PARA: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

DE: GERENCIA REGIONAL DE TALENTO HUMANO OCCIDENTE

NÚMERO: TTHHRO-001-2017

FECHA: 27/06/17.

ASUNTO: OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORÍA NO AUDI-GRPO-

ROCC-019-17

En atención a los resultados obtenido de acuerdo al informe preliminar No. AUDI-GCPO-

ROCC-019-17 correspondiente a la auditoria denominada PROCESO DE TALENTO
HUMANO ADMINISTRAR COSTO LAB OCCIDENTAL, practicada a los Estados Zulia,
Lara y Falcón de esta Región, se realizan las siguientes observaciones y entrega de
evidencias a fin de que sean consideradas al momento de emitir el informe definitivo
correspondiente a dicha auditoría:

1) En la Observación 3.1.1 que se refiere a que “A la fecha de la revisión, CORPOR-

LEC no cuenta con el diseño y aprobación del Manual de descripción de cargos y perfiles
de las posiciones organizativas; para lo cual, la cláusula N° 50 referida al SISTEMA DE
CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓNDE CARGOS indica: “…La ENTIDAD DE TRABAJO elaborará
un Manual, dentro de los ciento veinte (120) días siguientes al depósito de esta CONVENCIÓN, que
contenga los perfiles por competencia y las descripciones de cargos, las cuales indicarán las respec-
tivas denominaciones, perfiles, aptitudes, requisitos básicos, competencias, actividades, tareas y
responsabilidades, así como el tiempo mínimo de experiencia en las labores directamente relacio-
nadas al cargo a desempeñar…”. se requiere:

Para Lara adicionar a lo ya reflejado, lo siguiente:

Durante el año 2016 la Unidad de Captación y Movilidad levantó los Registros de

Información de Cargos con los trabajadores de la Unidad de Transmisión Lara, los cuales
se remitieron a la Región para el proceso de homologación de Cargos. En Diciembre 2016
y Enero 2017 se levantaron los Registros de Información de Cargos con los trabajadores
de las Unidades de Distribución y Comercial Lara y en el mes de Abril se remitieron a la
Región para el proceso de homologación de Cargos.

Para Falcón:
Se solicita reconsiderar lo esgrimido dado que lo plasmado no se corresponde a la
información precisa suministrada en la entrevista efectuada el día 01-06-2017 en la oficina
de Auditoria Estadal, la cual quedo en minuta; no siendo posible adjuntarla dado que la
Unidad de Auditoria estadal no suministra copia, razón por la cual se contactó a la
responsable de la consolidación por Falcón Licda. Zoraida Maldonado informándole de lo
observado para solicitar los ajustes respectivos de la información suministrada sobre el
Manual de Descripción de Cargos de Talento Humano por Falcón.

2) En la Observación 3.1.3 que corresponde netamente al Estado Lara, se realizan las

siguientes aclaratorias:

Con relación al Literal A que señala que “En el Estado Lara se evidenció modificacio-
nes (tachaduras) elaboradas por la Unidad de Captación y Movilidad en las fechas de las
sustituciones de los memorandos presentados por las unidades requirentes”, se aclara lo
siguiente:
Las tachaduras de los Memorando descritos en la Tabla N° 7 son con una línea diagonal y
queda legible la fecha inicial”. Adicionalmente se proporciona la siguiente Información
relacionada con los casos planteados:

Memorando N° Observación
Se recibe el día 10/10/2017 la sustitución por las
vacaciones de Einer Méndez, quien lo sustituye
Karlhyrosmar Romero y en cadena de sustitución Reinaldo
AF-FI-LA-00040 Suárez, al pasar los días la Responsable del Grupo de
Trabajo Lcda. Maricela Portillo contacta al funcional de
Captación e informó que la trabajadora Karlhyrosmar
Romero salió de reposo a partir del día 07/11/2016
suspendiendo la realización de la suplencia por Einer
Méndez; se sustituye memorando el día 21/11/2016,
solicitando que la suplencia le sea asignada a la
trabajadora Grecia Rodríguez y manteniendo la cadena de
sustitución a Reinaldo Suárez.
Memorando N° Observación
El trabajador Edgar Lucena le fueron cargadas sus
vacaciones en la unidad de beneficios a partir del
19/12/2016 hasta el día 06/01/2017 como lo evidencia la
imagen adjunta.
PDZ-00119

Memorando N° Observación
El trabajador Antonio Daza le fueron cargadas sus
vacaciones en la unidad de beneficios a partir del
19/08/2016 hasta el día 04/09/2016 como lo evidencia la
imagen adjunta. Y por ende se le carga la suplencia
CSQ-00053 correspondiente al trabajador sustituto como lo indica la
fecha en el sistema SAP.

