Monitoreo y Optimización de

Proyectos
Juan Antonio Gutiérrez
EL CICLO DEL PROYECTO
Identificación
de ideas de
proyecto

Evaluación Ex- Definición de

post Objetivos

Ejecución Diseño

Análisis y
aprobación
Identificación de ideas de proyecto
• En esta fase se identifican ideas de proyectos que
parecen de alto interés por los problemas que
podrán resolver y las ventajas o beneficios que
potencialmente pueden generar a la sociedad a
costos razonables. En vista de que normalmente hay
muchas ideas de proyecto, suele existir algún
mecanismo de jerarquización que selecciona cuales
ideas se continúan considerando, lo que supone
ciertos criterios de prioridad con los cuales se lleva a
cabo la selección.
 Definición de objetivos
• El propósito es el motor de un proyecto, su razón de ser y lo
que le da dirección a todas su acciones. Por ello, es
particularmente importante definir bien los objetivos que se
buscan. La formulación precisa, nos permite obtener el
resultado o situación que se quiere lograr al concluir el
proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en
que ese es el resultado que buscan. Esta etapa también
ahonda en el conocimiento de la situación inicial que se
quiere cambiar, incluyendo intereses que podrán resultar
adversamente afectados por el proyecto
 Diseño
• El primer paso de un buen diseño consiste en estudiar
explícitamente las distintas opciones o vías razonables que
existen para alcanzar los objetivos del proyecto y seleccionar
entre ellas la que más convenga a los intereses de la sociedad.
Luego sigue una preparación progresivamente refinada de
todas las dimensiones del proyecto: técnicas, económicas,
institucionales, financieras y otras.
 Análisis y aprobación
• Antes de comprometer grandes cantidades de recursos en la
ejecución de un proyecto, debe someterse a una explícita
evaluación ex-ante, que en el BID se denomina análisis de
viabilidad o simplemente “el análisis” y examina todas las
dimensiones del proyecto previamente preparadas para
determinar si se justifica o no el compromiso de los recursos.
• Requeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus
recursos financieros y los instrumentos legales que puedan
requerirse para formalizar los compromisos que implica.
 Ejecución
• En esta fase los ejecutores llevan a cabo todas
las actividades o tareas del proyecto con lo
recursos asignados al mismo, buscando lograr
sus objetivos en el plazo estipulado. Durante
la ejecución se debe hacer un seguimiento y
una evaluación continua de la misma para
realizar ajustes en el camino exigidos por las
circunstancias que corrijan posibles
deficiencias del diseño
 Evaluación ex-post:
• Al finalizar el proyecto suele hacerse una o
más evaluaciones ex-post para determinar en
qué medida logró sus objetivos y causó
impactos en la sociedad, así como las
lecciones de la experiencia del proyecto que
pudieran ser útiles para otros proyectos en el
futuro.
 GESTIÓN DEL PROYECTO
• Conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para
materializar el proyecto (consolidación de componentes) y
para realizar su objetivo específico (propósito).
• Podemos identificar un “Ciclo de Gestión” que va:
– Desde el término del diseño (Comienzo de la contratación)
– Hasta el cumplimiento de los compromisos contractuales y cierre del
proyecto
• En Préstamos BID puede asociarse el Ciclo de Gestión al
tiempo de desempeño de la Unidad Ejecutora (Coordinadora )
del Programa o Proyecto.
 LOS PRINCIPALES OBJETOS DE CONTROL

Cantidad Calidad Costo Cronología

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO
• Objetivos de la PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN:
– Marcar RUMBO
– Fijar INDICADORES de desempeño
– Analizar y asegurar VIABILIDAD
– Propiciar CAPACIDAD de ejecución
– CARTA DE NAVEGACIÓN: C4
– ORGANIZACIÓN
– PROGRAMACIÓN
 CONTROL DE LA EJECUCIÓN
• Objetivos del CONTROL:
– Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad
con el rumbo: C4
– Asegurar capacidad de ejecución.
• El control exige:
– Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo
programado
– Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar
capacidad de ejecución
– Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas
 TÉRMINO DE PROYECTO
• A su término todo proyecto requiere:
– Evaluación de cumplimiento de objetivos de ejecución
– Cierre de proyecto
– Empalme con fase de operación (proyecto “generador de
capacidad”)
• Acciones de Término de Proyecto
– Desmontar la UE y elementos temporales
– Finiquitar cuentas y cerrar compromisos
– Elaborar Informe de Terminación de Proyecto (ITP, PCR)
– Facilitar iniciación de operación y sostenibilidad
INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN
DEL PROYECTO
• Marco Lógico
• Redes de Actividades y Cronogramas
• Presupuestos y Estados Financieros
– Costos – Desembolsos
• Indicadores de Avance – C4
• Parámetros de Calidad y Especificaciones
Técnicas
• Informes: – Seguimiento y Monitoreo – ISDP
(PPMR) = Informe de Seguimiento sobre el
Desempeño del Proyecto – ITP (PCR) =
Informe de Terminación de Proyecto
• Documentación fundamental : – Contrato de
Préstamo e Informe de Proyecto – Contratos
de Ejecución, de Suministros y de Servicios –
Normas, procedimientos y operaciones
• Herramientas Informáticas: – TeamUp-PCM –
Administradores de Proyectos (MsProject)
 Control de Ejecución
• Objetivos del CONTROL
– Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad
con el rumbo
– Asegurar de capacidad de ejecución.
• El control exige:
– Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo
programado
– Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar
capacidad de ejecución
– Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas
 Indicadores de Gestión

