Taller N° 3

Presentado por

Angie Tatiana Murcia Collazos

Angie Paola Romero Romero

Presentado a:

Gloria del Carmen Torres Guevara

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Gestión Administrativa
Coordinación De gestión Documental y de la Información
Ficha: 2234929 Bogotá, 2021
TABLA DE CONTENIDO

1. EXPLIQUE EL PASO A PASO DE RADICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA...3

2. EXPLIQUE EL PASO DEL REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES............6

3. ¿QUÉ PROHIBICIONES ESTABLECE EL ACUERDO 060, EN MATERIA DE RADICACIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES? ¿POR QUÉ CONSIDERA QUE ESTAS SON IMPORTANTES? 7

4. ¿EN QUÉ LUGAR DE LA ENTIDAD DEBE ESTAR UBICADA LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA? JUSTIFIQUE SU RESPUESTA........................................................7

5. ¿QUÉ ES LA VENTANILLA ÚNICA?...........................................................................7

6. EXPLIQUE QUE ES RECIBIR, RADICACION, REGISTRO, PROCEDIMIENTO, RESPONSABLES,

JEFE PROFESIONAL........................................................................................................8

7. ¿QUÉ ES LA IMAGEN CORPORATIVA?....................................................................9

CONCLUSIONES.............................................................................................................9

8. ¿DESCRIBA LOS INCONVENIENTES MÁS COMUNES EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA QUE CAUSAN

ATRASO EN EL TRABAJO ?...................................................................................................9

9. ¿Qué herramientas virtuales y ofimáticas le podrian faciliatar el trabajo en una unidad de

correspondencia? Mencionelas y describa su funcionalidad.

10, Mencione los elementos, herramientas y equipos indispensables para el recibo de

documentos.

11, ¿Cómo se clasifican las comunicaciones oficiales?

12, ¿Qué son comunicaciones oficiales confidenciales?

13, ¿Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y porqué se anulan?

14, ¿Cuales son las clases de comunicaciones oficiales?

15, Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales y registro de

comunicaciones oficiales?
16, ¿Cuales son los controles que debe tener la Unidad de Correspondencia de una entidad
para las comunicaciones internas y oficiales?

1. EXPLIQUE EL PASO A PASO DE RADICACION DE CORRESPONDENCIA

RECIBIDA.
2. EXPLIQUE EL PASO DEL REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES.

• : Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número

consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite
y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.
• : Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de control, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
• El registro de comunicaciones recibidas se realizará siempre por un consecutivo
de radicación única e independiente. Al inicio de cada año se iniciará
nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de (1) uno
• Todas las comunicaciones recibidas se radicarán dentro del horario de atención
establecido para cada sede, en caso de que una comunicación sea recibida
fuera de este horario será radicado al día siguiente.
• Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de datos
se debe conservar en el soporte original en que se creó.
• Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas,
reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y plazo que para tales casos
establezcan las normas vigentes. Los términos dentro de los cuales se deberán
responder estos tipos de comunicaciones oficiales, empiezan a contarse a partir
del día siguiente al de su radicación, según lo establecido en el Acuerdo No. 60
de 2011. Si se constata que el asunto es competencia de otra dependencia, se
 debe proceder a reasignar de manera inmediata al competente a través del
sistema.

3. ¿QUÉ PROHIBICIONES ESTABLECE EL ACUERDO 060, EN MATERIA DE

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES? ¿POR QUÉ CONSIDERA
QUE ESTAS SON IMPORTANTES?

• Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en

cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas
la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por
la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán
reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.

4. ¿EN QUÉ LUGAR DE LA ENTIDAD DEBE ESTAR UBICADA LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA? JUSTIFIQUE SU RESPUESTA.

La unidad de correspondencia es una estación de trabajo que recibe, clasifica, registra

y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos y externos
para todos los miembros de una organización entre las diferentes divisiones.
Debería estar en un lugar grande con espacio y buna ventilación esto con el fin de
poder manejar, documentar y conservar de manera correcta los documentos de una
entidad.

5. ¿QUÉ ES LA VENTANILLA ÚNICA?

