PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN

DOCUMENTAL FICHA 2061018

 Código del Programa de Formación: 521213 V2

 Nombre del Proyecto: DIGITALIZACIÓN DE LA SERIE CONSECUTIVO DE

CORRESPONDENCIA DEL ARCHIVO CENTRAL DEL SENA REGIONAL TOLIMA Y
ORGANIZACION DE 3 METROS LINEALES DE ARCHIVO DE 2 EMPRESAS DE
IBAGUÉ CODIGO: 2001206

 Fase del Proyecto: FASE 3. EJECUCIÓN DEL PROYECTO ARCHIVÍSTICO

 Actividad de Proyecto: 3.2 DESARROLLAR SERVICIOS DE GESTIÓN Y TRAMITE DE

DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA NORMATIVA ACTUAL

Competencia(s):
 250601001 Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la
política institucional.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Recibir los documentos internos y externos de la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión
documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente y la tecnología
disponible.
 Despachar los documentos de acuerdo con los requerimientos de las Unidades Administrativas, las
políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente,
y la tecnología disponible.
 Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, de política
institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los
procedimientos de recibo de documentos.

Duración de la Guía: 64

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 2. PRESENTACION

Estimados aprendices, al remitirnos a la unidad de correspondencia debemos entender que ésta

gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en
los archivos de gestión, central e históricos.

Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función son: Recepción de
documentos, radicación de los mismos, registro de documentos, distribución de documentos
internos y externos, Trámite y respuesta, organización de los documentos, Clasificación
documental, ordenación documental, Conservación y consulta de documentos.

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Para el objetivo de esta guía será comprender la importancia de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y privadas, ya que cumplen funciones especiales para el manejo de
documentos desde la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación
de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta.

Por lo tanto, dichas funciones tienen como fin de controlar tanto las comunicaciones producidas
como las recibidas de manera ágil y oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestión
Documental de la organización.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial 1

Observe reflexivamente el siguiente video
https://www.youtube.com/watch?v=lQfw1Uw3eQc

1. A través de un ensayo escrito exponga su punto de vista sobre el aporte de la gestión documental en
la Gestión de las Relaciones con los clientes.

2. Exponga y explica tu ensayo en un video clic de 3 a 5 minutos y cuélgalo al Facebook del grupo. (Para
este punto debes realizar presentación en prezi o PowerPoint a fin de apoyase en el video)

3. cuelgue el trabajo desarrollado en la plataforma territorio

Para la construcción de este tenga en cuenta contemplar en su escrito en los siguientes elementos:

Introducción
Aclaración
Argumento
Objeción
Conclusión

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 3.2 Actividades de Reflexión inicial 2

Situación problemática: 1. A través del análisis y la consulta investigativa, desarrolle

individualmente el siguiente taller cuestionario: Presente el taller cuestionario de la siguiente
manera, PORTADA, INTRODUCCIÒN, JUESTIFICACIÒN, OBJETIVOS, CONCLUSIONES Y
RECOEDACIONES.

2. Exponga y explica tu trabajo en un video clic de 3 a 5 minutos y cuélgalo al Facebook del grupo. (Para
este punto debes realizar presentación en prezi o PowerPoint a fin de apoyase en el video)

3. cuelgue el trabajo desarrollado en la plataforma territorio

 Estrategias de atención a través de diferentes medios

 Crm (customer relations management): concepto y aplicación
 Comunicación empresarial.
 Eventos: concepto y clasificación
 Herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, utilizadas
 Tanto para el recibo como para el despacho de documentos
 Unidad de correspondencia.
 Legislación vigente para trámite de documentos.
 Canales o medios de ingreso de los documentos: mensajería, fax,
• Correo tradicional, correo electrónico, página web.
• recibo de documentos. Concepto uso y aplicación
• clasificación de los documentos recibidos:
 Radicación. Concepto, uso y aplicación
 Registro. Concepto, uso y aplicación
 Distribución. Concepto. Uso y aplicación
 Trámite de documentos. Concepto, uso y aplicación
 Despacho de documentos. Concepto y procedimiento.
 Servicios de consulta. Concepto, uso y aplicación
 Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia
 Control de ingreso y salida de documentos

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 3.3 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3 CUESTIONARIO BASES LEGALES

Indagar todas las disposiciones legales sobre documentos para responder el siguiente taller:

