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Evidencia numero 3
“informe administración documental”
Presentado por:
MARIA LILIANA TIRADO BARRETO
Objetivos
Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el
manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y distribución o
embalaje.
1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas
Recepción
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los
anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra
en buen estado.
Apertura:
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
Asunto
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las
oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en
carpetas, por dependencias.
3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos
que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto
y deben contener la siguiente información.
Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
Nombres completo del solicitante o su representante.
Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
La firma del peticionario y/o su apoderado.
Procedimiento:
La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra
dependencia.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad
haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de
control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y
código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo
amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.
Este blog lo hago porque veo que en la web hay muchos pero hay que hacer muchas
cosas para verlos espero sea de su agrado.