Organización de Eventos

COCINA A LA CARTA Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
COCINA A LA CARTA /
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
COCINA A LA CARTA
Y ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
COCINA A LA CARTA
En el ámbito de la gastronomía se considera como restauración al servicio de

provisión de alimentos y bebidas, mismo que es proporcionado en un
establecimiento determinado que cuenta con las características indispensables en
infraestructura de centro de operaciones y producción.
Es así que el tipo de producción que asiste a los consumidores que requieren de tal
servicio se considera como COCINA A LA CARTA, es decir la clase de manufactura
culinaria que se obtiene a partir de un menú establecido previamente el cual se
obtiene después de un análisis oportuno de la oferta y la demanda en el ámbito de
la restauración gastronómica.
DEFINICIONES DE TIPOS DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN
RESTAURANTE: Un restaurante o restorán es un establecimiento de servicio, en el

mayor de los casos públicos, donde se paga por la comida y bebida para ser
consumidas en el mismo local o para llevarla. Hoy en día existe una gran variedad
de modalidades de servicio y tipos de cocina.
CAFETERÍA: Una cafetería es un establecimiento donde se sirve preparaciones

elaboradas a base de café. Por lo general estos recintos también ofrecen otras
infusiones y bebidas, e incluso ciertos tipos de comida.
CATERING: Se denomina cáterin o también banquetearía, al servicio de

alimentación institucional o alimentación colectiva que provee una cantidad
determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa
índole.
BAR: Un bar es un establecimiento comercial donde se sirven bebidas alcohólicas,

no alcohólicas y aperitivos, generalmente para ser consumidos de inmediato en el
mismo establecimiento en un servicio de barra. La persona que atiende el bar suele
estar de pie, tras la barra, y en el mundo anglosajón se le conoce tradicionalmente
con el nombre de barman o bartender.
COCINA INDUSTRIAL: Se entiende como “cocina industrial” todo establecimiento

en el cual se permite preparar los alimentos en cantidad suficiente para muchas
personas: restaurantes, cantinas escolares o empresariales, para distribución en
grandes cantidades.
COCINA NUTRICIONAL: Comprende las consideraciones generales de los

principios básicos de la alimentación y la nutrición. Conoce, valora críticamente y
sabe utilizar y aplicar las fuentes de información básica relacionadas con nutrición,
alimentación y aspectos sanitarios.
DISTRIBUCIÓN DE TIPOS DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
ALMUERZOS:
Proteínas: 60 a 80 g
Fibra: 50 g
Carbohidratos: 50 g
Vegetales: 50 g
BANQUETES:
Fibra: 100 g
Carbohidratos: 100 g
Vegetales: 100 g
MENÚ CONCERTADO:
Fibra: 120 g
Carbohidratos: 120 g
Vegetales: 120 g
CATERING (Trenes, aerolíneas, industrias y cruceros)
Proteínas: 100 g
Fibra: 60 g
Carbohidratos: 60 g
Vegetales: 60 g
COCINA DE VANGUARDIA (Fusión o cocina de autor)
Menú máximo de 12 tiempos de “Degustación”
Ejemplo:
 Aperitivo: 50 g
 Entrada fría: 60 g
 Entrada caliente: 60 g
 Sourbet: 50 g
 Plato Fuerte: 180 – 250 g
 Sourbet: 50 g
 Bajativo: 50 g
 Postre: 100 g
PUNTOS DE CONTROL EN EL ALMACENAMIENTO DE

PREPARACIONES EN RESTAURACIÓN
• Fuera de peligro: Los productos una vez inspeccionados, deben ser cuanto,
antes colocados fuera de la zona de peligro, es decir fuera de las temperaturas
entre 5 y 65°C, dependiendo de la naturaleza del alimento.
• Chequeo de temperaturas: Como medida más eficaz de asegurar que los

alimentos están fuera de la zona de peligro, la temperatura de los alimentos tiene
que ser chequeada por lo menos al inicio de cada turno y después cada cuatro
horas.
• Etiquetado de los alimentos: Siempre se hará para los alimentos

potencialmente peligrosos y aquellos listos para el consumo. Se incluirá la fecha
máxima en que debe ser vendido, consumido o descartado.
• Áreas de almacenaje limpias y secas: Los pisos, paredes, congeladores,

heladeras y en general todas las áreas deberán ser limpiados y desinfectados a
intervalos de tiempo para prevenir la contaminación de los alimentos.
• Almacenar solo alimentos: En las áreas destinadas a este fin, solamente deben
almacenarse alimentos y nunca se deberán almacenar productos químicos o de
limpieza. Del mismo modo, nunca se almacenarán alimentos en los baños,
vestuarios, bajo las escaleras u otras áreas donde puedan resultar contaminados.
(Silva, 2016)
PUNTOS DE CONTROL EN EL ALMACENAMIENTO DE HORTALIZAS Y FRUTAS
• Se retirarán de su embalaje original (cajas, cartones, bolsas) inmediatamente