Es una herramienta que permite el envío de la información electrónica, una sola vez,
ante una única entidad, para cumplir con todos los requerimientos del comercio
exterior. Esto es posible a través de la simplificación, homologación y automatización
de los procesos de gestión.

En términos prácticos, la Ventanilla Única tiene como objetivo agilizar y simplificar los
flujos de información entre el comercio y el gobierno y aportar beneficios significativos
para todas las partes involucradas en el comercio transfronterizo. La Ventanilla Única
es generalmente gestionada de forma centralizada por un organismo rector, lo que
permite a las autoridades competentes y organismos gubernamentales recibir o tener
acceso a la información pertinente para su propósito. Además, las autoridades y
organismos participantes deben coordinar sus controles. En algunos casos, la
Ventanilla Única deberá proporcionar medios para el pago de derechos
correspondientes, los impuestos y tasas.

6. EXPLIQUE QUE ES RECIBIR, RADICACION, REGISTRO, PROCEDIMIENTO,

RESPONSABLES, JEFE PROFESIONAL.

Recibir: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural
o jurídica.

Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número

consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una
misma entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de
registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es
asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

El procedimiento para el control de documentos, normalmente, especifica las políticas

pertinentes y procedimientos de documentación que deben tener los manuales de los
empleados. Detallan lo que debe incluir el manual, quién es responsable de la
elaboración y actualización de las políticas y procedimientos y cómo la compañía los
comunica a los empleados.

Responsables: El servidor público será responsable de la adecuada conservación,

organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio
de sus funciones.

Además, los procedimientos relativos a la documentación especifican que los

empleados deben recibir una copia del manual cuando empiezan a trabajar, firman que
los recibieron y se adhieren a las políticas y procedimientos. También, reciben
actualizaciones conforme se presentan.

JEFE PROFESIONAL: Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro,

organización y descripción de los grupos documentales bajo custodia de este

Archivo General. 3. Vigilar que las actividades de organización y descripción

documental se lleven a cabo conforme a los principios de archivo.

7. ¿QUÉ ES LA IMAGEN CORPORATIVA?

La imagen corporativa es el cúmulo de creencias y actitudes que tienen los
consumidores y el público en general sobre una marca o corporativo, es decir, la
percepción que se han formado a partir de los productos, servicios y comunicación
externa de una empresa. En pocas palabras: la imagen corporativa es el significado
que adquiere una empresa ante la sociedad.
La imagen corporativa es el conjunto de elementos que identifica a tu marca o empresa
y que generan una primera impresión al público objetivo. Los colores de marcas como
Coca Cola o Nike han quedado impregnados en nuestra memoria por lo que son
ejemplos de imagen corporativa

CONCLUSIONES
Pude identificar la importancia y el buen manejo de la documentación adquirir más
conocimiento acerca de cómo debemos hacer los pasos para recibir, radicar
documentos cuando se reciben, que no solo es recibir documentos y guardar también
se trata de llevar un control especifico ya sea en un sistema o en una minuta de lo que
llega y se recibe, debemos tener un nivel de responsabilidad y concentración al
momento de recibir un documento y saber clasificarlos y tratarlos dependiendo el tipo
de documento.

8. ¿DESCRIBA LOS INCONVENIENTES MÁS COMUNES EN LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA QUE CAUSAN ATRASO EN EL TRABAJO?

Lo primero que debemos saber es que los beneficios que obtenemos en nuestra
empresa al tener en cuenta la gestión documental son muchos y no solo son
representados monetariamente, sino en eficacia en la búsqueda y recuperación de
documentos, lo que resulta en acceso rápido a la información y por consiguiente, mayor
productividad y mejora en la calidad de la atención al cliente.

Alto consumo de papel:

A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el volumen de papel, lo que
quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar perdidas en la información y la
acumulación de papel innecesario.

Mal servicio al cliente:

El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas estén
involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de entregas por
desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar respuestas. En definitiva,
podemos caer en un pequeño modelo burocrático innecesario

Pérdida de tiempo:

Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento tarda

más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los empleados
gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para realizar sus actividades
diarias.

