ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Por definición…
Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un servicio,
producto o resultado único, se considera temporal porque cada
proyecto tiene un inicio y un fin.

Cuentan con las siguientes características:

 limitaciones en tiempo, costo y recursos.
 Diferentes, por lo tanto son únicos.
 Cumplen con un ciclo de vida.
 Se presentan riesgos.
 Conformado por distintos interesados.
 Va de acuerdo
Crecimiento del
Cumple con los al presupuesto
equipo y su ÉXITO
requerimientos de costo y
satisfacción
tiempo
¿Qué es la administración de proyectos?

La administración de proyectos es la
aplicación de:
• Conocimiento

• Habilidades

• Herramientas

• Técnicas
La Administración de Proyectos considera:
• Dividir el proyecto en paquetes de trabajo que
permitan su mejor administración.

• Crear productos intermedios que pueden ser

evaluados.

• Definir puntos específicos de revisión durante el

desarrollo del proyecto.

• Analizar y establecer pruebas de aceptación.

• Asignar responsabilidades.

• Controlar los cambios y efectos que se tienen en

el tiempo, costo y calidad del producto, servicio
o resultado.
La Triple Restricción
Costo Alcance

Tiempo Calidad

Satisfacción
Riesgo
del cliente
Ciclo de vida de un proyecto

Está formado por una serie de fases,

generalmente secuenciales que definen
el trabajo que debe realizarse para lograr
el producto, servicio o resultado del
proyecto.

El número de fases y su nombre,

dependen de las necesidades y control
de la organización, de la naturaleza del
proyecto y del área de aplicación.
 Fases del Proyecto

La estructuración en fases permite la

división del proyecto en subconjuntos
lógicos para facilitar su dirección,
planificación y control.
El número de fases, la necesidad de
establecer fases y el grado de control
aplicado dependen del tamaño, la
complejidad y el impacto potencial del
proyecto.
 Ejemplo de proyecto de una fase

Ejemplo de proyecto de tres fases

Grupos de Procesos

Un proceso es un conjunto de
acciones y actividades, relacionadas
entre sí, que se realizan para crear un
producto, resultado o servicio MONITOREO
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Y CIERRE
predefinido. Cada proceso se CONTROL

caracteriza por sus entradas, por las

herramientas y técnicas que se
pueden aplicar y por las salidas que
se obtienen.
 Grupo de Procesos de Inicio

Está compuesto por aquellos procesos realizados para

definir

• Nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto

existente.

• Se define el alcance inicial y se comprometen los

recursos financieros iniciales.

• Se identifican los interesados internos y externos que

van a participar y ejercer alguna influencia.
Grupos de Procesos de Planificación

Está compuesto por aquellos procesos realizados para

establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para
alcanzar dichos objetivos.
Los procesos de Planificación desarrollan el plan para la
dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se
utilizarán para llevarlo a cabo.
Grupo de Procesos de Ejecución

Está compuesto por aquellos procesos realizados para:

• Completar el trabajo definido en el plan para la dirección del

proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

Este Grupo de Procesos implica:

• Coordinar personas y recursos.
• Gestionar las expectativas de los interesados.
• Integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan
para la dirección del proyecto.
 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Está compuesto por aquellos procesos requeridos

para:
• rastrear, analizar y dirigir el progreso y el
desempeño del proyecto.

El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control también

implica:
• Controlar los cambios y recomendar acciones
correctivas o preventivas para anticipar posibles
problemas.
• Monitorear las actividades del proyecto,
comparándolas con el plan para la dirección del
proyecto y con la línea base para la medición del
desempeño del proyecto.
• implementar únicamente cambios aprobados.
 Grupo de Procesos de
Cierre
Está compuesto por aquellos procesos
realizados para:

• Finalizar todas las actividades a través de

todos los Grupos de Procesos de la
Dirección de Proyectos.

• Verificar que los procesos definidos se han

completado dentro de todos los Grupos de
Procesos a fin de cerrar el proyecto o una
fase del mismo.

• Establecer formalmente que el proyecto o

fase del mismo ha finalizado.
 Áreas de Conocimiento

Un Área de Conocimiento representa un

conjunto completo de conceptos,
términos y actividades que conforma la
dirección de proyectos.
Estas diez Áreas de Conocimiento se
utilizan en la mayoría de los proyectos,
durante la mayor parte del tiempo.
 1- Administración de la Integración

 Incluye los procesos y actividades necesarias para identificar,

definir y coordinar las actividades de dirección del proyecto
dentro de los Grupos de Procesos.