después de la recepción.
• Se acondicionarán en recipientes plásticos debidamente higienizados y separadas

por clase.
• Se almacenarán con una temperatura de 6° C a 8° C.
• Las verduras congeladas se mantendrán a temperatura de *18° C. (Silva, 2016)
CONSERVACIÓN DE ALIMENTOS
CONSERVACIÓN POR FRÍO POSITIVO
Es aquella que va por encima de los 0°C (de 1 a 3°C o entre 4 y 5°C dependiendo
de los alimentos). Debemos recordar que en las partes más frías de nuestro
refrigerador, debemos colocar las carnes y pescados, y en las menos frías las frutas,
verduras y hortalizas.
La conservación por frío positivo la conocemos comúnmente como refrigeración. Los

refrigeradores, cuentan con un sistema de humedad que evita que los alimentos se
deshidraten, sin embargo, cuando refrigeras a muy baja temperatura es muy
recomendable que los cubras para evitar que se deshidraten y se contaminen.
CONSERVACIÓN POR FRÍO NEGATIVO
Es aquella que va por debajo de los 0°C y es la que conocemos como congelación.
Al estar a temperaturas por debajo de los 0°C detiene la multiplicación de los
microorganismos, pero no los mata, por lo que debes saber que, al descongelarlos,
estos vuelven a multiplicarse.
ORGANIGRAMAS FUNCIONALES Y ESTRUCTURALES
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Un organigrama funcional establece las funciones que cumplirá cada personal de

cocina y se estructura de la siguiente manera por medio de departamentos:
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Un organigrama estructural establece la jerarquía que ocupará cada persona que

labora en cocina y se estructura de la siguiente manera por medio de dependencias:
TAREA 1: Consultar y describir las funciones que cumple cada miembro del
organigrama funcional.
TAREA 2: Consultar y describir las responsabilidades que cumple cada miembro

del organigrama estructural.
MANEJO DE COSTOS Y EXISTENCIAS EN RESTAURACIÓN
Existen varios instrumentos específicos en área de la restauración para desarrollar

el control de costos de alimentos y bebidas, es así que se desarrolla el mismo a
partir del establecimiento de factores de producción entre los cuales se encuentra la
gerencia de personal, mano de obra directa e indirecta, costos directos e indirectos
de fabricación, transporte, venta, comercialización, etc.
RECETA ESTÁNDAR:
Una receta estándar es una fórmula escrita para producir un plato o articulo
alimenticio de una calidad específica y cantidad deseada. La receta estándar
muestra la cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparación del plato o
artículo y la secuencia del paso a seguir en su preparación.
Se calcula los costos aproximados de Materia prima.
RECETA DE PRODUCCIÓN:
Para ciertos sectores que trabajan con materias primas, se cuenta con herramientas
para crear recetas y realizar producción de nuevos artículos. Una Receta como tal,
es una lista de artículos que necesitan con sus respectivas cantidades, para crear
nuevos productos. El proceso se encarga de distribuir los costos en los nuevos
productos creados.
Los productos creados a partir de los costos obtenidos en materia prima se

establecen a partir de la inversión en capitales que subsidien los egresos generados
correspondientes a mano de obra directa, indirecta, costos indirectos de fabricación,
costos directos, devaluaciones y fluctuaciones de la bolsa internacional, así como los
impuestos al valor agregado IVA e impuestos de servicio al cliente.
El desarrollo de una receta de producción nos ayuda a la generación de un PVP o

precio de venta al público del cual se generará el punto de equilibrio
correspondiente para conocer si existe el suficiente abasto de dividendos en las
cuentas cobradas de la empresa.
DESARROLLO DE RECETA ESTÁNDAR:

DESARROLLO DE RECETA DE PRODUCCIÓN:

