TRABAJO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: MARLLY SOFIA PEREZ M

SULMA GIOVANA ALVAREZ
CARLOS ANTONIO TREJOS
CARMEN YANURI ARTEGA
JESSICA ANDREA ROJAS
ARBEY OTERO
ALEXANDER VASQUEZ

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA:1966181
MOCOA -PUTUMAYO
2021
TRABAJO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: MARLLY SOFIA PEREZ M

SULMA GIOVANA ALVAREZ
CARLOS ANTONIO TREJOS
CARMEN YANURI ARTEGA
JESSICA ANDREA ROJAS
ARBEY OTERO
ALEXANDER VASQUEZ

PRESENTADO A: LIBARDO ARTURO SOLARTE

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA:1966181
MOCOA -PUTUMAYO
2021
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1- SISTEMA ABOX:

 diga cual es el procedimiento que este video muestra y explica.

 Diga el paso a paso para realizar el radicado y el registro de
documentos.
 Cuáles son las herramientas utilizadas para realizar este
procedimiento.
 Las etiquetas impresas que información contienen
 En caso que el documento radicado tenga más de un folio, donde
se coloca la etiqueta que arroja el sistema.
 Con que fin se escanea cada uno de los documentos recibidos
2- SISTEMA ORFEO

 Que permite hacer la herramienta Orfeo

 Como se hace el proceso de radicación con esta herramienta
 Como se hace el proceso de distribución de documentos con esta
herramienta
 Como se conforman los números de radicado en la entidad con
esta herramienta
3- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

 defina la clasificación de los documentos, haga uso de gráficas,

esquemas, etc. para su presentación en el trabajo escrito.
 defina la ordenación documental
 defina el concepto de descripción documental

4- Por medio de un ensayo (individual) mencione la importancia de las

TRD
INTRODUCCION

La organización documental es un conjunto de actividades orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución,
como parte integral de los procesos archivísticos.
La gestión documental hace referencia a todas aquellas prácticas o técnicas
que se utilizan en una organización, incluyendo las corredurías de seguros,
para administrar todo el flujo de documentos. Esto incluye su creación, su
conservación, el tiempo de esta o la eliminación de los mismos, entre otros
aspectos.
El tipo de documentación a la que se refiere es también muy variado, y no
solo abarca los textos, sino también las imágenes que contiene. Los
ejemplos más comunes son las actas, los informes, nóminas, contratos,
acuerdos, facturas, expedientes, etc.
Dependiendo del tipo de organización al que nos refiramos, la gestión
documental podrá agruparse de diferentes formas. En el caso del sector
seguros, que es el que aquí nos concierne, podríamos hablar a grandes
rasgos del área de administración, la administrativa-comercial y la postventa.
 SISTEMA ABOX:
 diga cual es el procedimiento que este video muestra y explica.
Radicación de correspondencia con digitalización e importancia de
imágenes:
Escena 1: preparación de las cartas e impresión de etiquetas: se
preparan las cartas clasificándolas, separándolas, según su origen y tipo
de documental, habrá cartas que tendrán más de una hoja, el sistema no
tiene problemas a la hora de reconocerlas.
Que es abox
Una plataforma modular que gestiona usuarios organizaciones, permiso,
estadísticas y toda tu información digital
También es un gestor documental 100% web
Es también un gestor de archivo inspirado en normatividad ISO Y MOREQ
Gestor de contenidos O CMS
Un sistema de WORKFLOW O BPM
Un gestor de facturas electrónicas

El procedimiento es darnos a conocer la forma fácil y todo lo bueno que nos

puede traer aBOX si los abemos utiliza en nuestra empresa es una forma
inteligente de irnos socializando con nuevos programas que nos es de gran
ayuda en lo comercial y laboral etc

 Diga el paso a paso para realizar el radicado y el registro de

documentos.
Para radicar un documento
Primero debemos ingresar a la página web de la cámara de comercio
Siguiente registro de acceso al sistema integrado de información
También tenemos la verificación de identidad
Iniciamos el proceso de radicación de trámite
También el soporte de la transacción realizada
Recuperación del trámite iniciado
Problemas más comunes
Restablecer contraseña

Si usted ya tiene un usuario registrado (paso 2) y realizo el proceso de

verificación de identidad (paso 3) en el SII (sistema integrado de
 información), puede omitir el paso número 2 y 3 y continuar con el
paso número 4, para iniciar el proceso de radicación de documentos
(paso 4) Si cuenta con usuario registrado, pero no ha agotado el
proceso de verificación de identidad, deberá agotar el paso 3 referido
a la verificación de identidad. En caso de no contar con usuario
registrado en la plataforma SII (sistema integrado de información)
deberá seguir el paso número 2 - REGISTRO DE ACCESO
SERVICIOS VIRTUALE
Y de acuerdo con la norma ISO 9000:2005 un registro se define como
un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial
de documentos
Un registro es un conjunto de campos que contienen los
datos que pertenecen a una misma entidad. Se le asigna
automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en
ocasiones es usado como índice, aunque lo normal y práctico es
asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.
paso a paso para realizar el radicado y el registro de documentos
1. OBJETIVO

Proporcionar los lineamientos para recepcionar, radicar, digitalizar, direccionar

y dar respuesta a las comunicaciones internas y externas recibidas a nivel
nacional a través de los canales dispuestos por la Unidad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la recepción del documento, ingreso al sistema y

reparto para el trámite respectivo por el área asignada tanto para
correspondencia externa como interna y finaliza con el envío de los
documentos para archivo.

3. DEFINICIONES

Correspondencia de Entrada: Es toda la comunicación escrita dirigida a la

Unidad.

Correspondencia de Salida: Es toda comunicación escrita de la Unidad

dirigida a las entidades, empresas, victimas y ciudadanos.

Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o memorando que

surge del trámite entre las dependencias de la Unidad.

Documento público: es aquel documento creado, producido y/o tramitado

por un funcionario público en ejercicio de las funciones de su cargo o con su
intervención.

Guía de recibo: es el comprobante de envío y recibo en original y copia que

queda como constancia del servicio postal en el que se registran los datos del
remitente y destinatario. Es usado para el correo recibido o enviado hacia
fuera de la Unidad.

Puntos de radicación de Correspondencia: Lugar físico donde se reciben y

radican los documentos dirigidos a la Unidad.

Radicación: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un

número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envío.

Trámite Especial: Derechos de petición, Acciones de tutela, notificaciones,

recursos, invitaciones y documentos de los Entes de Control y Corporaciones
públicas que son de entrega inmediata.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Coordinador Administrativo y de Gestión Documental

 Realizar labores de seguimiento y control a todas las actividades que

se llevan a cabo dentro del grupo de radicación y gestión documental.

Direcciones Territoriales, puntos de atención y puntos de radicación:

 Realizar la radicación de todas las comunicaciones recibidas por

medio de la herramienta dispuesta por le Unidad.

