Taller 2: Optimización Procesos Mineros

“Modelo para optimizar el proceso de gestión de negocio combinando

minería de procesos con inteligencia de negocios desde almacenes de
datos”

Viernes 07 de mayo 2021

Nombre del estudiante: Felipe Andrés Sierra Narváez

Correo: felipesierranarvaez@outlook.com
Teléfono personal: +56 9 6519 2061
1. ¿Qué es el KPI? ¿En qué se usa y para qué? Especifique con ejemplos.
Fundamente sus respuestas

El KPI o Indicadores clave de proceso son herramientas que utilizan las empresas
para realizar una medición de los cumplimientos de los objetivos, estas
mediciones no miden resultados, sino que son medidores del éxito que obtienen
los procesos de la organización. Los KPI deben medirse en tiempos no prologados
para de esta manera saber en tiempo real que está sucediendo con los objetivos
que necesita dar cumplimiento la empresa.
Los KPI se utilizan en áreas como por ejemplos: compras, ventas, logística,
servicio y atención al cliente y sirven como indicadores económicos donde miden
ingresos, costes, rentabilidad, beneficios, etc. Otro indicador son los financieros
donde los KPI miden deuda, capacidad de endeudamiento, liquidez, solvencia, etc.
Los indicadores también pueden ser de producción donde permiten medir
eficiencia de los procesos, materiales utilizados, niveles de producción, etc.
También existen y son comunes los indicadores de calidad que pueden medir
defectos en la producción, nivel de calidad del producto, cantidad de fallas de los
equipos, etc. Por ultimo hay indicadores de logística y de atención y servicio estos
miden cantidad de pedidos, de entregas, stock, rotación de inventarios, tiempos de
entrega y tiempos de reposición para la logística, y para los indicadores de
atención y servicios los KPI pueden medir tiempos medios de atención personal o
telefónica, pedidos sin atender, cantidad o porcentaje de devoluciones, etc.
Un ejemplo de indicador de atención y servicio son la medición de los tiempos
medios de atención personal en la institución estatal chilena IPS (Instituto de
Previsión Social) donde se mide el tiempo en el cual el funcionario soluciona el
trámite que trae el cliente.
Otro ejemplo puede ser dentro del área económica de una empresa minera donde
pueden medir los ingresos por ventas de mineral versus los costes que significan
llevar la operación minera.
En las empresas de reparto y acopio de materiales o encomiendas como FEDEX
hay indicadores de logística que miden los tiempos de entrega de encomiendas
hacia las empresas que lo requieran a nivel país, regional o zonal.

2. ¿Qué es una gestión de procesos de negocio? ¿Qué es un almacén de

datos? Explique y especifique, coloque ejemplos.

La gestión de procesos de negocio es conocida como B.P.M. (Business Process

Management), esta es una disciplina de gestión que utiliza métodos, herramientas
y tecnologías para diseñar, representar, analizar y controlar los procesos de
negocio operacionales. La gestión de procesos de negocio tiene un enfoque en los
procesos para optimizar el rendimiento combinando tecnologías con metodologías
en una colaboración que analiza las actividades realizadas por personas,
sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.

Esta disciplina abarca bastante, pero tiene un propósito específico, como también
los componentes que la estructuran, las actividades que componen la BPM se
explican a continuación:

a. Centrado de procesos: Existe una homogenización del negocio y las

técnicas de información, entrelaza las direcciones de personas y sistemas
en un contexto común de los procesos. Pone en común denominador los
procesos del negocio.

b. Alineación negocio/TI: BPM facilita la conexión entre los departamentos

para el desarrollo, implementación y optimización de los procesos del
negocio.

c. Mejora continua de los procesos: BPM utiliza métodos y herramientas

disponibles en la gestión para la mejora continua de procesos.

d. Composición de soluciones: Esta disciplina mejora la rapidez de respuesta

en la implementación de soluciones para los procesos de negocio,
facilitando y entrelazando la información entre un departamento y otro.

e. Transparencia: La información está disponible en tiempo real para los

departamentos que la requieran y se especialicen en esta información, para
la comprensión en común de las actividades.

f. Enfoque leave and layer: El enfoque leave and layer se traduce en utilizar lo
existente y hacer uso de lo nuevo, esto quiere decir que BPM utiliza
herramientas y sistemas para la incorporación de sistema de información y
coordina su uso para una accesibilidad hacia todos los departamentos que
requieran la información de distintos procesos de negocio operacionales.