TIEMPOS DE COMIDA
Es muy común escuchar en las cenas y comidas hablar de los tiempos. ¿Qué
comprende esto? Es la cantidad de platillos durante una comida / cena. Los tiempos
de la comida regularmente, la cantidad de tiempos se incrementa dependiendo de la
hora del día y de la formalidad que implique.
DESAYUNOS:
El desayuno es la comida más importante del día y la primera del día. Para llevar
una vida saludable nunca se ha de suprimir el desayuno diariamente, el cual
además debe ser saludable, o sea, no debe contener grasas y no se recomienda la
ingesta de muchos carbohidratos.
 DESAYUNO OCEÁNICO
Se trata de los desayunos que se suelen consumir en países como Nueva Zelanda,
el cual se parece mucho a los desayunos anglófonos. Este tipo de desayuno se
caracteriza por ser muy liviano a causa de las temperaturas altas que caracteriza la
zona. Como desayuno se suele servir diferentes tipos de jugos o zumos frutales,
tostadas, cereales y fruta al natural. También suele integrar porciones de carne roja
y café.
 DESAYUNO AMERICANO
Se trata de desayunos muy ricos y cargados de proteínas y carbohidratos. Para su
elaboración se emplea diferentes tipos de carne, frutas, yogur, huevos, tostadas y
cereales.
 DESAYUNO AFRICANO
Se trata del tipo de desayuno que se suele servir en África, lo cual se basa en la
ingesta de tortillas, dulces, arroz con fréjoles y un poco de té.
 DESAYUNO ORIENTAL
Este tipo de desayuno es el servido tradicionalmente en los países del continente
asiático, el cual se centra en el servicio de arroz en combinación de varios tipos de
mariscos. Se suele incluir el consumo de huevos crudos, de sopas y de verduras;
además se suele consumir el té verde.
 DESAYUNO ITALIANO
Los italianos usualmente suelen desayunar café con leche y pan con manteca y
dulce. Los niños suelen consumir chocolate con leche y pan.
 DESAYUNO IRLANDÉS
Es muy parecido al inglés, pero este contiene un alto contenido de grasa, donde
suele incluir como base la morcilla. Se suele acompañar de té.
 DESAYUNO BRUNCH
Se trata de una mezcla entre el desayuno y el almuerzo, el cual suele consumirse
entre las 11 y las 3 de la tarde. Es el tipo de desayuno que se suele ofrecer en
algunos hoteles principalmente los días feriados y los domingos.
Su forma de presentarse se parece mucho al desayuno tipo buffet, ya que es de
autoservicio y por lo general tiende a incluir jamón, bollos, huevos, bacon,
salchichas, frutas, panqueques, aves, mariscos, carne asada, verdura, ensaladas y
panes de diferentes tipos.
 DESAYUNO CONTINENTAL
También se le suele conocer bajo el nombre de desayuno completo. Es el tipo de
desayuno que distingue al continente europeo, el cual se centra en el consumo de
jugos naturales, tostadas con manteca y dulces, café, leche con chocolate, y té.
Se considera como un tipo de buffet que presenta un horario y una oferta mucho
más amplia. También se le suele conoce como desayuno tardío, el cual es ideal para
algunos extranjeros que tienen por costumbre desayunar tarde para evitar comer
en el hotel.
 DESAYUNO A LA CARTA
Es el tipo de desayuno que se suelen servir en restaurantes y ciertos centros de
comidas, donde todas las mesas posee un muestrario donde el cliente puede
visualizar toda la variedad de guarniciones que suele preparara en el
establecimiento, y a la vez la mesa está estéticamente preparada.
 COFFEE BREAK
Se trata de los desayunos que son ofrecidos en un área o zona determinada dentro
del área de trabajo, o en un local próximo a el dedicado solo para que los
empleados desayunen.
 DESAYUNO ROOM SERVICE
Es el tipo de desayuno que se sirve directamente en las habitaciones de los
huéspedes de hoteles de alta categoría. El huésped solo tiene que especificar con
una llamada que desea desayunar y una persona encargada se lo llevará a la
habitación utilizando un gueridón, el cual también lleva mesas plegables con ruedas,
para preparar una especie de desayunador dentro de la habitación.
ALMUERZOS:
Su término proviene del latín admordium, de amordere (morder ligeramente) y

refiere a la primera comida principal que se ingiere durante el día, generalmente
alrededor del mediodía. En algunos lugares, el almuerzo también refiere a la comida
que se consume entre el desayuno y la comida del mediodía. Ambas valoraciones
son correctas.
La composición y las cantidades de cada almuerzo tienen una íntima relación con los
distintos hábitos de cada población. Existe una gran variedad de tradiciones
culinarias que dependen de la étnia, el país o los factores climáticos que posee cada
individuo. Por ejemplo, para los países mediterráneos el almuerzo es considerada la
comida principal, no es lo mismo en el caso de las culturas anglosajonas cuyo valor
es ínfimo.
MERIENDA:
La palabra merienda procede de “merenda”, palabra latina, a su vez derivada del

