de los derechos

del trámite, por una sola vez.

Los trámites en el exterior se deben hacer a través de los consulados.

Si se encuentra en Colombia puede consultar el costo de la consignación en la

sección Tarifas

4. Su esposo falleció el 30 de diciembre de 2018 y necesita el Registro Civil de

defunción ¿A dónde debe de dirigirse para obtenerlo? ¿Qué debe de hacer?

Reunir los siguientes documentos:

Cédula de ciudadanía o extranjería del fallecido. Para menores de 18 años y mayores

de 7 años la tarjeta de identidad, y para menores de 7 años el registro civil de

nacimiento.

La causa de muerte debe ser natural.

Si no es natural, remitirse al hospital donde la persona falleció y solicitar copia del

documento.
Solicitar el certificado en el área de patología de algún punto de atención de la Subred

Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E.

Referencias bibliográficas

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=10551 –

MORALES LOPEZ A. – (30 DE OCTUBRE DE 2001) – ACUERDO 60 DE 2001

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – BOGOTA DC -

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=45322 –

IRRAGORRI VALENCIA A. – (10 DE ENERO DE 2012) – DECRETO 19 DE 2012 –

BOGOTA DC -

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=17004 – GOMEZ

GALLO L. H. – (08 DE JULIO DE 2005) - LEY 962 DE 2005 – BOGOTA DC -

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=56882 – SANTOS

CALDERON J. M. – (06 DE MARZO DE 2014) – LEY 1712 DE 2014 – BOGOTA DC -

https://www.funcionpublica.gov.co/glosario/-/wiki/Glosario+2/

Departamento+Administrativo+de+la+Funci%C3%B3n+P%C3%BAblica – GOBIERNO

DE COLOMBIA – BOGOTA DC -

https://mintic.gov.co/portal/inicio/Glosario/S/5795:Sistema-Unico-de-Informacion-de-

Tramites-SUIT#:~:text=Es%20un%20sistema%20electr%C3%B3nico%20de,Funci
%C3%B3n%20P%C3%BAblica%2C%20por%20mandato%20legal. – MINISTERIO DE

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES – BOGOTA DC -

https://www.conoceus.com/co?

utm_source=google&utm_medium=cpc&gclid=EAIaIQobChMIpqjch9yQ-

wIVWdmGCh3Lzg_GEAAYAyAAEgJbX_D_BwE – EMBAJADA ESTADOUNIDENSE –

BOGOTA DC -

https://www.registraduria.gov.co/ - REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

– BOGOTA DC -