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Evidencia numero 3
“informe administración documental”
Presentado por:
Enilse Yulieth Chavez Jimenez
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
· Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el manejo de
documentos tales como recepción o radicación, registros, y distribución o embalaje.
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Recepción
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como correo
tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos,
anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y
verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
· Revisar que este firmado, verificar anexos.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la
empresa).
Se registran los siguientes datos:
· Fecha
· Nombre del Remitente
· Dirección, teléfono y correo electrónico
· Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
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· Asunto
Número de folios y anexos.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo
identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de de
velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción
de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el
001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas de
la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas
que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en carpetas,
por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al
mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los
datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la correspondencia física,
organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las
copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para
verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la correspondencia
para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según
el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío por parte de
la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la
que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación, Centro de costo y
departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de Correspondencia.
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se
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3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes
mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben
contener la siguiente información.
· Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
· Nombres completo del solicitante o su representante.
· Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o
apoderado.
· Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
· La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
· La firma del peticionario y/o su apoderado.
· Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en
los términos definidos anteriormente.
5. Correo electrónico
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya
regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y código de la
dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.