(Ver anexo 21)

 Memorando N° Observación
La sustitución del trabajador Antonio Daza no fue
procesada ya que se encontraba cargada por otro
trabajador la sustitución, estando extemporánea la entrega
CS-TB-Q- 00065 de la solicitud.

Con relación al Literal B que señala “Inexistencia de documentos que avalen el estudio
realizado por la Unidad de Captación y Movilidad para constatar y certificar la suplencia
mayor a tres (3) niveles del cargo a sustituir”, se aclara lo siguiente:
Aunque no existe evidencia de dichos casos, al recibir el requerimiento además de
contactar al Supervisor del Área vía telefónica, se verifica en la data maestra si existen
trabajadores de nivel intermedio que puedan realizar dicha sustitución, en caso de ser
afirmativo se le solicita a la Unidad requeriente el envío de otro Memorando con el nombre
del trabajador que hará la sustitución y se insta a que sea rotativa en caso de que haya
más de un trabajador.

Con relación al Literal C que expresa que “En el estado Lara se evidenció extempora-
neidad en la presentación de la Solicitud de Suplencias a la Unidad de Talento Humano
por motivo de vacaciones” se solicita cambiar el inicio del párrafo en donde se habla
de los 3 primeros casos, por lo siguiente:
Los últimos 3 casos se recibieron de manera extemporánea por estar inmerso un caso de
solicitud de cadena de sustitución en la Unidad de Transmisión por la contratación de
suplente externo, se tiene evidencia de los correos donde se solicita dicha cadena de
sustitución.

3) En la Observación 3.1.4 que indica “Inexistencia de planilla de vacaciones debida-

mente firmadas y autorizadas por el supervisor inmediato del trabajador”; se realizan las
siguientes aclaratorias:
Para Falcón adicionar a lo ya reflejado, lo siguiente:
Es importante hacer de su conocimiento que la solicitud de la planificación de vacaciones
correspondientes al año 2016 se realizó para la fecha vía correo corporativo, en apego a
las políticas gubernamentales del quinto objetivo del plan de la patria, donde tenemos la
obligación de preservar el planeta y salvar la especie humana, lo que nos lleva al plan
cero papel con el objeto de construir un modelo económico productivo eco socialista,
basado en una relación armónica entre el hombre y la naturaleza que garantice el uso y
aprovechamiento racional y optimo de los recursos naturales respetando los procesos y
ciclos de la naturaleza .
Tal es el caso del ID 130547 perteneciente al trabajador José Gutiérrez el cual se anexa a
la presente (Ver Anexo 01) y se ratifica que fue aceptada la programación anual dado que
en dicha planilla se visualiza la firma del trabajador así como la del supervisor del área, en
señal de conformidad.

Para Lara se expone lo siguiente:

Inicio Culminación Vaca-

I.D. Observaciones
Vacaciones ciones
11/01/201
145718 6 01/02/2016
Los soportes de vacaciones
07/11/201 una vez realizada la carga
164138 6 11/12/2016 son enviados al archivo para
02/05/201 el expediente de cada traba-
145695 6 10/06/2016 jador, sin embargo, existen
soportes que aún a la fecha
08/08/201 están pendientes por archi-
144479 6 21/09/2016 var motivado al proceso de
29/08/201 actualización de los archivos
144574 6 20/09/2016 y falta de personal para esa
área.
29/08/201
144808 6 20/09/2016
144710 16/12/201 29/01/2016 En el año 2015 no se con-
5 signaron formatos individua-
 les de vacaciones, ya que la
145084 21/12/2015 03/02/2016 instrucción del corporativo
21/12/201 fue realizar la carga masiva
145913 5 29/01/2016 con el cronograma anual de
vacaciones solicitado a las
30/11/201 unidades organizativas y
144662 5 13/01/2016 que cada supervisor envío
15/12/201 por correo electrónico (Ver
145192 5 15/01/2016 Anexos 02, 02.1 y 02.2)

