CURSO MANEJADOR DE INVENTARIOS

MODULO 1 REALIZACION DE INVENTARIOS---- 25 HORAS

MODULO 1 REALIZACION DE INVENTARIOS

CONCEPTO DE INVENTARIOS: Son bienes tangibles que se tienen para la venta

en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción
de bienes de servicios para su posterior comercialización.

El significado de inventario es el conjunto de artículos o mercancías que

se acumulan en el almacén pendientes de ser utilizados en el proceso
productivo o comercializados. Otra definición de inventario vinculada al
ámbito económico es la relación ordenada de bienes de una organización
o persona, en la que además de los stocks, se incluyen también otra clase
de bienes. También el documento que recoge la relación de dicho
artículos se le conoce como inventario.

El concepto inventario o stock resulta muy importante en las empresas

con el propósito de que las demandas de los consumidores sean atendidas
sin esperas, y para que no se vea interrumpido el proceso productivo ante
la falta de materias primas. Pueden considerarse como una herramienta
reguladora que mantiene el equilibrio entre los flujos reales de entrada y
los de salida.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta de inventario es
el corazón del negocio.

El inventario es por general el activo mayor en sus balances generales y los

gastos de inventarios, llamados COSTOS de mercancías vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el Estado de Resultados.

CARACTERISTICAS DEL INVENTARIO:

El inventario desempeña un papel importante dentro de los planes de

cualquier negocio. Entre otras cosas por los siguientes motivos:

1. Capacidad de predecir: es capaz de fijar un cronograma de

producción, para saber cuántas piezas y materia prima se procesan
en un momento concreto. Debe mantener el equilibrio entre lo que
se precisa y lo que se procesa.
2. Protección ante la demanda: una reserva de inventario permitirá
estar protegido en un momento dado. Nunca se sabe la cantidad de
producto que va a demandar el mercado.
3. Inestabilidad del suministro: protege ante la falta de confiabilidad
de los proveedores o cuando hay pocas unidades de un artículo y
resulta complicado garantizar su provisión de forma permanente.
4. Protección de precios: una adecuada compra en cuanto a cantidad
permitirá evitar el impacto de la inflación de costos.
5. Descuentos: al comprar en grandes cantidades hay margen para
ofrecer descuentos.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS:

Los inventarios es el renglón de mayor significación dentro del Activo

Corriente o circulante, no solo en cuantía sino porque de su manejo
proceden las utilidades de la empresa.

Dada la gran diversidad de artículos y los grandes volúmenes que

mantienen en existencia hacen del Control de Inventarios una función
compleja, en donde se tienen que observar un sin números de situaciones
tales como:

 rapidez en su rotación.
 diferentes costos en sus mercancías.
 verificación de existencia.
 detección de faltantes y sobrantes.
 su valuación y ajustes.

Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que

éste tiene un valor para las compañías, sobre todo para aquellas que se
dedican a la venta de productos. Es por esto que es de suma importancia,
ya que permite a la empresa cumplir con la demanda y competir dentro
del mercado.

El reto de administrar un inventario está en decidir cuánto se necesita

para cumplir con los requerimientos del mercado, lo que implica decidir
qué cantidad se necesita, cuándo debemos colocar los pedidos, y recibir,
almacenar y llevar el registro de dicho inventario, ya que el objetivo
primordial será mantener los costos bajos y los suficientes productos
terminados para las ventas o para la reposición de los productos
consumidos.

Basándonos en todas estas premisas, llegamos a la conclusión de que es

necesario contar con un sistema automatizado que nos permita llevar un
control continuo y actualizado del inventario, los pedidos realizados y las
ventas de los productos.
VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS:

1. Mantener al mínimo el capital invertido.

2. Recude altos costos financieros generados por existencia
excesiva.
3. Reducción de riesgos por fraudes y robos, daños físicos o
deterioro, obsoleto, caducidad o inadecuación.
4. Evita retrasos en la producción por falta de existencias.
5. Evita que no se realicen ventas por falta de mercancías.
6. Reduce inversión de equipos y muebles que exige el
almacenaje de grandes cantidades, sin contar con la
reducción de espacios e instalaciones.
7. Evita o reduce perdidas resultantes de la baja de precios.
8. Mejora la política de compras y procura aprovechar
descuentos y facilidades financieras.
Tipos de Inventarios:

1. Inventario de materia primas: Comprende todas las clases de

materiales comprados por el fabricante y que de someterse a otras
operaciones de trasformación o manufactura antes de que se
puedan vender como producto terminado. Son bienes o insumos
que tiene la empresa para transformar un producto.