Documentos duplicados:

Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía. Casi
el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias

Sanciones legales:

Por ley todas las empresas colombianas que se rijan por la Superintendencia de
Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen de
manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. Las
empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora altas
sumas de dinero

Altos costos:

Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer

aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su
documentación.
9.¿QUÉ HERRAMIENTAS VIRTUALES Y OFIMÁTICAS LE PODRIAN FACILIATAR
EL TRABAJO EN UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA? MENCIONELAS Y
DESCRIBA SU FUNCIONALIDAD.
Las herramientas virtuales ofimaticas que facilitan las labores en el marco de la
funcionalidad de una unidad de correspondencia se categorizan según manejabilidad ,
es decir , cada plataforma sistematica ejemplifica modelos que permiten emplear
tecnicas que suplan las dificultades laborales que se puedan dar dentro de la
operación en la entidad , es aquí donde podemos tomar como base los siguientes
mecanismos tecnologicos, el primero de ellos es Google Drive , según Gutierrez
(2017), es una gran herramienta capaz de sincronizar todos tus archivos en tu
ordenador, teléfono y tablet con la posibilidad de acceder a tu trabajo siempre que lo
necesites. Ademas de ello , permitie el almacenamiento de archivos, carpetas, copias
de seguridad , reduciendo de manera totalitaria la busqueda de informacion, por otra
parte complementa el propio [ CITATION Fer18 \l 3082 ], es un paquete ofimático de
distribución libre en el cual puedes crear desde cartas hasta realizar presentaciones
multimedia. Podemos sumar , lo acotado por Gutierrez (2017) esta herramienta es
indispensable en caso que tu empresa no cuente con la licencia legal de Microsoft
office (como ejemplo), así evitarías posibles sanciones por usar herramientas piratas.

Otra herramienta de gran apoyo sistematico es Evernot , aquí categorizamos la

siguientes funcionalidades:

 Agregar categorías.

 Relacionar la nota con una imagen, un audio o un video.

 Crear recordatorios a las notas.

 Escanear documentos o notas físicas (post-it) y agregarlas a alguna categoría.

 Trabajar en equipo con la nota creada ya que permite compartir con otros
usuarios.

Esto nos permite organizar toda la informacion y ejemplificar datos de manera simple y
consisa para que su utilizacion no sea complicada a la hora de redactar , sumar ,
añadir y radicar documentos.Otra gra herramienta , es Orfeo , la cual define Gutierrez
(2017) Este sería una herramienta muy útil en la Unidad de Correspondencia si se tiene
presente que cuenta con un módúlo para las tareas de radicación y envío de
documentos a los destinatarios entre otras funciones.

10, MENCIONE LOS ELEMENTOS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

INDISPENSABLES PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

Para la recepcion de documentos en el area de correspondecia es muy importante

tener presente las siguientes herramientas cuya funcionalidad diversifica de manera
totalitaria las bases de desarrollo operacional que pueda darse en el marco
administrativo, entre ellos podemos encontrar:

Equipos: Son todas las maquinas y/o sistemas digitales que nos permiten de manera
eficaz desarrollar tareas enfocadas en la recpecion y organización documental,
podemos evidenciar las siguientes herramientas, Computador, Impresora,Scanner, Fax
,Fotocopiadora,Telefono,Reloj electronico.

Elementos: añade Vasquez (2018), En virtud que las unidades de correspondencia

están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar equpada de
herramientas practicas en pro de una buena funcionalidad. A partir de esto , podemos
comprender que los elementos son escenciales para un buen manejo y desarrollo en
funcion de las operaciones de la entidad , los principales elementos ha encontrar en
una unidad de correspondencia son Perforadora ,Cosedora ,Sobres, manila ventanilla,
Papeleria, Guillotina,Cajonera, Sellos, Hojas,Tinta para sellos,Tijeras,Tonner.

Muebles: a partir de lo acotado por Vasquez (2018), están diseñadas para un mejor
manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento e formularios o firmas,
también sirven para ubicar los equipos y demás elementos pertenecientes a la unidad
de correspondencia. Es en este punto donde podemos seleccionar la siguiente
informacion Estante, Mesas, Sillas, Casilleros.
11, ¿CÓMO SE CLASIFICAN LAS COMUNICACIONES OFICIALES?