CUESTIONARIO BASES LEGALES

1. Por falsedad ideológica en Documento Público cual es la sanción?

2. Cuál es la sanción por falsead para obtener prueba de hecho verdadero?
3. Cuál es la sanción para quien destruya suprimirá y oculte documento privado?
4. Para efectos de la ley que es un documento?
5. Cuál es la sanción por uso de documento público falso?
6. Qué es Gestión Documental?
7. Que reglamentación suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública?
8. Qué dice el Artículo 70 de la Constitución Política de Colombia de 1991?
9. Cómo se clasifican los Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia?
10. Con cual reglamentación se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales de entidades públicas y privadas?
11. Qué habla el código 2527/50 y el 3354/54?
12. Qué es un documento Original?
13. Cuál es la sanción por falsedad en documento privado?
14. Qué es un Archivo Electrónico?
15. Qué dice el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia?
16. Qué son Comunicaciones Oficiales?
17. Qué es Falsedad Personal?
18. Qué es un Documento Electrónico de Archivo?
19. Qué es un Documento Público?
20. Qué dice el Artículo 74 de la Constitución Política de Colombia?
21. Que se entiende por Radicación de Comunicaciones Oficiales?
22. Qué es un soporte documental?
23. Qué se entiende por Registros de Comunicaciones Oficiales?
24. Cuál es la sanción para quien destruya, suprima u oculte un documento público?
25. Que ley define y reglamente el acceso y uso de los mensajes de datos del Comercio
electrónico y firmas digitales?
26. Defina Serie Documental
27. Teniendo en cuenta el uso y el ciclo vital de los documentos como se clasifican los
Archivos?
28. Defina Tabla de Retención Documental
29. Qué es un Archivo Privado?
30. Qué entidad podrá realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del
estado?
31. A que se llaman Unidades de Correspondencia y cómo deben estar dotadas?
32. Describa brevemente que dice el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia?
33. Enuncie 3 funciones del Archivo General de la Nación
34. Enuncie el procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales
35. Que se entiende con que cada entidad debe tener firmas responsables?
36. ¿Qué ley señala las funciones del Archivo General de la Nación?
37. Explique cómo debe ser la numeración de los Actos Administrativos?
38. Qué ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del estado por intermedio del Archivo General de la Nación?
39. Cómo es la traumatología que se le debe dar a las comunicaciones internas?
40. Qué articulo habla sobre que los comerciantes deberán llevar libros y papeles del
comerciante?
41. Describa como debe ser el control de las comunicaciones oficiales?
42. Cuál es la pena para un coparticipe de cualquier acto de uso de documento falso público o
privado?
43. Describa el proceso de conservación documental que exige el acuerdo 060 de 2001
44. Cuál es la sanción por obtención de documento público falso que pueda servir de prueba?
45. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales recibidas.
46. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales enviadas.
47. Con que Ley se creó el Archivo General de la Nación?
48. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales vía Fax
49. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales por correo
electrónico.
50. Que se entiende por Imagen Corporativa

2. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y

DESPACHO DE DOCUMENTOS.

Se debe elaborar un trabajo con imágenes incluidas de:

Elementos de Consumo
Elementos Devolutivos
(Concepto, usos, cuidados, características, etc)

Adquisición de Elementos: Qué pedir

Cómo Adquirir los elementos:
· Por compra directa de las casas distribuidoras
· Por solicitud al almacén interno de la empresa

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(FORMATOS)
Pasos a seguir para:
* el Recibo de los Elementos
* Organización de los Elementos
* Control de Existencias

Equipos, útiles, elementos, mobiliario y herramientas manuales o electrónicas requeridas para

la recepción, radicación y registro de los documentos tanto recibidos como despachados.
(Explicación de cada herramienta o elemento que se utiliza).

3. ESTRUCTURA ORGÀNICO – FUNCIONAL DE LA EMPRESA

Realizar un mapa conceptual sobre:

Concepto de Empresa
Clases de Empresas
Desde el punto de vista jurídico
Según el Sector Económico
Según la Naturaleza de su constitución
Según el Número de propietarios

Sociedades
Concepto
Sociedades de Personas
Sociedades de Capital
Sociedades Mixtas
(Requisitos de Ley para su conformación, en cuanto a número de socios, capital, razón social,
disolución)

ESTRUCTURA EMPRESARIAL

Concepto
Departamentalización
Modelos de departamentalización
Organigramas (clases: verticales, horizontales, circulares)
Datos empresariales necesarios para su labor.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Concepto de: Misión, objetivos, funciones y servicios de la unidad de correspondencia de una

entidad.