2. Inventario de productos en proceso: Consiste en la producción

parcialmente manufacturada y su costo comprende materiales,
mano de obra y gastos indirectos de fabricación que les sea
aplicables. Es el tipo de inventario que tiene un % de terminación y
porcentaje % aún pendiente.

3. Inventario de productos terminados: Son bienes que han concluido

su proceso de terminación y embalaje. Lo constituyen todos los
artículos fabricados que están aptos y disponibles para su venta.

4. Inventario de mercancías disponibles para la venta: Es el inventario

disponible en anaqueles para la venta.
 5. Inventario de materiales y suministros: Es el inventario que posee
la empresa para actividades normales de su operación, tales como
resma de papel, clip, tóner, y otros. También Son aquellos
materiales con los que se elaboran los productos realizados en una
empresa, pero que no pueden ser cuantificados de una manera
exacta. En las cuales pueden ser: Pintura, lija, clavos, lubricantes, y
otros.

-Procesos de la realización de inventarios.

- Conteo de materiales.

Este proceso es uno de los más importantes del sistema de Inventarios, ya que con él
usted podrá:

 Cargar el sistema de inventario con las existencias físicas actuales.

 Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema de
inventarios y las existencias físicas reales.
 
La realización de inventarios dentro de las empresas hace posible la obtención de un
balance real. En otras palabras, a través de un inventario se conoce si el stock físico de
una empresa coincide con el stock virtual, siendo lo ideal que coincida en un 100%.
Un inventario es un documento contable que consiste en la relación de bienes que
pertenecen a una sociedad, persona o empresa.
La importancia del inventario radica en que permite que la empresa obtenga
información útil para su desarrollo, además de facilitar las actividades contables,
sumado a que será posible tener datos confiables.
Cómo hacer un inventario físico efectivo:

1. Planifica el inventario.
2. Ordena tus existencias por tipo de producto.
3. “Limpia” todos los almacenes temporales.
4. Simplifica la cuenta.
5. Ejecuta el conteo de manera ordenada.
6. Ajusta las diferencias.
7. Documenta las mermas adecuadamente.

Aunque a veces no se le da mucha importancia, la realización de un inventario en la

empresa es fundamental para poder tener un buen control y valoración de la misma.

Un inventario no es otra cosa que el recuento físico de las existencias que tenemos en

la misma y se hace totalmente necesario en las empresas que se dedican a la venta de
mercancías.
De esta forma se tiene la “fotografía” del patrimonio pues además de realizarse para
las existencias puestas a la venta se puede extender a los activos (dinero, mobiliario,
derechos…etc) de la misma empresa.
Podemos decir que a nivel contable amplio el inventario se compone del activo (qué
tiene la empresa), pasivo (qué debe) y capital. Pero ahora mismo nos vamos a centrar
en el inventario de mercancías por ser el utilizado en contabilidad para determinar el
valor del género que tenemos todavía a la venta (stock) o el que hayamos podido
perder por deterioro, por ejemplo:

Normalmente en el mes de enero solemos ver tiendas con el cartel de “cerrado por
inventario”, esto es porque como mínimo una vez al año se debe contar el género
puesto a la venta en la misma; no obstante en empresas grandes este inventario se
debe hacer mensual. En el caso de tener productos perecederos el control ha de ser
mucho más exhaustivo.
Formularios para el Control del Inventario:

 Flujos de registros para el control de los inventarios

  Concepto de flujo registros y control de inventarios o control de existencias.

Flujo del inventario:

La administración operativa de la logística se relaciona con el movimiento y el

almacenamiento del inventario en Forma de materiales, trabajo en proceso y
productos terminados. Las operaciones logísticas comienzan con el embarque inicial de
material 0 una pieza componente por parte de Un proveedor y finalizan cuando se
entrega un producto fabricado 0 procesado a Un cliente.

Desde la compra inicial de un material 0 componente, el proceso logístico añade valor

al desplazar el inventario cuando y donde se necesita. En condiciones regulares, los
materiales y los componentes adquieren valor en cada paso de su transformación
hacia un inventario terminado.

El control de inventario: es el proceso por el cual una empresa administra las

mercancías que mantiene en almacén. Esto, con el objetivo de recopilar información
de la entrada y salida de los productos, buscando además el ahorro de costes.

Es decir, el control de inventario permite, entre otros fines, llevar el registro de

las existencias de la compañía. Así, en base a dichos datos pueden tomarse decisiones,
por ejemplo, para que la compañía mantenga en lo posible el menor stock
inmovilizado, lo cual implica un coste de almacenamiento.

