MINUTA DE TRABAJO

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Fecha: 22 de junio de 2016
Objetivo de la Reunión

La presente tiene como finalidad dar a conocer las observaciones obtenidas como
resultado de la revisión denominada: “EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL REGISTRO,
CUSTODIA, USO, MANTENIMIENTO Y DESINCORPORACIÓN DE LA FLOTA
VEHICULAR ASIGNADA A LA REGIÓN OCCIDENTAL”, durante el período Enero –
Diciembre de 2015, con ocasión a la instrucción impartida por la Unidad de Auditoría
Interna según Credencial Nº AUDI-GCPO-ROCC-025-16 de fecha 04/04/2016; a
continuación se indica:
Puntos Tratados
 En cuanto a la revisión de las evidencias suministradas por el Grupo de Servicio
de Transporte – Falcón, al compararlas con los resultados obtenidos en las
inspecciones técnicas efectuadas a los vehículos seleccionados (35 vehículos).

Comentario(s) del área

Observaciones:
evaluada
Responde: Ing. Jaime Lugo,
Servicio de Transporte - Falcón.
1. Las Unidades Vehiculares identificadas 347, 367, 11390,
11393, fueron recibidas con Actas de Entrega y las mismas
se realizaron de forma corporativa de lo cual se posee solo
1. Se observó que existen nueve (9) Unidades
acta de entrega, actualmente se esta tramitando la
Vehiculares que no poseen el Registro de
Impronta para normalizar las Placas de los Vehiculos y
Vehiculos o titulo de Propiedad en sus
proceder a solicitar los registros de vehiculos respectivos.
expedientes custodiados por el Grupo de
es de resaltar que las unidades 12110, 15088 y 15564 los
Servicio de Transporte (25.71%). (Ej.; 240,
titulos de propiedad reposan en la Corporativa en sus
347, 367, 11390, 11393, 12110, 15088,15564,
respectivas Gerencias. En lo que respecta a la Unidad 240
y MC2)
no se posee el registro de vehiculo ya que fue transferido
al estado cuando se realizaron la trasferencia de la anterior
Eleoccidente a CADAFE y no se recibio ninguna
documentacion de estos vehiculos en esa oportunidad.

2. Los vehículos N° 360 / 11416 fueron entregados

directamente a la Coordinación de Transmisión Falcón en
el año 2011 debido a una emergencia en la región por la
2. Ausencia de cuatro (4) expedientes
Junta Directiva de Corpoelec sin hacer asignación ni
vehiculares (11,43%). (Ej.: 360, 11416, 15474
entrega de documentación a Asuntos Corporativos ni
y MC3)
Transporte de la zona. En lo que respecta a la Unidad N°
15474 asignada a Generación esta documentación reposa
en los archivos de la Gerencia Regional de Generación ya
que en el acto de entrega fueron adjudicados dichas
documentaciones por Gerencia y en el estado Falcón no
existe.

Observaciones:
3. Se evidenciaron que existen cinco (5)
Unidades Automotoras, con diferencias entre
los datos de los vehículos descritos en los
registros llevados por las Unidades de
Servicios de Transporte (14%), y lo
físicamente constatado. (Ej.: Unidades 324,
11390, 11416, 12110 y MC3).
4. De las inspecciones físicas efectuadas, se
determinó que veinticinco 25 vehículos, que
presentan diferencias entre la unidad
organizativa y ubicación geográfica actual
(71%), con respecto al registro suministrado
por el Grupo de Servicio de Transporte –
Falcón.
5. Se evidenció en veintiséis (26) vehículos
inspeccionados (74%), que los registros
contables presentan fallas de completitud de
los campos requeridos en el Sistema
Empresarial Único de CORPOELEC (SEUC),
tales como: Número de Serie y Matricula,
datos considerados como elementos
vinculantes para poder realizar el cruce con
los registros llevados por el Grupo de
Servicios de Transporte.
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Comentario(s) del área
evaluada
3. En cuanto a la operatividad de los vehículos, los mismos
varían diariamente dada a su uso y condicion del vehiculo
por lo cual puede darse diferencias en su condición en los
reportes. En el caso de la unidad MC3 fue una omisión al
momento de elaborar el reporte, reconociendo la
operatividad del mismo.
4. Con respecto a las Unidades vehiculares ubicada en los
talleres no se ha efectuado su recuperación por la falta de
recursos presupuestarios y financieros, así como de no
contar con equipo (grúa) necesaria para su traslado. Se ha
realizado las gestiones con otros estados para solicitar e
apoyo respectivo pero la respuesta no ha sido favorable,
es de resaltar que esta situación ha sido reportada a la
Gerencia Estadal de Comercialización y Distribución y a la
Gerencia Regional Bienes y Servicios a Prevención y
Protección.
5. No se encuentra consolidada en toda su dimensionalidad
la estructura organizativa a nivel estadal de la División de
Bienes y Servicios, motivado a la inexistencia de
presupuesto y personal para el Grupo de Administracion de
Activo.