Entonces entre las ventajas de esta disciplina de gestión: permite cambios agiles y
en tiempo real en los procesos, proporcionando mayor rendimiento y productividad
de la organización y de quienes participan en el proceso, facilitando la vinculación
entre las estrategias y ejecución, aumentando la relación entre el negocio y las
tecnologías de información, con un seguimiento y monitoreo de los ciclos en que
participan los procesos, y obteniendo indicadores asociados al funcionamiento del
negocio.

El almacén de datos (Data Warehouse, DWH) término acuñado por el científico

computacional William H. Inmon dice que “el almacén de datos es un conjunto de
datos orientados a temas, integrado, no volátil, variante en el tiempo, como
soporte para la toma de decisiones” (Inmon, 1992). Por lo tanto, el almacén de
datos es un sistema que permite almacenar información de forma ordenada, de la
cual se puede extraer información de valor para la organización y facilitando la
consulta de datos por parte de los usuarios para análisis y toma de decisión.

Existe una base de datos transaccional que almacena, accede y recupera datos,
este acceso a información difiere del almacén de datos por el hecho que no están
optimizadas para la extracción de información y su información es leída a través
de tablas que sin conocimiento técnico no sería posible realizar informes con
información de valor en el tiempo requerido. Conforme a esto el almacén de datos
extrae la información de las bases de datos y analiza datos en base a los
requerimientos del usuario con una visión conceptual multidimensional de la
información.

La desventaja existente en el almacén de datos es que puede ser complejo para

los usuarios y tener un elevado costo de adquisición o de mantenimiento.

3. Explique en que consiste la minería de procesos. Investigue.

La minería de procesos es una aplicación de técnicas de administración de datos

para la mejora de procesos dentro de un negocio. Esta disciplina da el soporte
necesario para que las empresas utilicen y den valor a la información registrada
por lo almacenes de datos, con ello pueden descubrir, monitorear y mejorar los
procesos por la información que dejan los eventos registrados en el tiempo.

Existen tres tipos de minería de procesos. El primer tipo descubre los procesos por
el registro de datos para analizar y recabar información de estos eventos. El
segundo tipo monitorea los procesos el modelo que ya existe y comparar con los
eventos registrados y el tercer tipo realiza un mejoramiento del modelo existente
basado en la información que nos da el monitoreo de los procesos, con el fin de
alinear el modelo y la realidad.