Orientadores presenciales:

 Recibir PQR, requerimientos de otras entidades, recursos, novedades

de registro.
 Identificar, tipificar, escanear, cargar, radicar y escalar en la
herramienta en SGV los documentos.

Responsables de puntos de atención y centros regionales:

 Generar planillas de remisión de radicados, entregar documentos a

Gestión documental.

Agentes generales (GRE-Punto Santander):

 Recibir y radicar acciones de tutela, fallos, desacatos, sanciones,

confirma sanción.
 Identificar, escanear e ingresar y radicar, en la herramienta ORFEO
 los documentos.
 Generar planillas, entregar documentos para archivo.

Auxiliares de Gestión documental:

 Recepción las comunicaciones escritas dirigidas a la Unidad y de los

correos electrónicos para generar el respectivo radicado de ORFEO.
 Identificar, radicar, digitalizar e ingresar a ORFEO y direccionar los
documentos.
 Generar planillas de remisión de radicados, entregar documentos y
planillas para archivo.

LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

 Las peticiones escritas recibidas de los usuarios a través de medios

electrónicos deben remitirse, inmediatamente, al correo institucional:
gestión.documental@unidadvictimas.gov.co a fin de generar el
radicado oficial y surtir el trámite correspondiente y tendiente a
responder de fondo y oportunamente.
 Los requerimientos judiciales relacionados con acciones de tutela que
se reciban a través de medios electrónicos deben remitirse,
inmediatamente, al correo institucional
sanciones.tutelas@unidadvictimas.gov.co para surtir el trámite
correspondiente y tendiente a responder de fondo y oportunamente.
 Las peticiones escritas que se reciban en físico en el nivel central y
territorial, Puntos de Atención, Centros Regionales, deben digitalizarse
y cargarse al Sistema de Gestión Documental – Orfeo con los
siguientes cortes: a) lo que se reciba en la jornada de la mañana, hasta
las 4 p.m, debe tramitarse en la jornada de la tarde del mismo día; y b)
lo que se después de las 4 de la tarde, hasta las 5 pm, debe tramitarse
a más tardar en las primeras horas de la mañana del día siguiente.
 Los requerimientos judiciales escritos relacionados con acciones de
tutela que se reciban en físico en el nivel central y territorial, Puntos de
Atención, Centros Regionales, deben digitalizarse y cargarse al
aplicativo LEX el mismo día que se reciben, sin excepción dejando
registro del radicado de Orfeo en el documento tramitado, para
garantizar la trazabilidad del mismo.
 Las comunicaciones recibidas en las Direcciones Territoriales, Puntos
de Atención y Puntos de Radicación por ningún motivo podrán ser
remitidas a Bogotá sin realiza previamente a respectiva radicación.
 Todos los documentos remitidos a archivo central de trámite de
correspondencia interna y externa deberán llevar el número de
referencia de radicado de ORFEO para poder continuar con el
procedimiento de archivo documental.
 Los radicados físicos recibidos en las Direcciones Territoriales deberán
ser remitidos por medio del operador y servicios de valijas dos veces
 por semana.

 Cuáles son las herramientas utilizadas para realizar este

procedimiento.

 En abox se utiliza un scaner y un sowar capaz de reconocer y

detectar las etiquetas y renombrar los archivos con la imagen,
utilizando el código de barras.
 scanner
 computador
 impresora
 fax
 fotocopiadora

 Las etiquetas impresas que información contienen

Las etiquetas impresas contienen un código de barras por cada etiqueta
recibida, se imprimen las etiquetas para ser averiadas en la primera hoja
de cada unidad documental recibido, luego se digita en el scanner que
contiene un software inteligente capaz de reconocer las etiquetas.
La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos:
el recibo propiamente dicho, la radicación, el registro y la distribución o
reparto.

Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o

a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es
la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
*Correspondencia externa
* Correspondencia interna
* Folletos, publicaciones, paquetes
* Correspondencia personal
* Correspondencia confidencial de carácter institucional
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la
radicación.

Radicación: consiste en asignarle al documento un número mediante el

cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe
iniciarse anualmente.
Otros pasos en la radicación es colocar la fecha en el cual se recibe el
documento. Esta información es importante porque es a partir de este
momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su
trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en
muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la
correspondencia no coincide con la de la recepción.
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de
correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar
y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y
despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha, remitente,
destinatario, número de radicación, etc.
Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para lo cual
debe diseñar su formato que permitirá tener la información sobre la
correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del
trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: número de registro,
fecha de elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la
envía y el asunto que trata

 En caso que el documento radicado tenga más de un folio, donde

se coloca la etiqueta que arroja el sistema.
Organización de Carpetas
 La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la
fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final
de la misma.

 No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de

fax, cuando éstos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que
con el tiempo sufren deterioro.
 Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial
cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trámite y que
corresponden a la serie bajo la cual se están archivando.
Algunos aspectos específicos a tener en cuenta:
 Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número
de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En
el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores,
título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo,
de su lugar de
destino y en éste se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina
referencia cruzada.
 En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las
Circulares No. 004 de 2.003 y No. 012 de 2.004 del Departamento
Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación,
que establecen los criterios generales para su organización.
 Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta
la Resolución No. 01995 del 8 de julio de 1999 del Ministerio de Salud.
4.1.4 Organización de expedientes
 Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de
archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o
procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o
soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.
 Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en
una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes
en series o subseries de acuerdo con la Tabla de Retención Documental
de cada UAA.
 Las UAA deben organizar los expedientes, de tal forma que se agrupen
los tipos documentales de acuerdo con el principio de procedencia y a las
directrices dadas por la Dirección de Contratación y Proyectos de
Inversión.
 Cada uno de los expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido y si tal expediente se
encuentra repartido en más de una unidad de conservación
 Los documentos que conforman un expediente se deben organizar
siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con los
procedimientos establecidos para cada caso. Si esto no es posible se
organizan en el orden en que se incorporan al expediente.
 Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o
procedimiento administrativo se procederá al cierre del expediente. 4.1.5
Organización de expedientes electrónicos Los documentos electrónicos
de archivo deben ser archivados en expedientes electrónicos, los
documentos electrónicos que forman parte de un expediente deben estar
asociados a un identificador único, al que se añadirá el índice electrónico
donde figure el expediente o los expedientes que lo conforman. Los
documentos podrán mantenerse independientes o agrupados según las
series y subseries mediante las cuales se haya clasificado la
documentación de la entidad.