Observaciones:
6. Diez (10) Unidades vehiculares; que según
reporte de Unidad de Servicio de Transporte
Falcón, aparecen con estatus “Operativo” (13
vehículos), no poseen copia del Certificado de
Registro de Vehículo resguardado en la
guantera del mismo.
7. No se utiliza el Formato de Asignación
temporal o transferencia de vehículos en el
cual se soporten los cambios de la unidad
organizativa y/o custodios responsables
según lo registrado y lo físicamente
constatado. (Ej.: Unidades 294, 324, 12110,
15088, 216, 367, 14981 y 15564).
8. Se evidenció choferes sin la documentación
vigente y/o sin documentación para conducir
vehículos terrestres. (Jorge Martinez, Lino
Martinez y Javier Mujica)
9. Se determinó que no se realizan inventarios
fisicos e inspecciones periodicas por parte de
la Gerencia Estadal de Bienes y Servicios que
permita actualizar de forma constante los
registros y control de los vehiculos.
10. Se constato la existencia de trece (13)
vehículos automotores que no mantienen la
imagen corporativa establecida (37%), dado
que:
a) Siete (7) carecen de identificación, por
no poseer logotipo o codificación (20%).
(Ej: Unidades 019, 210, 294, 367, MC2,
MC3 y 075)
b) Seis (6) poseen instalado Papel Ahu-
mando (17%). (Ej.: Unidades 322, 347,
360, 14981, 15474, 15088)
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Comentario(s) del área
evaluada
6. La falta de la documentación en los vehículos es motivada
a la falta de papelería, así como de equipos de oficinas
(fotocopiadora y tóner).
7. La no utilización del formato establecido para la Asignación
Temporal o Transferencia se debió en una primera parte a
la falta de papelería y por otro lado la Gerencia Regional
de Bienes y Servicio envió por correo electrónico otro
modelo de formato, el cual es el que se está realizando
actualmente.
8. Ninguna de las tres situación fue informada por el
supervisor de la unidad de adscripción de los trabajadores
a esta dependencia.
9. No se realiza inventario ni inspeccion de la flota vehicular
alrededor de 10 años aproximadamente, solo se envió por
correo electrónico a los responsables de los Centros de
Servicios del Estado Falcon, Listado de Vehiculos
asignados para que los mismos indicaran y/o certificaran
los datos alli contenidos asi como describieran las
condiciones de operatividad del bien, adicionalmente,
señalo la falta de presupuesto para la movilizacion del
personal supervisorio.
10.Con respecto a las unidad vehiculares 019, 294, 367, no
tienen la imagen corporativa dado que no se cuenta con
los recursos presupuestarios para la fabricación e
instalación de la imagen corporativa, y el resto de los
vehículos se encuentran en condición a desincorporar.
Con relación a las unidades que presentaron papel
ahumado indica que no encuentra la causa de que el papel
este instalado, dado a que los usuarios son los que han
costeados su instalación.
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Comentario(s) del área

Observaciones:
evaluada
11.Se verificó la ocurrencia de eventos en tres 11. Señala que no encuentra causa para esta observacion ni
(3) vehículos, que afectan las unidades de su ocurrencia.
vehiculares de las cuales no se evidencia
soporte de la notificación por parte de las
unidades responsables o custodios de los
vehículos a los niveles correspondientes y/o
a los organismos oficiales. (Ej.: Unidades
013, 310, 11409).

12. Se observó el Siniestro en donde estuvieron
involucradas dos unidades vehiculares
pertenecientes al Distrito Técnico Tucacas,
el cual no fue informado a los organismos
oficiales, ni a la empresa aseguradora.
12.En este caso el Responsable de la Unidad Usuaria de los
vehículos señalo mediante informe el 24 de agosto 2015
que decidieron movilizar los vehículos dado a que el
pavimento está muy mojado y resbaladizo y por la alta
circulación en la carretera nacional, asumiendo el chofer el
compromiso del costo de la reparación del vehículo y a su
vez le fue suspendido el manejo.