4. Explique en detalle los modelos de optimización utilizados.

Modelos de optimización:
 Modelo de Gestión: Es un esquema o marco de referencia para la
administración de una entidad, existen varios modelos de gestión como
modelo de gestión de calidad, innovación, empresarial, operación, finanzas
y control, etc. Estos modelos pueden utilizarse en empresas como en
negocios privados incluyendo a gobiernos que utilicen modelos de gestión
para desarrollar políticas y acciones.
 Modelo Transaccional: Es un modelo propuesto por Barnlund (1970) que
permite la comunicación entre emisor y receptor que puedan enviar y recibir
mensajes recíprocamente, consta de elementos para que la comunicación
se haga posible. El emisor es quien emite el mensaje, lo codifica y lo envía
por medio de un canal, el código es una serie de signos que se utiliza para
enviar el mensaje, puede ser dibujos, señales o el idioma. Luego se puede
presentar un ruido, estos son barreras que se presentan en la
comunicación, se pueden presentar de distintas formas ya sean fisiológicos,
semánticos, psicológicos o ambientales. Finalmente, está la
retroalimentación o feedback, esto propicia una interacción entre emisor y
receptor, dado este último quien recibe y decodifica el mensaje.
 Modelo Organizacional: El modelo organizacional define a una organización
a través de su marco de trabajo incluyendo líneas de autoridad, las
comunicaciones, los deberes y las asignaciones de recursos. Este modelo
debe basarse en seis pilares según Stephen Robbins (2009) que son: La
especialización del trabajo, la departamentalización según las funciones,
agrupaciones o ubicación geográfica de la organización, la cadena de
mando (que se rige bajo un sistema de jerarquía en beneficio de las
comunicaciones y coordinaciones de la organización), el alcance de control,
la centralización o descentralización y la formalización del modelo.
 Modelo Relacional: Modelo propuesto por Codd (1970) basado en la teoría
de las relaciones, donde los datos se estructuran lógicamente en forma de
relaciones (tablas), siendo el objetivo fundamental del modelo mantener la
independencia de esta estructura lógica respecto al modo de
almacenamiento y a cualquier otra característica de tipo físico. Codd
presenta los siguientes objetivos de su modelo: Independencia física, en
donde el modo en que se almacenan los datos no debe influir su
manipulación lógica y, por tanto, los usuarios que acceden a han de
modificar sus programas por cambios en el almacenamiento físico.
Independencia lógica, propone que añadir, eliminar o modificar cualquier
elemento de la base de datos no debe repercutir en los programas y/o
usuarios que están accediendo a subconjuntos parciales de los mismos.
Flexibilidad, poder ofrecer a cada usuario los datos de la forma más
adecuada a su aplicación. Uniformidad, las estructuras lógicas de los datos
presentan un aspecto uniforme (tablas), lo que facilita la concepción y
manipulación de la base de datos por parte de los usuarios. Sencillez, las
características anteriores, así como unos lenguajes de usuario sencillos,
producen el resultado de que el modelo de datos relacional es fácil de
comprender y utilizar.
  Modelo Dimensional: Este modelo facilita la comprensión de la base de
datos, haciéndola intuitiva para los usuarios no expertos, es comúnmente
utilizada para implementar los DWH (Data WareHouse) y DM (DataMart),
esta técnica es preferida para representar datos analíticos por cumplir
simultáneamente requerimientos como: Disponer y estructurar los datos de
manera comprensible para el usuario de negocio y generar un alto
rendimiento en las búsquedas desde la capa de reportes. Del modelo
dimensional destacan dos conceptos claves: Hecho, que son las métricas,
normalmente valores cuantitativos susceptibles de ser agregados y
Dimensiones, que son los valores cualitativos que proporcionan
descripciones a los hechos, aportando un contexto a los mismos.

5. ¿Qué es un registro de eventos? Explique cada uno de ellos.

Un registro de eventos es una grabación cronológica de los procesos que ocurren

en el sistema, este registro almacena los acontecimientos en una base de datos.
Los eventos se registran de manera diversa por la razón que existen distintos
procesos dentro de un sistema como lo son las instancias del proceso, las
actividades del proceso, las personas que ejecutan dichas actividades, el inicio y
termino de las actividades y otros datos de utilidad asociado al caso.

Existen varios tipos de registro de eventos, como los siguientes:

a. Registro de aplicación: Cualquier evento registrado por una aplicación

unitaria, por ejemplo, al iniciar un proceso y este no inicia de manera
correcta quedara registrado el evento.

b. Registro de sistema: Similar al registro de aplicación con la salvedad que

ahora el registro es por sistema, si una unidad del proceso no inicia en el
sistema, este no iniciará o lo hará de manera deficiente. Quedará registro el
registro de sistema.

c. Registro de seguridad: Cualquier evento que amenace la seguridad del

sistema, este registro graba cualquier vulneración o intento de vulneración
de nuestro sistema, por ejemplo, inicios de sesión o de procesos no válidos.

6. Explique en detalle el modelo utilizado en este paper. Fundamente con una

buena investigación bibliográfica.

