Planificación estratégica y

elaboración de informe
La planificación facilita la toma de decisiones, realizar el seguimiento al progreso
de la ejecución del plan de acción y llevar a cabo los ajustes requeridos. Mediante
el uso de herramientas de gestión e indicadores KPI la empresa puede mantener
el rumbo de sus objetos, con el fin de validar las acciones realizadas se elabora el
informe que permite demostrar el procedimiento técnico aplicado, la metodología,
los resultados y el plan de acción definido.

Introducción
La planificación es una herramienta útil para orientar la toma de decisiones
cotidianas, para evaluar el progreso y cambiar los enfoques al avanzar. Es por
ello, que es de suma importancia para una organización, ya que proporciona un
sentido de dirección y describe objetivos medibles mediante la aplicación de los
indicadores KPI que, junto con la metodología del Cuadro de mando integral,
permiten hacer seguimiento al progreso, evaluar los resultados y ajustar el plan de
acción, según las necesidades de la organización.

Por último, y no menos importante, es la consolidación del informe, el cual permite

validar las acciones realizadas para una efectiva planeación estratégica. El
informe es una herramienta necesaria para demostrar el procedimiento técnico
aplicado, la metodología, los resultados y el plan de acción definido, que se
socializarán a directivos y grupos de interés mediante las diversas herramientas
de presentación digitales que existen.

https://youtu.be/T3XRxAdKioI

1
Planificación administrativa
La planificación es más que un proceso que facilita la toma de decisiones, también
es un proceso de anticipación, visualización y predeterminación de las acciones a
futuro.

La planificación es de vital importancia para las organizaciones por lo siguiente:

Para aprovechar al máximo los beneficios de la planificación, la organización debe
reflexionar sobre los objetivos estratégicos establecidos y luego respaldarlos con
puntos de referencia cuantificables, investigados y reales para evaluar los
resultados.

1.1 Principios y características

Los principios de la planeación son de vital importancia para el manejo exitoso del
proceso administrativo en una organización. Estos principios funcionan como
guías que permiten simplificar el proceso de administración.

La planificación es un proceso que debería presentar una serie de características

y principios de racionalidad, previsión, continuidad, inherencia, flexibilidad y
objetividad.

Según Cajal (2020), los principios de la planeación son los siguientes:

Principio de flexibilidad
Hace referencia a que con base en las necesidades operacionales y gerenciales
un sistema debería ser capaz de adaptarse a los cambios en la organización, por
ello, este principio busca la flexibilidad en los planes que permitan adaptarse a las
contingencias después de que se hayan formulado.

Ejemplo: cambio momentáneo en la dirección de un grupo, debido a que la líder

está cumpliendo una baja por maternidad.
Principio de universalidad
Para diseñar el plan la planeación debe tener una serie de elementos requeridos
como materia prima, personal, tiempo, presupuesto, entre otros, con el fin de que
todo pueda unificarse, ya que todos estos elementos influyen en el proceso. De tal
manera que tan pronto termina la planeación se ponga en marcha de inmediato.

Ejemplo: Se requiere de los recursos humanos (contables, estadísticos) y técnicos

(facturas, Excel, etc.) para poner en marcha un proyecto de contabilidad de un
cliente.

Principio de racionalidad
La racionalidad es el momento de analizar un problema, para luego definir y
evaluar los criterios, la formulación de los planes, su implementación y la
formulación de alternativas.

Ejemplo: una empresa desea emprenderse en un proyecto muy ambicioso, pero

inseguro. Los encargados deben decidir si quieren iniciarlo a partir de valorar
criterios lógicos como el económico, evitando a su vez dejarse llevar por las
emociones o el entusiasmo.

Principio de precisión
La precisión es la esencia de la planeación, esta suministra un enfoque en lo
definitivo, exacto y apropiado de su magnitud y su contenido.

Alguna imprecisión en el proceso de planeación interfiere en las otras funciones de

la administración. Por tal razón, para la precisión es vital alcanzar los resultados
deseados.

Ejemplo: el área contable debe reparar las declaraciones tributarias y presentarlas

en las fechas establecidas por la entidad correspondiente.

Principio de la unidad
Este principio se refiere a que todos los individuos que tienen el mismo objetivo
deben ser dirigidos hacia el logro de una meta común.

En una organización debe haber solo un plan para cada función. Estos planes
deben estar conectados e integrados, por lo que al final debe haber solo un plan
principal.

