SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

YISETH CAROLINA BARCHA RODRIGUEZ

CARTAGENA BOLIVAR

2022 SEPTIEMBRE
Administración Documental en el Entorno Laboral

Introducción

Los documentos sea vuelto una pieza importante en la sociedad que de este
depende la toma de decisiones y juegan un papel fundamental para cualquier
trámite que se requiera ,Un documento es un testimonio material de un hecho o
acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas
o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos, fotografías

Toda empresa u organización , aparte de usar técnicas de comunicación, tiene

personas o departamentos que se encargan de la correspondencia de abrir y
cerra Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o
departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará
además otras funciones.

"El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programa de gestión de documentos pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones
deberán observarse los principios y los procesos archivísticos. “de cada uno de las
actividades que se desarrollen de este proceso

de esta manera se realiza este informe "Administración Documental" para mostrar

paso a paso la recepción ,radicación, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresas u organizaciones para las que es conveniente establecer un registro,
que les permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse
en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las
comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de
entrada - Registro de salida - Correspondencia interna (comunicación interna).

la administración documental , principios y normas archivísticas aplicados en los

procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos son de vital importancia para cualquier proceso que se requiere realizar
solución

la recepción es el proceso mediante el cual los documentos son el conjunto de

operaciones de verificación y control que una institución ,empresa, u organización
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las institución ,empresa, u organización ingresan en sus sistemas

datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia
competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de
datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas
de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia

y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA Nº orden Fecha de entrada Entrada Día Mes

Clase

Remitente Destinatario

Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer: número de registro ,fecha y destinatario

original: se envía al correo

Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA

Referencia Fecha

Nº orden Clase de salida

3. Correspondencia interna:

Anexos

Destinatario

Asunto

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva

un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: único o existir
tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada
y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.

Recibida

Correspondencia Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal

del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes
pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5.
Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsible(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.

devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivado
correspondiente.
Conclusión

el proceso recepción y distribución de gestión de documentos y comunicaciones

son de vital importancia en toda y cada una de las organizaciones ya que a través
de este se derivan una actividades como lo son Recibir, registrar, radicar y
controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen
entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local,