El modelo llamado MODINMINPROC-2016 es un modelo de optimización de

procesos de negocio que consta de cuatro componentes que se relacionan con el
ciclo de vida de la gestión de procesos de negocios o BPM, estos cuatro
componentes son modelado de la organización que corresponde al diseño y
modelamiento, el análisis de procesos que corresponde a la ejecución y
monitoreo, origen de datos corresponde a la ejecución y optimización corresponde
a optimización y recomendaciones.
Estos componentes se comunican unos con otros para compartir información
almacenada y de esta manera tener una correcta funcionalidad de los procesos,
para que el modelo tenga un sentido racional cada componente debe realizar
diferentes tareas.
Como hablamos en un comienzo sobre los componentes y como se relacionan
con el ciclo de vida del BPM, estos son los pasos del ciclo de vida de un BPM:
a. Diseño: Aquí se definen los objetivos y estrategias con miras a dar
cumplimiento a la dimensión de valor, teniendo conocimiento de los
procesos actuales de la organización y las reglas del negocio.
b. Modelado: En el modelado se definen los usuarios y roles que deben
desempeñar en el proceso, sean estos quienes ejecutan o autorizan un
estado del proceso, también se fijan las reglas de la ejecución paso a paso
del proceso. En este paso también se debe hacer pruebas que corroboren
que el proceso efectivamente soluciona la necesidad por la cual fue
concebido.
c. Ejecución: Luego de corroborar, se debe hacer un proceso de entrega de
información necesaria para que los usuarios den paso a la producción del
proceso, este paso es el que ejecuta el nuevo proceso optimizado del
antiguo o pone en marcha un nuevo proceso si es que no existiese alguno,
siempre con la finalidad de cumplir los objetivos del negocio.
d. Control: Después de ejecutar los procesos de producción, es importante
monitorear y controlar que el proceso se ejecute de manera correcta y
analizar los fallos que se lleguen a presentar y proponer mejoras en los
mismos.
e. Optimización: De la mano con la etapa de control, la optimización parte de
la información que nos brinde esa etapa para la optimización de aquellos
procesos que no cumplan los objetivos. La optimización puede modificar los
procesos tanto en eliminación de pasos innecesarios o redefinir actores y
roles con el fin de optimizar cada proceso que tenga falencias.
Por lo tanto, el modelo comienza con la organización, y el reconocimiento de las
variables que son necesarias para los procesos de la organización, en caso de
que la organización ya se encuentre configurada ya se pueden registrar cada uno
de los procesos. En el caso de que el proceso este registrado se pasa al análisis
de proceso, sino el proceso debe quedar guardado en una base de datos
transaccional y aplicado a un esquema dimensional de manera automática, esta
dimensión recibe y guarda procesos. Posterior a la acción de guardado de
procesos se repite la acción con las actividades quedando guardadas en el mismo
esquema dimensional, pero con una denominación de actividad. Y así mismo para
tareas y variables.
Una vez que esta todo diseñado y modelado se procede a el análisis, para esto se
debe contar con los sistemas de información DWH, esta data warehouse contiene
los registros en diferentes momentos del tiempo, de las tareas y variables
relacionadas con las actividades del proceso en su fase de análisis. En caso de no
tener información se debe cargar la información desde diferentes orígenes. Este
archivo contiene identificadores y valores para tareas y variables. Luego de
ejecutar viene el control de los procesos donde descubriremos los eventos que
nos impliquen los procesos, en este paso es necesario aportar una fecha de inicio
y una fecha final, para establecer un intervalo. A través de los KPI el modelo
filtrara en específico los registros de eventos específicos de los procesos,
actividades, tareas y variables.
Para finalizar el modelo a través de los registros de eventos determina el estado
del proceso, realizando una evaluación que inicia en las tareas, luego en
actividades y terminando en el proceso. El estado de evaluación se indica como
ideal, en alerta o crítico, donde las razones de estos estados se sacan de la
obtención de conocimiento en la fase de origen de datos del modelo. Si un
proceso está en estado de alerta o critico serán sometidos a mejoras a partir de
recomendaciones que se indican una vez ejecutado el plan de mejora.