ACTIVIDAD 4: Investigar el organigrama de la empresa que desea que lo patrocine e identificar:

Tipo de Organigrama y partes, Como se establece la comunicación según la estructura.

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Socialización expositiva por grupos calificable. Trabajo en presentación de Power Point.
ENVIADO RERRITORIO.

3.4 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4 ACUERDO 060 DEL 2001

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS1

Fuente: el autor

El artículo 21 de título quinto de la ley general de archivos de Colombia señala que las entidades
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y los procesos
archivísticos.

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su
producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin último de los
archivos, es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e instituciones.

La normalización es un punto clave para establecer un programa de gestión documental. En

primera instancia la normalización en la producción de los documentos nos dirige a determinar
en qué soportes se deben elaborar los documentos, cui será la presentación de esos soportes,
de qué manera se normaliza la elaboración de los textos, etc. Es preciso indicar que existe desde
el año 1997 la circular 002 de archivo general de la nación de Colombia, en la cual se advierte
sobre la posibilidad de utilizar tecnologías de punta para la producción de documentos y la ley
527 de 1999 por medio de la cual se define y regiamente el acceso y uso de los mensajes de
datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales.
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1
López Hernández Mery, Fundamentos Básicos en Administración Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje 2003
En cuanto a la recepción y distribución de los documentos, estos son elementos importantes a
tener en cuenta por los archivistas para establecer los aspectos a normalizar, ya que se debe
tener en cuenta que la producción documental no solo empieza cuando en la misma institución
se generan documentos, sino incluso cuando se reciben, lo que indica un control en la recepción
y distribución, y de esta manera poder dar a los ciudadanos respuesta sobre el estado de sus
trámites de una manera diligente. El decreto 2150 de 1995 incide en la necesidad de reforzar
las oficinas de correspondencia que se identifican en su artículo 32 como ventanillas únicas.
Esto debe llevar a las entidades a que cuenten con un sistema centralizado de correspondencia,
así como con la infraestructura básica que les permita atender eficientemente la recepción y
distribución de los documentos.

Unidades de correspondencia

El artículo 3 del acuerdo 060/2001 de archivo general

de la nación de Colombia, específica que: “las
entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo de programa
de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se
llevan en los archivos de gestión, centrales e
históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes
y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades,
si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá
unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en
cada entidad.

Las unidades de correspondencia deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y
de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia pierna de los principios que rigen la administración pública”.

Normalización

Para cumplir a cabalidad con Las disposiciones legales, es necesario que cada entidad normalice Los
procedimientos de recibo y despacho de documentos puesto que, es imposible hablar de efectividad y
eficiencia en Los sistemas de producción, trámite y almacenamiento de Los documentos si no se
establecen unos procesos técnicos que demuestren eficiencia, eficacia e identidad institucional.

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La normalización está orientada a cumplir Los siguientes requisitos:

Clase de correspondencia que se maneja en La entidad

Uso o finalidad que se Ir dará
Requisitos de presentación formal
Trámite
Normas legales de conservación

Recepción de documentos

En este proceso debe verificar que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado
y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio
a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como:
mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal
fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales
de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico,

página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicado).

1. Radicación de documentos

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el

artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable
del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

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 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos
recibidos y enviados.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin
interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y
verificación de la recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia.

Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado
aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.

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 Actividades de aprendizaje

1. Elabore un mapa mental del acuerdo 060 de 2001 en donde analice el contenido de esta norma.
2. Consulte e investigue que es y cómo se hace un flujograma

3. Elabore de acuerdo con la distribución en la guía páginas anteriores,

un flujograma de actividades de cada uno de los procesos anteriormente
mencionados.
4. Exponga y explica tu trabajo en un video clic de 3 a 5 minutos y
cuélgalo al Facebook del grupo. (Para este punto debes realizar
presentación en prezi o PowerPoint a fin de apoyase en el video).

5. cuelgue el trabajo desarrollado en la plataforma territorio

3.5 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5 EJERCICIO DE UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA
1. En equipos de trabajo 3 alumnos, elabore las siguientes actividades:

Conforme una empresa comercial didáctica (logo, nombre, misión y visión, página web).

Establezca orientado por las políticas el Archivo General de la Nación las políticas para los procesos de
Gestión y Trámite de Documentos.

Diseñe la papelería comercial de su empresa de acuerdo con los parámetros del acuerdo 060 de 2001 y
la GTC-185.

