MAESTRIA EN INGENIERIA

MENCION EN DIRECCION Y GESTION DE PROYECTOS

DISEÑO
ORGANIZACIONAL
DE
PROYECTOS
Mg. SOFIA CRISTINA TERRONES ABANTO
UNIDAD I – SESIÓN 3

GESTION DEL
ALCANCE
 Gestión del conocimiento

Las áreas del conocimiento son las

siguientes:

• Gestión de la integración
• Gestión del alcance
• Gestión del cronograma
• Gestión de costes
• Gestión de calidad
• Gestión de recursos
• Gestión de comunicaciones
• Gestión de riegos
• Gestión de adquisiciones
• Gestión de los interesados
 ¿Qué es el Alcance del Proyecto?

El Alcance delimita claramente el proyecto, indica hasta donde se logrará el avance

del trabajo, durante el periodo del proyecto puntualiza las partes especificas sobre las
que trabajarás, ya sean áreas, departamentos, artículos, leyes, normas, sistemas,
etc.
 Gestión del Alcance del Proyecto

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos

necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido para completarlo con éxito.

El objetivo principal de la Gestión del Alcance del

Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se
incluye en el proyecto.
Gestión del Alcance del Proyecto
 Gestión del alcance del Proyecto

La Gestión de Alcance del proyecto esta formada por 6 procesos los cuales son:

• Planificar la Gestión del alcance del proyecto.

• Recopilar requisitos
• Definir el alcance
• Crear las EDT
• Validar el alcance
• Controlar el alcance
 1. Planificar la Gestión del Alcance del Proyecto

Planificar la Gestión del alcance es el proceso de crear un plan para la Gestion del
Alcance. Este plan es básico en Project Management. Consiste en documentar cómo
serán definidos, validados y controlados el alcance del proyecto y del producto.
De esta forma, servirá como una guía sobre cómo se va a gestionar el alcance a lo
largo de todo el proyecto. Esto es aplicable a cualquier proyecto, ya sea de ingeniería o
de desarrollo de software, por ejemplo.
 Proceso de Planificar la Gestión del Alcance: Entradas,
Herramientas y Técnicas, y Salidas
El plan de gestión del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe como será
definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado el alcance. El desarrollo del plan de gestión del alcance y de los detalles
del alcance del proyecto comienzan con el análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto, en los ultimos
planes subsidiarios aprobados del plan para la dirección del proyecto, en la información histórica contenida en los activos de los
procesos de la organización, y en cualquier otro factor ambiental relevante de la empresa
1. Planificar la Gestión del Alcance: Salidas

Plan de Gestión del Alcance del Proyecto

El plan de gestión del alcance del proyecto es un componente del plan para la direccion del proyecto que
describe como será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado el alcance. Los componentes de
un plan de gestión del alcance del proyecto incluyen:

Uu El proceso para elaborar un enunciado del alcance del proyecto;

Uu El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del alcance del
proyecto;
Uu El proceso que establece como se aprobara y conservara la línea base del alcance; y
Uu El proceso que especifica como se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto que se
hayan completado.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestión del alcance del proyecto puede ser formal o
informal, muy detallado o formulado de manera general.
1. Planificar la Gestión del Alcance: Salidas

Plan de Gestión de los Requisitos

El plan de gestión de los requisitos es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe como
se analizaran, documentaran y gestionaran los requisitos del proyecto y del producto. Los componentes del plan de
gestión de los requisitos incluyen, entre otros:
Uu Como serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los requisitos y que se
informara sobre estas;

Uu Las actividades de gestión de la configuración, tales como: como se iniciaran los cambios, como se analizara
el impacto, como será el monitoreo, seguimiento y reporte, asi como los niveles de autorizacion requeridos para
aprobar dichos cambios;

Uu El proceso para priorizar los requisitos;

Uu Las métricas que se utilizaran y el fundamento de su uso; y
Uu La estructura de trazabilidad que refleja los atributos de requisitos capturados en la matriz de trazabilidad.
 2. Recopilar requisitos del Proyecto

La documentación de requisitos incluye las razones para emprender el

proyecto, los objetivos de la organización, requisitos de calidad y de
aceptación, limites de fechas y de presupuesto, criterios de calidad, las
necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del
patrocinador, del cliente y de otros interesados.
Los requisitos deben ser medibles, completos, coherentes y deben
estar formalmente documentados para los interesados clave del
proyecto.

Los Requisitos del Proyecto: son lo que los stakeholders quieren del Proyecto, lo que
pretenden conseguir con la ejecución del Proyecto.

