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Procesos de Dirección

de Proyectos

Abdel Victor Ramírez Martínez


Capitulo del Consejo de Gerencia de Tecnología IEEE - UNI
Lima, Peru
Jan 2008
Bienvenidos!
Procesos y Grupos de Procesos
• El PMBOK divide la gestión
de proyectos:
- 5 Grupos de Procesos.
- 9 Areas del Conocimiento.
- 44 Procesos.

• Grupos de Procesos: Inicio,


Planificación, Ejecución,
Seguimiento y Control,
Cierre.

• La gestión de proyectos puede ser visto como un número


de procesos relacionados entre sí.
Procesos y Grupos de Procesos
• El PMBOK presenta a los grupos de procesos de un
proyecto y sus procesos involucrados como de procesos
con entradas y salidas.
• Cada grupo de procesos es compuesto a su vez por
procesos.
• La salida de un proceso puede ser la entrada de otro.
Proceso

Entradas Salidas

Herramientas y Tecnicas
Procesos y Grupos de Procesos

Entre los Grupos de Procesos y sus procesos, las salidas de los


procesos se relacionan y tienen un impacto sobre los otros
Grupos de Procesos.
Procesos del Inicio de un Proyecto
• Iniciar un proyecto incluye reconocer la existencia de una
necesidad, requerimiento, problema, para empezarlo.
• El principal objetivo es seleccionar el proyecto e iniciarlo.

• Las actividades:
• Asignar al Gerente de Proyecto.
• Identificar al grupo de interes.
• Descripción resumida del alcance.
• Reunión de Inicio (Kick Off).
• Completar el “project charter” y conseguir su
aprobación.
• Firma del Acta de Inicio (Patrocinador, Interesados,
Ejecutivo del Proyecto).
Procesos del Inicio de un Proyecto

“Es importante identificar las razones del


proyecto, el grupo relevante y los objetivos”