Comunicación Descendente: Se determina como aquella queproviene de las cupulas

organizacionales( lideres de la empresa) y su destino esta direccionado a las
posiciones laborales de un rango inferior ejemplo:

-Jefe a sublaterno

-Gerente a trabajadores

Comunicación Horizontal: Es aquella que se da entre pares, no existe una relacion

de jerarquia, generalmente esta guiada a la divulgacion de informacion , y respuesta de
solicitudes

Comunicación Ascendente: Se ejecuta como todo proceso comunicativo en donde

los niveles bajos del marco laboral , es decir , como feedback de los subalternos hacia
los directores, gerentes , jefes, etc..

12, ¿QUÉ SON COMUNICACIONES OFICIALES CONFIDENCIALES?

Es muy importante traer a colacion lo dicho por Casilimas (2000) sólo tendrán carácter
reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la
Constitución o la ley y en especial los protegidos por el secreto comercial o industrial,
los relacionados con la defensa o seguridad nacionales. Es decir, este tipo de
comunicaciones permiten de manera practica ejecutar modelos con los cuales se podrá
inferir en decisiones administrativas y/o estatales siendo estas de carácter oficial y de
cumplimiento oportuno.

13, ¿QUÉ SUCEDE CUANDO SE ANULAN LOS NÚMEROS DE RADICACIÓN Y

PORQUÉ SE ANULAN?

Cuando se anulan los números de radicación se debe a que estos no cumplen con los
modelos y requerimientos estructurados dentro de cualquier unidad de
correspondencia, es aquí donde podemos acotar lo dicho Martinez (2011),
No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente. Es decir, en
este caso cuando los números son anulados por algún error dado por quien opere la
radicación, se debe dejar constatado por escrito, la respectiva justificación y firma del
jefe de la unidad de correspondencia dando a entender el error y a espera de una
nueva solicitud.

14, ¿CUALES SON LAS CLASES DE COMUNICACIONES OFICIALES?

Comunicaciones Oficiales Recibidas: Son aquellas que ingresan a las entidades

mediante un control establecido como revisión, verificación, registro de datos del
destinatario y origen, para luego realizar el proceso de radicación y distribución a la
dependencia correspondiente.

Comunicaciones Oficiales Enviadas: Son aquellas que competen todo el campo de

divulgación y manejo hacia otras organizaciones
15, ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE RADICACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES?

RADICAR COMUNICACIONES REGISTRO DE

OFICIALES COMUNICACIONES OFICIALES
Radicar es la asignación de un El registro de comunicaciones
numero consecutivo, dejando oficiales parte el ingreso de la
constatado la hora y fecha de información a las bases centrales de
recibido o envió de la acopio documental dentro de la
documentación, empleando consigo unidad de correspondencia.
sistemas mecanismos manuales o
mecánicos.
No permite la reserva de números Documentos (excepto los registros)
radicación, en su defecto todo están sujetas a cambio, los registros
documento recibido en la entidad son la evidencia de la actividad
debe ser radicado con un orden desarrollada y no está sujeto a
especifico. cambios.

16, ¿CUALES SON LOS CONTROLES QUE DEBE TENER LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA DE UNA ENTIDAD PARA LAS COMUNICACIONES
INTERNAS Y OFICIALES?
Es importante tener presente lo nombrado y mencionado por el articulo 7 de acuerdo
060 de las 2001 comunicaciones internas, establece que las entidades deberán
ejecutar controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a
las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente ya sean estos manuales o
automatizados

Bibliografía

Vasquez, L. (2018). IMPLEMENTACIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EN

DISLICORES S.A.S. MEDELLÍN : NSTITUCIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO DE
ANTIOQUIA.
Casilimas, C. (2000). GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES. Bogota: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA).
Fernandez, M. (2018). HERRAMIENTAS OFIMATICAS. DigitalInformation, 1-10.
Gutierrez, E. (2017). 4 Herramientas gratuitas que facilitarán tu trabajo en la Unidad de
Correspondencia. NOSONPAPELES, 1-10.
Martinez, S. (2011). Radicacion y sus funcionalidades. Bogota: Sena.