Cabe recordar que con inventario se suele hacer referencia a la materia prima o

materiales, suministros, los productos en proceso, los productos terminados y
mercancías para la venta que ofrece la compañía a sus clientes.

Subdivisiones del control de inventario:

El control de inventario se subdivide en dos tareas principales:

1. Gestión de inventarios: Su objetivo es mantener la productividad en el manejo

de las existencias. Es decir, llevar a cabo todas las tareas en el menor plazo y
con el menor esfuerzo posible. Esto se logra, por ejemplo, usando códigos de
barras para identificar rápidamente de forma electrónica las mercancías
almacenadas. Igualmente, parte de estas tareas es la distribución estratégica de
la mercancía, de manera que aquella de mayor rotación se encuentre más
cerca a la salida del almacén y pueda ser despachada en menos tiempo.

2. Optimización de inventarios: Busca usar de la manera más eficiente los

recursos. Es decir, persigue que los resultados financieros sean los mejores
posibles, reduciendo costes. Esto se consigue, por ejemplo, calculando (en base
a los datos históricos) la cantidad óptima de insumos que deben solicitarse al
proveedor, de manera que no quede un exceso de materia prima sin utilizar y
que se pueda echar a perder.
 Tipos de Formularios:

- Solicitud de compra u orden de compra.

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega

a un vendedor para solicitar ciertas mercancías. En él se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para la operación comercial.

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y

domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías
pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho
documento no es válido como factura.

La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al

vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera,
ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para
demostrar qué mercancía que ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e
iniciar el proceso de facturación.

Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de

determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y
entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten
una factura por la compra de las mercancías.
- Hoja de requisición de materiales:

La requisición de materiales también se llama solicitud de materiales. Es una hoja

especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para
entregar la materia prima con destino a un trabajo específico.

 Una de las copias de esa solicitud queda en poder del almacenista

 y las otras dos se envían a los departamentos de contabilidad y de
Costos.

Se establece así un control más efectivo de los materiales que se suministran a

producción.

Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamaño y la

naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su código, con
datos sobre el número, la fecha de entrega, la clase de trabajo en que se aplicarán los
materiales, la cantidad, la descripción y el costo unitario, así como las firmas
autorizadas del jefe de producción o cualquier otro alto funcionario.

Compañía XYZ
Requisición de materiales
Requisición Nº 2                                                                    Trabajo Nº 8   Fecha de entrega: enero 10

Cantidad Descripción Costo Unitario costo Total

4 kilos de aluminio Barras de 1m de largo por 0.20m de $16.000/kilo $64.000
ancho y 0.15 cm de grueso

Autorizado por:______________________                                               Despachado por:____________________

                                  Jefe de Producción                                                   Jefe de almacén

En el almacén: una vez que se ha estudiado la requisición de materiales y éstos se han

despachado oportunamente, se procede a registrar la salida correspondiente en el
software de Inventarios.
Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a
contabilidad general y costos, se guardan para entregarlas cada fin de semana, o cada
quince días, según las políticas que tenga la compañía.

En el departamento de costos: una vez recibidas las requisiciones, se separan las

directas de las indirectas; las directas se suman y el total se coloca en la hoja de costos
por trabajo en la sección correspondiente a los materiales directos.

En el departamento de contabilidad general: se separan y se suman las requisiciones

de materiales directos y se registra contablemente.
Recepción de materiales:

 Concepto de Almacenamiento
 Principios.

Se denomina almacenamiento al proceso y la consecuencia de almacenar.

Esta acción se vincula a recoger, depositar, archivar o registrar algo.

El concepto de almacenamiento deriva de almacén: un establecimiento que funciona

como depósito. El almacenamiento, de este modo, se asocia a depositar ciertos
elementos en un determinado espacio.

El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías o

materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL ALMACÉN

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo

funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de
mercancías y productos, recepción, custodia, etc. El almacén es el encargado de
regular el flujo de existencias.

Las actividades y las funciones principales que se realizan en los almacenes:

1. RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores.
Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la
información que figura en los documentos de entrega.
También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las
cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.
2. ALMACENAMIENTO
Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el
objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.
Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos,
instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como carretillas,
elevadores o cintas transportadoras.
3. CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en
perfecto estado.
La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en
cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales sobre
mantenimiento y cuidado de cada producto.
4. GESTIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIA
Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada producto
que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicitará cada
pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de almacenamiento.
 5. EXPEDICION DE MERCANCIAS:
La expedición de mercancías comienza desde que el cliente va a realizar el pedido,
comenzando el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así como la elección
del medio de transporte.