4) En la Observación 3.1.5 que señala “Disfrute de Vacaciones, que exceden el lapso

de postergación legalmente establecido. En la revisión efectuada para el Estado Falcón,
se observó que un trabajador disfruta de sus vacaciones anuales nueve (9) meses des -
pués de cumplir el año de servicio y/o desde que nace el derecho, excediendo el período
legalmente establecido. Es de hacer notar que el lapso de disfrute indicado no se corres-
ponde con la excepción legal relativa al período de vacaciones escolares”; se tiene la si-
guiente exposición:

Es importante traer a colación el Art. 200 de la ley orgánica del trabajo, los trabajadores y
las trabajadoras donde señala lo siguiente:

Art. 200.-La época en que el trabajador o la trabajadora deban tomar sus vacaciones
anuales será fijada por convenio entre el trabajador o la trabajadora y el patrono o la patro -
na. Si no llegaran a acuerdo, el inspector o inspectora del trabajo hará la fijación. Las
vacaciones anuales no podrán posponerse mas allá de tres meses a partir de la fecha en
que nació el derecho, salvo en los casos de acumulación y postergación familiar prevista
en el artículo anterior

De la exegesis de esta norma se desprende tres supuesto de hecho el primero (…) sus
vacaciones anuales será fijada por convenio entre el trabajador o la trabajadora y el pa -
trono o la patrona (…) entendiendo con ello que el caso de la trabajadora YESENI LEAL,
que es la que nos ocupa, acordó su disfrute de vacaciones año 2016 con el patrono para
el 03.10.2016 aún cuando su fecha de ingreso es el 04.01.2010. Es decir; está acorde con
la normativa legal vigente ya que la planificó en el tiempo requerido y acordado por el pa -
trono entiéndase la unidad de Costo Labor adscrito a la jefatura de la División de talento
Humano Falcón.

5) En la Observación 3.2.1 que señala “Pago de la contribución sin la existencia del

soporte requerido para su tramitación”; tenemos lo siguiente:

Para Zulia:
En el caso de las actas de nacimiento faltantes, la del trabajador 149399 fue entregada a
la auditora Andrea Bravo para su revisión en las oficinas de Talento Humano COTA. Debi -
do a que actualmente se esta en un proceso de reorganización y actualización del archivo,
se hizo cuesta arriba ubicar el reto de los documentos en los lapsos establecidos.

Para Lara:

Documento Ine-
I.D. Beneficio Observación
xistente

Los soportes se encontraba

164777 pendiente por archivar en el
proceso del área de archivo de
personal, motivo por el cual no se
encontraba en ese momento en el
164432 expediente del trabajador. Sin
embargo, los documentos
probatorio fueron remitido a la
Acta o Certificado
Nacimiento Unidad de Auditoría el 01/06/2017,
de Nacimiento
fecha en que fue solicitado vía
correo electrónico por la Lcda.
Ana Morles, como se muestra en
164396 Print de pantalla anexa.  Situación
que demuestra la existencia del
soporte como el cumplimiento
oportuno de lo solicitado. (Ver
Anexos 3, 4 Y 20)
164777 - LUIS DANIEL GIL

