PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Técnico en Asistencia Administrativa

Formación
Código del Programa de Formación 134101 Versión 2

Nombre del Proyecto Fortalecimiento de la gestión administrativa con énfasis en

servicio y atención a clientes en las empresas vinculadas a los
proyectos productivos de la Institucion Educativa Tecnico
Comercial Ana Francisca Lara de Pacho.

Fase del Proyecto Analisis

Actividad de Proyecto Identificar el entorno de las empresas y sus tareas

administrativas desde la unidad documental de acuerdo con
la normativa y política institucionales.

Competencia Tramite de Documentos

Resultados de Aprendizaje Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo

Alcanzar con la normativa y políticas Institucionales.

Duración de la Guía 30 Horas

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz;

Actualmente las entidades gestionan gran cantidad de información y documentación en el desarrollo de sus
actividades. por ello es importante liderar un Programa de Gestión Documental encaminado a fortalecer las
operaciones o el tramite documental al interior institucional, para lograr dicho propósito debemos tener
plenamente estructurados los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Con el desarrollo de essta guía de aprendizaje nos ocuparemos de conocer la dependencia que maneja y
controla la documentación de la institución, denominada Unidad de Correspondencia y el procedimiento a
seguir para recibir documentos.

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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Ingresa al siguiente link: https://www.youtube.com/watch?v=DGRZsfzGE9Y

Observa el video relacionado con la gestión documental y la organización del archivo:

Responde: Como debemos archivar los documentos y que documentos deben ser priorizados para su
conservación en el archivo por áreas?

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Las unidades de correspondencia son la oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,
registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y
funcionarios de las diferentes dependencias.

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción,

radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan
al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a
los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

Dentro de la funciones que desarrolla tenemos:

• Control de Ingreso de la Documentación.

• Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
• Conservación.
• Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

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 • Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
• Digitalización de los Documentos.
• Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
• El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en
la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que
cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al
formato y firmas responsables.

¿Considera importante que toda empresa tenga en su estructura organizacional definidos los cargos
de la Unidad de Correspondencia? Justifique su respuesta.

Según El articulo 3 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nacion de Colombia,especifica
que:"las entidades deberan establecer de acuerdo con su estructura,la unidad de correspondencia
que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcion, radicacion y
distribucion de sus comunicaciones, de tal manera, que contribuyan al programa de gestion
documental". Ademas deberan contar con personal suficiente y debidamente capacitado y con los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las
comunicaciones de caracter oficial, mediante servicios de mensajeria interna y externa.

Para cumplir las disposiciones legales, es necesario que cada entidad normalice los procedimientos de
recibo y despacho de documentos e identifique:

• Clase de correspondencia que maneja en entidad.

• Uso o finalidad que se dará.
• Requisito de presentación formal (Produccion y presentación de documentos)
• Normas legales de conservación

los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de dos formas:

• Fisicos o manuales
• Digitales o electonicos: mediante un programa o software de correspondencia.

Clasificacion de las comunicaciones:

1. Comunicación Externa: son las que se cruzan entre las entidades o instituciones.
2. Comunicaciones Internas. Son las que se cruzan ente las dependencias de la misma entidad o
entre funcionarios.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

1. Lecturas Dirigidas.
Realice una lectura dirigida del tema las unidades 2. Consultas
de correspondencia y responda: 3. Cuadro comparativo
4. Cuestionario
1.1. Que es la unidad de correspondencia.

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 1.2. Cite cinco (5) funciones de la unidad de
correspondencia.
1.3. Porque son importantes las unidades de
correspondencia en las empresas.
1.4. Que especifica el articulo 3 del acuerdo
060/2001 del Archivo General de la Nacion
de Colombia.
1.5. Elabore un cuadro comparativo de la
Clasificacion de las comunicaciones Internas,
Externas y Oficiales , personales.

AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada 5 Virtual
Conexión a Internet, Uso de Herramientas 10 horas horas 0 horas
Tecnologicas Whasapp, Correo Electronico.
Material de apoyo por parte del instructor.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

RECIBO DE DOCUMENTOS

Son las tareas mas importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones
empresariales. En toda empresa se debe contar con un control que permita comprobar el recibo y la
tramitación de las comunicaciones recibidas.

Los correos que se llevan a las empresas por los distintos medios (personal, mensajero, buzón, correo
normal y electonico, fax, etc…) deben ser canalizado por la dependencia o el personal de la unidad de
correspondencia.

Procedimiento para el Recibo de los Documentos:

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 1. Recepción

Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos conductos que
pueden ser directos o indirectos.

En las comunicaciones de recepción directa:

• Si las comunicaciones están dirigidas a la empresa o a un funcionario de ella.

• Si se trata de una comunicación oficial.
• Si el sobre o empaque viene en buen estado.

En las comunicaciones de recepción indirecta:

• Si el asunto del que se trata le compete a la dependencia a la que se va dirigir.

• Si están firmadas.
• Si la fecha es actual.
• Si en la comunicación de cita el domicilio del remitente.
• Si se menciona la remisión de anexos, que estén completos.

2. Clasificación

Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes grupos:

• Comunicaciones Oficiales: en el artículo 2 del acuerdo 060/2001 son todas aquellas funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
• Comunicaciones Personales: en el artículo 2 del acuerdo 060/2001 son “todas las
comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no
el cargo del funcionario. No feneran tramites para las instituciones.”: Documentos contables,
Folletos revistas y publicaciones, Propaganda, Estos reciben el nombre de documentos no
radicables.

3. Apertura

Es el sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y de sus
anexos.

4. Revisión

Según el artículo 10 de acuerdo 060/2001 “las comunicaciones oficiales que ingresan a las instituciones
deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos d origen del
ciudadano o entidad que las remite” y también cuando una “comunicación no se esté firmando ni
presente el nombre del responsable, se considera anónima”.

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 5. Radicación

Radicar es ubicar. Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 “radicación es el procedimiento que asigna
un numero consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora a la que recibió o envió, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley.”

La radicación se efectúa mediante impresión de un sello que, al imprimírselo al documento, indica que
es de propiedad de la empresa.

Y también cuando “exista errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia
por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia”.

6. Registro

Consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro

para su control y tramite dentro de la entidad. “el registro de comunicación oficiales es el
procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados
de correspondencia”

7. Distribución O Reparto

Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a
las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. La entidad que cuenta con una oficina se archivó y
correspondencia, normalizan la entrega de la documentación entre oficinas, por medio de un
mensajero interno o patinador.

Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre sobres de manila o carpetas
plásticas, debidamente marcados y acompañados de un formato de control de entrega de
correspondencia.

Control de Correspondencia en Tramite

Consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin demora ni extraviado en todas
las secuencias del trámite. Una vez entregadas las comunicaciones recibidas es función de la oficina
encargada del recibo y despacho de documentos hacer el seguimiento de su tramitación.

El artículo 8 del acuerdo 060/2001 establece que las “unidades de correspondencia, elaboran
plantillas. Formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la representación
de los documentos.”

Documentos No Radicables

Estos documentos siguen un control para sustentar la entrega a las dependencias que deben
atenderlos. En este grupo se encuentran:

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 • Comunicaciones Personales: estas no deben abrirse, simplemente se les imprime la fecha de
recibo en el sobre, y de les estampa un sello con la siguiente observación.
• Documentos Contables: Estos documentos requieren un trámite especial, puesto que su
trámite es diferente al de la correspondencia ordinaria. Cada documento cumple con los
requerimientos establecidos por el departamento encargado de su tramitación, y se controlan
mediante un formato (control de documentos contables).
• Folletos, Revistas y Publicaciones:Este material hace parte de una unidad de información
directa al archivo. Cuando el material impreso que se recibe, se controla su rotación mediante
un formato (rotación de folletos y revistas).
• Programada: Estos documentos no requieren de ningún control especial, en el momento que
se recibe se determina si son de interés para alguna dependencia u oficina y se relacionan en
el control.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

