Elementos a considerar para la definición de las estrategias

La definición de las estrategias del proyecto debe tomar en consideración lo

siguiente:

 Los lineamientos estratégicos (planificación estratégica).

 La cultura organizacional.
 El impacto que genera el cambio previsto del proyecto sobre la organización
(cantidad de personas, tecnologías, procesos o servicios impactados).
 Los conocimientos que se tengan sobre el tópico que aborda el proyecto.
 Los recursos disponibles.
 El uso que se le dará al resultado, producto o servicio del proyecto.
 El detalle de la magnitud, alcance y complejidad del cambio.
 Los recursos requeridos para el cambio.
 Las herramientas, técnicas y tecnologías necesarias que utilizará el equipo de
Gestión del Cambio.
Estas estrategias clarifican qué se necesita hacer, por qué debe hacerse, quién y cuándo lo
hará, así como cuáles resultados se obtendrán

Estrategias de ejecución

Como parte del desarrollo de las estrategias del proyecto también se debe
determinar si la ejecución del cambio se realizará de forma incremental/progresiva,
big bang o por fases/por etapas.

La ejecución es progresiva cuando la implementación de los elementos incluidos

dentro del alcance del proyecto es por ejemplo: por procesos, servicios, módulos
de un sistema, etc.

A continuación se describen algunos tipos de estrategias de ejecución:

Impacto en la
Estrategia Consideraciones
organización

Estrategia big Todos los elementos Los recursos

bang incluidos en el alcance humanos y
del proyecto se financieros para la
implementarán de una implementación
sola vez. deben estar
disponibles de
 manera inmediata.

Alcanzar el
objetivo
planteado
requiere un
período de tiempo
más corto.

La ejecución de la Permite un
implementación de los crecimiento
elementos incluidos gradual,
dentro del alcance del corrigiendo los
proyecto es posibles
progresiva, por inconvenientes de
ejemplo: por procesos, forma paulatina.
Estrategia por servicios, módulos de
foco un sistema, etc.  

  Alcanzar el
objetivo
Se va avanzando planteado
paulatinamente requiere un
durante la período de tiempo
implementación. largo.

Se inicia la
Permite un
implementación para
crecimiento semi
procesos, servicios,
gradual,
Estrategia por módulos de un
corrigiendo los
foco  extendido sistema, etc.,
posibles
relacionados y se va
inconvenientes de
creciendo
forma paulatina.
paulatinamente.

Contempla la Permite crear una

combinación de estrategia flexible,
Estrategia algunos de los de acuerdo a las
combinada elementos planteados condiciones que
en las estrategias ofrece el la
anteriores. organización.
EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL: LA
HORA DE LA VERDAD
En la empresa y en los negocios en general, tan importante es una buena
planificación y estructura de la estrategia, como su posterior ejecución y puesta
en marcha. Ambos procesos son complementarios y no tendrían sentido el uno
sin el otro. En este artículo, nuestro profesor Rafael Martínez, nos habla sobre
este tema, donde radican los problemas de muchas organizaciones.
¿Cuál es la fórmula del éxito en los negocios ?

La Estrategia
Tener una buena Estrategia y una buena Ejecución de la misma.
Como comentamos en un artículo anterior el Plan Estratégico para una empresa
es imprescindible, si bien es cierto que sin una buena ejecución sirve de poco.
La Ejecución tiene un “efecto multiplicador”. Se pueden superar las expectativas
con una excelente ejecución de una estrategia “media”.
Se pueden no cumplir las expectativas con una pobre ejecución de una estrategia
excelente.
Por todo ello una vez trazada la dirección de la estrategia, las prioridades del
directivo se modifican para convertir el plan estratégico en acciones y buenos
resultados. Se necesita un conjunto diferente de tareas y de habilidades
gerenciales para poner en práctica la estrategia y lograr que la organización se
mueva en la dirección elegida. Mientras que la creación de la estrategia es
principalmente una actividad empresarial, su implantación es principalmente una
actividad administrativa interna.
Mientras que la formulación exitosa de la estrategia depende de la visión
empresarial, el análisis del mercado y el juicio empresarial, la implantación con
éxito depende de trabajar a través de otros, organizar, motivar, así como
desarrollar una cultura y unos sólidos ajustes entre la estrategia y la forma como
hace las cosas la organización.
La clave de una implantación exitosa es la unión de toda la organización debajo
de la estrategia y la seguridad de que todas las actividades y tareas
administrativas importantes se hagan de manera tal que cumplan con los
requisitos para la ejecución de una estrategia de primer orden. El reto en cuanto a
la motivación y la inspiración consiste en construir este firme compromiso a lo
largo de la organización en una cruzada para llevar a cabo la estrategia y cumplir
los objetivos de rendimiento. Sin embargo, junto con el entusiasmo y el
compromiso estratégico, debe estar presente un esfuerzo gerencial para crear una
serie de “ajustes” que apoyen la estrategia.
La estructura interna de la organización debe ajustarse a la estrategia. Se deben
desarrollar las habilidades y capacidades necesarias en la organización. La
asignación de presupuestos y de recursos debe apoyar la estrategia, y se debe
proporcionar personal y presupuestos a los departamentos para que efectúen sus
funciones estratégicas asignadas. La estructura de recompensas, las políticas, el
sistema de información y las prácticas operativas de la compañía necesitan
reforzar el impulso para ejecutar con efectividad una estrategia, en contraposición
a tener un papel pasivo o, peor aún, a actuar como obstáculo.
Igualmente importante es el hecho de que los gerentes deben hacer las cosas de
tal manera y estilo que se cree y fomente un ambiente de trabajo que apoye la
estrategia y una cultura corporativa. Cuanto más fuertes sean los ajustes en apoyo
de la estrategia que se creen a nivel interno. Mayores serán las oportunidades de
lograr una implantación con éxito.
Involucra a la alta dirección
Es importante recordar que la ejecución estratégica no es una acción
aislada sino un proceso que incluye a todas las unidades de la
organización, por tanto es fundamental que se genere un fuerte
compromiso para llevarlo a cabo, comenzando desde la parte más
alta del organigrama y de esta manera realizando un cascadeo de la
estrategia a través de la organización. Lograr el compromiso de todo el
personal hacia una meta común es un reto, sin embargo si los líderes de
la empresa están involucrados, entienden la estrategia y saben motivar al
equipo la ejecución de las iniciativas se convertirá en parte de la cultura
organizacional.
 