194432 ESCALANTE PEDRO ALEJANDRO

 Documento Inexis-
I.D. Beneficio Observación
tente

El soporte se encontraba pen-

diente por archivar en el proceso
del área de archivo de personal,
motivo por el cual no se en-
contraba en ese momento en el
expediente del trabajador. Sin
embargo,  en relación de entrega
145557 Matrimonio Acta de matrimonio
de documentos para archivar re-
cibida por el encargado del archi-
vo el 26.04.2017, se demuestra  
la existencia del acta matrimonio
que dio lugar al pago por contri-
bución por matrimonio (Ver
Anexo 5)
Fallecimiento Acta de Defunción Se revisó los expedientes
(145002 / 145394), y se encontró
145002 archivado el soporte se anexa
(Ver Anexos 6 y 7), demostran-
do la existencia del acta de de-
función que dio  lugar al pago de
una contribución por fallecimien-
144730 to.   Es importante destacar que
en ninguna de las tres actas re-
cibidas se solicitó actas de falle-
cimiento, por lo que no habían
145394 sido ubicados con anterioridad.
El soporte (144730) se en-
contraba pendiente por archivar
en el proceso del área de archivo
de personal, motivo por el cual
no se encontraba en ese mo-
mento en el expediente del tra-
bajador. Sin embargo,  en rela-
ción de entrega de documentos
para archivar recibida por el en-
cargado del archivo el
26.01.2017, se demuestra   la
existencia de actas de defunción
Para Falcón:
En los casos reflejados se informa que dichos soportes si fueron presentados oportuna-
mente para la cancelación de los beneficios de matrimonio al trabajador José Zea y del na-
cimiento del hijo del trabajador Ramones Gioberty (Ver Anexos 8 y 9).

6) En la Observación 3.2.2 que señala “Absentismo cargado en sistema sin evidencia

del soporte físico de la “SOLICITUD DE PERMISOS PARA TRABAJADOR AMPARADO
POR CONVENCIÓN COLECTIVA” que evidencie la conformación por parte del supervisor
inmediato del trabajador, sobre la ausencia por permiso matrimonial y por nacimiento”;
tenemos lo siguiente:

Para Zulia:
Debido a que actualmente se esta en un proceso de reorganización y actualización del ar-
chivo, se dificultó ubicar los formatos solicitados en los lapsos establecidos.

Para Falcón:
En este caso, la solicitud fue realizada debidamente, sin embargo, el trabajador solo pudo
disfrutar del permiso seis (6) días, dado que el período fue suspendido por el disfrute de
sus vacaciones año 2016, se adjunta print de pantalla sistema SAP (Ver Anexos 10 y 11)
y el respectivo permiso de paternidad (Ver Anexo 12).

Para Lara:

Período de Absentis-
I.D. Beneficio Observación
mo

Reposo Post natal se encuentra

22/11/2016 al en los archivos de la Unidad de
164251 Nacimiento
13/02/2017 Absentismo (Ver Anexos 14 y
14.1)
El Permiso por Matrimonio fue
cargado en Diciembre 2016, se
encuentra en los documentos
Matrimo- 04/10/2016 al
145886 pendientes por reclasificar para
nio 13/10/2016
posteriormente enviar al Expe-
diente del Trabajador.(Ver
Anexo 15)

7) En la Observación 3.2.3 que señala “Pago del beneficio de manera completa a traba-
jadores que presentan ausencia laboral injustificado cargado en sistema; sin embargo la
CC establece en su Cláusula No 69 que “…El presente beneficio será entregado de mane-
ra prorrateada por el número de horas laboradas efectivamente…”; tenemos lo siguiente:

Para Zulia: Se sugiere cambiar el final de párrafo que indica “se presento por los retrasos
en las gestiones de baja por parte de la Unidad de Talento Humano, una vez recibido la
carta de renuncia” por "se presentó por los retrasos en la aplicación de la baja, una
vez recibida la carta de renuncia".

Para Falcón adicional a lo ya planteado se esgrime lo siguiente:

Para el caso de la trabajadora Mayra Arguelles ID 130960, la cual presentó su renuncia
formal al cargo en fecha 26.08.2016 y la misma fue recibida en la División de Talento Hu-
mano en fecha 29.08.2016, es de destacar que de acuerdo a los lineamientos en materia
de cancelación de tickets alimentación, la cancelación mensual se realiza el día 30 de
cada mes, y en este caso colindo la fecha de recepción de la renuncia con la cancelación
de lo correspondiente al mes de Septiembre 2016, es decir, de acuerdo a los cierre de nó-
mina era imposible suspender el pago. En este caso, lo cancelado por el monto de Bs.
42.480,00 le será descontado de las respectivas prestaciones sociales (Ver Anexo 13).