Con base a los formatos suministrados realice las actividades de la recepción, distribución y trámite de
documentos, usando Excel o Word o si lo desea soportes en papel, y diseñe los formatos de recibo, y
despacho de correspondencia para su control de envió y recibido. (Formatos en hoja de cálculo).

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2. Elabore los ejercicios de correspondencia sugeridos En el momento el instructor entrega (taller
adicional).

3. Elabore los ejercicios de correspondencia por medio del Word.

4. En taller adicional se explicara detalles de cómo realizar esta actividad)

Nota: todas las evidencias deben ser cargadas al aplicativo TERRITORIO teniendo en cuenta las
instrucciones del instructor.

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA COMPETENCIA

Las Unidades de Correspondencia, para el desarrollo de sus funciones, aplicará las normas sobre acceso,
conservación, salvaguardia y administración de los documentos consagrados en la Constitución Política, Código
de Procedimiento Civil, Código Contencioso Administrativo, Código Penal, Código de Comercio, Código Sustantivo
del Trabajo, Ley 190 de 1995, Ley 594 de 2000, Ley 734 de 2002, Decreto 2150 de 1995, Reglamento General del
Archivo expedido por el Archivo General de la Nación
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Ley 527 de 1999.

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales
Código Penal.
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

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Código de Procedimiento Penal.
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

RECEPCIÓN DOCUMENTAL

Constitución Política.
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden
ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Ley 1755 de 2015: Derecho Petición
Ley 1581 de 2012: Protección de Datos Personales. Art 4 (literal: f, g, h)
Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia Acceso de la Información.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS.

Ley 58 de 1982. Reglamentación tramite peticiones.

Ley 1755 de 2015: Derecho Petición
Ley 1581 de 2012: Protección de Datos Personales. Art 4 (literal: f, g, h)
Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia Acceso de la Información.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22, 25.
Decreto 1222 de 1999.
Artículo 33. Derecho de turno.
Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo Ley anti trámites.
.
CONSULTA DE DOCUMENTOS.

Constitución Política
Artículo 20, 27, 74, 112.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.
Artículo 315, 316, 320.
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el derecho a la petición de la Información.
Decreto 2126 de 1992.
Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos de consulta

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 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Evaluación Utiliza la papelería, elementos, Lista de chequeo para la

acuerdo 060 y procesos del PGD
Evidencias de Desempeño:
Taller Unidad de Correspondencia
Evidencias de Producto: Formatos de la
unidad de correspondencia diligenciados.
mobiliario y equipos requeridos para la
recepción y despacho de documentos
realización de actividades de
de acuerdo con el manual de gestión proyecto formativo
documental y las políticas de la
organización.
• direcciona los documentos radicados
de acuerdo con las series establecidas
en las tablas de retención documental y
las políticas de la organización.
• aplica los procedimientos, manuales o
automatizados, la normativa
vigente para la recepción de los
documentos de acuerdo con el manual
de gestión documental y las normas
organizacionales.
• verifica que los documentos recibidos
reúnan las condiciones para ser
radicados de acuerdo con el manual de
gestión documental y las normas
organizacionales. .
• clasifica la documentación recibida de
acuerdo con el manual de gestión
documental y las normas
organizacionales.
• distribuye los documentos a las
dependencias encargadas del trámite,
de acuerdo con las tablas de retención
documental y las políticas de la
empresa.
• realiza el seguimiento de las
comunicaciones recibidas, teniendo en
cuenta los registros de radicación y el
manual de gestión documental.
• utiliza los elementos de protección, de
acuerdo con las normas de seguridad y
salud ocupacional durante el
desempeño de sus funciones.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades
deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a
las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas
que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los
cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo
que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento
de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

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 Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven,
tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la
radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden
de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados.

Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su

estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de la recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, centrales e históricos.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Archivo General de la Nación Grupo de Correspondencia y Archivo. (2003). Guía para administración de
comunicaciones oficiales. Bogotá: Archivo General de la Nación.

Lerzundi Delgado, F., García, clemencia, Prada, Hernán, Infante, Germán, Caicedo, Juan Camilo, Melo, Alexander, . . .
Archivo General de la Nación. (2002). Gestión de la correspondencia: Memorias. Bogotá: Archivo General de la Nación.

REFERENTES BIBLIOGRAFICOS

https://normativa.archivogeneral.gov.co/
https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario
https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones
http://banter.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.php

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) CLAUDIA MURCIA
Instructora Comercio y servicios 09-09-2020
CEDEÑO

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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