En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones como

consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.

 Ciclo operacional del inventario

 El ciclo operativo es el período de tiempo entre la compra del inventario y el efectivo
cobrado por la venta del inventario.

El ciclo operativo neto es el período de tiempo entre el pago del inventario y el

efectivo cobrado por la venta del inventario.

Es el marco temporal que se toma una empresa para conseguir un inventario de bienes
y servicios, vender dicho inventario, cobrar el dinero que se generó con la venta de los
mismos, y pagar los gastos relacionados a la adquisición del inventario original. Es una
de las formas más sencillas de calcular la eficiencia de un negocio.

Importancia del Ciclo Operativo

El ciclo operativo ofrece una visión de la eficiencia operativa de una empresa. Se

prefiere un ciclo más corto, porque así indica un negocio más eficiente y exitoso.

Un ciclo más corto indica que una empresa podrá recuperar rápidamente su inversión
y poseer suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones. Si el ciclo operativo de
una empresa es largo, eso indica que la compañía necesita más tiempo para convertir
sus compras de inventario en efectivo.
EJERCICIOS PRACTICOS:

1-Tres compañías en la industria electrónica tienen los siguientes ciclos de Inventario:

 Compañía A 6
 Compañía B 8
 Compañía C 4

¿Qué compañía tendrá el menor costo de mantener inventario?

Explique porqué.

2- La tienda LA SIRENA, tiene los siguientes artículos en el almacén calcule la existencia

final.

CODIGO EXISTENCI EXISTENCIA

PRODUCTO DESCRIPCION A INICIAL ENTRADAS SALIDAS FINAL
1A TOALLAS 20 5 10
2B SABANAS 40 200 105
3C BLUSAS DE NIÑAS 50 25 24
4D PANTALONES 30 23 6
5E SOBRECAMA 15 35 8
6F MANTEL 8 10 4
7G SHORT 12 5 1
8H CAMISAS 60 80 54
9I BERMUDAS 70 67 33
10J MEDIAS 100 45 58
11K FUNDAS 80 33 9
12L TOALLAS PEQUEÑAS 30 22 4
13M ABRIGOS 6 66 8
14N CHAQUETAS DE HOMBRE 13 25 9
15Ñ CORBATAS 8 4 6
16P CHAQUETAS DE MUJER 10 50 30
17Q SHORT NIÑO 9 4 5
18R CORTINAS DE BAÑO 25 20 35
19S CORTINAS DE TELA 14 3 1
20T BLUSAS DE MUJER 30 50 4

Nota: Existencia Final = Existencia Inicial + Entradas - Salidas

3- La Compañía YARA, en el mes de marzo del 2020, tiene los siguientes artículos en el
almacén, complete la Hoja de Control de inventarios, calculando el costo total, con la
siguiente información:
 HOJA CONTROL DEL INVENTARIO
NOMBRE DE LA COMPAÑÍA:
FECHA:

ARTICULOS CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

TELEVISORES 550 5000
NEVERAS 400 8000
INVERSORES 600 3000
RADIOS 800 1000
ABANICO 300 600
PLANCHAS 100 300
BATIDORAS 270 550
LAVADORAS 485 4500

Nota: Costo Total = cantidad x costo unitario

4- Calcular el Costo Total de Existencia Final en la Hoja de Control del

Inventario, de la Compañía Yara en el mes de marzo del 2020, teniendo
en cuenta la siguiente información:

REGISTRO DE CONTROL DEL INVENTARIO

NOMBRE DE LA COMPAÑÍA:

ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS

COSTO COSTO COSTO

ARTICULOS CANTIDAD UNITARIO COSTO TOTAL CANTIDAD UNITARIO COSTO TOTAL CANTIDAD UNITARIO COSTO TOTAL
TELEVISORES 550 5000 2,750,000.00 200 5000 1,000,000.00
NEVERAS 400 8000 3,200,000.00 100 8000 800,000.00
INVERSORES 600 3000 1,800,000.00 600 150 90,000.00
RADIOS 800 1000 800,000.00 200 1000 200,000.00
ABANICO 300 600 180,000.00 50 600 30,000.00
PLANCHAS 100 300 30,000.00 20 300 6,000.00
BATIDORAS 270 550 148,500.00 130 550 71,500.00
LAVADORAS 485 4500 2,182,500.00 275 4500 1,237,500.00