 La Gestión de la Integración del Proyecto implica tomar

decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar
objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las
interdependencias entre las Áreas de Conocimiento de la
dirección de proyectos.
 2. Administración del Alcance

• Los procesos para administrar el alcance varían de

acuerdo a las áreas de aplicación y se definen
como parte del ciclo de vida del proyecto.

• Estos procesos se requieren para asegurar que se

incluye todo el trabajo necesario para desarrollar
el proyecto de manera exitosa. Define lo que
incluye y lo que no incluye el proyecto.
 3. Administración del Tiempo
La administración del tiempo incluye los procesos requeridos para administrar la
terminación a tiempo del proyecto, mediante la definición de un programa o
calendario.

4. Administración del Costo

La administración de los costos incluye los procesos involucrados en la estimación,
presupuestación y control de costos para que el proyecto se desarrolle dentro del
presupuesto aprobado.
 5. Administración de la Calidad

La administración de la calidad incluye los procesos y actividades para

determinar lo siguiente:

• Las políticas de calidad.

• Los objetivos de calidad.

• Las responsabilidades para el cumplimiento de calidad.

Para que el proyecto solucione las necesidades para las que fue creado.
 6. Administración de los Recursos Humanos
La administración de los recursos humanos se orienta a los procesos para organizar,
administrar, y dirigir al equipo del proyecto que se compone de las personas a las que se
les asignan roles y responsabilidades para desarrollar el proyecto.

Administrar y liderar el proyecto incluye, por ejemplo, ejercer influencia en el equipo del
proyecto, entre los factores que impactan el mismo, se pueden mencionar los siguientes:

• El ambiente del equipo.

• Las ubicaciones geográficas de los miembros en equipo.
• La comunicación entre los interesados.
• Las políticas internas y externas.
• Los factores culturales.
 7. Administración de las Comunicaciones

• En esta área se incluyen las actividades y procesos para

la apropiada y oportuna planeación, recolección,
creación, distribución, almacenamiento, recuperación,
administración, control, monitoreo y disposición de la
información del proyecto.

• La forma en que se genera la información en el

proyecto puede ser interna, por los interesados del
proyecto, o externa si proviene de los clientes.
 8. Administración del Riesgo

• Para administrar el riesgo se requiere una serie de procesos que consisten en la

planeación, identificación, análisis, planeación de la respuesta y el seguimiento y
control del proyecto, con el fin de incrementar la probabilidad y el impacto de los
eventos positivos, y decrementar la probabilidad y el impacto de los eventos negativos
del proyecto.

9. Administración de los Abastecimientos

• La administración del abastecimiento del proyecto incluye los procesos para comprar o
adquirir productos, servicios o resultados del exterior del proyecto. Una organización
puede ser tanto vendedora como compradora de los productos, servicios o resultados.
 10. Administración de los Interesados en el Proyecto

Incluye los procesos para identificar a las

personas, grupos u organizaciones que
pueden impactar o verse impactados por el
proyecto, para analizar sus expectativas y su
impacto, y para desarrollar las estrategias
administrativas apropiadas para comprometer
efectivamente a los interesados en las
decisiones y ejecución del proyecto.
 CONCLUSIÓN

• Con lo anterior, sólo se ha establecido que es lo que debe de hacerse en el

proyecto, por lo que el administrador del proyecto deberá asegurar que las
actividades se realicen con respecto al plan, mediante las actividades de
ejecución del proyecto.

• Durante la ejecución, podrán surgir cambios que deberán ser documentados y

evaluados por un comité que determine su pertinencia y acepte o rechace su
inclusión en el proyecto.

• Los procesos de ejecución, recolección de información del desempeño, y avance

y control integrado de cambios, continuarán hasta el término del proyecto o
hasta que se determine dar por finalizado, y es en estos momentos en los que
se cierra formalmente el proyecto.
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Administración de la Integración
La administración de la Integración incluye las
actividades y procesos para coordinar lo que se realiza
en los grupos de procesos de la administración de
proyectos.
 
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Cierre
Control

           
Realizar
Gestión de Desarrollar Dirigir y Monitorear Cerrar el
Acta del
la plan gestionar el y controlar control proyecto o
Proyecto integrado
integración proyecto trabajo el trabajo de cambios fase
 Acta del Proyecto

Documento que autoriza formalmente la existencia del proyecto.