No atender a los stakeholders del Proyecto es una garantía de fracaso para el

Proyecto, por lo tanto, la atención y supervisión de los interesados es una labor básica de
un Director de Proyecto.
Documentación de Requisitos del Proyecto:
La documentación de requisitos describe como los requisitos individuales cumplen con las necesidades de negocio del
proyecto. Los requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndose gradualmente en requisitos mas detallados,
conforme se va conociendo mas información acerca de ellos. Antes de ser incorporados a la línea base, los requisitos
deben ser inequívocos (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados
clave.

El formato del documento de requisitos puede variar desde un documento sencillo en el que se enumeran todos los
requisitos clasificados por interesado y por prioridad, hasta formas mas elaboradas que contienen un resumen ejecutivo,
descripciones detalladas y anexos.

Estas categorías incluyen:

Uu Requisitos del negocio. Estos describen las necesidades de alto nivel de la

organización en su conjunto, tales como los problemas u oportunidades de negocio y
las razones por las que se ha emprendido un proyecto.

Uu Requisitos de los interesados. Estos describen las necesidades de un interesado

o de un grupo de interesados.
Documentación de Requisitos del Proyecto:

Uu Requisitos de las soluciones. Estos describen las prestaciones, funciones y características del producto,
servicio o resultado que cumplirán los requisitos de negocio y de los interesados. Los requisitos de las soluciones
se agrupan asimismo en requisitos funcionales y no funcionales:

Nn Requisitos funcionales. Los requisitos funcionales describen los comportamientos del producto. Entre
los ejemplos se incluyen acciones, procesos, datos e interacciones que el producto debería ejecutar.
Nn Requisitos no funcionales. Los requisitos no funcionales complementan a los funcionales y describen
las condiciones ambientales o las cualidades necesarias para que el producto sea eficaz. Entre los
ejemplos se pueden citar: confiabilidad, seguridad, desempeño, nivel de servicio, capacidad de soporte,
retención/depuración, etc.

Uu Requisitos de transición y preparación. Estos describen capacidades temporales, tales como la

conversión de datos y los requisitos de capacitación, necesarias para pasar del estado actual “como es” al estado
futuro deseado.

Uu Requisitos del proyecto. Estos describen las acciones, los procesos u otras condiciones que el proyecto
debe cumplir. Entre los ejemplos se incluyen las fechas de los hitos, las obligaciones contractuales, las
restricciones, etc.

Uu Requisitos de calidad. Estos recolectan las condiciones o criterios necesarios para validar la finalización
exitosa de un entregable del proyecto o el cumplimiento de otros requisitos del proyecto. Entre los ejemplos se
incluyen las pruebas, las certificaciones, las validaciones, etc.
Matriz de Trazabilidad de Requisitos del Proyecto:

La matriz de trazabilidad de requisitos es una cuadricula que vincula los requisitos del producto desde
su origen hasta los entregables que los satisfacen. La implementación de una matriz de trazabilidad
de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor del negocio, al vincularlo con los
objetivos del negocio y del proyecto.

Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los
requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Por ultimo, proporciona una estructura para
gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto.

Los requisitos de trazabilidad incluyen, entre otros:

uuNecesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio;
uuObjetivos del proyecto;
uuAlcance del proyecto y entregables de la EDT/WBS;
uuDiseno del producto;
uuDesarrollo del producto;
uuEstrategia y escenarios de prueba; y
uuRequisitos de alto nivel con respecto a los requisitos mas detallados.
Matriz de Trazabilidad de Requisitos del Proyecto:
En la matriz de trazabilidad de requisitos se pueden registrar los atributos asociados con cada requisito. Estos
atributos ayudan a definir la información clave acerca de cada requisito. Los atributos típicos utilizados en la
matriz de trazabilidad de requisitos pueden incluir: un identificador único, una descripción textual del requisito, el
fundamento de su incorporación, el responsable, la fuente, la prioridad, la versión, el estado actual (tal como
vigente, cancelado, aplazado, agregado, aprobado, asignado, completado) y la fecha del estado registrado.
Además, para cerciorarse de que el requisito ha satisfecho a los interesados, pueden incluirse otros atributos,
tales como: estabilidad, complejidad y criterios de aceptación.
 3. Definir el Alcance

Definir el alcance de un proyecto consiste en desarrollar una descripción detallada del

proyecto y del producto.

Esto implica definir los límites del producto, servicio o resultado y los criterios de aceptación
por parte del cliente. También deben documentarse en este proceso de gestión del
alcance en proyectos los entregables del proyecto, así como los riesgos iniciales
identificados o la estimación del coste total. Esto se representa en el llamado enunciado del
alcance del proyecto.

Descripción detallada del proyecto y del producto a partir de los entregables, supuestos y
restricciones:
▪ Se realiza progresivamente según se va recopilando información sobre el proyecto.
▪ Es necesario analizar todos los riesgos, los supuestos y las restricciones.
▪ Es muy importante verificar que estén completos.
 3. Definir el Alcance

Proceso de Definir el Alcance: Entradas, Herramientas y

Técnicas, y Salidas
3. Definir el Alcance: Salidas

El enunciado del alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los entregables principales, de los
supuestos y de las restricciones del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance en
su totalidad, incluyendo el alcance del proyecto y del producto.