7. Explique cada uno de los componentes del modelo.

Modelado de la Organización: Este componente del modelo corresponde a la fase

de diseño y modelamiento que nos da una visión amplia de los procesos de
negocio, examinando toda la documentación disponible, o sea, características de
la organización, de los procesos, actividades, tareas y variables. Las etapas de
este componente es caracterizar la organización donde estableceremos las
variables para analizar, luego se identifican los procesos en donde se relacionan
las actividades y tareas con estos procesos y por último se establece un plan de
mejora para la actividad. Las etapas de este componente son: enmarcar la
organización, identificar los procesos primarios de gestión, identificar los
indicadores de desempeño y preparar el análisis de procesos.
Análisis de Proceso: Dentro del ciclo de vida del BPM el análisis de proceso
corresponde a la ejecución y monitoreo, en esta etapa en necesario observar los
procesos en base a sus actividades, tareas y variables exactamente de la forma
en que suceden en la empresa en un momento determinado, de esta manera se
puede obtener una imagen que permitirá modelar y evaluar los procesos de la
organización. Para la evaluación se monitorean lo modelos de procesos de la
organización con las siguientes etapas: evaluación de tareas y evaluación de
variables para luego evaluar la actividad y siguiente el proceso y para finalizar con
la evaluación de los indicadores clave de proceso (KPI). Luego al recibir los
registros del modelo transaccional este tiene que establecer comunicación con los
datos del modelo organizacional, aplicando un algoritmo de migración para unificar
ambos escenarios y de esta manera relacionar los registros transaccionales de los
sistemas de información con los procesos y actividades configuradas en la etapa
de modelado organizacional.
Origen de Datos: Tiene relación con la fase de ejecución del BPM, el objetivo es
permitir y poner en acción la ejecución de los procesos como se han definido y
documentado, en la forma de un flujo de trabajo. En la fase de ejecución se puede
saber si los procesos están alineados con los objetivos, mediante el control de los
indicadores apropiados para la evaluación de los resultados. Los indicadores de
desempeño más utilizados por lo general implican cuatro dimensiones: el tiempo
de duración del proceso, el costo monetario gastado en el proceso, la capacidad y
la calidad. El flujo de trabajo comienza con la migración de datos para luego un
almacenamiento dimensional donde se consulta la bodega de datos y se
configuran las dimensiones y hechos de los procesos, luego se obtienen los
eventos que a través de la minería de procesos pueden analizar y/o comparar
estos eventos, finaliza con la obtención de conocimiento de los procesos con la
minería de datos para que información sea comprensible para el receptor.
Optimización: La mejora de los procesos es la parte final del ciclo de vida del BPM
que se entiende como la transformación de los procesos a través de la evolución
planificada y siempre supervisada en relación con los resultados medidos. La
atención debe centrarse en el rendimiento, reducir los costes y satisfacer las
necesidades del cliente y en la relación con ellos. El flujo de trabajo de la
optimización es identificar el estado de los procesos en la etapa de ejecución y
monitoreo a través de los KPI y de esta manera realizar una revisión de los
resultados, si existiese un estado de alerta se activan las recomendaciones del
plan de mejora de la organización y se ejecuta este plan para mejorar el
rendimiento del proceso.

8. ¿Cómo se realizan las evaluaciones de las tareas del modelo aplicado?

¿Existen otros sistemas de evaluación de tareas, Cuáles? Explique.

Las evaluaciones de las tareas se realizan con los registros transaccionales

generados por los sistemas de información de la organización, donde los registros
tienen atributos específicos como un identificador de registro transaccional,
identificador de registro de tarea, el valor correspondiente a la tarea y la fecha
específica de creación de registro. Se deben tener en cuenta los siguientes
criterios para la evaluación: Valor de la tarea que corresponde a la suma total de
los valores registrados para esta tarea en un periodo de tiempo determinado,
posteriormente el valor único de la tarea se debe convertir a un porcentaje único
de la tarea de acuerdo con el valor máximo de la escala de referencia.
Existen otros tipos de sistemas de evaluación de tareas o como se desempeñan
las tareas en base a la actividad. En el sistema de evaluación de tareas o
desempeño se muestran los siguientes ejemplos:
Autoevaluación: Aquí el trabajador evalúa su puesto de trabajo (actividades
diarias), su desempeño (realización de tareas) y su organización.
Evaluación por iguales: Los trabajadores que ocupan un mismo cargo o están en
un mismo nivel, evalúan a la organización, al desempeño conjunto, y el puesto de
trabajo que ocupan.
Evaluación realizada por subordinados: Los subordinados evalúan a sus
superiores.
Evaluación realizada por superiores: En contraste con lo anterior, aquí los
superiores evalúan a sus subordinados.
Evaluación de los clientes: Aquí pueden evaluar externos a la organización,
negocios o personas naturales que trabajen con la organización, etc.
Evaluación 360°: Trata de una evaluación que abarca todas las anteriormente
descritas. De esta manera tener un panorama completo de la situación.