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro

componentes:
 Documentos electrónicos, que cumplirán las características de
contenido, estructura y contexto definidas.
 Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente
electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario.
 Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a
cargo de acuerdo con la normativa aplicable.
 Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en
ellos
Dentro de cada serie se incluyen las subseries, por ejemplo en la serie
C09 CONTRATACIÓN se encuentran las siguientes subseries:

Algunos aspectos a tener en cuenta en la gestión de expedientes

digitales:
 Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente
electrónico.
 Mecanismos para asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad.
 Mecanismos de índice electrónico tanto durante la creación del
expediente como al cierre del mismo, incluyendo la firma de dicho índice.
 Generación y registro de copias durante el trámite.
 Mecanismos para la puesta a disposición de los expedientes, que dejen
constancia de las solicitudes atendidas, consultas recibidas e
intercambios de información.
 Requisitos establecidos en la gestión de documentos electrónicos.
 Para cuestiones relativas a la seguridad en la implantación de los
aplicativos, empleará lo publicado en la normativa de segurida

DISTRIBUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO En el archivo se

encuentran las historias académicas con la información académica y
personal de cada estudiante. Estas historias académicas están
organizadas en orden alfabético, para cada uno de los grupos que
enseguida se nombran. Archivo General
 Historias académicas de estudiantes activos y retirados (PFU y no
matriculados) y cancelaciones de semestre. Archivo de Graduados
 Historias académicas de estudiantes Graduados. CONTENIDO DE LAS
HISTORIAS ACADÉMICAS Cada Historia Académica contiene:
 Hoja de vida del estudiante.
 Formulario de inscripción.
 Formato de revisión de Matrícula de cada período académico.
 Certificado médico de bienestar (si aplica).
  Registro civil.  Fotocopia cédula de ciudadanía.
 Fotocopia libreta militar.
 Fotocopias diploma bachiller y acta de grado.
 Fotocopia diploma pregrado o acta de grado (si aplica).
 Icfes (si aplica).  Certificado EPS (si aplica).
 Actas de los Consejos de Escuela, Facultad y Académico (si aplica).
 Certificado de Notas de cada período académico.
 Formato de matrícula académica (si aplica).
 Memorando requisito de ponencia o artículo.
 Acta de sustentación (si aplica)
 Acuerdos del Consejo Superior y/o del Consejo Académico de
Sanciones o Estímulos (si aplica).
 Nota proyecto de grado (si aplica).

 Con que fin se escanea cada uno de los documentos recibidos

Un escáner de ordenador es un periférico que se utiliza para "copiar",
mediante el uso de la luz, imágenes impresas o documentos a formato digital
(a color o a blanco y negro) Y Este nos sirve para tener la información
digitada y poderla enviar por los correo electrónicos con facilidad y si encaso
se nos pierde la información en física la tenemos en medio magnético.
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a
formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de
documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar.
Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede
suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y
después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
Si tienes una enorme colección de documentos, facturas, registros de
personal, documentos fiscales y otros montones de cosas que simplemente
no puedes organizar fácilmente, digitalizar documentos puede ayudarte.
Como resumen inicial te podemos decir que digitalizar documentos te ayuda
a eliminar el desorden y te da acceso a todos los registros que hasta ahora
tenías en archivadores en papel, lo cual te hará aumentar la productividad.
Pero no solo eso. La digitalización de toda esa cantidad de papel con datos
te va a ofrecer al menos 7 beneficios que vamos a ver a continuación. Te
explicaremos también cuales son los 3 principales procesos que necesitarás
hacer si quieres iniciar un proyecto de digitalización por tus propios medios.

Las diferentes opciones para digitalizar la información son:

 ¿Cuáles son los beneficios de digitalizar documentos?

 Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas

en los archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu
ordenador en cuestión de segundos.
 Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y
tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la
nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando
tienes cajas de documentos importantes moviéndose de oficina en oficina, la
posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.
 Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de
documentación puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y
desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y
eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
 Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en
un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más
simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos,
eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control
de versiones y mucho más.
 Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que
un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si
hubiera un incendio, como ocurrió hace unos años en el edificio Windsor,
todos los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores
desaparece. Y esto es devastador para cualquier negocio. Trabajando con
un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa puede ponerse en
marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras
oficinas. Empresas muy importantes que tenían su sede en ese edificio,
pudieron seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes gracias a que
 tenían la documentación digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas
oficinas.
 Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un
documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una
reunión.  Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online
evitarán que esto pueda ocurrir.
 Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser
costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa
después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de
almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de
encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo
es dinero. 

Los 3 pasos del proceso de digitalizar documentos

Si decides digitalizar documentos con tus propios medios, tienes que saber
que hay una forma óptima de hacerlo. Estos son los tres principales pasos
recomendados para un proyecto de digitalización de documentación.
 Preparación. El primer paso es el proceso de preparar la documentación.
Cuando preparas la documentación para digitalizarla, quieres estar seguro
de que todo los papeles son separados para que puedan ser pasados por el
escáner de forma correcta. No puede haber grapas, clips o post it, ya que
quieres estar seguro de que no pasan dos páginas juntas. También querrás
asegurarte de que todas las páginas están lisas y planas, para que las
arrugas no impidan que el papel pase por el escáner o que éste se atasque.
Por último, necesitarás expurgar toda aquella documentación que no tiene
sentido digitalizar por tratarse de papeles sin información o no relevantes.
Una vez que todas las páginas están separadas, puedes ponerlas en una
caja como archivo limpio para pasar a introducirla en el escáner.
 Escaneado. El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar
documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración
por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a
que toda la información debe de cargarse en el servidor. Convendría tener un
escáner de alto rendimiento que haga ese trabajo en fracciones de segundo
en lugar de segundos. También se puede contratar un servicio externo para
ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo
en tener que hacerlo por ti mismo.
 Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados en el
sistema, o mientras se están escaneando otros, se puede iniciar el proceso
de indexación para asegurarte de que toda la documentación está
organizada de la manera que deseas. Se deben organizar los documentos
de manera que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera
que se pueda reconocer en cualquier otro momento. El proceso de
indexación, si es muy manual, puede llegar a ser el más costoso de todo el
proceso ya que puede requerir personal especializado para reconocer cada
uno de los tipos de documentos que se están digitalizando y decidir la
tipificación que se le debe dar a cada uno de ellos. 
 
Conclusión
Digitalizar documentos puede suponer grandes beneficios para tu empresa,
pero si decides iniciar un proyecto de digitalización por tus propios medios,
debes tener en cuenta los tres pasos principales y sopesar si vas a poder
hacerlo con tus propios medios o es mejor contratar los servicios de una
empresa especializada.

SISTEMA ORFEO
 Que permite hacer la herramienta Orfeo
Es un conjunto de programa de gestión documental, que es un
conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones, para
que el desarrollo de los procesos de gestión documental de cada
entidad tales como:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Tramite
 Organización
 Consulta
 Conversación
 Disposición final de documentos

Es un Sistema de Gestión Documental (SGD), desarrollado en Colombia

por la Superintendencia de Servicios Públicos bajo la Licencia Pública
General GNU/GPL la cual está orientada principalmente a proteger la
libre distribución, modificación y uso de software. Este SGD emplea las
normas técnicas y prácticas para la administración de los flujos
documéntales y archivísticos con el fin de garantizar la calidad de los
procesos documentales dentro de una organización.

Orfeo es un sistema web que le permite a la organización acceder

fácilmente mediante cualquier navegador a través de Internet o Intranet
para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran
porcentaje el manejo de documentos físicos.