Ejemplo: los departamentos de marketing tienen una idea sobre cómo gestionar

los recursos muy diferente a los del departamento de finanzas. Si no llegan a un
acuerdo, las opciones de éxito se verán muy reducidas.
Principio de factibilidad
La planeación debe estar basada en hechos y en la experiencia. Por lo tanto, debe
ser realista por naturaleza; debe representar un programa que sea posible ejecutar
con más o menos los recursos existentes.

Ejemplo: una empresa con recursos para desarrollar tres proyectos distintos a la
vez no debería involucrarse en realizar ninguno más, ya que las posibilidades de
que fracasen todos es alta.

Principio de compromiso
Para el éxito en la ejecución del plan se requiere compromiso en la disponibilidad
de recursos y para el cumplimiento de dichos compromisos se requiere el factor
tiempo, el cual debe determinarse si es necesario para el logro de los objetivos.

Ejemplo: si se planea extender el edificio de una fábrica y toma seis meses

construirlo, la empresa debe estar preparada para no obtener un beneficio en sus
ingresos de esta rama por un periodo de al menos seis meses.

Principio de factor limitante

El factor limitante puede ser una fuerza factor o efecto en el contexto que impide la
habilidad de la organización para alcanzar un objetivo en particular.

Ejemplo: el análisis DOFA es una herramienta utilizada por las empresas para
determinar no solo las posibilidades y oportunidades, sino también para valorar las
amenazas y debilidades.

Principio de inherencia
El proceso de planificar metas es de naturaleza inherente y es un aspecto implícito
en las organizaciones. Por tal motivo, quienes han sido asignados para analizar e
identificar la mejor forma de alcanzar los objetivos deseados deben actuar bajo
este principio. Lo cual debe aplicarse en su debido momento, simultáneo a la
definición de objetivos inmediatos.

Ejemplo: si se encarga un proyecto sobre cómo administrar los recursos de una

empresa con inestabilidad financiera se debería fijar unas metas, siempre con la
prevención de tener un plan B por si el A fracasa.

Conozca algunas definiciones de la planificación según los siguientes autores:

“La planificación lleva a un resultado eficiente; esta permite encontrar

soluciones reales a los problemas enfrentados”
(Cajal, 2020).
“Asimismo, la planeación se distingue del resto de las fases del proceso
administrativo por características propias de su accionar”
(Escobar, 2021).

Características de la planificación estratégica:

https://youtu.be/1yAOUdaaYxc

1
Da respuesta a cuestionamientos como ¿quién es la empresa?, ¿dónde está
(misión)? y ¿hacia dónde quiere ir la empresa? y ¿qué debería ser?, (visión).

2
La planificación a largo plazo es su objetivo, teniendo en cuenta las oportunidades
y amenazas ambientales presentes y futuras. Permite a las organizaciones
analizar sus debilidades y fortalezas, así como adaptarse al cambio.

3
Se aplica en todas las organizaciones, en todos los niveles y sectores productivos;
sin embargo, involucra a los altos ejecutivos porque visualizan el futuro mejor por
el rol que desempeñan.

4
Enfoca los recursos y las fortalezas de la organización en actividades claves y de
alta prioridad a cambio de las actividades cotidianas y rutinarias.

5
La planificación estratégica es un proceso sistemático de implementación y
desarrollo de planes para alcanzar propósitos u objetivos.

6
Gestiona los procesos en el entorno interno de las organizaciones con el entorno
externo, los planes a corto plazo con los planes a largo plazo y los recursos
financieros con recursos no financieros.
1.2 Tipos de planeación
Existe una gran variedad de tipos de planeación; vea ahora una serie de ellos, los
más conocidos, utilizados y los que más pueden interesar para este programa:

Estratégica:
Se diseña a nivel global de la organización, suele ser a largo plazo y se enfoca en
el área de dirección.

Por ejemplo, Tomás es un gerente de alto nivel de la pizzería Ángelo. Tomás debe
utilizar la planeación estratégica para garantizar que se alcancen los objetivos a
largo plazo de la organización.

Táctica:
Se formula a mediano plazo y se planifica para cada área, departamentos o
mandos intermedios.

Brinda un soporte a la planeación estratégica, convirtiéndola en planes concretos

para cada área de la empresa. Estos planes se basan en la responsabilidad y
funcionalidad de cada departamento para cumplir con su parte del plan
estratégico.
Operativa:
Se planifica para cada mando operativo, área o departamento y se diseña a corto
plazo.

Es la planeación que hacen los gerentes de niveles inferiores. Está enfocada en

las operaciones y procedimientos específicos que ocurren dentro del nivel base de
la empresa. Las tareas habituales de cada departamento se deben planear con un
nivel alto de detalle.

