ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2859009)

AA3 “Realizar el proceso de radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales

recibidas y producidas, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las políticas institucionales”,

Aprendiz RONALDO DANIEL LEAL GUERRA

" Informe Administración Documental"

Dirigido a:

DANIEL ORLANDO NIÑO CAMARGO

Magangué Bolívar-octubre de 2023

 Resumen

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que

se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa

persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras

funciones. Este informe “Administración Documental” se realiza para mostrar paso a paso la

recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las

comunicaciones que entran y salen de una empresa, en el cual es conveniente establecer un registro,

ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una

sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres

tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia interna (comunicación

interna).

EVIDENCIA 3. Informe Administración Documental. Cada aprendiz entregará un informe

del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco

documentos de diferente contexto.

Palabras clave: “Radicación, registro, distribución, embalaje”.

 Una vez analizada la actividad a realizar, se ha logrado reflexionar, contextualizar y

apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la

definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y

normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de

comunicaciones oficiales, las disposiciones de la NORMA ICONTEC 185, las

comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el

embalaje de los mismos, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de

estudio presentando en esta guía.

Por lo que realizaremos el paso a paso de como se lleva a cabo la recepción, de

radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas

asi;

El proceso de recepción de documentos: es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar: Se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas

o producidas,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro: las entidades ingresan en sus sistemas datos como:

Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia

 competente, Nombre del funcionarioresponsable del trámite, anexos y

tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

* Definición de medios de recepción

* Recibo de documentos oficiales
* Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
* Constancia de recibo
* Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
* Asignación de consecutivo para envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

*Asignación de consecutivo, fecha y hora

*Impresión de rótulo de radicación
*Relación entre los documentos recibidos y enviados
*Registro impreso de planillas de radicación y control
*Elaboración de estadísticas

1) CARTA

Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas

que guarden relación con la actividad dela empresa: suministradores, distribuidores,

Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la

empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y

será anotado en el LibroRegistro de Entrada de Correspondencia

Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla parasu emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados

y estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

• el número de registro
• la fecha
• el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación

• Formato del registro de salida: diligenciamiento manual o sistemático dispuesto por la

empresa o entidad

Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida,

se lleva un registropara las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el

organigramade la empresa, éste puede ser:

2) CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia

(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro

posterior en el Sistema de Administraciónde Correspondencia en ambiente

WEB desarrollado para el efecto.

Corr

espo

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Rec

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ón

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de

Sistemas deinformación, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al

Centro de Sistemas deInformación.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el

departamento de origenno utilice el Sistema en la

WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas

de Información para suconocimiento, registro y

asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información o gestor

documental, dependiendo del cargo o funciones registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el

o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo

de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior

seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus

propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el

departamento no tiene una secretariaasignada. Solamente aquellos

documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de

permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir

una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse

en doble ejemplar.

La entrega de la correspondencia es también función y

responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en

coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al

departamento, quien entregará el documento original en el

departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del

Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de

Administración de Correspondencia, el documentoenviado anotando

el número correlativo que emite el sistema en la copia de la

correspondencia enviada.
 3) DERECHO DE PETICIÓN

Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemnización sustitutiva depensión.

Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para la respuesta.

Distribución: Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad.

Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el trámite

indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando al solicitante.

Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los requisitos

exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.

4). MEMORANDO

Son Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos

generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con

destino interno.

Para radicar un memorando interno se debe:

1. Tener los permisos establecidos para la radicación de Memorandos.

2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato o en la plantilla

diseñada para tal fin

 3. Se radica dentro del sistema dispuesto para tal fin.

5.) QUEJAS O RECLAMOS

Proceso de Atención de Quejas y Reclamaciones

Etapas de la gestión de PQRs

Recepción de la queja o reclamo: Una vez recepcionada la queja, ya sea de manera física o electrónica, se

debe asignar consecutivo a través de los medios dispuestos para tal (libros de radicación, sistemas

informáticos, entre otros), con el fin de llevar la trazabilidad del requerimiento dentro de dicha queja o

reclamo.

Análisis de la queja o reclamo: Surtido el paso anterior, se procede a la distribución correspondiente,

teniendo en cuenta el directo responsable o responsables del tramite ante el ciudadano o entidad.

.
 CONCLUSIONES

El resultado de este informe después de la profunda lectura de documentos sobre la

´´administración de documentos en el entorno laboral´´ nos da a conocer que este es de vital

importancia la cual debe crearse e implementarse en todas las entidades que manejenflujo de

información para el manejo de la documentación producida y recibida por una entidad, la cual

facilita el manejo organizado de la información, optimizando la entrega delas solicitudes y

requerimientos a cada dependencia competente según sea el asunto.

Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener centralizada y

organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor eficiencia ytransparencia a la

hora de ser solicitada por los entes de control, dando cumplimiento a las normas establecidas en

los entes directivos encargados de regular la función archivística delpaís.

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o

envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través delos Centros de

recepción y distribución de Comunicaciones.

 Referencias

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA 2023- Material de estudio - Clases y características de

los documentos

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Finanzas/51130033_1/C

ontenido/OVA/MaterialF_2/index.html

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2859009)