VENTAJAS
 Administración y parametrización de tipos de radicación de
documentos.
 Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la
administración de los flujos documéntales y archivísticos.
 Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la
sistematización de la generación de los expedientes virtuales.
 Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.
 Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.
 Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en
cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión
 a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en
entornos como Internet o Intranet.
 Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier
navegador.
 Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde
cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
 Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo
electrónico.

ORFEO cuenta con los siguientes módulos:

 Radicación
 Modificación
 Anulación
 Estadísticas
 Tablas de Retención Documental (TRD)
 Consultas
 Módulo de Archivo
 Préstamo de documentos
 Expedientes virtuales
 Administración

 Como se hace el proceso de radicación con esta herramienta

Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibido o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca la ley.
 abrir plantilla
 comunicaciones oficiales
 elaboración del documento (oficio)
 identificación de la plantilla
 diligenciar documento
 guardar documento
 ingreso al sistema orfeo
 ingreso a la página de orfeo
 validación en el sistema orfeo
 acceso inválido
 generación del número de radicado
 verificación de radicación previa
 tipos de radicación de salida en orfeo
 radicación como nuevo
 radicación como anexo
 radicación como asociado
 ingreso de datos del destinatario en el módulo de radicación
 verificación de datos del destinatario en el sistema
 agregar destinatario y/o modificar destinatario
 registro de asunto, medio de envío y anexos del documento
 verificación de datos del radicado generado
 estructura del número de radicado
 modificar datos (si aplica)
 ver hoja resumen
 asignación del radicado al documento
 ingreso a la carpeta salida
 ingreso al radicado generado
 tipificar radicado
 anexar archivo
 ventana descripción del documento
 atributos
 destinatario

 adjuntar archivo
 agregar otros destinatarios (documentos con copia)
 verificación del documento anexado
 asignar radicado al documento
 visualizar el documento radicado de
 ver archivo e imprimir
 marcar documento como impreso
 generar listado de entrega
 incluir documento a expediente
 envío del radicado

 Como se hace el proceso de distribución de documentos con esta

herramienta
Distribución

Al finalizar cada jornada laboral, el funcionario radicador generará por

medio del sistema Orfeo las planillas para entrega de la
correspondencia a las dependencias destinatarias. Las planillas
deberán ser firmadas como constancia de entrega y recibido. El Grupo
Interno de Trabajo Servicios Administrativos llevará el consecutivo de
dichas planillas de entrega, como parte de su archivo de gestión, en
aplicación a su TRD.
Comunicaciones Oficiales Enviadas

Diligenciamiento de la Plantilla de Salida

Se debe utilizar la plantilla disponible para las comunicaciones

oficiales Enviadas, la cual se encuentra normalizada (codificada) y
ajustada con lo estipulado en el Manual de Imagen Corporativa de la
Entidad, y se encuentra diseñada para tomar los datos del destinatario
directamente del respectivo registro en la base de datos de ORFEO.

Los datos que se encuentran entre asteriscos * tales como: Radicado

No., Fecha, Nombre, Dirección, Municipio, Departamento y Asunto, no
se deben modificar pues son extraídos automáticamente de la Base
de Datos en el momento de anexar la plantilla y dar clic en “Asignar
Radicado”. Lo demás está disponible para ser modificado (Saludo,
Texto, Firma y demás).

Registro de Salida

Todas las comunicaciones oficiales Enviadas serán registradas

utilizando el sistema de gestión documental ORFEO, para lo cual se
realizarán las siguientes actividades:

Opción 1: Radicar una comunicación de Salida, desde el radicado de

Entrada.

En el caso que la comunicación de Salida sea respuesta a una

comunicación de Entrada previamente registrada y radicada en el
sistema ORFEO, el registro de la comunicación de Salida en el
sistema ORFEO se hará directamente por la opción “Anexar Archivo”
de la pestaña “Documentos” del radicado de Entrada, de esta manera
la respuesta quedará asociada con la solicitud inicial.

Opción 2: Radicar una comunicación de Salida de forma

independiente, es decir, sin asociarla a otro radicado. Por la opción
RADICACIÓN Salida.

- Para registrar el nombre de la Persona y/o Entidad destinataria,

el usuario debe buscarlo en el campo “Nombre:”. A medida que se
digitan las letras, el sistema brinda sugerencias de la Base de Datos.
El usuario debe seleccionar aquella que corresponda.
- Al seleccionar el nombre del destinatario, el sistema extrae de
la base de datos de forma automática el resto de la información como:
Nombres, Primer Apellido, Segundo Apellido, Teléfono, Dirección,
Mail, Continente, País, Departamento, Municipio.
- Se debe digitar el Asunto en el campo respectivo; esta
información será extraída de forma automática y ubicada en el lugar
correspondiente en la
plantilla, en el momento de radicación.

- Si la comunicación incluye anexos, se debe consignar sus

características y cantidad en el campo respectivo en el formulario de
Salida de ORFEO. Si los anexos son en papel, se debe registrar el
número total de folios de los anexos. Si los anexos tienen otro
formato, registrar la cantidad y tipo de formato.

Radicación de Salida

La radicación de comunicaciones oficiales Enviadas por APC-

Colombia, se llevará a cabo en el sistema de gestión documental
ORFEO, luego del procedimiento de registro anteriormente expuesto.
El número radicado de Salida asignado de forma automática por el
sistema ORFEO constará de catorce (14) dígitos, así:

Al comenzar cada año calendario, se iniciará la radicación de

Comunicaciones Oficiales Enviadas con la numeración consecutiva de
forma automática a partir del número 000001. Igualmente se dejará
constancia de la Fecha y Hora en que el sistema ORFEO asignó dicho
número de radicación.

Una vez radicada la comunicación oficial Enviada, se deberá anexar la

plantilla previamente diligenciada.

Por medio de la opción Vo.Bo. (Visto Bueno) de ORFEO, se deberá

enviar el registro con la plantilla al superior inmediato, para su revisión
previa a la firma de la comunicación oficial, de esta manera se
disminuyen los gastos de impresión de borradores y se da un uso
racional al papel y al tóner, lo que contribuye a la austeridad en el
gasto y a la responsabilidad sobre el medio ambiente.

Una vez se cuente con la versión final de la plantilla de la

comunicación oficial de Salida, se deberá utilizar la opción “Asignar
Rad” con la cual el sistema ORFEO pondrá de forma automática el
número y fecha de radicado, junto con los datos del destinatario
extraídos de la base de datos, quedando así la plantilla lista para ser
impresa y firmada por el jefe de la dependencia o por quien tenga
autorización para hacerlo.
Ej.: plantilla de salida sin diligenciar Ej.: plantilla de salida diligenciada

Radicación Masiva

Cuando una dependencia requiera enviar una misma comunicación

oficial de Salida con el mismo texto a varios destinatarios de forma
masiva, se utilizará la plantilla y la opción destinada para la radicación
Masiva mediante las cuales se le asignará un número radicado
diferente a cada una de las comunicaciones, de forma consecutiva.