9. ¿Cómo se optimiza el o los procesos? Explique.

La optimización es un componente del modelo, en donde su función es mejorar el

rendimiento de los procesos. En este caso se optimiza al conocer los estados de
los procesos en la etapa de ejecución y monitoreo, de esta manera en caso de
que surja un estado de alerta o crítico, es decir, que el rendimiento de un proceso
o actividad está por debajo del rendimiento óptimo esperado por la organización,
en ese momento se activan las recomendaciones que sean requeridas para la
optimización, registradas en los planes de mejora de la organización.

10. ¿Cuál o cuáles son las decisiones que se toman en cada una de las tareas
que no se cumplen o están bajo de lo que se desea? Fundamente su respuesta en
detalle.

El trabajo consta de ejecución y monitoreo de once actividades que realiza la

empresa, de estas once actividades existen tres que contienen 5 tareas que están
en estado de alerta o estado crítico y necesitan un plan de mejoramiento.
Estas tres actividades son:

La actividad A2 que son las asignaciones de cita, esta actividad consta de 4 tareas
y es donde se encuentra la tarea T3 que corresponde a donde el proveedor define
el tiempo para la recepción de las asignaciones de cita, esta tarea se encuentra en
estado crítico con un 36% de rendimiento de un 100% de rendimiento, por lo tanto,
el problema existe en la variable tiempo y se recomienda elaborar un cronograma
de actividades para realizar de forma continua y adecuada las asignaciones de
cita. Dentro la misma actividad está establecida la tarea T4 que consta que la
empresa agende en el aplicativo establecido una fecha de recepción del producto
a entregar, esta tarea tiene un 86% de rendimiento comparado con el 100%, por lo
tanto, se encuentra en estado de alerta. La tarea T4 se divide en tres variables
que son tecnología, recurso humano y tiempo. En la variable tiempo tiene un 67%
de importancia o rendimiento comparado con 100% por lo que se recomendó
realizar una capacitación técnica y operativa para el recurso humano,
considerando nuevos métodos de trabajo combinados con tecnología pueden
sumar más eficiencia a la tarea que se traduce en la optimización del tiempo en
que se realiza la tarea.
En la actividad A3 tiene como propósito hacer la recepción y verificación de la hoja
de revisión. Esta actividad tiene dos tareas y las mismas dos se encuentran en
estado crítico, estas tareas son T6 que consiste en que los documentos que
acepta deben cumplir con los datos estándar y T7 verifica las condiciones de
calidad, estas dos tareas se encuentran con un 50% de rendimiento respecto del
100% y las dos contiene variables de recursos humanos RH donde tiene un 50% y
67% de importancia respectivamente. Aquí según el monitoreo existen problemas
con el método de trabajo y con una falta de conocimiento en el recurso humano,
por lo tanto, se recomienda capacitar tecnológica y operativamente el recurso
humano encargado de estas tareas.
Por último, la actividad A5 consiste en que el día pactado se genere orden
compra, remisión y producto. Esta actividad consta de dos tareas de las cuales
una se encuentra en estado de alerta con un rendimiento del 85% respecto del
100%, esta tarea es T10 que corresponde en ingresar la factura al sistema. En
T10 existe solo una variable que es recurso humano con un 70% de rendimiento o
importancia, por lo tanto, existe un fallo en el ingreso de facturas al sistema por
parte del recurso humano que maneja ese proceso, por lo tanto, se recomienda
una capacitación en vías de un ingreso más eficiente o que el recurso humano
obtenga mayor conocimiento del sistema para el ingreso de facturas.
Bibliografía:
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