• Un indicador de gestión es un valor medible que demuestra la

eficacia con la que una empresa está logrando objetivos
empresariales. Los indicadores de gestión también son
confundidos con los indicadores clave de rendimiento (KPI en
inglés). Las organizaciones usan indicadores de gestión en
varios niveles para evaluar su éxito al alcanzar objetivos.

• Los KPI de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento

general del negocio, mientras que los KPI de bajo nivel
pueden centrarse en procesos en departamentos como
ventas, marketing, recursos humanos, soporte y otros.
 La diferencia entre KPI e indicador
• Es posible escuches el término “indicador clave de
rendimiento” (KPI) e “indicador” o simplemente
“métrica”. A veces, se utilizan indistintamente. La
única diferencia real entre los dos es la palabra
“clave”. Las KPI son métricas esenciales que
realmente le importan. En tanto, una métrica es
cualquier número que realice un seguimiento.
• Los indicadores que se definan como KPI dependerán
de las prioridades de tu empresa.
 ¿Cómo hacer un indicador de gestión?

• Definir indicadores de gestión puede algo

complicado. “La palabra operativa en KPI es
‘clave’ porque cada indicador debe estar
relacionada con un resultado empresarial
específico con una medida de rendimiento”.
Por ello, los indicadores “deben definirse de
acuerdo con objetivos empresariales críticos o
fundamentales”.
• ¿Cuál es el resultado deseado?
• ¿Por qué importa este resultado?
• ¿Cómo vas a medir el progreso?
• ¿Cómo puedes influir en el resultado?
• ¿Quién es responsable del resultado
empresarial?
• ¿Cómo sabrás que has logrado tu resultado?
• ¿Con qué frecuencia revisarás el progreso
hacia el resultado?
 ¿Cómo identificar los indicadores de
gestión que necesito?
• Alineado con objetivos estratégicos.
• Identifica lo que hace que la organización tenga éxito o
errores.
• Controlable y responsable.
• Cualitativo y cuantitativo.
• Deben ser a largo y corto plazo.
• Considera las necesidades de tus stakeholders o todos con
quienes se involucre la empresa.
• Establecer objetivos de la empresa y KPI.
• Seleccione Indicadores y métricas de rendimiento.
• Establezca Destinos y Realice un seguimiento del rendimiento.
 Tipos de Indicadores de Gestión

• Indicadores de cumplimiento: el cumplimiento tiene que ver

con la conclusión de una tarea, vale decir indican el grado de
consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento
del programa de pedidos.
• Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el
rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso.
Los indicadores de evaluación están relacionados con las
razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras
fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
• Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver
con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con
el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados
con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de
tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, razón de
piezas / hora, rotación de inventarios.

• Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento
o propósito. Por tanto, están relacionados con las razones que indican
capacidad de hacer bien las tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de
satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

• Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con
administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las
tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión
están relacionados con las razones que permiten administrar realmente
un proceso.
 ¿Qué características de un buen indicador
de gestión?

• Los indicadores siempre deben estar conectados con los

objetivos corporativos.
• El indicador es decidido por la administración.
• Son los principales indicadores de rendimiento deseados por
la organización.
• Fácil de entender.
• Los factores clave de éxito (KSF) solo cambian si hay un
cambio fundamental en los objetivos empresariales.
• Los indicadores cambian a medida que se cumplen los
objetivos o cambia el enfoque de la administración.
 PROGRAMACIÓN ORIGINAL
• Es la fotografía de la programación optimizada
• Se establece para iniciar la ejecución
• Se mantiene como referencia para el
seguimiento y la evaluación de la ejecución
del proyecto
 CRONOLOGÍA
• Los indicadores de control temporal informan sobre
el avance de las actividades.
• Se aplican a cada actividad y al proyecto total.
• Un buen control focaliza el avance en la Ruta Crítica.
• Indicador principal:
• IAF= Indice de Avance Físico
• El control temporal implica el Control de la Cantidad
de Obra realizada
 INDICADOR DE AVANCE
FÍSICO
• IAF=Índice de Avance Físico
– IAF=Obra ejecutada/Obra total
– Expresa la porción relativa de obra realizada
– Control gráfico:
 CRONOLOGÍA (TIEMPO)
Control de Avance sobre la parte realizada del
proyecto:
• Índice de Avance de la Ruta Crítica
• Índice de Avance de las actividades que se han
debido realizar:
– Promedio simple de Índices de Avance
– Promedio ponderado de Índices de Avance
(ponderar por costo).
 CONTROL Y REPROGRAMACIÓN DE
TIEMPO

