Servicio Nacional De Aprendizaje SENA

PROFESORA MAGDA GABRIELA SERRANO

INFORME DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

FECHA: Bogotá D.C. 20 de octubre de 2020

ELABORADO POR: Angely Carolina Suarez Acosta

OBJETIVOS:

 Definir el concepto del departamento encargada de la gestión de

correspondencia
 Mencionar las normas y acuerdos establecidas para el correcto manejo de
la documentación
 Explicar el paso a paso de la recepción, radicación, registro y distribución
de los documentos en una entidad.

RESUMEN

Los formatos para la recepción y despacho de documentos son el conjunto de

operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en
la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza tanto a la
documentación interna como a la externa. El formato es el establecido por la
empresa en lo que tiene que ver con la admisión o despacho de documentos,
debiendo cumplir con ciertos pasos como: la recepción, radiación, el registro y la
distribución de dicha documentación.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la encarda de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de

recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones de tal manera que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de la gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que
se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

NORMA ICONTEC GTC 185

El propósito de esta norma es el de brindar herramientas a las empresas para que

le faciliten la gestión de los documentos. Busca contribuir con la disminución del
tiempo y costos sin dejar de lado la calidad. Esta norma aplica tanto a las
entidades gubernamentales como al sector privado, con el fin de orientar sus
procesos archivísticos hacia una gestión de mejoramiento continuo, haciéndolo
cada vez más competitivo.

ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001

Norma establecida para orientar la adecuada prestación de los servicios ofrecidos

por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas, o
aquellas privadas que cumplen funciones públicas, instituyendo pautas que hagan
efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública.

ACUERDO 038 DEL 20 DE SEPTIEMBRE. ARTÍCULO QUINTO

Los servidores públicos que se trasladen retiren o posesionen omitiendo la entrega

y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos
estipulados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta
omisión.
PASO A PASO PARA LA GESTION DE CORRESPONDENCIA EN EL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
DAPRE

1. DERECHO DE PETICION

Recepción: Verificar destinatario de la entidad y los datos de contacto, para un

filtro inicial.

Radicación y Registro: Mediante el sistema de gestión de comunicaciones

oficiales de la entidad se digitaliza el oficio y sus anexos (lo que se pueda
digitalizar), se ingresan los datos disponibles de contacto del peticionario, previa
lectura del documento para la ubicación de la dependencia competente para el
asunto, Realización de una descripción del contenido adjunto o resúmenes de
anexos que no pudieron ser digitalizados, se genera el consecutivo o número de
radicado.

Distribución: Una vez generado el número de radicado y hecho el registro en el

sistema, este registro es enviado a la dependencia competente de manera virtual y
puede comenzar a trabajar en el asunto hasta recibir el documento en físico. El
funcionario encargado de la radicación deja el documento en una bandeja, luego
un funcionario designado recoge, clasifica y organiza este documento en
casilleros. Posterior a esto, dos veces por día las dependencias envían a sus
mensajeros a recoger los documentos. El funcionario designado genera la planilla
con los números de radicado de los documentos que se deben entregar al
mensajero.

2. ACCION JUDICIAL

Recepción: Para la recepción de Acciones Judiciales, el DAPRE tiene asignado el

correo electrónico notificacionesjudiciales@presidencia.com.gov.
Radicación: Las notificaciones recibidas en el correo, son revisadas por un
asesor de secretaria jurídica quien realiza un filtro, luego remite la notificación al
encargado de la unidad de correspondencia para su radicación. El funcionario de
correspondencia ingresa los datos al sistema de comunicaciones oficiales, una
vez radicado este se remite automáticamente a secretaria jurídica para tratar el
asunto.

Distribución: de forma Automática por ser digitales.

3. MEMORANDO

EL memorando es usado en el DAPRE para la comunicación entre dependencias,

estas no pasan por la unidad de correspondencia, esto dado a que el sistema de
manejo de comunicaciones oficiales asigna de manera automática el consecutivo,
estos se generan directamente desde el aplicativo.

Distribución: Cuando el funcionario autorizado realiza el memorando lo envía con

un mensajero a la dependencia destinataria.

Recepción de la dependencia destinada: Recibe de las dependencias de la

entidad, las respectivas comunicaciones oficiales internas, con su correspondiente
planilla de distribución de comunicaciones oficiales y verifica el adecuado trámite
de: El registro del código de la dependencia, Número consecutivo, Fecha, Asunto,
La firma y nombre del funcionario responsable de quién origina la comunicación
oficial interna. Cada funcionario responsable del trámite interno de las
comunicaciones oficiales debe verificar que lo enunciado esté correctamente
diligenciado (los anexos y copias respectivas si hay). Cuando una comunicación
no esté firmada, ni presente el nombre del responsable de su contenido se
devuelve a la oficina de competencia para los ajustes del caso.
TRAMITES ENTRE DEPENDENCIAS – CLARO Y LA SUPERINTENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO.

4. RECLAMO

Recepción: Cuando se realiza un reclamo a Claro, el funcionario debe

presentarse y preguntar al usuario por el motivo de su llamada.

Registro y Radicación: Una vez realizado el primer paso el funcionario registra

los datos del usuario al sistema que maneja claro (Nombre y Apellido, Correo,
Número de celular y opcional, motivo de la llamada.) para así generar el número
de Radicado. Al usuario se le dará respuesta en 15 días hábiles.

Distribución: La respuesta de este trámite se enviara al usuario vía correo

electrónico y en soporte físico por medio de agencias de mensajería.

... Si el usuario no está conforme con la respuesta

Debe presentarse la queja ante la superintendencia de industria y comercio. El

área de Backoffice de claro se encargara de recopilar información de la línea que
hace el reclamo y adjuntarla a la carta donde se indica la inconformidad que tiene
el usuario. Esta documentación es enviado con el currier (Persona encargada de
entregar la documentación y radicar en la SIC) y debe regresar a la empresa Claro
con la constancia de radicación.

Recepción y registro: El funcionario de SIC revisa la documentación: datos,

contacto etc, verifica que la documentación tenga el formato adecuado sin errores.
Enumera los folios de Claro con la carta.

Radicación: El funcionario registra la información del asunto Claro en su sistema

y entrega el numero consecutivo al mensajero.
Distribución; La entidad le dará respuesta al usuario bien sea por correo o
soporte físico en un periodo de 10-15 días hábiles de acuerdo al tramite