En el se describen en detalle los entregables del proyecto. También proporciona un entendimiento común del
alcance del proyecto entre los interesados en el mismo. Puede contener exclusiones explicitas del alcance,
que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados. Permite al equipo del proyecto realizar
una planificación mas detallada, sirve como guía del trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución y
proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro
o fuera de los limites del proyecto.

El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del proyecto
define el trabajo a realizar y el que queda excluido, pueden ayudar a
determinar el grado de control que el equipo de dirección del proyecto podrá
ejercer sobre el alcance global del mismo. El enunciado detallado del
alcance del proyecto, ya sea directamente o por referencia a otros
documentos, incluye los siguientes:
3. Definir el Alcance: Salidas

Uu Descripción del alcance del producto. Esta descripción elabora gradualmente las características del
producto, servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de
requisitos.
Uu Entregables. Cualquier producto, resultado o capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que
se debe producir para completar un proceso, una fase o un proyecto. Los entregables también incluyen
resultados complementarios, tales como los informes y la documentación de dirección del proyecto. Estos
entregables se pueden describir de manera resumida o muy detallada.
Uu Criterios de aceptación. Conjunto de condiciones que debe cumplirse antes de que se acepten los
entregables.
Uu Exclusiones del proyecto. Identifica lo que esta excluido del proyecto. Establecer explícitamente lo que
esta fuera del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los interesados y puede reducir la
corrupción o deslizamiento del alcance.

Aunque en ocasiones se percibe que el acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance del
proyecto son redundantes en cierta medida, difieren en el nivel de detalle que contiene cada uno. El acta de
constitución del proyecto contiene información de alto nivel, mientras que el enunciado del alcance del
proyecto contiene una descripción detallada de los componentes del alcance. Estos componentes se
elaboran progresivamente a lo largo del proyecto.
3. Definir el Alcance
 4. Crear las EDT

Una vez definido el alcance, el siguiente paso consistirá en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del mismo en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
Esto se lleva a cabo mediante la EDT.

La Estructura de desglose de trabajo (EDT) o Work BReakDown Structure (WBS) es una

descomposición jerárquica del trabajo y los entregables del proyecto en componentes mas
pequeños y fáciles de gestionar.
El nivel mas bajo de las EDT son los Paquetes de trabajo o Work Pachages (WP).

Es diferente EDT (resultado del proceso),

que “descomposición” (que es la
herramienta para hacerlo).
 Plan de Gestión del Alcance del Proyecto

¿Cómo se desarrollará el enunciado del Alcance del Proyecto?

• El enunciado del alcance describe con detalle los entregables del proyecto y el trabajo
necesario para hacerlo.
• Debe permitir un entendimiento entre el equipo del proyecto y los interesados.
• Proporciona la línea base para evaluar las solicitudes de cambio o de trabajo adicional si
se encuentran dentro de los limites del proyecto.
• Especificación detallada de como se controlan y serán administrados los cambios
relacionados con el alcance.
• Especificación de como se llevara a cabo la
aceptación formal de los entregables por parte de
los interesados.
• Establecimiento del sistema de control de
cambios y gestión de las configuraciones para el
mantenimiento y aprobación formal del EDT.
4. Crear las EDT

¿Qué son las EDT?

Se subdivide hasta paquetes de trabajo, en los que el coste y el cronograma pueden

estimarse de forma fiable.

El diccionario de la EDT la respalda incluyendo para cada componente información

adicional (id de código de cuenta, enunciado del trabajo, organización responsable,
hitos, etc).

En la terminología del PMI no se suele emplear La

palabra “tarea”, se emplea en su lugar “actividad”
Proceso de Crear las EDT: Entradas, Herramientas y
Técnicas, y Salidas
4. Crear las EDT: Salidas
Línea Base del Alcance
La línea base del alcance es la versión aprobada de un enunciado del alcance, EDT/WBS y su diccionario de la EDT/WBS
asociado, que solo se puede modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base
de comparación. Es un componente del plan para la dirección del proyecto. Los componentes de la línea base del alcance
incluyen:

Uu Enunciado del Alcance del Proyecto. El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, los
entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

Uu EDT/WBS. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del
proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Cada nivel descendente de la
EDT/WBS representa una definición cada vez mas detallada del trabajo del proyecto.