1. Lecturas Dirigidas.
Realice una lectura dirigida del tema recibo de 2. Consultas
documento. Responda 3. Mapa Mental
4. Cuestionario
2.1 En que consiste el proceso de recibir
documentos.
2.2 Elabore un mapa mental de los pasos a
seguir en el recibo de documentos.
(Expliquelo)
2.3 Cual es la diferencia entre la recepción
de comunicaciones directas e indirectas.
2.4 En que consiste el proceso de Control de
Correspondencia en Tramite.
2.5 Que tipo de documentos son no
radicables.

AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada 2 Virtual
Conexión a Internet, Uso de Herramientas 10 horas horas 0 horas
Tecnologicas Whasapp, Correo Electronico.
Material de apoyo por parte del instructor.

3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

Por los grupos de trabajo realizace una presentación en Power Point donde exponga los aspectos mas
importantes de los 15 articulos del Acuerdo 060-2001. Ver documentos Anexos_01.

Recuerde:
“El aprendiz Sena debe ser una persona con creatividad suficiente en el proceso de formación.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Una vez culmine la guía de aprendizaje entregarla al instructor de formación para la respectiva
retroalimentación pues la finalidad de la misma es que el aprendiz identifique el concepto y la funciones de
la unidad de correspondencia contempladas en el acuerdo 060 de 2001 y reconozca el proceso de recibdo
de documentos de acuerdo con la normativa y políticas Institucionales.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Reconoce el proceso de recibido Aplica los procedimientos en la Observación Directa practica

de documentos de acuerdo con la recepción y despacho e interpreta con el teclado / Guía de
normativa y políticas las tablas de retención documental, Aprendizaje_06
Institucionales.
de acuerdo con la normativa y las
políticas institucionales.
Evidencias de Desempeño Observación Directa / Lista
de Chequeo
Identifica el concepto y las
Usa los canales o medios de ingreso
funciones de la unidad de
de los documentos., acuerdo con la
correspondencia contempladas
normativa, las políticas
en el acuerdo 060 de 2001
institucionales.
Evidencias de Producto: Técnica: Valoración de
producto
Desarrollo Guía de
Distribuye los documentos recibidos,
Aprendizaje_07 Instrumento: Lista de
de acuerdo con la estructura
chequeo.
Reconoce el concepto de organizacional, la normativa y
comunicación directa, indirecta y política institucional
sustenta la importancia del
control de correspondencia en
tramite.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

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 • Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento.

• Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en
sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

• Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el

orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o
personas naturales.

• Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.

• Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el

cumplimiento de su función administrativa hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
consulta, conservación y utilización.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

• Archivo General de la Nación. (1992). Manual de Selección Documental. Santafé de Bogotá, D.C.:
Archivo General de la Nación.
• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Julio 14 de 2000. Santafé de Bogotá, D.C.: Diario Oficial No. 44.084
• Archivo General de la Nación. (2001). Tablas de Retención y Transferencias Documentales
Mini/Manual No. 4. Bogotá, D.C.: Archivo General de la Nación de Colombia.
• Acuerdo No. 060 de 2001 (30 de octubre de 2001) Por el cual se establecen pautas para la la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
• Acuerdo 039 de 2002. (Consejo Directivo del Archivo General de la Nación). Por el cual se regula l
procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tabla de Retención Documental en desarrollo
del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Octubre 31 de 2002. Bogotá, D.C.
• Archivo General de la Nación. (2004). Cartilla de Clasificación de Documentos. Bogotá, D.C.: AGN.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

GFPI-F-135 V01
 Autor (es) Equipo de Diseño Instructores Centro de desarrollo 2/Febrero/
curricular articulación Agroindustrial y Empresarial 2017
con la media CDAE
Villeta.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Cristian Alexander Instructor Centro de Desarrollo Aroindustrial 02/06/2023

Peña y Empresarial

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES.

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