Establece un compromiso entre la organización que desarrolla el
proyecto y la organización que lo requiere.

  Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

           

Gestión de Desarrollar Dirigir y Monitorear Realizar Cerrar el

Acta del control
la Proyecto plan gestionar el y controlar integrado proyecto o
integración proyecto trabajo el trabajo fase
de cambios
 Acta del Proyecto
Entradas Herramientas Salidas
Estatuto de definición del Juicio de Expertos. Acta del proyecto:
trabajo del proyecto.
• Propósito y objetivos
Caso de negocios. • Requerimientos.
Técnicas de facilitación: • Criterios y descripción
Acuerdos. • Resumen del programa y
Factores del ambiente del • Lluvia de ideas. presupuesto.
negocio. • Resolución de conflictos. • Interesados.
• Solución de problemas. • Nombre y autoridad del
Capital intelectual del • Administración de administrador y
negocio. reuniones. patrocinador (autoriza).
Estatuto de Definición del Trabajo

Es la descripción de los productos o servicios que

entregará el proyecto, y se basa en las necesidades del
negocio, el producto o los requerimientos de un servicio.

Las referencias para el estatuto de definición

del trabajo del proyecto son:

• Necesidades del Negocio: Puede ser la demanda del

mercado, el avance tecnológico, los requerimientos
legales, o reglamentos gubernamentales.

• Descripción del alcance del producto: Corresponde a

las características del producto.
Caso de Negocios

Contiene la información de la situación del negocio

que se utiliza para determinar si se fundamenta la
inversión en el proyecto. Normalmente contiene las
necesidades del negocio y de un análisis de
costo/beneficio que justifica al proyecto.
 Acuerdos
Se especifican las intenciones
iniciales para realizar el
proyecto y se representan en
diferentes documentos:
• Contratos
• Memorándums de
entendimiento
• Acuerdos de niveles de
servicio (SLA´s)
• Cartas de acuerdo
• Cartas de intención
• Acuerdos verbales
• Correo electrónico
• Acuerdos escritos
Factores del ambiente del
Negocio
Estos factores pueden
influenciar el desarrollo de la
carta constitutiva del proyecto e
incluye, entre otros:
• Estándares de la industria o
gobierno y reglamentos
• Cultura y estructura
organizacional
• Condiciones del mercado.
Capital intelectual del
negocio
Los documentos que forman
el capital intelectual del
negocio, incluyen, entre
otros:
• Estándares de la
organización, políticas y
definición de los procesos
estandarizados.
• Plantillas (El Project
Charter puede ser una
plantilla).
• Base de conocimientos
sobre información histórica
y lecciones aprendidas.
Plan Administrativo del Proyecto

Integra las líneas base para administrar las restricciones

del proyecto y un conjunto de planes subsidiarios en las
diferentes áreas de conocimiento.

Líneas base del proyecto

• Línea base del programa.
• Línea base del costo.
• Línea base del alcance.

Planes subsidiarios
• Plan administrativo del alcance.   Monitoreo y
• Plan administrativo de los requerimientos. Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

• Plan administrativo del programa.            

• Plan administrativo del costo. Gestión Monitore Realizar
Desarroll Dirigir y control Cerrar el
• Plan administrativo de la calidad. de la Acta del
integració Proyecto ar plan gestionar
ar y
controlar integrado proyecto
proyecto el trabajo de o fase
n el trabajo
cambios
 Plan Administrativo del Proyecto
Entradas Herramientas Salidas
Acta del Proyecto Juicio de Expertos Plan Administrativo:
Salidas de los procesos de • Ciclo de vida
planeación Técnicas de facilitación: • Resultados de la adaptación de
los procesos administrativos.
Factores del ambiente del • Lluvia de ideas • La forma en que se realizará el
negocio. • Resolución de conflictos trabajo.
• Administración de reuniones. • Plan de administración de
cambios y configuración.
Capital intelectual del negocio. • Medidas de desempeño.
• Técnicas de comunicación.
• Revisiones administrativas.
 Entradas
Acta del Proyecto Salidas de los procesos Factores del ambiente Capital intelectual del
de planeación del negocio negocio.

