ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Concepto de inventarios

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario

del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su

posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,

productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,

repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para

la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de

aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo

tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente,

así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la

situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un

papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y

de esta forma afrontar la demanda.

Concepto de administración de inventarios

La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al

momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y

en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.

 2. En qué momento debe producirse el inventario.

3. ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y

4. ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en

inventario?

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se

requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.

El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se

contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto

que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos

aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de

que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando

se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario

que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades

de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para

conocer lo que implica la administración de inventario:

El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre

pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que debe

satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara

a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los

programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su

mantenimiento es costoso.
 Tipos de Inventarios

 Inventarios Finales

Se realizan cada que se cierra el periodo fiscal, normalmente se realiza en el mes

de diciembre

 Inventarios Periódicos

Se realizan cada determinado tiempo, depende de cada empresa el tiempo de

realización de este.

  Inventarios Inicial

Se registran todos los bienes de la empresa, se cuentan solo los bienes existentes

en el día o días de elaboración. Se realiza al inicio del periodo contable que por

lo general es el 1 de enero

 Inventario de productos en proceso de fabricación

Incluye los bienes que ha adquirido una empresa de tipo manufacturera,

industrial y están en proceso. Se cuantifican a través de la cantidad de materiales

de la mano de obra o gastos de fabricación aplicables a fechas de cierre.

 Inventarios de materia primas

Se incluye los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y

que aún no se han procesado de ninguna manera

 Inventarios de suministros de fábrica

Incluye todos los materiales que se utilizan para la elaboración de los productos,

pero que se pueden cuantificar exactamente: lijas, clavos, lubricante.

 Inventario de producto en proceso

Es el material que se está utilizando en la elaboración del producto

  Inventario de productos terminados

 Son los productos que adquieren las empresas manufactureras o industriales y

después modificar o transforman para venderlos como productos elaborados por

ellos.

CONTROL DE INVENTARIO

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a

muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los

productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de

inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para

desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de

un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de

costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios,

las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción,

almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

 Planeamiento

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a

inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser

desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la

materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al

presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos

tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo, ellos facilitan un

control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una

base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

 Compra u obtención

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos

responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los

tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la

orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del

material.

 Recepción

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido

debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una

copia aprobada de la orden de compra.

La relación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y

aceptación.

La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros

lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

 Almacenaje

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas),

así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un

departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los

almacenes incluye lo siguiente:

Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son

correcta.
 Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los

elementos y las extracciones no autorizadas.

Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de

salida para producción o embarque.

  Producción

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico,

control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.

Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de

modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser

debidamente ajustados en los registros.

La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad

para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control

de producción.

 Despachos

Todos los despachos, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los

inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque,

debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

 Contabilidad

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de

los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de

adquisición, producción y venta. Es decir, la administración del inventario se refiere

 a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en

que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar.

COSTOS DE INVENTARIOS

Decisión es la acción que implica la selección de una alternativa entre varias. Las

decisiones que se tomen en relación con la afectación de los inventarios de la

empresa, tienen consecuencia sobre el desarrollo de la misma, ya que una de ellas

puede conducir a la empresa a problemas financieros por sobreinversión de

inventarios o bien, lo contrario, a pérdidas de mercado por carecer de los mismos.

Los costos en que puede incurrir una empresa a consecuencia de las decisiones

para establecer los niveles de inventarios se pueden agrupar en:

a) Costos de mantener.

b) Costos de ordenar.

c) Costos de carecer

Costos de mantener

Éstos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre y que corresponden a la

inversión, guarda y manejo que se tienen de los inventarios. Es un costo variable que se

expresa en porcentajes y comprende principalmente los siguientes elementos:

Costos de edificio: renta o depreciación del edificio, impuestos, seguros, etc.

Costo por manejo de materiales: renta o depreciación del equipo, energía, etc.

Costo por mano de obra: recepción, almacenamiento, seguridad.

Costo de inversión: préstamos, impuestos y seguros del inventario.

Robo, daño y obsolescencia.

 .

- costos de suministros, formatos, procesamiento de pedidos, personal de

apoyo, et.