• Los objetivos del proyecto describen lo que estamos


tratando de lograr, hacer, o producir.
• Los objetivos deben seguir la regla SMART:
• Specific (especifico: claro, consiso, entendible)
• Measurable (medible)
• Accurrate (Preciso)
• Realistic (Realistico)
• Time bound (En tiempos definidos)
Procesos del Inicio de un Proyecto
Datos a considerar
Enunciado del Trabajo del Proyecto
El enunciado del trabajo (SOW) es una descripción narrativa de los productos o
servicios que deben ser suministrados por el proyecto. Indica: Una necesidad
de Negocio, una descripcion del Alcance del Producto, un Plan Estrategico.
Acta de Constitución del Proyecto
- Gerente del Proyecto Identificado y Asignado. Se detallan las Restricciones
(presupuestales, tiempos, etc). Asi como también los Supuestos. Las
herramientas o técnicas empleadas en el proceso para crear este entregable es
el llamado “juicio de expertos” y el “método de selección de proyectos”.
Enunciado del Alcance del Proyecto (preliminar)
Este “Scope Statement” es la base para el acuerdo entre el equipo del proyecto y el
cliente, identificando los objetivos del proyecto y principales entregrables.
Muchos de los elementos del Scope Statement se encuentran en las Solicitudes
de Ofertas (identifica principales entregables) y el Project Charter (Objetivos).
Las herramientas o tecnicas empleadas para obtener este entregable son “Analisis del
Producto”, “Analisis del Costo/Beneficio”, “Indentificación de alternativas”,
“Juicio de Expertos”.
Procesos de Planificación
• Todo proyecto debe contar con un Plan de Gestion del
Proyecto. El tiempo de ejecución de este proceso debe
tomar de 3 a 4 semanas como máximo contadas a partir de
la reunión de kick-off del proyecto.
• Este proceso integra todos los procesos de Planificación
del Proyecto.
• El Plan del Proyecto contiene los siguientes
componentes:
- WBS. - Plan de Seguim. al Prov.
- Lista de Necesidades. - Plan de Gestión de RRHH
- Cronograma del Proyecto. - Hoja de Costos.
- Matriz de Riesgos. - Cronogr. de Desembolsos
- RAM del proyecto.
- Matriz de Comunicaciones.
Procesos de Definición del Alcance
Objetivos
El objetivo de este proceso es establecer un mecanismo
de subdivisión de un proyecto en entregables, tal que:
• Permita realizar la estimación del costo, tiempo y
recursos.
• Facilitar una clara asignación de responsabilidades
al interior del equipo del proyecto por cada
entregable (Matrix de Asignación de
Responsabilidades – RAM)
Alcance
Definir el WBS para el proyecto.
Politicas
Todo proyecto debe contar con un WBS.
Procesos del Inicio de un Proyecto
Planificación de la Gestión del Tiempo
OBJETIVO
Realizar la planificación adecuada y detallada de las actividades que se
ejecutarán durante el desarrollo del proyecto, estableciendo sus
relaciones, lo que permite definir y controlar la duración del mismo.
ALCANCE
Se inicia con la Definición de Actividades del proyecto y concluye con la
Elaboración del Cronograma.
POLITICAS
- El cronograma del proyecto desarrollado durante este grupo de
procesos, formar parte del Plan de Gestión del proyecto.
- El cronograma aprobado durante la planificación y sus variaciones
se guardará como una linea base para medir las variaciones en el
cronograma que se realicen en el futuro.
- Todo cronograma debe incluir como hito los compromisos de otras
áreas a fin de hacerles seguimiento.
Planificación de la Gestión del Tiempo
Planificación de la Gestión del Tiempo
Estimación de Costos y Presupuesto
OBJETIVO
Realizar la estimación de todos los costos involucrados, en la
ejecución del proyecto y la construcción del producto así como
la elaboración del presupuesto correspondiente.
ALCANCE
- Estimación de Costos y su correspondiente presupuesto dentro de
los limites del proyecto.
Procesos de la Planificación de Riesgos
OBJETIVO
Planificar y definir el tratamiento de los riesgos del proyecto.
POLITICAS
- Luego de identificado un riesgo, este se ingresa a la matriz de
riesgos, luego el G.P evalúa e informa que acciones tomar, el
líder del proyecto aprueba las acciones a tomar, el G.P. ejecuta
las acciones acordadas y luego se actualiza la matriz de riesgos.
Procesos de la Planificación de Riesgos
Procesos de Ejecución
OBJETIVO
Implementación de cada uno de los planes.
PROCESO
- Ejecución de los procesos necesarios para la elaboración de los
entregables.
- Aplicación de los conceptos del Plan de Calidad para el proyecto y
para el producto.
- Solicitudes de Cambio.
- Cambios, Acciones Correctivas y Preventivas implementadas.
- Análisis de riesgos.
- Desarrollo del equipo de trabajo.
- Informes de Rendimiento del proyecto.
Procesos de Ejecución
Procesos de Ejecución
Procesos de Ejecución
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
OBJETIVO:
Informar sobre la situación del avance de todas las variables del
proyecto.
- Recolectar información.
- Establecer medidas de avance (metricas)
- Difundir información de avance.
Monitorear y Controlar que el Proyecto se lleve a cabo de acuerdo
a lo planeado.
- Todas las variables del proyecto: Alcance, Tiempo, Costos, Calidad,
Riesgos, Cambios, Problemas.
Establecer medidas correctivas en forma oportuna.
- Ajustes de cronogramas.
- Control de cambios.
Procesos de Seguimiento y Control
PROCESO
REVISAR:
1. Si el proyecto se lleva a cabo con proveedores:
Seguimiento de Avance del Proveedor, Aceptación de
Entregables del Proveedor.
2. Revisar la situación de los entregables: Cumplimiento,
Calidad y Aceptación. 100% Aceptado y Aprobado.
3. Revisar Cumplimiento de Cronogramas:
Actualizar/Verificar % de avance de actividades.
4. Revisar Situación de Costos: Costo Ejecutado vs Costo
Presupuestado.
5. Revisar Riesgos: Revisar características de Riesgos
Abiertos, Identificar nuevos riesgos, Proponer cursos de
acción para afrontar riesgos.
Procesos de Seguimiento y Control
6. Revisar Situación de Problemas: Revisar y Actualizar
Situación de problemas Abiertos.
7. Proponer Medidas Correctivas: Medidas para corregir
desviación de Alcance, Medidas para corregir desviación de
Costos.
8. Si hay impactos en Tiempos, Costos o Alcance: Gestión
de Control de Cambios.
9. Elaborar Informe: Toda la información recolectada,
Formato de Informe de Avance Semanal, Formato de
Informe Mensual del Proyecto, Medidas para corregir
desviaciones.
10. Comunicar Informe de Avance del Proyecto: Enviar
Informe, Reunión de Control de Avance.
Procesos de Seguimiento y Control
Procesos de Seguimiento y Control
Procesos de Seguimiento y Control
Procesos de Seguimiento y Control
Procesos de Cierre
OBJETIVO:
El objetivo es establecer y asegurar el cierre formal de los
proyectos.
EXISTEN DOS TIPOS DE CIERRES:
CONTRATOS CON PROVEEDORES:
- Aceptación de los entregables terminados.
- Cierre de los contratos respectivos, terminados bien o mal.
CIERRE ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO:
- Entrega del producto final del proyecto.
- Elaboración de lecciones aprendidas.
- Archivo de la documentación.
CONSIDERACIONES:
- Se cierra con actas de conformidad.
- Si hay proveedores se cierra primero los contratos.
Procesos de Cierre
¡Gracias!

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