Define los límites del Resultados que se Estándares de la industria Guías estandarizadas,
proyecto. producen al generar los o gobierno. instrucciones de trabajo y
El contenido de la carta planes subsidiarios y que Sistemas de información. criterios de evaluación.
constitutiva del proyecto pueden actualizar el plan Estructura y cultura Procedimientos de
se utiliza como punto de del proyecto. organizacional. control de cambios.
inicio para la planeación Cualquier línea base o Infraestructura. Información de proyectos
a través de los grupos de planes subsidiarios que Administración del pasados similares.
procesos de planeación. sean salidas de otros personal. Lecciones aprendidas.
procedimientos de Plan administrativo de los
planeación son entradas interesados.
de este proceso.
 Desarrollo
Para realizar el plan administrativo del proyecto se
utiliza el juicio de los expertos para:

• Ajustar el proceso de acuerdo a las necesidades

del proyecto.
• Desarrollar los detalles técnicos y
administrativos que deben ser incluidos en el plan
de administración del proyecto.
• Determinar los recursos y el nivel de habilidades
que requieren para desarrollar el trabajo del
proyecto.
• Definir el nivel de configuración que debe
aplicarse al proyecto.
• Determinar los documentos que estarán sujetos
a los procesos formales de control de cambios.
 Resultados
• El ciclo de vida seleccionado para el proyecto
y los procesos definidos para cada fase.
 Los procesos administrativos seleccionados
por el equipo del proyecto.
 Las descripciones de las herramientas y
técnicas seleccionadas para desarrollar los
procesos.
 La forma en que los procesos seleccionados
serán usados para administrar el proyecto.
• La forma en que se realizará el trabajo para
lograr los objetivos del proyecto.
• El plan para la administración de cambios.
• El plan para la administración de la
configuración.
• La forma en que se mantendrá la integridad
de las medidas de desempeño de las líneas
base.
• Las necesidades y las técnicas para mantener
la comunicación entre los interesados.
Dirigir y Gestionar el Trabajo
Este proceso consiste en desarrollar el trabajo definido en el plan administrativo del
proyecto e implementar los cambios apropiados para lograr sus objetivos, incluye
entre otras actividades:

• Realizar las actividades para cumplir los objetivos del proyecto.

• Crear los entregables del proyecto.
• Asignar, entrenar y administrar a los miembros del equipo.
• Obtener, administrar y usar los recursos como materiales, herramientas, equipos
y facilidades.
• Implementar los métodos y estándares planeados.
• Establecer y administrar los canales de comunicación
  Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control
           

Gestión de Acta del Desarrollar Dirigir y Monitorear Realizar Cerrar el

control proyecto
la Proyecto plan gestionar el y controlar integrado o
integración proyecto trabajo el trabajo de cambios fase
 Dirigir y Gestionar el Trabajo
Entradas Herramientas Salidas
Plan Administrativo Juicio de Expertos
• Entregables
Requisiciones aprobadas del • Información del desempeño
cambio • Requisiciones de cambios
Sistemas de Información para la • Actualizaciones al plan del
Administración. proyecto
Factores del ambiente del • Actualizaciones a los
negocio documentos del proyecto
Juntas
• Intercambio de información
• Lluvia de ideas
Capital intelectual del negocio • Evaluacion de opciones
• Toma de desiciones
 Salidas
• Entregables Lo constituyen el producto, servicio o
resultado para los cuales fue creado el proyecto.
• Información del desempeño del trabajo
Información relacionada con el avance del proyecto,
como estatus de los entregables, avance en el
programa o costos incurridos.
• Requisiciones de cambios Las solicitudes pueden
ser directas o indirectas; externas o internas; y
opcionales o contractuales que generan acciones
correctivas, preventivas, reparación de defectos o
actualizaciones.
• Actualizaciones al plan del proyecto.
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
Tales como la documentación de los
requerimientos, los registros del proyecto, los
registros del riesgo y el registro de los interesados.
 Monitorear y Controlar el Trabajo

Se llevan a cabo para dar seguimiento, revisar y reportar el avance del proyecto de
acuerdo a los objetivos de desempeño definidos en el plan administrativo del proyecto;
incluyen, entre otras actividades:

• Comparar el desempeño.
• Evaluar el desempeño.
• Identificar nuevos riesgos y dar seguimiento a los riesgos existentes.
• Analizar los resultados y tendencias para mejorar los procesos.
• Dar seguimiento a los planes para determinar si las acciones tomadas resolvieron los
problemas de desempeño.
  Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

           

Gestión de Acta del Desarrollar Dirigir y Monitorear Realizar Cerrar el

la plan gestionar el control proyecto
y controlar integrado o
integración Proyecto proyecto trabajo el trabajo de cambios fase