verbo “merere” con el significado de “merecer”. En la Antigua Roma designaba la
comida que se daba a los soldados a la tarde, por habérsela ganado con su
esfuerzo, luego del servicio. Actualmente la merienda se sirve a media tarde,
cuando necesitamos un merecido descanso. Es una de las cuatro comidas básicas, y
una de las seis que recomiendan los nutricionistas, que fomentan ingestas menos
cuantiosas y más distribuidas.
CENA:
Si rastreamos la raíz etimológica de la palabra cena, la hallamos en el antiguo latín

como “cesna” que designaba la porción de alimento que se consumía en cualquier
parte de la jornada. En el latín clásico se usó la palabra cena para nombrar a la
comida más importante, la más sustanciosa que se ingería a lo largo del día. Esa
era la que se servía luego de la jornada laboral, cuando la familia se reunía en pleno
en la “hora nona”, que variaba según la época del año, y además con la condición
social de los comensales.
Actualmente es también cena, la última comida diaria, pero a diferencia de los

romanos, se recomienda que sea liviana, para lograr un buen descanso, ya que
durante la noche, para dormir, no consumiremos mucha energía.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PERFIL DEL ORGANIZADOR DE EVENTOS
PROVEEDORES CONFIABLES
Esto se logrará con el tiempo, ya sabemos que todo evento es un trabajo en equipo, y el
cumplimiento de los proveedores, en tiempo, forma y lugar, es requisito indispensable.
Debemos poder confiar en ellos, en su capacidad, solvencia, estructura y experiencia.
PREOCUPARSE POR LA EXCELENCIA
Para esto deberá verificar, las veces que sean necesarias, cada una de las áreas que
componen el equipo. Definir roles, asignar tareas y responsabilidades, tener en claro los
objetivos del evento y los deseos del público o el cliente.
CREATIVIDAD
La originalidad como he dicho anteriormente, encarrilar la creatividad, desde la forma de

envío de una invitación o convocatoria, el diseño en sí mismo, la programación del evento,
la elección de la sede, el desarrollo del programa, la vestimenta de todas las áreas de
RRHH.
EL MANEJO DE LOS TIEMPOS (CRONOGRAMA)
Este punto, tanto el tiempo de preparación como el desarrollo del evento en sí, está tratado
más adelante en el capítulo referente a tiempos.
EL CONOCIMIENTO DEL TIMING
Este aspecto también es fundamental, es como pulsar el ambiente, reconocer como están
los invitados, el público, los participantes, manejo de la capacidad de expectativa y atención
que puede tener el público para mantenerlo constantemente interesado.
LA SINCRONIZACIÓN
Todas las personas tienen que estar al tanto del horario, tienen que participar y sobre todo
pertenecer al equipo, sentirse parte de la cosa.
LA MOTIVACIÓN
Siempre tiene que haber una motivación, tanto para el que tra- baja, el productor, el
organizador, el proveedor.
UNA BASE DE DATOS COMPLETA

Pero no sólo de proveedores, sedes, y todo lo que iremos tratan- do a lo largo de estos
capítulos, sino que sean responsables, confiables y profesionales.
AUTODOMINIO
Es fundamental el autocontrol, el saber dominarse ante una situación inesperada, ante un

imprevisto, una persona desubicada.
TIPOS DE EVENTOS
Evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado

número de personas en tiempo y lugar pre- establecidos, que desarrollarán y compartirán
una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estímulo del comercio, la
industria, el intercambio social y la cultura general.
Eventos sociales: aquellos que reúnen a un determinado números de personas y cuya

trascendencia en la mayoría de los casos no va más allá de los límites de quienes fueron
invitados. Generalmente son de carácter festivo.
Eventos culturales, académicos, formativos: la comunicación se da en forma de

transmisión de mensajes que tienden a enriquecer el aspecto cultural de quienes participan.
Eventos deportivos: aquellos en donde se desarrollan competencias, tienen que ver con el
desarrollo del espíritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas.
EVENTOS DE EXPERIENCIA
Son aquellos que generamos una nueva experiencia sensitiva en el consumidor por medio
del uso de factores sensoriales en este caso los órganos de los sentidos, es decir el
desarrollo de técnicas que influyan en la decisión futura del consumidor, por ejemplo:
GUSTO:
OIDO:
TACTO:
OLFATO:
TEMPERATURA:
MOTIVACIÓN:
EL MARKETING DE UNA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Se considera marketing al conjunto de técnicas utilizadas para la comercialización y

distribución de un producto o servicio entre los diferentes consumidores.
El productor debe intentar diseñar y producir bienes de consumo que satisfagan las
necesidades del consumidor. Con el fin de descubrir cuáles son éstas se utilizan los
conocimientos del marketing.
El Análisis de un Mercado y sus necesidades, la determinación del Producto adecuado, sus