Número de copias

La comunicación oficial en soporte papel, se elaborará en original y

máximo dos copias1, remitiéndose así:
- El original: al destinatario.
- La primera copia: a la serie respectiva (expediente) de la oficina
que genera el
documento, por el tiempo establecido en su tabla de retención
documental.
- La segunda copia: reposará en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de
retención documental.
- En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se
elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Escaneo de documentos

1 acuerdo 60 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas …”. Archivo General de La Nación AGN.

Una vez realizado el proceso de radicación y firma, el documento

deberá ser escaneado con sus anexos en papel. Se debe realizar
control de calidad a la imagen escaneada para verificar su adecuada
visualización y legibilidad. Posteriormente, se procederá a asociar la
imagen escaneada con su respectivo radicado para que quede
disponible para consulta de los usuarios interesados.

Distribución

La dependencia remitente deberá generar -por medio del sistema

Orfeo- una planilla relacionando la correspondencia de Salida. Dicha
planilla será entregada al área de correspondencia en los horarios
establecidos para tal fin. El área de correspondencia firmará la planilla
como constancia de recibido, y se encargará de verificar que la
comunicación se encuentre completa con original, copias y anexos
respectivos, para su alistamiento y envío según la modalidad de
mensajería seleccionada. La dependencia remitente llevará el
consecutivo de dichas planillas de entrega, como parte de su archivo
de gestión, en aplicación a su TRD.

Modalidades de mensajería para Comunicaciones oficiales Enviadas

El área de correspondencia, contará con los siguientes servicios de

mensajería para cumplir con los envíos de comunicaciones oficiales
de Salida:
- Mensajería motorizada (Área de Bogotá DC)
- Mensajería especializada (A nivel nacional e internacional)
- Fax
- Correo electrónico

Anulación de número radicado

Cuando por error se genere un radicado en alguna dependencia, que

no será utilizado para enviar alguna comunicación oficial Enviada, el
jefe de la dependencia deberá solicitar su anulación utilizando la
opción correspondiente en el sistema ORFEO. Dicha solicitud será
recibida por el Coordinador del GIT Servicios Administrativos de la
Dirección Administrativa y Financiera, quien autorizará la eliminación
dejando constancia mediante Acta generada en ORFEO.

Comunicaciones oficiales Internas (Memorandos)

Diligenciamiento de la Plantilla de Memorandos
Se debe utilizar la plantilla disponible para los Memorandos, la cual se
encuentra normalizada (codificada) y ajustada con lo estipulado en el
Manual de Imagen

Corporativa de la Entidad, y se encuentra diseñada para tomar los

datos del destinatario directamente del respectivo registro en la base
de datos de ORFEO.

Los datos que se encuentran entre asteriscos * tales como: Radicado

No., Fecha, Nombre y Asunto, no se deben modificar pues son
extraídos automáticamente de la Base de Datos en el momento de
anexar la plantilla y dar clic en “Asignar Radicado”. Lo demás está
disponible para ser modificado (Texto, Firma y demás).

Registro de Memorandos

Todas las comunicaciones oficiales Internas (memorandos) serán

registradas utilizando el sistema de gestión documental ORFEO, para
lo cual se realizarán las siguientes actividades:

- Se debe utilizar la plantilla disponible para las comunicaciones

oficiales Internas (memorandos), la cual se encuentra ajustada con lo
estipulado en el Manual de Imagen de la Entidad, y se encuentra
diseñada para tomar los datos del destinatario directamente del
respectivo registro en la base de datos de ORFEO.
- En el caso que la comunicación Interna sea respuesta a una
comunicación oficial previamente registrada y radicada en el sistema
ORFEO, en el Asunto se debe relacionar el número radicado al cual
se le está dando respuesta.
- En el formulario de Memorandos de ORFEO, se debe registrar
el nombre del funcionario destinatario, para que el sistema extraiga de
la base de datos de
forma automática el resto de la información como: Nombres, alias de
Red
Corporativa, Mail, Continente, País, Departamento, Municipio.
- Se debe digitar el Asunto en el campo respectivo; esta
información será extraída de forma automática y ubicada en el lugar
correspondiente en la plantilla, en el momento de radicación.
- Si la comunicación incluye anexos, se debe consignar sus
características y cantidad en el campo respectivo en el formulario de
Memorandos de ORFEO.
Si los anexos son en papel, se debe registrar el número total de folios
de los anexos. Si los anexos tienen otro formato, registrar la cantidad
y tipo de
formato.

Radicación de Memorandos

La radicación de comunicaciones oficiales Internas (Memorandos) en

APC-Colombia, se llevará a cabo en el sistema de gestión documental
ORFEO, luego del procedimiento de registro anteriormente expuesto.
El número radicado de comunicaciones Internas (Memorandos)
asignado de forma automática por el sistema ORFEO constará de
catorce (14) dígitos, así:

Al comenzar cada año calendario, se iniciará la radicación de

Comunicaciones oficiales Internas (Memorandos) con la numeración
consecutiva de forma automática a partir del número 000001 para
toda la Entidad. Igualmente se dejará constancia de la Fecha y Hora
en que el sistema ORFEO asignó dicho número de radicación.
Una vez radicada la comunicación oficial Interna (Memorando), se
deberá anexar la plantilla previamente diligenciada. Por medio de la
opción Vo.Bo. (Visto Bueno) de ORFEO, se deberá enviar el registro
con la plantilla al superior inmediato, para su revisión previa a la firma
de la comunicación oficial, de esta manera se disminuyen los gastos
de impresión de borradores y se da un uso racional al papel y al tóner,
lo que contribuye a la austeridad en el gasto y a la responsabilidad
sobre el medio ambiente.

Una vez se cuente con la versión final de la plantilla de la

comunicación oficial Interna (Memorando), se deberá utilizar la opción
“Asignar Rad” con la cual el sistema ORFEO pondrá de forma
automática el número y fecha de radicado, junto con los datos del
destinatario extraídos de la base de datos, quedando así la plantilla
lista para ser impresa y firmada por el jefe de la dependencia o por
quien tenga autorización para hacerlo.

La comunicación firmada será relacionada en una planilla y entregada

-tanto físicamente como por medio de Orfeo- a la dependencia
destinataria, quien para su trámite se encargará de verificar que la
comunicación se encuentre completa con original y anexos
respectivos.

Escaneo de documentos

Una vez realizado el proceso de radicación, el documento deberá ser

escaneado con sus anexos en papel. Se debe realizar control de
calidad a la imagen escaneada para verificar su adecuada
visualización y legibilidad. Posteriormente, se procederá a asociar la
imagen escaneada con su respectivo radicado para que quede
disponible para consulta de los usuarios interesados.

