UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

LICENCIATURA EN PSICOLOGIA INDUSTRIAL / ORGANIZACIONAL

SEDE: ESCUINTLA
LIC. EDGAR NECTALÍ CHÁVEZ MONTEPEQUE
CURSO: PROVISIÓN DEL TALENTO HUMANO

Semana 16
Proceso de Onboarding completo incluyendo el presupuesto

ANA MARIA GARCÍA CHUPINA 4301-15-15150

YEIMY ADAHI ESTRADA ESTRADA 4301-14-20179
MARIA FERNANDA FIGUEROA SACAYON 4301-4048
KATERYNE ESTEFANY NATIVIDAD RIVERA GONZÁLEZ 4301-18-9377
8VO SEMESTRE
SECCIÓN: A
28/10/2021
¿Cómo debe ser un proceso de onboarding?

Hay unas premisas básicas para que el proceso de incorporación y onboarding funcione
con éxito. Vamos a comprobar qué medidas se pueden tomar a lo largo de un proceso de
onboarding, comprendiendo que, en función de la empresa, el sector profesional y las
características personales de la entidad, las necesidades sean completamente diferentes.

• Si para algo debe servir el proceso es para generar confianza, calidad y transparencia.

• El propósito es que se produzca un efecto llamado, para que aumente la captación del
talento.

• Que se produzca un aumento de la productividad y de la motivación, en la medida que

los trabajadores están más contentos.

• Mayor trabajo de la marca: con respecto a la competencia y con respecto a la

identificación de las personas involucradas en todo el equipo.

• Mayor comunicación y coordinación.

Antes de la llegada del empleado

En primer lugar, hablaremos de la fase previa a la llegada del empleado, siendo esta la
más importante, ya que requiere de un gran trabajo de investigación, pero también de
comunicación. En esta línea desde el departamento de recursos humanos se pueden
llevar a cabo algunas acciones como las siguientes:

• El contacto: lo habitual es que ya se haya establecido una comunicación entre

empleado y recursos humanos a lo largo del proceso de selección. En este caso, lo que
se pretende es contactar con él, por ejemplo, a través de un correo electrónico en el que
se especifique el timing de ese día. Quién lo recibirá, cómo, cuándo, dónde. Las personas
con las que se reunirá a lo largo de ese día y en definitiva cómo será esa primera jornada
de trabajo.

• Desde el departamento de recursos humanos se tendrá que:

 Recopilar información de interés sobre la nueva incorporación y hacérsela llegar a

las personas responsables de su equipo para
que puedan saber más sobre él.

 Establecer una comunicación con el departamento financiero correspondiente

sobre su nómina, su contrato y jornada
laboral.

 Establecer una comunicación con el departamento de sistemas o correspondiente

sobre el equipo informático que pueda necesitar para que a la llegada del empleado tenga
todo el material que pueda necesitar. Hablamos de la instalación del software, la creación
de su cuenta de correo electrónico, las listas de distribución, el teléfono si es que procede
etc. Para cuando llegue el empleado, también deberán estar listos los trámites necesarios
para ser firmados, el contrato, por ejemplo. Al mismo tiempo se pueden contemplarlas
siguientes estrategias para marcar la diferencia:

 Preparar con todo detalle la mesa o el que será el lugar de trabajo del empleado.

 Elaborar un kit de bienvenida, los detalles siempre son importantes. Un dosier con
información sobre toda la empresa, los roles o los departamentos puede ser muy
importante para conocer a todo el equipo. Una libreta corporativa, unos dispositivos
electrónicos para escuchar música, una taza para tomar café, una nota de bienvenida.

¿Cómo afrontar el primer día de trabajo del

empleado?

Para despertar la motivación del empleado una jornada completa de actividades

dinámicas puede ser la clave para una mayor participación por parte del equipo. Este es
un ejemplo de timing:

08:00a En esta primera hora, lo ideal sería dedicarla a supervisar que todo está en
m su lugar, que el empleado tiene todos los recursos que necesita para llevar a
cabo su trabajo. Organizaremos la sesión y contemplaremos que el
empleado tiene su kit de bienvenida. Igualmente, avisaremos al equipo de la
próxima incorporación.

09:00a Dando por hecho que en esta hora se producirá la llegada del empleado,
m estableceremos una presentación de bienvenida, para que conozca detalles
más específicos sobre sus condiciones y jornada laboral.

10:00a Una vez que el candidato ha llegado, lo ideal sería hacer un recorrido por las
m instalaciones de la empresa para que pueda conocer a los que serán sus
compañeros, para conocer a los compañeros de trabajo. Terminado este
breve recorrido se puede planificar un pequeño almuerzo de bienvenida para
cargar pilas, romper el hielo y que dé comienzo la parte más importante.