2. Determina objetivos claros y comunícalos
Desde la planificación de la estrategia es fundamental que ésta sea
entendible a todos los niveles, de igual manera cada una de las tácticas y
actividades que la componen para que sea entendible para todos los
niveles organizacionales. Es muy importante que el equipo entienda la
relevancia de la estrategia y el impacto que tiene para la empresa
para que se sientan identificados y comprometidos.
Comunicar la estrategia es igualmente importante que la planificación de
la misma. Procura transmitirla adecuando el mensaje de acuerdo a la
audiencia, es decir, será diferente la forma de comunicarla a los altos
directivos o accionistas que a los gerentes o el staff operativo. Eso sí,
siempre cuida que el mensaje sea consistente a través de toda la
organización.
Asegúrate de que cada persona conozca sus responsabilidades
Como parte esencial de la ejecución está la correcta delegación de
tareas y responsabilidades a cada miembro del equipo. Llevar a cabo la
implementación de la estrategia es equiparable a un proyecto el cual
depende de tiempos, recursos y personas que realicen cada actividad,
por lo tanto parte importante del éxito recae en cada uno de los
colaboradores.
Para que puedan realizar sus tareas en tiempo y forma de manera que
se contribuya al éxito de la ejecución es de gran importancia que cada
persona conozca los alcances de su responsabilidad y que exista una
comunicación efectiva entre el subordinado y el jefe directo.
.
4. Establece indicadores adecuados
El tiempo es un elemento crítico en la ejecución estratégica por lo
que es importante utilizarlo de la manera más eficiente y redituable
para tu empresa. Al establecer los indicadores que estarás
monitoreando durante la etapa de ejecución asegúrate que sean los que
te darán la pauta y claridad que necesitas para conocer los avances y
retos que se están presentando en el proceso. Procura que las cifras
obtenidas reflejen el objetivo para el cual se planificó la estrategia en
primer lugar, de esta manera sabrás si se está cumpliendo con lo
diseñado y si esta planeación está arrojando los resultados esperados
para la organización.
 
5. Revisa continuamente y da retroalimentación
Como hemos comentado con anterioridad, el día a día de la operación
puede llevar a que los planes se olviden y se queden en papel
solamente. Fomenta que en las reuniones del equipo directivo y
gerencial exista un tiempo designado al seguimiento de la
estrategia. Una recomendación es que las revisiones y monitoreo que
estés realizando al cumplimiento del plan sean en periodos cortos, el
mercado es dinámico y puede cambiar de un momento a otro por eso es
muy importante que no se pierda de vista el enfoque y se puedan realizar
ajustes de manera oportuna.
Parte esencial de las revisiones es que las complementes con la debida
retroalimentación a tu equipo de trabajo para que cada persona pueda
identificar si está realizando sus tareas de la mejor manera y en los
tiempos estipulados o hay algo que se deba corregir ya sea en costos,
tiempos, recursos o procedimientos.
Recuerda que la pieza clave para que la estrategia se lleve a cabo es el
talento humano, por lo tanto es importante que pienses en la manera en que se
traducirá ésta en términos individuales que brinden a cada uno de los
colaboradores un sentido de propósito al conocer de qué manera su aportación
contribuye al logro de objetivos estratégicos.