Anulación de número radicado

Cuando por error se genere un radicado en alguna dependencia, que

no será utilizado para enviar alguna comunicación oficial Interna, el
jefe de la dependencia deberá solicitar su anulación utilizando la
opción correspondiente en el sistema ORFEO. Dicha solicitud será
recibida por el Coordinador del GIT Servicios Administrativos de la
Dirección Administrativa y Financiera, quien autorizará la eliminación
dejando constancia mediante Acta generada en ORFEO.

Correspondencia personal o privada.

Este tipo de correspondencia -dentro de la que se incluyen los

extractos de cuentas bancarias personales, tarjetas personalizadas de
 invitación a eventos no oficiales para la Entidad, tarjetas de navidad o
de cumpleaños, publicaciones periódicas (revistas, periódicos)- no se
registrará ni radicará en la ventanilla única de correspondencia en
razón a que no genera ningún trámite oficial al interior de la Entidad.
 Como se conforman los números de radicado en la entidad con
esta herramienta

Es el proceso por el cual se asigna un identificador (Número de Radicado) a

un documento y se le asocia cierta información que se considere relevante a
la hora de ingresar, salir o moverse entre departamentos en la organización,
tal como la fecha y hora de recepción.
El número consecutivo de radicación lo establece el despacho Judicial
al cual se reparte el asunto, en la primera o única instancia, es único y su
numeración es anual. Se establece el Código de Identificación
del proceso con la siguiente estructura: Cuatro (4) Dígitos, para el Año en
que nace el proceso.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
 defina la clasificación de los documentos, haga uso de gráficas,
esquemas, etc. para su presentación en el trabajo escrito.
La organización de los documentos desde el momento en que son creados o
recibidos, tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información
buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.
La organización incluye dos funciones específicas:
. Clasificar
. Ordenar (establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un
espacio)
Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por
conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir
establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada
grupo y situarlo físicamente en el espacio.
 
Clasificar consiste en identificar y agrupar los documentos bajo conceptos,
que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la
Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: Cuadro de
clasificación.
En el ámbito de la administración universitaria coexisten diferentes sistemas
de clasificación: el personal se divide en grupos y niveles, el presupuesto
utiliza un sistema de partidas y por programas, la docencia se organiza por
departamentos y estudios, etc. En el caso que nos ocupa, el Sistema de
Gestión Documental emplea un sistema de clasificación: El Cuadro de
Clasificación  
El Cuadro de clasificación es el resultado de agrupar las diferentes funciones
y actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde
 los conceptos más generales hasta los más concretos.
 
Estructura del Cuadro de clasificación
El primer nivel corresponde a las categorías. En la UMA coexisten dos
categorías de documentos:
 
Los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a
cualquier organismo. En esta categoría se encuentran los documentos
relacionados con la administración general y organización, la gestión de la
información y de las comunicaciones, la representación y relaciones públicas,
la gestión de los recursos humanos, la gestión de los recursos económicos,
la gestión de los bienes muebles, la gestión de los bienes inmuebles, y la
normativa y asuntos jurídicos.
 
Los documentos de gestión de actividades específicas, que
corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas la
Universidad de Málaga, como centro de enseñanza superior.
En esta categoría se incluyen los documentos relacionados con la gestión de
los recursos académicos, la organización de la docencia, la organización de
la investigación, y la gestión de los servicios ofrecidos a la comunidad
universitaria.
Cada categoría se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a
las funciones que desempeña la Universidad. En nuestro caso son las doce
siguientes
 
 
 A.100. Administración general y organización.

B.100. Gestión de la información y comunicaciones.

C.100. Representación y relaciones públicas.

D.100. Gestión de recursos humanos.

z
F.100. Gestión de recursos económicos.

G.100. Gestión de bienes muebles

H.100. Gestión de bienes inmuebles.

I.100. Normativa y asuntos jurídicos.

 DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ACTIVIDADES J.100. Gestión de recursos académicos.

 K.100. Organización de la docencia.

ESPECÍFICAS L.100. Organización de la investigación.

M.100. Gestión de los servicios ofrecidos a la

comunidad universitaria
 
 
 
 
 
 
Cada clase se divide en subclases (tercer nivel), y divisiones (cuarto
nivel) que se corresponden con actividades precisas. 
Se trata de una estructura propuesta desde Archivo (tomamos a su vez como
punto de referencia el cuadro de clasificación base, propuesto por Michel
Roberge “La gestión de la información administrativa”) si algún servicio o
unidad entiende que faltan divisiones, subdivisiones, etc…, que sirvan para
definir más exhaustivamente su documentación, se pueden añadir o
modificar, se trata de una herramienta flexible, cualquier variación o
aportación al cuadro, se comunicará al Archivo antes de aplicarla.
 
CÓMO SE CLASIFICA?
Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cual de
estas 12 clases pertenece el documento en cuestión, y después, buscar la
subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento,
a fin de encontrar la división más exacta posible.
Así cada una de estas clases se divide, a su vez, en subclases,
divisiones y subdivisiones correspondientes
Este sistema se aplica a cualquier tipo de soporte documental.
Por ejemplo: la clasificación del catálogo de puestos de trabajo, seguiría el
siguiente proceso:
A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
A.118 Estructura orgánica
A.120 Catálogo de puestos de trabajo
Este proceso se basa en el siguiente razonamiento, a partir de la estructura
del cuadro de clasificación:
.- a que clase pertenece el documento Catálogo de los puestos de trabajo?
A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
.- los documentos de esta clase se dividen a su vez en subclases:
A.101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS
A.102 ORGANOS DE GOBIERNO
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
A.136 MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
A.137 GESTIÓN DE LA CALIDAD
.- a cual de estas subclases pertenece el documento?
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
.- este nivel, a su vez tiene más divisiones, a cual pertenece?
A.118 Estructura orgánica
.- y dentro de este nivel, hay otros que hacen referencia a documentos más
concretos, a cual pertenece?
A.120 Catálogo de puestos de trabajo
Para definir más el contenido de algunos expedientes, se pueden aplicar
subdivisiones a ciertos niveles del cuadro. Estas subdivisiones pueden ser:
Las subdivisiones son los niveles complementarios de clasificación. Son
complementarios a las entradas del Cuadro de clasificación, pero no las
sustituyen.
 Uniformes, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación.
 Específicas, utilizables sólo para ciertos niveles del Cuadro de clasificación.
 Nominales, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación
para identificar expedientes con nombres propios en general.
* Subdivisiones Nominales: sirven para identificar un expediente o un
documento con la denominación reconocida de un órgano, titulación, estudio,
edificio, unidad... Se forma con la letra “N” más el titulo normalizado para
cada nominal, que será dado por el Archivo a propuesta de los usuarios.
Por ejemplo: la clasificación de un documento que pertenece a la compra
del Edificio de Correos Antiguo, que corresponde a la subdivisión nominal
N.181, se hará de la siguiente manera:
Clase: H.100. GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES
Subclase: H.101 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES
División: H.103 Compra de bienes inmuebles
El cuadro de clasificación permite crear una subdivisión nominal al nivel
escogido mediante la aplicación del número de nominal que le corresponda:
H.103 N.242. EDIFICIO CORREOS
Compra de bienes inmuebles
ADQUISICION BIENES INMUEBLES.
* Subdivisiones Uniformes: sirven para identificar unos tipos de documentos
que se pueden encontrar en todos los niveles del cuadro de clasificación. Su
código está formado por la letra “U” más el número de uniforme
correspondiente (estas subdivisiones uniformes, siguen una numeración
única, normalizada y aplicable a todo el cuadro de clasificación).
Estas subdivisiones son las siguientes:
U.01. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
U.02. CONSEJOS
U.03. COMISIONES
U.04. REUNIONES
U.05. INFORMES Y ESTUDIOS
U.06. PUBLICACIONES
U.07. CONGRESOS Y CONFERENCIAS
U.08. ESTADÍSTICAS
U.09. CONVENIOS
U.10. SUBVENCIONES
U.11. CURSOS Y SEMINARIOS
U.12. PATRONATOS Y CONSORCIOS
U.13. AYUDAS Y BECAS
U.14. COOPERACIÓN
U.15. EVALUACIÓN
U.16. LEGISLACIÓN Y NORMATIVA
U.17. TRABAJOS E INVESTIGACIONES
U.18. CONCURSOS Y PREMIOS
 
