GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

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1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Tecnólogo Gestión Administrativa

Proyecto de la Formación Fortalecimiento de los Procesos Administrativos en las
Profesional: Mypes del departamento de Santander.
Organizar la documentación teniendo en cuenta las
Competencia:
normas legales y de la organización.
Preparar documentos según su importancia de acuerdo a
Actividad de Aprendizaje: las normas legales vigentes para la disposición de
archivos.
Evidencia de Desempeño/o producto:
• Cuestionario AGN Acuerdo 060 de 2001
Criterios de Evaluación:
•Aplica de manera rigurosa las normas y la legislación vigente en la conservación de los
documentos.
Duración de la evaluación:
1 hora
Nombre del Aprendiz (a) en formación: Slendy Martínez Camacho
No. de ficha: 2513160
Centro de formación: Centro de servicios empresariales y turísticos
Regional: Santander/ Bucaramanga
Nombre del Instructor a):

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Alumno aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre la
normatividad archivística colombiana relacionada con la administración de comunicaciones
oficiales. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al Instructor(a) formador(a).

La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus
conocimientos sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.
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3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

Teniendo en cuenta el Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la Nación, en el
que se establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, responda las siguientes
preguntas:

1. ¿Qué procesos involucra a la unidad de correspondencia según los programas de gestión

documental de las entidades?

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente

capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente
el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y
externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas
por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública

2. ¿Cuál es la diferencia entre las comunicaciones oficiales y la correspondencia?

● Comunicación oficial : Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.
● correspondencia: Comunicación entre personas mediante el intercambio de cartas.
(Personal)

3. ¿Qué es la radicación de comunicaciones oficiales?

Actividad por medio de la cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley

4. ¿Qué es el registro de comunicaciones oficiales?

Actividad por medio de la cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados
de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

5. ¿Qué documento establece los cargos de los funcionarios autorizados para las firmas
responsables en las comunicaciones oficiales?
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Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

6. ¿La radicación consecutiva de los documentos es continua o debe reiniciarse?

Esta se debe reiniciar anualmente.

7. ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta para la conservación de la información en soportes

diferentes al papel?

Los datos deben ser copiados de soporte a soporte para evitar el impacto del deterioro de los
materiales.

8. ¿Cuál es el procedimiento a seguir en el caso de la recepción de una comunicación que no

esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido?

se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde
se determinarán las acciones a seguir.

9. ¿Cuáles son los procedimientos para el manejo de las comunicaciones oficiales enviadas?

Original y 2 copias, el original es para el remitente, la primera copia se queda en la dependencia

y la segunda copia para el consecutivo.

10. ¿Cómo se garantiza la conservación de las comunicaciones oficiales vía fax?

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este
documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

11. ¿Qué ley regula el manejo de las comunicaciones oficiales por correo electrónico?

Ley 527 de 1999

12. ¿Qué elementos de la imagen corporativa deben tenerse en cuenta en la elaboración de

oficios, cartas, memorandos y otros? ¿Qué normas se siguen para la producción de estos
documentos?
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Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)

Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. GTC 185

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha:
Instructor (a) _______________________________________________

Aprendiz(a):________________________________________________
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