Para Lara adicional a lo ya expuesto se pide considerar los siguientes aspectos:

Meses Pa- Período de Absen- Días de

I.D. Observaciones
gados tismo Ausencias

Por el método de tra-

Julio y 03/07/2016 al bajo corporativo rela-
145543 61
Agosto 01/09/2016 cionado al cesta ticket
las ausencias Injustifi-
Julio y 30/06/2016 al cadas son desconta-
145801 64 das posterior al pago
Agosto 01/09/2016
de este. Es importan-
145734 Julio y 30/06/2016 al 64 te destacar que el pro-
Agosto 01/09/2016 ceso de descuento es
llevado a cabo exclusi-
vamente por los fun-
cionales corporativos
(Caracas), mientras
que los funcionales
estadales sólo cargan
la ausencia en el SAP.
Igualmente se destaca
que estas ausencias
fueron cargadas opor-
tunamente, como lo
podrán evidenciar di-
rectamente en los re-
gistros reflejados en el
 sistema.

Cabe resaltar con respectos a los caso de Lara que la Unidad de Nomina ejecutó los
descuentos salariales por concepto de Ausencias Injustificadas en las respectivas
nominas:
- 145543 Se descontó en Recibo de Julio y Agosto (Ver Anexos 16, 16.1 y 16.2)
- 145801Se descontó en Recibo de Julio y Agosto (Ver Anexos 17, 17.1 y 17.2)
- 145734 Se descontó en la Semana 26 a Semana 35 (Ver Anexos 18, 18.1. 18.2, 18.3,
18,4, 18,5, 18,6 y 18.7)

Adicionalmente es importante señalar que existen varios factores que ocasionan que un 
trabajador cobre el beneficio de Cesta Ticket, luego de presentar su renuncia, entre ellos:

a) La política de la Corporación, en materia del pago del beneficio de cesta ticket es pagar
por adelantado, es decir, que durante los primero 5 días de un mes se paga el cesta ticket
completo, ocasionando el pago anticipado en caso de renuncia de un trabajador (a partir
el primer día de un mes cualquiera), esta situación se subsana con el descuento en la co-
rrespondiente liquidación.

b) El pedido de cesta ticket se realiza a mitad del mes inmediatamente anterior al mes de
pago, por ejemplo, el pedido al proveedor Valeven para pago del cesta ticket correspon-
diente al mes de Junio, se realiza aproximadamente el 15 de mayo, lo que   ocasiona que
si el trabajador "B", le dan de baja  en el SAP una fecha mayor o igual al 16 de mayo, a és-
te igualmente le cancelarán la cesta ticket del mes de junio; lo que refleja sin duda un pago
anticipado en caso de renuncia.

c) La Unidad de Captación a nivel corporativo toma como fecha de renuncia, la fecha de

emisión en que el trabajador elabora su carta y no la fecha en que realmente notifica su re-
nuncia ante la Unidad de Captación estadal, es decir, que si el trabajador "D", elabora su
carta de renuncia el 14.01.2017 pero la presenta ante la Unidad de Captación Estadal el
25.03.2017, la Unidad de Captación a nivel corporativo le coloca como fecha de egreso el
14.01.2017; situación esta que contribuye al desfase en el pago del mencionado benefi-
cio, lo que genera pérdidas en las liquidaciones y por ende a la corporación. Para subsa-
nar, se debe por tanto, descontar de la liquidación el monto que resulte de acuerdo a la
fecha de egreso que le dan de baja en el SAP.

8) En la Observación 3.3.1 que señala “Trabajadores que físicamente no prestan servi-

cios por haber renunciado a la empresa según consta en carta de renuncia y no son ex -
cluidos de la nómina de manera oportuna, generándose erogaciones por costos directos,
indirectos y/o beneficios; entre otros, para los periodos posteriores a la fecha que dejan de
prestar sus servicios”; se tienen las siguientes observaciones:
Para Zulia:
a) Se pide sustituir la siguiente expresión: “En relación a lo antes descrito, El Departa-
mento de Atención a la Organización, señaló…:” por “En relación a lo antes descrito, El
Departamento de Atención a la Organización Zulia, señaló…”

b) Sustituir: “Cabe destacar, que en el caso de la trabajadora con ID 149213, se generó

debido a retrasos en las gestiones por parte de la Unidad de Talento Humano regional,
una vez recibida la carta de renuncia por parte de la trabajadora”, por “Cabe destacar,
que en el caso de la trabajadora con ID 149213, se generó debido a retrasos en las
gestiones por parte de la Unidad de Talento Humano Zulia, una vez recibida la carta
de renuncia por parte de la trabajadora”.