Por ejemplo: la clasificación de un convenio para la utilización de las
instalaciones deportivas de una entidad, se hará:
Clase: M.100. GESTIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
Subclase: M.108 ACTIVIDADES DEPORTIVAS
División: M.109 Práctica deportiva libre
División: M.110 Instalaciones y equipamientos
Subdiv. Uniforme:U.09 CONVENIOS
Cada convenio tiene su número y su título. Estos elementos se incluirán en la
descripción del expediente según las necesidades de cada usuario.
*Subdivisiones Específicas: sirven para identificar algún tipo de subdivisión
propia o específica de ciertos niveles o divisiones del cuadro. Se identifican
con la letra “E” más el número de específica, propio para cada división en
que se aplican. Se establecen también desde el Archivo.
Por ejemplo: la clasificación de un curso organizado por una entidad externa
a la UMA.
Clase: K.100. ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA
Subclase: K.125 OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES
División: K.127 Cursos y seminarios
Subd. Específica: E2. EXTERNOS
K.127.E2. EXTERNOS
Cursos y seminarios
OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES
Combinaciones de las Subdivisiones:
Estas subdivisiones no son excluyentes, se pueden combinar, teniendo en
cuenta el siguiente orden:
Subdivisión Nominal + Subdivisión Uniforme = N + U
Subdivisión Nominal + Subdivisión Específica = N + E
Subdivisión Nominal + Subdivisión Nominal = N + N
Por ejemplo: para la adquisición del Edificio de Correos sería:
Clase: H.100. GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES
Subclase: H.101. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES
Subdi. Uniforme: U.05. INFORMES Y ESTUDIOS
Subdiv. Nominal: N.242. Edificio Correos.
H.101.N.242 U.05. INFORMES Y ESTUDIOS
EDIFICIO CORREOS
ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES.
 
TÍTULOS Y CÓDIGOS
Todos los expedientes tienen un código y un título precisos, que permiten
situarlos en un nivel concreto del Cuadro de Clasificación, archivarlos y
recuperarlos ordenadamente.
 Código: Formado por uno, dos o tres elementos.
 Título: Formado por tres elementos.
* Expedientes sin subdivisiones
Código: Formado por el código de la entrada del Cuadro de clasificación que
le corresponda.
Título: Formado por:
 Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
 Título del primer nivel superior.
 Título del segundo nivel superior
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente del calendario de
exámenes de un estudio o centro de la Universidad, se procederá de esta
forma:
K.119 CALENDARIO DE EXÁMENES
JORNADAS Y HORARIOS DOCENTES
CONDICIONES DE LA DOCENCIA
* Expedientes con una subdivisión
Código: Formado por:
 Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
 Código de la subdivisión correspondiente.
Título: Formado por:
 Título de la subdivisión.
 Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
 Titulo del primer nivel superior.
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de las estadísticas
mensuales de usuarios de la Biblioteca, con la subdivisión uniforme U.08
ESTADÍSTICAS, se procederá de esta forma:
B.129. U.08 ESTADÍSTICAS
SERVICIOS A LOS USUARIOS
GESTIÓN DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO
Por ejemplo, para codificar y titular un expediente de compra de mesas y
sillas, con una subdivisión específica para material y equipamiento de oficina
inventariable, se hará de la forma siguiente:
G.104. E.11 MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA INVENTARIABLE
COMPRA DE BIENES MUEBLES
ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de compra del Edificio
Antiguo de Correos, al que corresponde la subdivisión nominal N.242, se
procederá de esta forma:
H.103. N.242 EDIFICIO ANTIGUO CORREOS
COMPRA DE BIENES INMUEBLES
ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES
* Expedientes con dos subdivisiones
Código: Formado por:
 Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
 Códigos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de
las subdivisiones).
 
Título: Formado por:
 Títulos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las
subdivisiones).
 Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.

Por ejemplo, la clasificación de las estadísticas de los alumnos matriculados

en el Máster en práctica jurídica (Subdivisión uniforme U.08 + Subdivisión
nominal N.372), se hará de la siguiente forma:
J.114. U.08. N.372 ESTADÍSTICAS
MÁSTER EN PRÁCTICA JURÍDICA
MATRICULACIÓN
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de la convocatoria de una
plaza de profesor titular en el Departamento de Biología Vegetal (Subdivisión
específica E.11 + Subdivisión nominal N.114), se procederá de esta forma:
D.109. E.11. N.121 PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
DEPARTAMENTO DE BIOLOGÍA VEGETAL
CONCURSOS
Los expedientes pueden tener un cuarto título: el título propio del expediente.
Este es un título complementario con el que se puede describir el expediente
cuando se considere que los títulos del Cuadro de clasificación son
demasiado genéricos.
Es un título libre, no obligatorio, aunque su uso es muy recomendable.
 
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
* NO EXISTE NINGUNA SERIE QUE SE DENOMINE
“CORRESPONDENCIA”, “CARTAS”, “VARIOS”, “INSTANCIAS” O
“SOLICITUDES”, etc.… en todos estos casos se trata de documentos dentro
de un expediente al que se vinculan por el asunto.
Todas las unidades administrativas de la universidad generan y reciben
correspondencia que se clasificarán teniendo en cuenta las siguientes
pautas:
CORRESPONDENCIA EXTERNA:
Las cartas externas a la universidad relacionadas con cualquier entidad,
institución, empresa, o persona:

.- En el caso de una carta que forme parte de un expediente, se colocará el

original en el expediente que le corresponde.

.- La que no forme parte de un expediente, y que se limite a una información

más genérica, se clasificará en la subclase:
            C.100.REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

            C.122 RELACIONES EXTERIORES

(Para precisar o definir más a los interlocutores utilizaremos las divisiones

que aparecen en esta clase.)