Normativa:
Se planifica el conjunto de reglas que regulan el funcionamiento interno de la
organización. Se formula a mediano y largo plazo.

La planeación normativa en las organizaciones es uno de los cuatro tipos de

planificación que existen. Es la más tradicional y se enfoca en una serie de
procedimientos y/o reglamentos que deben seguirse rigurosamente.
2
Cuadro de mando integral (Balanced
scorecard)
Existen diversos modelos de planificación estratégica que facilitan la toma de
decisiones; sin embargo, para el proceso de implementar, evaluar el progreso y
cambiar el enfoque del plan de acción, se utiliza el modelo Balanced scorecard o
cuadro de mando integral.

2.1 Perspectivas
Según el método estratégico del Balanced scorecard el concepto de estrategia de
una organización debe realizarse de acuerdo con cuatro perspectivas, cada una
permite adicionar los objetivos estratégicos asociados.

Perspectiva financiera
Para la mayoría de las organizaciones con fines de lucro el dinero es una
prioridad. Por lo tanto, para estas organizaciones la perspectiva más importante
tiene que ver con los objetivos financieros. Esencialmente, cualquier objetivo clave
relacionado con la salud financiera y la rentabilidad de la organización puede
incluirse en esta perspectiva. Los ingresos y las ganancias son objetivos obvios
que la mayoría de las organizaciones enumeran en esta perspectiva. Otros
objetivos financieros podrían incluir el generar ahorro de costos y eficiencia,
mejorar el margen de rentabilidad o aumentar las fuentes de ingresos.

Perspectiva del cliente

Esta perspectiva se centra en los objetivos estratégicos que están relacionados
con los clientes y el mercado. En otras palabras, para lograr sus objetivos
financieros ¿exactamente qué necesita lograr en términos de sus clientes y
mercado(s)?

Incluidos en esta perspectiva puede encontrar objetivos estratégicos para el

servicio al cliente y satisfacción, participación en el mercado y reconocimiento de
marca.

Perspectiva de los procesos internos

¿Qué procesos necesita implementar para cumplir sus objetivos estratégicos
financieros y relacionados con los clientes? Esa es la pregunta que esta
perspectiva pretende responder, aquí debe establecer metas y objetivos
operativos internos o en otras palabras, definir qué procesos requiere actualmente
la organización y qué debe hacer para mejorar su desempeño (Roncancio, 2018).

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Está compuesta por el capital organizacional (liderazgo, cultura, trabajo en equipo,
alineación de empleados y gestión del conocimiento), capital humano (talento,
habilidades y conocimiento) y el capital de información (sistemas de información,
bases de datos e infraestructura y redes tecnológicas).

2.2 Indicadores

El indicador de desempeño o indicador de gestión KPI (Key Performance Indicator),

también llamado indicador clave de actuación, permite medir si una organización está
alcanzando sus objetivos estratégicos y metas.

Las empresas emplean indicadores de gestión o desempeño en varios niveles

para evaluar su éxito al alcanzar las metas propuestas. Los indicadores de gestión
de nivel alto permiten a la empresa enfocarse en el desempeño general, por otro
lado, los KPI de nivel bajo permiten enfocar los procesos o los empleados en cada
área o departamento.
A continuación, se presentan los tipos de indicadores de gestión del Balanced
scorecard que existen:

Indicadores cualitativos vs. cuantitativos

Este es uno de los métodos más utilizados para determinar indicadores de
gestión. La mayoría de las veces los KPI que miden percepciones y las opiniones
son de naturaleza cualitativas, entretanto, el resto son de enfoque cuantitativos;
sin embargo, en la práctica los dos se manejan de forma numérica cuando se
mide un KPI.

Indicadores inductores vs históricos

Esta clasificación interpreta las interrelaciones entre los KPI, “inductor o predictivo"
hace referencia a los indicadores de gestión que influyen en los resultados futuros.
Por otra parte, “histórico o rezagado" se refiere a indicadores de desempeño que
se basan en el desempeño que ocurrió en el pasado.

Indicadores de eficacia vs de eficiencia

Este tipo de indicadores mide cada proceso desde dos dimensiones. Mientras la
eficacia evalúa si los resultados deseados se cumplieron, la eficiencia muestra la
medida en que el tiempo, el costo o el esfuerzo que se aplica pertinentemente
alcanza los resultados deseados.