Entradas
Plan Administrativo.
Información del desempeño del
trabajo.
Factores del ambiente del
negocio.
Capital intelectual del negocio.
Pronósticos del Programa.
Pronósticos de Costos.
Cambios Validos.
Monitorear y Controlar el Trabajo
Herramientas Salidas
Juicio de Expertos.
Técnicas analíticas para hacer
pronósticos de resultados
potenciales. • Requisiciones de cambios.
• Reportes de desempeño de
trabajo.
• Actualizaciones del plan
Sistemas de Información para la administrativo.
Administración.
Juntas.
 Salidas
• Requisiciones de cambios
 Los cambios pueden expandir, reducir o ajustar el
alcance del proyecto, del producto o de los
requerimientos de calidad y de las líneas base del
programa y del costo.
 Las solicitudes generar acciones correctivas,
preventivas o reparaciones de defectos.
• Reportes de Desempeño del Trabajo: Presentan la
información de desempeño del trabajo compilada
en los documentos del proyecto que se utilizará
para generar decisiones o acciones.
• Actualizaciones al plan administrativo del proyecto:
Pueden ser a diferentes planes: Requerimientos,
Programa, Costo, Calidad, Alcance, entre otros.
• Actualizaciones a los documentos del proyecto: Por
ejemplo, pronósticos de programa y de costo,
reportes de desempeño del trabajo y registros de
eventos, entre otros.
 Realizar Control Integrado de Cambios

Estos procesos se realizan para revisar las requisiciones de

cambio, aprobar cambios y administrar los cambios en:
• Los entregables.
• El capital intelectual de la organización
• Los documentos del proyecto.
• El plan administrativo del proyecto.
 
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre

           

Gestión de la Acta del Desarrollar Dirigir y Monitorear y Realizar

control Cerrar el
integración Proyecto plan gestionar el controlar el integrado de proyecto o
proyecto trabajo trabajo fase
cambios
 Realizar Control Integrado de Cambios
Entradas
Plan Administrativo.
Reportes de desempeño del
trabajo.
Factores del ambiente del
negocio.
Capital intelectual del negocio.
Requisiciones de cambio.
Herramientas Salidas
Juicio de Expertos.
Juntas de control de cambios. • Actualizaciones al plan del
proyecto.
• Actualizaciones a los
documentos.
• Requisiciones aprobadas.
• Registro de los cambios.
 Resultados
• Actualizaciones al plan del proyecto: Pueden ser
a cualquiera de los planes subsidiarios del Plan
administrativo del proyecto.
• Actualizaciones a los documentos del proyecto:
Por ejemplo: El registro de cambios o cualquier
documento que esté relacionado con el proceso
formal de cambios.
• Requisiciones aprobadas de cambio: El
administrador del proyecto, el comité de control
de cambios o algún miembro del equipo asignado
procesa las requisiciones de cambio de acuerdo
al sistema de control de cambios. Las
requisiciones aprobadas serán implementadas a
través del proceso para dirigir y administrar el
trabajo del proyecto. Las requisiciones de cambio
aprobadas o rechazadas se actualizan en registro
de cambios
• Registro de cambios: Este documento registra
los cambios que ocurren en el proyecto.
Cerrar el Proyecto o Fase
Se lleva a cabo para finalizar todas las actividades del proyecto y
completar formalmente el proyecto o la fase.
El cierre administrativo incluye:
• Acciones y actividades para satisfacer los criterios para la terminación o
salida del proyecto o fase.
• Acciones y actividades para transferir los productos, servicios o
resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción/operación.
• Actividades para recolectar los registros de la fase o proyecto, auditar el
éxito o la falla del proyecto, generar las lecciones aprendidas y archivar la
información del proyecto para su uso futuro en la organización.

 
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre

           

Desarrollar Dirigir y Monitorear y Realizar Cerrar el

Gestión de la Acta del plan gestionar el control
controlar el integrado proyecto o
integración Proyecto de
proyecto trabajo trabajo fase
cambios
 Realizar Control Integrado de Cambios
Entradas Herramientas Salidas
Actualización de los procesos
organizacionales que incluyen
Plan Administrativo. entre otros:
• Archivos de proyecto.
• Documentos de cierre del
Juicio de Expertos. proyecto o fase.
• Información histórica
Entregables aceptados. Transición del producto, servicio
o resultado final.
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