• Ante retraso, el objetivo de la gerencia es reponer el retraso

y/o evitarlo hacia delante.
• Estrategias para recuperación de tiempo:
– Intensificar recursos para recuperar el retraso
– Redefinir procesos para acelerar la actividad.
– Redefinir tecnología para realizar el proyecto en menor tiempo
– Reestructurar la interdependencia de las actividades
– La iniciación de actividades futuras
– Contratar la realización de ciertas actividades (subcontratar,
recontratar)
• El esfuerzo de reducción de tiempo debe concentrase en las
actividades de la Ruta Crítica
 Carta Gantt
• Es una herramienta de gestión que sirve
para planificar y programar tareas a lo largo de un
período determinado. Gracias a una fácil y cómoda
visualización de las acciones previstas, permite
realizar el seguimiento y control del progreso de
cada una de las etapas de un proyecto y, además,
reproduce gráficamente las tareas, su duración y
secuencia, además del calendario general del
proyecto.
• Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX,
el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales
ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo
concretas.
• Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el
cronograma. El inicio de una tarea que depende de la
conclusión de una acción previa se verá representado con un
enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo
desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a
cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de
controlar los costes y personal requeridos.
• El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema
de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se
ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

• En función del tipo de actividades que conformen el proyecto,

los valores ubicados en el eje horizontal deben definirse en
días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

• En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque

rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo
restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o
estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un
color distinto.
 Beneficios
• El diagrama de Gantt simplifica la visualización de tareas y
representa todas las etapas y actividades de un proyecto en
un único lugar.
• Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir
problemas de programación.
• Gracias a Gantt es más sencillo identificar los puntos críticos.
Sin duda, es una de sus grandes ventajas.
• El diagrama de Gantt puede actualizarse en cualquiera de sus
ejes, en todo momento.
• No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy
día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su
construcción e incluso se puede hacer con Excel.
 Ejemplo de aplicación de Gantt

• Diagrama de Gantt en proyectos de construcción. Es habitual pensar

en esta herramienta para la gestión de proyectos y, en este caso, puede
suponer un gran apoyo para la gestión de contratas y el seguimiento de
los trabajos. Se trata de un diagrama muy fácil de usar que puede
agrupar fácilmente todas las etapas de construcción en las columnas,
permitiendo editar las tareas y personalizarlas según las necesidades.

• Diagramas de Gantt en TI. En un entorno ágil por definición, quienes

saben qué es un diagrama de Gantt lo emplean para comparar las
actividades programadas y los recursos requeridos. La visualización de
proyectos así planteada crea un reflejo transparente incluso de las
estructuras más complejas con sus dependencias
• Diagrama de Gantt en educación. Docentes, programas e
hitos académicos pueden reflejarse en este gráfico, que,
además, facilita la compartición de información de manera
transparente, ya que puede reflejar estadísticas descriptivas
simples y datos demográficos departamentales.
• Diagramas de Gantt en marketing. En esta área se utiliza
para gestionar eventos, ya que el gráfico permite aplicar
diferentes escalas de tiempo para las distintas fases de un
evento de marketing. Su uso hace posible aumentar la
eficiencia en la gestión y permanecer actualizado. Además,
resulta la herramienta perfecta para facilitar la adaptación
en un entorno tan cambiante como éste, ya que facilita
incorporar cambios de última hora sin que ello suponga un
problema de cara al cronograma.
 ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE COSTOS

Principal indicador utilizado:

• Índice de Cumplimiento de Costos = ICC, se mide por
el presupuesto ejecutado en el momento del control,
como proporción del presupuesto inicial, (ICC =
Presupuesto ejecutado/Presupuesto inicial). El Índice
de Cumplimiento de Costos muestra el avance en la
evolución de los costos reales de la obra.
• Su límite es 1 , pues por encima de dicho valor hay
sobre-ejecución del presupuesto inicial.
 Pasos básicos para elaborar un
Diagrama de Gantt

• El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por

hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un
proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista
demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos
tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden
de consecución. Además, agruparemos las actividades por
partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.
• El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático
posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será
consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el
proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está
sucediendo en un momento concreto del proceso.
• Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra
versión más detallada para la persona que ejecuta el
proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible
una monitorización clara del progreso para descubrir con
facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y
para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo,
ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite
reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.

• Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de

uso y bajo coste se emplea con mucha frecuencia en
pequeñas y medianas empresas.
 Resumen diagrama de Gantt
• Lo cierto es que permite visualizar las actividades a
realizar, la interdependencia entre ellas y su
planificación en el tiempo del proyecto.
• Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y
planes de acción, procesos de mejora e, incluso,
resolución de problemas. En realidad, se puede
utilizar para planificar cualquier tipo de proceso
simple, y que esté definido temporalmente. En otras
ocasiones se emplea para fragmentar proyectos
complejos en diferentes partes
 Ejercicio
• Realizar un diagrama de Gantt con las
actividades antes de la pandemia para llegar a
su lugar de trabajo o estudio.