Costos de ordenar

Este costo comprende todos aquellos gastos necesarios para expedir una orden de

compra u orden de producción y se expresa en importes

En el caso de las órdenes de compra, el costo de ordenar incluye en forma general los

siguientes conceptos:

 Trámites con proveedores.

 Preparación de las requisiciones de compra.

 Recepción de los materiales.

Costos de carecer

Este costo es sumamente difícil de medir, ya que intervienen muchos factores en su

determinación. En sí, consiste en medir el riesgo de quedarse sin existencias en un

momento determinado y tratar de cuantificar el efecto de dicho riesgo en la empresa.

En el caso de las materias primas, la falta de existencias en un momento determinado

podría provocar, entre otras cosas: esfuerzos administrativos especiales, tiempo ocioso

de personal, tiempo ocioso de equipo y maquinaria, tiempo extra, etcétera.

En el caso de los productos terminados, el carecer de existencias puede significar

pérdidas de ventas para la empresa y, por lo tanto, la utilidad adicional, que se habría

realizado si se hubiese vendido en el momento de la demanda. En consecuencia, un

cliente cuyo pedido no se satisface, puede en el futuro reducir su demanda con la

consiguiente mala reputación de la empresa.

 Si la inversión disminuye, el comportamiento de los tres costos mencionados será el

contrario. [ CITATION UAL18 \l 12298 ]

Sistema de Control de Inventarios

Son sistemas de contabilidad que se utilizan para registrar las cantidades de

mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida.

Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el

sistema periódico y el sistema perpetuo.

Sistema de inventarios periódico

El sistema de inventarios periódico realiza un control del inventario cada

determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para

poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha

determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en

determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los

productos vendidos.

Sistema de inventarios perpetuo o continuo

En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo del

inventario, de esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo

momento. Es útil para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u otros

estados intermedios. La empresa puede determinar el costo del inventario final y el

costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que hacer un

conteo físico de las mercancías. Este sistema es el que se utiliza en nuestro país.

Este sistema proporciona un grado de control más alto que el sistema periódico, debido

a que la información del inventario siempre está actualizada.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la

determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que, en cada salida de

un producto, es registra su cantidad y costo.

Valoración de los Inventarios

La valoración de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan

determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.

Entre los métodos de valoración tenemos: Método del promedio ponderado, Método

PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), Método UEPS (Ultimo en Entrar, Primero

en Salir), etc. [ CITATION Ecu10 \l 12298 ]

Recomendaciones para la administración del inventario

 Hacer un recuento de todo lo que la empresa tiene en el almacén.

 Llevar un registro de todos los artículos en existencia.

 Emplear, si es posible, sistemas computarizados para mejorar la efectividad

del control de inventarios.

 Añadir los nuevos inventarios que entran a la empresa en el último registro

realizado.

 Comprobar la calidad de los inventarios que se tienen para detectar productos

dañados, defectuosos, ente otros.

 Contratar personal calificado para controlar el inventario o en su defecto

aplicar el outsourcing.

 Realizar inspecciones y auditorías de inventario ocasionales para evitar

fraude y robo.
  Revisar si los recuentos reales de unidades, cajas, entre otros, coinciden con

los documentos de los despachos antes de liberar la mercadería a un

despachador.

 No permitir que la mercancía salga de la planta sin una factura o la

documentación de despacho adecuada.

 Cuando se trabaja con inventarios de gran valor, se debe almacenar en un

lugar seguro donde solo tenga acceso personal autorizado y responsable del

mismo.

 Asegurarse de que todos los pedidos de compra, las facturas y los

documentos de despacho estén numerados de forma consecutiva, para

revisarlos con regularidad y detectar documentos faltantes. Se recomienda

mantener archivada dicha documentación. [ CITATION Dur12 \l 12298 ]

Bibliografía
Durán, Y. (2012). Universidad de los Andes. Obtenido de Administración del inventario:
elemento clave para la optimización de las utilidades en las empresas:
https://www.redalyc.org/pdf/4655/465545892008.pdf

Ecuared. (2010). Obtenido de https://www.ecured.cu/Sistemas_de_control_de_inventarios

UAL. (2018). Obtenido de Administración de Inventarios:

http://ual.dyndns.org/biblioteca/costos_ii/pdf/unidad_07.pdf