13. Se evidenció que existe una (1) unidad 13.El responsable de la unidad dio la autorización para
vehicular asignada en funciones realizarlo sin participar a esta Unidad Administrativa.
administrativas que no pernocta en el Centro
de Trabajo luego de finalizada la jornada
laboral. (Ej.: 12110)

14. Se identificaron trece (13) unidades 14."Durante el año 2015 se realizó levantamiento de la data
vehiculares que fueron desincorporadas para la desincorporación de vehículos y se envió informe a
técnicamente, de las cuales no se la Gerencia Regional de Bienes y Servicios; igualmente
evidenciaron los requisitos administrativos y señala que estan en espera de la respuesta y lineamientos
legales necesarios para llevar a cabo la para dar continuidad al proceso y adicionalmente se
misma (34%). continúa el levantamiento de data en el estado y ha
seleccionado más vehículos para su desincorporación.
a) Ausencia de la Forma de inventario de
Bienes a Desincorporar. (100%)
b) Informe Técnico de Bienes a Desincorpo-
rar de un 46,15% de la muestra revisada,
no presentan fecha de inspección.
(Ej.:009, 029, 187, 203, 224 y 295)
c) El 53,85% de la muestra no posee el in-
forme técnico respectivo para su desin-
corporación.
(Ej.: 075,122,210,240,263,MC2 y MC3)

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Observaciones:
15. No se observó un Plan de
Mantenimiento Preventivo, para el
Año 2015,
Comentario(s) del área
evaluada
15.La causa de no poseer un Plan de Mantenimiento se deriva a la
inexistencia en el estado de soporte presupuestario desde hace
cuatro (4) años, sin embargo no significa que no se hayan
realizado, es de destacar que estos estuvieron sujetos a los
lineamientos, acciones y recursos emitidos por la Gerencia
Regional y la Corporativa, y los mantenimientos que se realizaron
estuvieron enfocados generalmente a la flota 2015, destacando
que dichos mantenimientos se realizaron hasta el mes de Octubre
del 2015.

16. No se pudo determinar el % de 16.La diversidad de formatos es debido a las distintas modificaciones
trabajo ejecutado en cuanto a que mensualmente aplicaban por exigencias de la Gerencia
mantenimiento preventivo, por no Regional de Bienes y servicios. Actualmente (2016) se unificaron
contar con la totalidad de la criterios en lo que respecta a los formatos donde se debe vaciar la
informacion, semanal, mensual y no información de la flota y se envía semanalmente la operatividad.
presenta el soporte documental, asi
mismo la diversidad de presentacion
en cuanto a la informacion sobre los
mantenimientos, dificultó cuantificar
el porcentaje de ejecucion para su
analisis.

17. No se evidenció mecanismos de 17.En cuanto a la documentación faltante se deriva a la escasez de

control que garantizaran el suministro de material de oficina tanto en las unidades usuarias así
adecuado manejo de los insumos como en esta unidad de atención vehicular para lograr un control
(cauchos, baterias y lubicantes) documental y no solo digital.
usados en los mantenimientos En lo que respecta al punto c el responsable del grupo de
preventivos. transporte señala que no poseen nota de entrega de parte del
almacén por fueron los insumos suministrados por la Corporativa y
a) No se Observó documentacion la Gerencia Regional de Bienes y Servicios y los mismo entraban
que soportara los trabajos reali- como material en custodia de almacén y no por código de compra
zados una vez recibido los insu- SAP.
mos solicitados en el almacen.
(“Entrada y Salida de Vehículo
Automotor Terrestre a Manteni-
miento”, código FOR-ACOR-
002. Orden de Mantenimiento In-
terno de Vehículo Automotor Te-
rrestre” código FOR-ACOR-005).
b) Los archivos digitales Matriz de
control de la Flota estan incom-
pletos.
c) Se observaron solicitudes que
no presentaban la nota de Entre-
ga por parte del Almacen Fal-
con.

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 Comentario(s) del área
Observaciones:
evaluada
18. El aumento de indisponibilidad de los vehículos se deriva a la
18. Se determinó un indice de falta de presupuesto y disponibilidad financiera en el estado, es de
indisponibilidad de 65,60%, reseñar que las reparaciones y mantenimientos efectuados para
representando un aumento con mantener operativas las unidades están sujetas a los lineamientos
respecto a los años anteriores de la corporativa así como al suministro de repuestos por parte de
(2013) de 14,75 puntos porcentuales la regional y la corporativa. Es de importante destacar que de las
de unidades vehiculares solicitudes de contratación no se recibió respuesta afirmativa
indisponibles. durante el año 2015.

Al momento de presentar los

resultados obtenidos, se mostró al Ing.
Jaime Lugo de cada uno de los casos,
relacionados con cada punto expuesto
anteriormente.

Hacemos constar que los abajo firmantes asistimos a la reunión arriba

señalada:
Nombre y Apellido Oficina – Cargo Firma
Jaime Lugo Grupo de Servicio de Transporte – Falcón

Oscar Guerrero Division de Bienes y Servicios Estadal

Denny González P. Comisión de Auditoría Falcón

Zoraida Maldonado S. Comisión de Auditoría Falcón

Susana Sanchez Comisión de Auditoría Falcón

Erland Mendoza C. Comisión de Auditoría Falcón

Irma Carrillo Comisión de Auditoría Falcón