- Las cartas se ordenarán alfabéticamente dentro de cada grupo.

.- Las cartas relacionadas con un asunto concreto se ordenarán

cronológicamente, de antiguos a más recientes.

.- En el caso de cartas referentes a entidades, o instituciones que se dividen

en secciones y subsecciones, departamentos, etc., se respetará la jerarquía
orgánica oficial.

Por ejemplo: Junta de Andalucía / Consejería / Secretaria General /

Dirección General / Subdirección general / Servicio / Sección / Negociado.

.- La carta que acompañe una información importante como por ejemplo es el

caso de las facturas, se archivará en función de esta información adjunta.

CORRESPONDENCIA INTERNA:
.- Las notas internas que hacen referencia a un tema concreto se clasificarán
en la división del cuadro que les corresponda, formando parte del
expediente.

.- En caso de que no forme parte de ningún expediente se clasificará bajo

            C.100. REPRESENTACION Y RELACIONES PÚBLICAS.

            C.144 RELACIONES INTERIORES

.- Se ordenarán alfabéticamente por el nombre de la unidad administrativa

remitente.

.- Dentro de cada carpeta se archivarán las notas internas de entrada y de

salida de forma cronológica, de más antiguo a más reciente.

.- Una nota enviada a varias unidades, se colocará bajo el epígrafe que aluda
a su tema, o en la carpeta de la unidad emisora adjuntando una lista de las
unidades que la han recibido.

La correspondencia entendida como la comunicación escrita de carácter

interpersonal de contenido general no prevista en la tramitación de un
expediente administrativo se archivará por el emisor o por el receptor
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación
colombiana, las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que
actualmente nos sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la
política archivística de nuestro país. Adicionalmente a ello, promueve
la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del
país, para garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la
conservación del patrimonio documental. No solo es importante para las
organizaciones gubernamentales, sino también para la administración
de control y gestión, para los ciudadanos en particular, parala ciencia, la
investigación y la cultura en general. Aplicando el concepto del cual
define las TRD como una serie conformada por tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos; quiere decir que nos facilitan en primera
instancia el manejo de la información, contribuyen a la
racionalización de la

 defina la ordenación documental

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación
y descripción. A pesar de la aparente Claridad, la primera dificultad que se
encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar Qué se entiende
archivística mente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas
requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus
especificidades.
La organización (clasificación, ordenación) no sólo se comprueba
examinando físicamente los documentos, ésta también se puede - y se debe
- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de
Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos
de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la
coherencia y confiabilidad de los procesos de organización.
ORGANIZACIÓN = CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN + DESCRIPCIÓN
EL PROCESO DE ORDENACION
La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento
va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se
unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los
tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio
predeterminado.
Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la
organización administrativa merced a la organización documental y, en
segundo lugar, al conocimiento histórico institucional. La ordenación bien
hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de
los documentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión
documental pues el arreglo físico es información contextual y, por último, al
disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se
facilitan el estudio y los análisis de contenido. Es como tener las piezas
necesarias de un mecanismo correctamente ensamblada o encajadas, para
que funcione.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series
documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en
los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la
idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos
(onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin
embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a
las características de cada serie.

Ordenación alfabética:
Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método
se aplica a documentos referidos a personas, entidades y
lugares. Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el
número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para

controlarlos.
Ordenación numérica:
Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que
se le da en la oficina productora para controlarlos. Ordenación por
conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente
confeccionado.

Mixtos:
Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias,
pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza
y los conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por
departamento, como en los de «archivo central».
  defina el concepto de descripción documental
 Es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos.
Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los
documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral
los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma
deberán implementar procesos de organización para toda la
documentación que apoye la gestión administrativa.
 Por medio de un ensayo (individual) mencione la importancia de las
TRD

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Este tema tan importante en la legislación colombiana, las TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven para
formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro
país. Adicionalmente a ello, promueve la organización y el
fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar
así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental. No solo es importante para las organizaciones
gubernamentales, Sino también para la administración de control y
gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y
la cultura en general. Aplicando el concepto del cual define las TRD
como una serie conformada por tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos; quiere decir que nos facilitan en primera instancia el
manejo de la información, contribuyen a la racionalización.
En toda entidad por más pequeña que sea debe tener un buen
archivo y llevar las tablas de retención por que uno no debe
destruir ningún documento antes de hacerlo debe realizar el
inventario y luego realizar las tablas de retención-
El archivo general de la nación ha logrado que todas las
entidades tengan su archivo funcionando con todas las leyes-
Las tablas de retención son muy importantes como lo
mencionaba anteriormente ayudan a la buena organización del
archivo.

ELABORO SULMA GIOVANA ALVAREZ

Tablas de retención documental y su importancia en los avances de la

Gestión Archivística de las organizaciones
A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que se
evidencian en relación a la Gestión Documental, al proceso de archivo, su
sistematización y divulgación; si bien leemos sobre la historia que emana el
archivo, o la gestión documental en Colombia, se pueden reflejar cambios
importantes y significativos.
La tabla de retención documental es un listado de series y subseries con sus
tipos documentales a las cuales se les debe asignar un debido tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital que tiene los documentos.
La tabla de retención maneja unos beneficios significativos los cuales son,
facilitar la recuperación de la Información, racionalizar la producción
documental, facilitar el control y acceso de los documentos, regular la
transferencia de los documentos en las oficinas del archivo central, permitir
realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
Documentación relevante.
Facilitar el control y acceso de los documentos.
Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización
archivística y que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las
tablas de retención documental, es el poder saber la disposición desde el
inicio hasta el final del desarrollo de un documento, ya que anteriormente, se
desconocía el ciclo vital de los documentos y archivos, a diferencia de la
actualidad, la cual permite conocer las fases por las que atraviesa un archivo
y su valor primario o secundario dentro de la organización.
Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental
y su manejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa u
organización privada, publica, o persona natural y jurídica, organizar de
acuerdo a la normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades
y estructura orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se
genera.
Podemos concluir, que las tablas de retención documental facilitan el manejo
de la información, permitiendo racionalizar la producción de documentos y
ayudando a que las organizaciones puedan prestar un servicio efectivo en el
acceso y control de los documentos.
ELABORO MARLLY SOFIA PEREZ MUJANAJINSOY

Ensayo sobre las tablas de retención documental. (T.R.D.)

Es una herramienta que nos permite guardas documentos, de acuerdo con las
funciones propias de cada una de las dependencias y establecer un tiempo de
permanencia en cada fase de formación del archivo.
Nos permite establecer centros documentales, identificar, clasificar y agrupar los
documentos, es un apoyo a la gestión administrativa.
Son documentos elaborados o emitidos por cada una de sus áreas, oficinas,
dependencias o departamentos en cumplimiento de sus funciones

ELABORO CARLOS ANTONIO TREJOS

ELABORO CARMEN YANURI ARTEGA