Uu Paquete de trabajo. El nivel mas bajo de la EDT/WBS es un paquete de trabajo con un identificador único.
Estos identificadores proporcionan una estructura para la suma jerárquica de los costos, cronograma, e información de
recursos y forman un código de cuentas. Cada paquete de trabajo forma parte de una cuenta de control. Una cuenta de control
es un punto de control de gestión en que se integran el alcance, el presupuesto y el cronograma, y se comparan con el valor
ganado para la medición del desempeño. Una cuenta de control tiene dos o mas paquetes de trabajo, aunque cada paquete de
trabajo este asociado con una cuenta de control única.

Uu Paquete de planificación. Una cuenta de control puede incluir uno o mas paquetes de planificación. Un paquete de
planificación es un componente de la estructura de desglose del trabajo por debajo de la cuenta de control y por encima del
paquete de trabajo, con un contenido de trabajo conocido pero sin actividades detalladas en el cronograma.
Crear las EDT

La línea base del alcance:

Está conformada por el enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose de
trabajo (EDT), y el Diccionario de la EDT.
 Entregable final

Entregables parciales,
Fases o Productos

Actividades, Tareas o
Paquetes de Trabajo
 Las EDT

La EDT del Proyecto nos permite conocer mejor el Proyecto y mejorar el plan de dirección de Proyecto. Es
útil para que la ejecución del Proyecto sea mas fácil y con menos riesgos.

Contenido de la EDT del Proyecto

La EDT del Proyecto desglosa el Proyecto en piezas más pequeñas y que son más manejables en el
Proyecto.
Muestra una jerarquía completa del Proyecto haciendo más fácil ver como se relaciona un entregable del
Proyecto con otro.

Importancia de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto es imprescindible en Project Management. Sin
ella el Proyecto tardará más, los riesgos serán mayores y el Proyecto tendrá más probabilidad de ser
impactado negativamente.

El Diccionario de la EDT del Proyecto: es una parte del sistema de autorización del trabajo creada para
informar a los miembros del equipo de Proyecto de una serie de aspectos importantes, como: el detalle del
significado de las tareas + se utiliza para controlar el trabajo + conocer el esfuerzo necesario para realizar
cada trabajo.
El Proyecto es un todo interrelacionado con las iteraciones del Proyecto se va ajustando el diccionario de
la EDT así como otro grupos de procesos del Proyecto.
 Crear las EDT

En el primer nivel las fases del ciclo de vida y en el segundo nivel los entregables.
Incluyendo subproductos que pueden ser ejecutados directamente por los
proveedores.
 Paquete de Trabajo vs. Actividad

Paquete de trabajo: es el producto o entregable del proyecto que es el resultado de

un esfuerzo realizado (actividad).

Actividad: es el esfuerzo requerido para generar un producto o entregable del

proyecto.

La EDT indica quien es el responsable de cada tarea

dentro del Proyecto.
 5. Validar el alcance del Proyecto
Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables
del proyecto que se han completado.
Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para
asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación
formal.
La verificación del alcance difiere del control de calidad en que:
• Verificación del alcance corresponde principalmente a la aceptación de los entregables,
• Control de calidad refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su
cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los entregables.
5. Validar el alcance del Proyecto
 6. Controlar el alcance del Proyecto

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del
proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.

El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las
acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios.

El control del alcance del proyecto también se utiliza para gestionar los cambios reales
cuando suceden y se integra a los otros procesos de control.
6. Controlar el alcance del Proyecto
 Controlar el alcance del Proyecto
Las reuniones de Proyecto: debemos establecer reuniones planificadas con el equipo de Proyecto,
cliente o patrocinador del Proyecto, para la aceptación formal de los entregables durante el proceso de
monitoreo y control del Proyecto.

Los entregables del Proyecto: en el monitoreo y control del Proyecto debemos asegurarnos que el
trabajo del Proyecto debe estar finalizado y revisado antes de reunirnos con el cliente del Proyecto.

Los requisitos del Proyecto: debemos asegurarnos de que la matriz de requisitos del Proyecto tiene
trazabilidad y de que los requisitos están siendo cumplidos en el transcurso del Proyecto.

La ejecución de los entregables: el Gerente del Proyecto establecerá las estrategias de control
adecuadas para asegurar la correcta ejecución de los entregables del Proyecto.

Cambios en el Alcance del Proyecto: Cuando un Proyecto sufre modificaciones (a veces importantes),
es necesario establecer procedimientos que controlen y comparen el alcance de Proyecto solicitado por el
cliente y el que se está realizando realmente.

El objetivo es hacer justo lo que hay que hacer y no hacer ningún trabajo innecesario que no haya sido
solicitado por el cliente del Proyecto.
 TAREA SESION 3

• Analice todos los procesos de la Gestión del alcance. Incluir en el Informe la

descripción de la situación real del caso.

• El producto académico es un Informe investigativo – descriptivo, el cual debe contener

como mínimo 5 páginas sin contar la caratula y estar redactado bajo la norma APA.

• El Producto académico debe incluir caratula, cuerpo del informe y referencias

bibliográficas.
GRACIAS