Indicadores de desempeño Balanced scorecard

Estos KPI permiten evaluar a la organización desde las 4 perspectivas que
componen el modelo de gestión del Balanced scorecard:

Indicadores de la perspectiva financiera: esta clase de indicadores muestran el

contexto económico de la empresa, específicamente sus estados financieros.
Entre ellos se puede encontrar indicadores de endeudamiento, liquidez,
rentabilidad.

Indicadores de la perspectiva del cliente: los indicadores de esta perspectiva

tienen que ver con el capital relacional de la organización. Pueden estar incluidos
indicadores de satisfacción de los clientes, de fidelización, de rentabilidad por
cliente o de optimización de plazos de entrega.

Indicadores de la perspectiva de procesos: los indicadores de esta perspectiva

analizan el rendimiento de los procesos internos relacionados con la organización
y la satisfacción de los clientes.

Indicadores de la perspectiva de aprendizaje y crecimiento: este tipo de

indicadores se relacionan con la capacidad de innovación en varios procesos de la
organización, con la habilidad para mejorar y aprender.

Indicadores de entrada/proceso/salida
Este tipo de KPI permite medir cada etapa de la cadena de valor en relación con
los objetivos estratégicos.

Los KPI de entrada: miden los recursos vinculados en el logro de los objetivos.
Ejemplos: cantidad empleados de un departamento, presupuesto para
implementar un plan de mejora.

Los KPI de proceso: muestran las actividades necesarias para conseguir los
resultados esperados. Ejemplos: tiempo para procesar pedidos, tasa de utilización
de la maquinaria.

Los KPI de salida: hacen referencia a la cantidad o la calidad de los productos o

servicios creados. Ejemplos: cantidad de productos vendidos, cantidad de
megabyte generada.

Indicadores estratégicos vs. operativos

Se refiere a los KPI teniendo en cuenta el nivel organizacional. Los estratégicos
pueden ser el índice de satisfacción del cliente, la cuota de mercado, el margen de
los ingresos y la rentabilidad. Dentro de los KPI operativos se puede encontrar la
tasa de productos defectuosos, la cantidad de tiempo en gestionar un pedido.
3
Elaboración de informes
El informe es el documento que termina de validar las acciones realizadas para
una efectiva planeación estratégica, ya que es una herramienta necesaria para
demostrar el procedimiento técnico aplicado, los resultados, la metodología y el
plan de acción definido.

Según Gestionpro (2021), los aspectos que se deben tener en cuenta para la
elaboración de un informe son los siguientes:

Describe qué quiere obtener de la investigación

Antes de iniciar la redacción de un informe es de vital importancia identificar los

propósitos por lo cuales se realiza el proyecto y cuáles son los objetivos que se
desean lograr con ello. Asimismo, determinar los temas que se deben analizar con
total profundidad y plantear una hipótesis.

Hallar antecedentes

En este proceso se indaga sobre qué tipo de información existe y los estudios que
han realizado previamente sobre el tema. Esto permite definir un rumbo, ya que
facilita orientarse con el trabajo de otros autores, ejemplos de ellos son:
información en artículos de revistas indexadas, tesis en repositorios de
universidades y trabajos de investigación relacionados con el tema del informe.

Sigue una metodología

Consiste en describir cuál es el tipo de investigación que está realizando, cuáles

son los medios por los que está obteniendo información, el método de recolección
que utilizará, el tamaño de la muestra y la ubicación geográfica.

Redactar la información

Al presentar el informe es necesario que lo divida por temas y establezca un

orden. De esta forma se puede presentar sin confusiones. Complemente el reporte
utilizando gráficos o diagramas que permitan visualizarlo y entenderlo
correctamente.

Redactar la conclusión

Una vez analizado el estudio y la información obtenida es primordial realizar un

registro para informar acerca de los resultados hallados en la investigación y
redactar las recomendaciones que considere pertinentes para resolverlos.
Con base en estas características es posible distinguir los tipos de informes a
estudiar:

Informe infográfico en tiempo real

Es un informe básico que contiene los resultados, por ejemplo, de una encuesta,
actualizados en tiempo real. El informe consta de las estadísticas y gráficos
básicos de los datos recolectados hasta el momento, mediante una herramienta
de recolección de datos.

Informe análisis de tendencia

Hacer un análisis de tendencias para un informe de investigación ofrece la
posibilidad de ver datos a lo largo del tiempo. Esto puede ser útil para comparar
las puntuaciones de pruebas o exámenes, o para identificar tendencias para una
encuesta de satisfacción que se distribuye regularmente.