11:30a La empresa y el trabajo en profundidad. En este caso, la idea será conocer la misión
m y los objetivos particulares de la empresa. En este punto no solo participará el
departamento o personal correspondiente de recursos humanos, se
necesitará también la intervención de algún miembro del equipo directivo. La
intención es que el empleado reciba toda la información específica sobre los
valores y la cultura empresarial.
12:45p ¡Hora de comer! Una comida con los compañeros de trabajo permitirá seguir
m conociendo al equipo y conocerse un poco mejor.

14:00p Tras el descanso, una actividad para resumir la jornada y recibir un poco de
m feedback sería perfecto para liberar tensiones y dejarlo todo listo para la
próxima jornada.
15:00p Este momento de la jornada está preparado para que el empleado conozca
m mayores detalles sobre su trabajo, ya los sabrá, pero deberá conocer el plan,
lo que se espera de él, sus tareas, sus tiempos. Para ello, sería muy
adecuada la participación de las personas a las que reportará su trabajo e
 incluso antes de finalizar, la participación de un compañero directo de
trabajo.
16:00p En esta última media hora el empleado acudirá al que será su lugar de
m trabajo, el acceso a todas las herramientas necesarias, como por ejemplo el
a correo electrónico, para que así al día siguiente pueda comenzar la jornada
16:30p teniéndolo todo preparado.
m

Las primeras semanas de trabajo para el nuevo empleado

Pasado el primer día, las primeras semanas de trabajo, el primer mes, son decisivos para
una buena incorporación. Por ello, se plantean las siguientes pautas de seguimiento del
nuevo empleado:

 Los primeros 5 minutos del día: una reunión con la persona encargada de
gestionar el departamento en el que trabajará el nuevo empleado, el manager. Esto
servirá para resolver dudas sobre su trabajo, para conocerse mejor, y para mostrar interés
sobre su incorporación. La idea es que a través de estas reuniones breves puedan surgir
otras en
relación a la planificación del trabajo, de las tareas, de la consecución de los objetivos.

 Al finalizar la primera semana: reunión con el departamento de recursos

humanos, para plantear un cuestionario en el que se conozca el grado de satisfacción,
determinar puntos a mejorar etc.

 Los clientes: en caso de que la empresa trabaje de forma directa con clientes,
presentárselos es una buena opción para terminar de conocer cómo funciona el mundo de
la empresa. Según el tipo de negocio, esto puede ser muy productivo para empatizar con
él.

De forma particular, desde el departamento de trabajo se habrá tenido que definir por
completo:

 Formación: en el primer mes el empleado deberá recibir formación continua sobre

cómo se trabaja en la empresa. Formación que no solamente sirva para poder
incorporarse y absorber la forma de trabajo de la empresa, sino para poder complementar
sus actividades y cubrir sus necesidades profesionales.

 Las funciones a desarrollar: a corto, medio y largo plazo.

 Las expectativas: que se tiene de su trabajo, cuáles son sus objetivos a

conseguir en cada uno de los plazos.

 Cuando, cómo y qué: para las reuniones de los compañeros de equipo

y de planificación.

 Distribución de los puestos de trabajo.

 Recursos: y material necesario.

Cómo medir los resultados: valoración y encuestas

En este último apartado, una encuesta será lo mejor para valorar y conocer el punto de
vista del empleado al cumplir el primer mes de su incorporación en la entidad:

 La orientación para nuevos empleados es muy útil y completa.

 Ahora conozco mejor la empresa, equipo y departamentos.

 Sé cómo contactar con el departamento que corresponde a mi función.

 He tenido los recursos necesarios para ponerme en marcha rápidamente.

 Mi superior se ha sentado conmigo para establecer los objetivos de mi puesto.

 Mi equipo me ha ayudado a entablar relaciones que me vendrán bien para mi

trabajo.

PRESUPUESTO DE ORBOARDING

Captar profesionales con talento y darle la bienvenida dentro de la empresa son fases
importantes para que el negocio prospere. Y la manera en la que vas a afrontarlos y la
inversión en dinero impactará en la duración media del trabajador.

DIFERENCIA ENTRE RECLUTAR E INCORPORAR EMPLEADOS

Un proceso va después del otro. Así, primero empiezas por reclutar al empleado, por
atraerle a tu proyecto
 Después de contratarle viene la incorporación, la manera en que la empresa ayuda a los
nuevos empleados a adaptarse tanto a los aspectos sociales como a las funciones
esperadas. El objetivo de una buena incorporación es que contribuyan y sean miembros
productivos lo más rápido posible.

