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27/09/2019
Contenido
INTRODUCCION.......................................................................................................4
ALCANCE.................................................................................................................5
RESPONSABLE.........................................................................................................6
DEFINICIONES.........................................................................................................7
CONTENIDO...........................................................................................................11
REGISTRO DE COMUNICACIÓN.........................................................................33
FORMATO GD-F-016 V.01..............................................................................33
FORMATO GD-F-017 V.01......................................................................................34
FORMATO GD-F-018 V.01......................................................................................36
TRÁMITE DE DOCUMENTOS...............................................................................37
Versión No. 01
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL Fecha:
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código:
ALCANCE
Las normas determinadas en el Instructivo, regirán para las comunicaciones que se
produzcan y se reciban en el centro de gestión y desarrollo sostenible sur colombiano Sena.
Y será de riguroso cumplimiento y aplicabilidad por todos los funcionarios involucrados en
el proceso de producción, recibo y trámite de correspondencia.
INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Y PRODUCIDAS POR LA
ENTIDAD
RESPONSABLE
DEFINICIONES
Para los efectos del presente Instructivo, se definen los siguientes conceptos así:
Actas
hora para realizar el trámite de radicación en los entes externos y de esta manera llevar
centralizado el seguimiento y control del mismo.
Resoluciones
Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carácter particular y
concreto.
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y la oficina encargada de
dicha actividad será la Dirección General, quien llevará los controles, y será responsable de
que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos
que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para
el efecto. Por lo anterior las demás oficinas podrán proyectar Resoluciones, pero no
numerar las mismas, igualmente imprimirá un único original el cual reposará en la
Dirección General, una vez legalizado el acto administrativo se digitalizará y remitirá como
copia controlada a las oficinas que lo requieran.
Igualmente para producir documentos debe tenerse en cuenta la respectiva serie y/o
subserie documental que estén señaladas en la tabla de retención documental con el fin de
registrarse en la identificación de los documentos.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas.
En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se
acomodan las márgenes para que aparezcan en una sola hoja.
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ENTIDAD
CONTENIDO
Actas
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
-Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el
carácter de la reunión es ordinario o extraordinario
.
-Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin
describir detalles intrascendentes.
- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en
tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas
con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
- Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin
embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o
aclaraciones necesarias.
-Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y
en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
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ENTIDAD
Clases de Actas
El título: Está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o
dos interlíneas libres del margen superior.
Encabezamiento
El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes
e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida
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-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por
derecho propio y que además lleva la representación de otra.
EJEMPLO:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representación de Alberto González
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EJEMPLO
AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)
Orden del día: con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos
puntos (:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial,
identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.
De acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran los temas.
EJEMPLO
Líneas Especiales:
ANEXO: (opcional)
COPIA: (opcional)
Transcriptor:
Paginas Subsiguientes:
EJEMPLO:
Línea de identificación
Reunión de comité académico-Acta 002
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Esquema de Acta
RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)
0 a 1 interlínea libre
TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNION
1 a 2 interlíneas libres
DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO
2 a 3 interlíneas libres
HORA:
1. (número y tema)
2. (número y tema)
DESARROLLO
1. (número y tema)
Texto correspondiente………………………………………………………..
…….………………………………………………………………………………
1 interlinea libre
2. (número y tema)
Texto correspondiente………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
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LILNEAS ESPECIALES
CIRCULARES
Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a
un grupo específico de personas tanto interna como externa.
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
CLASES DE CIRCULARES
PARTES
Encabezado
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Encabezamiento y destinatarios
EJEMPLO
Asunto: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen
izquierdo.
Saludo: Se incluye en el inicio del texto.
Texto: Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación
sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o
dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre
párrafos.
se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener
como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el
margen izquierdo y número de página en el margen derecho.
ESQUEMA DE CIRCULAR
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MEMORANDOS
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PARTES
Encabezado
Código
Fecha y lugar de elaboración
Encabezamiento
Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y
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asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a
dos
interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).
Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes
a
Destinatario y remitente
Primera opción.
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo.
Este último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del
remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
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EJEMPLO
PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Jefe División Financiera
DE: Jefe de Contabilidad
Asunto
(remitente).
Texto
Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en
el
Despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto; su ubicación varía según
el
estilo elegido.
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La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se
escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería
Líneas especiales
Anexo
copia
transcriptor
ESQUEMA DE MEMORANDO
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CARTAS
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UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: informar sobre un
hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; regular o aclarar una situación; tramitar,
desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar una
información, un requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto
determinado; impugnar o corregir una situación; confirmar eventos ocurridos o pendientes,
Solicitar o remitir información, documentos u objetos; ofrecer agradecimientos, excusas o
condolencias; felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atención, entre otros.
PARTES DE LA CARTA
Destinatario
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Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe
el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de
origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los
términos La ciudad o Presente.
País
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EJEMPLO
Señor
ANDRÉS URRESTA RÚA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador
EJEMPLO
Ingeniero
JORGE SÁNCHEZ
Coordinador de Informática
Dow Chemical Colombia
Fax (5) 315 48 90
Barranquilla, Atlántico
mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin
centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos
elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
Líneas especiales
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor
Páginas subsiguientes
ESQUEMAS
REGISTRO DE COMUNICACIÓN
dado que no se cuente con el programa se debe de realizar manualmente con el sello
siguiendo de forma consecutiva y ascendente.
2. Datos del responsable del trámite: nombre y apellidos: persona a la cual va
dirigida la comunicación interna
Nombre O Código De La Dependencia (Cargo): es el código interno de cada
departamento y/o el nombre del destinatario
3. Asunto: se pone el asunto del documento recibido
4. Anexos: cuando lleve un anexo se debe registrar el nombre del documento cuando
no se cuente con anexos se diligencia N/A
5. Responsable de la Distribución: nombre de la persona que envía el documento
(persona encargada de la unidad de correspondencia)
6. Fecha (dd/mm/aa): se diligencia la fecha en la cual se entrega el documento de la
siguiente manera día, mes, año
7. Hora de recibo: se diligencia con la hora exacta en horario militar de la entrega del
documento
8. Nombre y Firma de quien Recibe: nombre legible y firma de la persona que se le
entrega la documentación
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Se puede decir que tramite es el recorrido que tiene un documento desde su producción
hasta su disposición final, en cumplimiento de una función específica para lograr un bien
común.
El trámite de las comunicaciones de carácter oficial, se lleva a cabo mediante servicios de
mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública.
Se debe garantizar que se dé una respuesta a todas las comunicaciones oficiales recibidas
siempre y cuando esta la requiera.
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ENTIDAD
RESPONSABLES CARGO
Kely Johana Sapuyes Hiles
ELABORO Aprendiz
Maryuri Soto Horta
Instructora
REVISO Milena Quintero Mensa Gestión
Administrativa
APROBO
FECHA DE APROBADO 27/09/19