Informe comparativo
Este es uno de los ejemplos de informes que ayudan a comparar los resultados de
una encuesta entre los diferentes grupos de encuestados o realizar un
seguimiento de una situación en diferentes momentos o condiciones, por ejemplo,
¿cómo responden los hombres frente a las mujeres en una determinada pregunta?

Informe de texto abierto

Cada proyecto de investigación implica normalmente la recolección de datos de
respuestas en múltiples formatos, por ejemplo, las que se generan a través de
preguntas abiertas. El informe de texto abierto permite ver las respuestas abiertas,
así como los comentarios que generan los participantes de una investigación.

3.1 Normas técnicas para la elaboración de un informe

Según la Guía técnica colombiana GTC 185 del ICONTEC (2009) las
características de redacción y presentación de un informe son:

Tratar un solo tema por informe.

Redactar de forma clara, precisa, concreta y concisa.

Usar tratamiento respetuoso y cortés.

Redactar en forma impersonal.

Usar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de la cada organización.

Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.

Elegir un lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos
(ICONTEC, 2009).
3.2 Estructura de un informe
Para realizar un informe no solo es importante saber las normas de redacción,
sino también conocer cómo es su estructura, la cual debe tener el propósito de
brindar información útil a la organización. La finalidad de un informe es
básicamente transmitir la información a las personas que trabajan en la misma
empresa y que puedan tomar decisiones sobre las actividades que se realizan a
diario.

Sea cual sea el tipo de informe empresarial que redacte, se debe incluir todas las
partes detalladas en la tabla que está a continuación:

Tabla 1.
Informe de planeación

Portada Nombre de la empresa, nombre de los autores, ciudad y año de elaboración.

Tabla de contenido Se relacionan los títulos que contiene el informe.

Introducción Se hace una descripción breve del tema desarrollado en el informe.

Reseña de la
Reseña histórica de la empresa que incluye la trayectoria.
empresa

Objetivos Se define cuál es el propósito que se persigue con el informe.

En este espacio se realiza la descripción de la metodología a aplicar para

Diagnóstico y realizar el diagnóstico y análisis empresarial.
análisis - Resultados de la información recolectada con instrumentos aplicados.
organizacional - Matrices o diagramas de diagnóstico.
- Matrices de análisis.

Propuesta de En este espacio se describe la propuesta de mejora según los resultados del
mejora diagnóstico y análisis empresarial.
- Justificación de la propuesta.
 - Formulación de las estrategias.

En este espacio se formula el plan de acción.

- Definir los objetivos del plan.
- Detallar las estrategias.
Plan de acción
- Plantear las tareas.
- Elaborar el cronograma.
- Designar responsables.

Este espacio debe contener el modelo gestión empresarial, que integrará las
diferentes áreas funcionales de la empresa y su relación con el entorno.
Seguimiento Asimismo, las herramientas de medición.
- Balanced scorecard o Cuadro de mando integral.
- Indicadores KPI.

En este espacio se describe de manera general ¿qué se hizo?, ¿cómo se hizo?,

Conclusiones ¿para qué se hizo?, el resultado como tal y las recomendaciones que se
consideren pertinentes.

Toda la información que se considere pertinente y que se referenció en el

Anexos
proceso.

Bibliografía Textos, revistas, páginas web, entidades y demás documentos consultados.

Dentro de la estructura se debe tener muy claro a la hora de escribir un informe que la
información esté organizada y permita una fácil comprensión. A continuación, puede ver
un video del informe de gestión empresarial:

https://youtu.be/cQePqBGsnCo
3.3 Herramientas para la socialización de un informe
Para la socialización de un informe existen diversas herramientas digitales que
facilitan la presentación de la información, entre las más utilizadas se puede
encontrar las siguientes:

Vizia
Tableau
Power BI
Agency analytics

Vizia
Permite crear informes en vivo. Además, puede visualizar los datos en tiempo real
desde la oficina, escritorio o dispositivo móvil, desde donde quiera.

Tableau
Es una herramienta de visualización de datos que permite crear gráficos
interactivos, puede ser desde un gráfico de barras hasta mapas globales. Es
utilizado en la configuración de un informe para inteligencia del negocio o
localización de clientes.

Power BI
Es una herramienta de inteligencia empresarial que permite trabajar con datos,
importar datos ya sea a través de plataformas con distintas aplicaciones. Es una
herramienta muy flexible que permite adaptarse a cualquier tipo de organización o
negocio.

Agency analytics
Es considerada para realizar tráfico de redes sociales, email marketing, configurar
métricas y fuentes de datos, creando una para cada cliente en caso de ser
necesario.