FASES EN EL RECLUTAMIENTO Y CONTRATACION DE TALENTO     

1. Desarrollar la descripción del puesto de trabajo, publicarla y distribuir la Oferta
2. Evaluar las candidaturas para seleccionar los mejores candidatos
3. Gestionar las comunicaciones con los candidatos
4. Preparar, enviar y revisar las pruebas de selección
5. Participar en las entrevistas con los candidatos
6. Hacer una oferta y negociar la incorporación del empleado.
Fases en la incorporación de empleados
Este proceso se inicia tan pronto como la persona firma la aceptación de la oferta de
trabajo. Aunque hay empresas en las que esta etapa y la de reclutamiento se solapan. Lo
importante es conseguir conectar el trabajo de los empleados con la estrategia de la
organización. Y para ello hay que trabajar para que estos vean la importancia de su
desempeño para el éxito del negocio: establece expectativas claras y prepáralos para el
éxito. Ni la empresa ni el nuevo empleado quieren sorpresas.

Si bien no existe un enfoque único para dar la bienvenida a un nuevo empleado con éxito,
algunas de las fases que tienes que tener en cuenta para incorporar nuevo talento:
1.     Papeleo inicial
2.     Administración y puesta a punto del espacio de trabajo
3.     Bienvenida, orientación e introducción de los departamentos de la empresa
4.     Formación relacionada con las funciones del empleado y los procesos de la
organización
5.     Establecimiento de expectativas y cultura corporativa
6.     Introducción a clientes, colaboradores, proveedores, etc.
7.     Tutorización y retroalimentación sobre el proceso de incorporación.

AUTOMATIZACIÓN EN RRHH ONBOARDING DE EMPLEADO

Sería raro que alguna vez tus primeras semanas de trabajo no hayan sido como te
gustarían, es algo que nos suele pasar a todos. E incluso te has pensado seriamente
dejarlo a los pocos días.
El onboarding es el proceso que intenta evitar que eso ocurra. Para ello se crea un plan
de acogida en el que se ubica al empleado dentro de la empresa, tanto en sus funciones
como en su posición dentro de esta, y se le transmite la política interna y la filosofía de la
misma. Con esto la empresa retiene talento, mejora la productividad y ahorra en costes.
Digitalizarlo supone, además, hacer un seguimiento mucho más fiable sobre la
información que necesita el trabajador de la empresa y la empresa del trabajador, y de un
ahorro considerable en tareas administrativas y documentos físicos.
SOLICITUD DE VACACIONES
Errores en el cálculo de días, errores en finiquitos, aceptar permisos sin todas las
garantías, dolores de cabeza para cuadrar quien se va en julio o en agosto… todo es
evitable.
Un software de vacaciones de empleados y su respectivo calendario laboral ayuda a
centralizar y gestionar todos estos problemas y las solicitudes que van registrándose a lo
largo del año. Al trabajador le basta con registrar su solicitud y a su jefe con ver si puede
en X fecha con la ayuda de un programa de automatización de procesos empresariales.

CONTROL HORARIO TRABAJADORES

Siempre ha sido necesario, pero desde hace muy poco es obligatorio. Legalmente puedes
hacerlo hasta con un Excel impreso, pero no nos engañemos, rellenar a diario una hoja es
una pérdida de tiempo y de recursos sin sentido.
Un programa digitalizado con su fichaje de horario y que permita a empleados fichar
entrada y salida en su puesto de trabajo es muy productivo. Evita controlar errores con
posibles consecuencias legales, que las multas que te pueden caer no son ninguna
broma.

Aprobación de gasto
Aprobar o rechazar gastos puede suponer una pérdida de tiempo excesiva, y aunque en
muchas ocasiones sea recomendable echar un vistazo al presupuesto, un software
potente es capaz de ayudarte a que esta decisión no detenga los procesos productivos de
tu empresa.
Además, la automatización en este caso puede ser incluso más objetivos que las
personas, algo que puede evitar masacres no deseadas en la contabilidad de la empresa.
SOPORTE AL CLIENTE
Gestión de tickets
Existen herramientas que automatizan este proceso, uno de los más complejos, pero de
los más sencillos de manejar.
Basta con asociar un contacto a un ticket, y a partir de ahí, con la cumplimentación de
campos de por medio, se automatiza un proceso de selección según el canal de entrada
que utiliza el usuario.
Además, estas herramientas suelen complementarse con la cumplimentación de
actuaciones con respuesta rápida, base de datos de conocimiento y la integración con
otros sistemas.