c) Eliminar el siguiente párrafo ya que está repetido y erróneamente inserto en la in -

formación de Lara:
Así mismo “...en relación al trabajador con ID 149213 se presentó por los retrasos en las
gestiones de baja por parte de la Unidad de Talento Humano, una vez recibido la carta de
renuncia”

d) Agregar este párrafo después de Cabe destacar: 

"En el caso de la trabajadora 146910, el retraso en la baja se debió a las fechas para el re-
gistro en nómina por parte de la corporativa".

Para Lara adicionar a lo ya expuesto, lo siguiente:

Las nóminas canceladas de más fueron descontadas en los cálculos de la Liquidación de
servicio, según se indica a continuación:
-145243 Documento Contable de Registro de la Liquidación N°. 1900804665
-144621 Documento Contable de Registro de la Liquidación N° 1900838319
-145129 Documento Contable de Registro de la Liquidación N°. 1900838962
-145763 Documento Contable de Registro de la Liquidación N° 9300100761
-145951 Documento Contable de Registro de la Liquidación N° 1900845887
-151009 Documento Contable de Registro de la Liquidación N° 1900851474
-177889 Documento Contable de Registro de la Liquidación N°.1900856904
(Ver Anexo 19).

9) En la Observación 3.3.2 que señala “Personal ingresado a la nómina sin la existencia

de un documento que formalice su relación contractual con la empresa y debidamente fir-
mado entre las partes”, tenemos lo siguiente:

Para Zulia:
Lo detallado para este Estado no se corresponde con información de este punto si no que
corresponde a puntos anteriores. No tiene la observación de Captación y Movilidad Zulia,
la cual es: "Las notificaciones y contratos del personal de nuevo ingreso son elaborados
por Captación Corporativa.  El rol de las unidades de captación de los estados es hacer
seguimiento al envío de los documentos que debe firmar el trabajador.  Sin embargo en
ocasiones, por recarga de los procesos centralizados, algunos documentos se retrasan".

Para Lara:
“Se agrega que de los 4 casos no se recibió de la Unidad de Captación Corporativa ningún
tipo de contrato, únicamente 03 notificaciones de ingreso que fueron firmadas por los
trabajadores. El caso del ingreso del trabajador José Alejandro Pimentel, C.I. 17.860.924
ID. 177889, fue un ingreso que manejó la Unidad de Captación Corporativa, ya que el
mismo migró del Ministerio del Poder Popular Para la Energía Eléctrica MPPPEE; hacia el
Centro Nacional de Despacho Región Occidental – Lara, impactó en sistema SAP con
fecha 01.11.2016. En fecha 10.11.2016, le informan a la Unidad de Captación y Movilidad
de Personal Lara que existe un acuerdo, que establece que aquellos trabajadores que
tengan vacaciones pendientes por disfrutar las liquiden antes del 31/12/2016, el cual era el
caso del trabajador Pimentel que se encontraba fuera del país y por tal motivo el mismo no
se incorporó a sus labores.
El 06.12.2016 se recibe por parte de un familiar la carta de renuncia del trabajador con
fecha 05.12.2016 y dado de baja en Sistema el mismo 06.12.2016. Por todos los motivos
antes mencionados, el trabajador nunca recibió Notificación de Ingreso debido a que el
mismo nunca se incorporo a sus funciones”.
Se anexan (escaneados) archivos adjuntos (Ver Anexos 22, 22.1, 23, 23.1, 24 y 24.1).

Para Falcón:

Se ratifica todo lo expuesto en este punto y se informa del seguimiento realizado en fecha
02-06-2017 al funcional de captación corporativa que canalizo los ingresos por Falcón, sin
embargo a la fecha no se ha recibido información requerida.