CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE

CORRESPONDENCIA

Maria Alejandra Rangel Moreno

SENA – Servicio Nacional de Aprendizaje

John Ali Cervantes Ferrer

Cúcuta – Colombia
31 de agosto del 2023
 TABLA DE CONTENIDO

1. Resumen

2. Introducción

3. Desarrollo del contenido

4. Bibliografía
 1. RESUMEN

El control de los documentos en las unidades de correspondencia es una tarea que la debe

llevar a cabo una persona completamente capacitada en todos los ámbitos que requiere esta

labor tan importante para la empresa, ya que es el medio por el cual se comunican las

personas o empresas con la entidad encargada de estas gestiones. Desde la presentación

personal, hasta su conocimiento en el tema y desenvolvimiento en las instalaciones con las

seccionales de la empresa y compañeros de trabajo, ya que gracias a estas características se

refleja un orden en los métodos que ejerce un control en los documentos, disponibilidad

inmediata, buena disposición en el momento de dar o recibir información, responsabilidad y

mucha concentración en la ejecución de las actividades para evitar errores que no permitan

lograr su funcionalidad.
 2. INTRODUCCIÓN

La importancia de los documentos es imprescindible para la toma de decisiones, debido a

que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la

empresa o persona que necesite de estos documentos. Es por ello que durante siglos las

personas y entidades se han encargado de crear normativas para que se cumpla a cabalidad

en este cargo tan importante que demanda tanta responsabilidad y permite garantizar

calidad en los registros de planilla de control, acceso oportuno a la documentación,

procedimientos de brindan organización en la unidad de correspondencia, normalización en

la producción de documentos, directrices en las radicaciones de los documentos, formatos

para la elaboración de la documentación, entre otros. Dentro de los propósitos de la gestión

documental está que todos los colaboradores, sin excepción alguna, controlen la

información mediante los diferentes formatos, formularios, procedimientos, sistemas que

como herramientas bloquean las posibles amenazas de inseguridad sobre la información.

Las empresas con buena gestión documental realizan una mejora continua en los procesos,

tienen unidades administrativas componentes, tienen posicionamiento y reconocimiento de

la entidad en el entorno, tiene más relevancia que nunca en la organización, consigue

cambios de desarrollo de la información y del conocimiento, sabe circular los documentos a

través de los diversos sistemas, no tiene ninguna dificultad para el acceso a la información,

la calidad en el servicio que ofrecen es alta, el orden de las actividades no tiene

comparación con otras empresas.

“se consideran un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto

de acciones orientadas a clasificar, ordenar y asignar los documentos de cada entidad”

MailxMail.com (2010).
 3. DESARROLLO DEL CONTENIDO

Toda entidad pública o privada debe realizar documentos para constatar los procedimientos

de toda índole que se llevan a cabo y dejar constancia de los mismos por medio de la

archivística. La gestión de la información se hace a partir de espacios ordenados que

permitan la claridad en su búsqueda específica de manera física o digital, siendo necesario

su aislamiento y distribución para así crear archivos que guarden muy bien la información y

que al pasar del tiempo estos se mantengan en buen estado.

Para que haya un adecuado manejo en la unidad de correspondencia, previamente existe

una planificación de cada una de las etapas que intervienen en los procesos de

documentación comenzando con el debido control en los lineamientos dispuestos por la

entidad para la recepción y radicación del documento, así como la producción de la

respuesta del trámite. También se debe tener en cuenta desde el seguimiento a los tiempos

de respuestas de las comunicaciones hasta los equipos o herramientas utilizadas para dar

seguridad al documento. El almacenamiento permite al fondo documental consultar la

información posteriormente, es aquí en donde se le da el valor al hacer, ya que es vital para

la administración documental con buenas prácticas en el resguardo de la información. Y

finalmente el mantenimiento que es el proceso de mantener actualizada y de fácil acceso la

información por el periodo de tiempo prudente o dispuesto por la legislación. El

almacenamiento con el paso del tiempo ha evolucionado siendo este de manera física o

electrónica.

La entidad estatal JLM está evaluando los conocimientos, habilidades y destrezas que

tienen los funcionarios de la Unidad de correspondencia, con el fin de prestar un servicio de

calidad y mejorar la imagen corporativa de la entidad; para ello, quiere contar con personal

cualificado en las tareas de recepción, distribución y envío de comunicaciones oficiales, y

decide evaluarlos en los procesos que realizan, con el fin de establecer hallazgos o alertas

que generen riesgos en el patrimonio documental. El talento humano a cargo de la

evaluación en la unidad de correspondencia observa lo siguiente:

María, una de las funcionarias del área de correspondencia, atiende de manera

presencial a un mensajero de la entidad financiera BOOM que desea radicar una

documentación. María inicia el proceso de recepción con la verificación de la

documentación, para revisar competencias, fechas y demás datos. Primer paso

realizado muy bien por la funcionaria, ya que se debe verificar la documentación que se

recibe en ventanilla única o cualquier otro medio que utilice el usuario para comunicarse; se

deben tener en cuenta detalles como si es responsabilidad de la unidad dar respuesta a dicha

solicitud, la información del destinatario para el envío del documento, firmas, fechas, entre

otro.

Luego, procede a radicar el documento y registrarlo en la planilla en físico que lleva

como control de las comunicaciones que entran a la entidad. Segundo paso bien hecho,

que es la radicación del documento la cual se convierte en la oficialización del trámite que

desea realizar el usuario frente a la entidad. El sello del radicado puede ser manual o

automatizado. El usuario recibe copia del documento radicado, mediante el cual puede

hacer seguimiento a la respuesta con el número consecutivo que le asignaron. Pero María

olvida digitalizar el documento y además dar al mensajero una copia del documento

recibido, tercer y cuarto paso, lo cual es muy importante, ya que gracias a esta copia de

recibido la persona o empresa puede llevar seguimiento del documento con el número
consecutivo. Quinto paso bien realizado por María es el registro, el cual se realiza una vez

haya sido radicado. Se ingresan datos a un software o base de datos, se llenan planillas o

formatos en físico con la información relevante del documento: fechas, número de

radicado, remitente, asunto, entre otros. Luego se llevan a cabo la distribución o reparto el

cual se hace en horarios pactados por el área de conocimiento por parte de los

colaboradores de la organización. La tarea de la distribución la realiza el mismo que

recepciona la comunicación. Después se despachan los documentos en las diferentes

dependencias de la entidad, está a cargo del responsable de la unidad de correspondencia,

quién recibe el documento de la oficina productora y genera el radicado de salida para

oficializar y realizar el envío del mensaje, guardando siempre una trazabilidad; si el archivo

es digital, se recomienda responder reenviando el mensaje para no perder datos. Y para

finalizar se realiza el traslado de documentos efectuado por la mensajería, que entrega un

formato de planilla para que la unidad de correspondencia diligencie con la información

que se desea repartir al contexto externo. En las planillas, se relacionan datos de la empresa

(entidad remitente), nombre del destinatario, dirección, municipio y departamento. Acá

termina el proceso.

Todas las comunicaciones que provienen de la entidad financiera BOOM son

tramitadas por la Unidad administrativa de cartera, por lo que María no duda en

distribuir la comunicación allegada, mediante el sistema de gestión documental, a la

unidad de cartera para el trámite. Cuarto paso bien hecho, el cual consta de la

distribución o reparto de los documentos que se reciben en ventanilla única, siendo esta

tarea realizada por la misma persona que recepciona la comunicación.

En horas de la tarde, el encargado de Talento Humano le entrega a María una

comunicación para que se radique y le indica que al documento le hace falta un anexo,

es decir, el medio magnético que complementa la información física, por tanto, una

vez lo radique, debe ser devuelto al área de Talento Humano para el complemento de

la información y posterior envío. María acata la orden dada por el área de Talento

Humano, radicando el documento, pero se olvida de que al documento le hace falta el

anexo y termina dándole salida al documento y haciendo entrega a la mensajería

postal para su envió. A lo anteriormente expuesto se le debe llamar Registro de

Comunicaciones Enviadas, ya que es una comunicación producida por la entidad que

requiere ser despachada en el medio apropiado para la entrega a su destinatario y el

procedimiento que este tipo de documento debe llevar son:

1. Número del radicado: número consecutivo que se le asigna a la comunicación

enviada. El último dígito del número de radicado especifica si corresponde a una

comunicación recibida, enviada o interna.

2. Fecha de radicado: día, mes y año en que se oficializó el trámite de despacho de

correspondencia.

3. Datos de destinatario: nombre de persona natural o jurídica a quién va dirigida la

comunicación que despacha la entidad productora.

4. Asunto: referencia o interés de la comunicación.

5. Número de folios: Cantidad de soportes documentales.

6. Anexo: información adicional que acompaña a la documentación. En este punto, la

responsable de las comunicaciones, en este caso María, olvidó realizar el reenvío

 del documento a la unidad de talento humano para poder anexar la información

física del documento para luego enviarlo por su respectivo medio.

7. Medio de despacho: se especifica el medio utilizado para el envío de la

comunicación (mensajería postal, correo electrónico, fax, entre otros).

 4. BIBLIOGRAFÍA

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/

Finanzas/13410024/Contenido/OVA/CF2/index.html#/