Características y Precio, la Selección de un Segmento dentro del mismo, y cómo comunicar
nuestro Mensaje y la logística de la Distribución del producto o servicio, son parte del arte
conocido como Comercialización, Mercadeo o Marketing.
MARKETING APLICADO
Estos son los principales elementos o aspectos a tener en cuenta:
OBJETIVOS
• El Organizador de Eventos deberá discriminar claramente el objetivo deseado frente a

cada cliente.
• De ser necesario pensará en varios.
REQUISITOS DEL CLIENTE
• Indicar las necesidades de quien eventualmente nos contrate.
• Confirmar las necesidades si no está seguro a través de una nueva entrevista.
SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES
• Descripción del Evento y sus ventajas.
• Enumerar las características del servicio y cómo responde a una necesidad o resuelve
un problema específico.
ANÁLISIS DE COSTOS
• Hacer notar las ventajas económicas para el cliente.

• Comparar las ventajas en relación con el costo del producto y los de la competencia.
NUESTROS PUNTOS FUERTES
• Definir la ventaja competitiva más destacada.
• Enumerar los distintos aspectos positivos del producto o servicio.
VENTAJAS CLAVE
• Resumir las ventajas clave que proporciona el producto, servicio o idea que se está
presentando.
PASOS SIGUIENTES
• Lograr el compromiso firme del cliente.
• Ofrecer un beneficio extra.
• Enlace con futuros eventos.
Para ello es fundamental conocer las Características del contexto actual:
• Nuevo cuidado y conciencia por el medio ambiente.
• Las mujeres en el liderazgo.
• Estilo global y regionalismo cultural.
• Lo económico trasciende lo político.
• Libre comercio mundial.
• Relevancia del individuo.
• Renacimiento de las artes.
• Desarrollo de microbiología.
• Sofisticación de las telecomunicaciones.
• Contención de inflación e interés.
• Estallido del consumismo asiático
• Progreso de la democracia.
• Expansión de la libre empresa.
Asimismo, las leyes del mercado de servicio requieren mayor lealtad, más beneficio unitario
por cada nuevo consumidor, mix de servicios, búsqueda de una atención extra, la no
asociación entre costo y precio de venta y valoración de la imagen de la empresa.
EL PLAN DE MARKETING
Entorno Comercial
• Oferta de Bienes y Servicios abundante, mayor que la demanda.
• Globalización. Mayor competencia.
• Conocimiento, Capacidad e Información similares.
• Detección de nuevas necesidades.
Consecuencias
• Similitud de servicios y precios.
Necesidades y Ventajas
• Rendimiento
• Flexibilidad
• Sencillez – Costos bajos
• Fiabilidad
• Seguridad
• Prestigio
CARTA DE PRESENTACIÓN
Para elaborarla, debemos considerar las siguientes preguntas:
• ¿Quiénes somos?
• ¿Qué hemos hecho? = logros
• ¿En qué nos diferenciamos?
• ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?
Hoy se busca el valor agregado, por eso se requiere: elección del objetivo y planificación del
servicio.
Nuestro servicio debe ofrecer:
• Algo nuevo.
• Algo igual pero desarrollado con menos recursos (ahorro). o dar más con menos
(aumentar beneficios).
• Simplificar o facilitar las tareas.
• Solución a situaciones difíciles sin incremento de tiempo, energía o dinero.
EJEMPLO PARA UNA EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS SOCIALES

¿QUÉ ES?
Una empresa de Servicios de Organización de Eventos Sociales.
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?
Infraestructura que posee.
• Sede (propia o alquilada).
• Recursos tecnológicos (tel., fax, correo electrónico, sitio web, celulares, etc.).
• Personal de apoyo (técnico, administrativo, gastronómico, de mantenimiento).
¿QUÉ HACE?
• Provee o contrata la sede o predio.
• Proporciona servicio de catering (con o sin personal, mesas, sillas, tarimas.
• Escalinatas, escenarios, telones, mantelería (vajilla, menúes especiales, arreglos

florales, etc.).
• Realiza traslados (o contrata).
• Brinda servicios de:
• Asesoramiento personalizado.
• Audio e iluminación.
• Locución y animación (entretenimientos, atracciones y sorpresas).
• Show y espectáculos.
• Ambientación y adornos florales.
• Cotillón y souvenirs.
• Imprenta (invitaciones, tarjetería, diplomas, recuerdos, regalos, etc.).
• Seguridad, limpieza y mantenimiento.
¿CÓMO FUNCIONA?
• Mantiene entrevistas personales.
• Presenta diseños.
• Acuerda presupuestos.
• Establece y fija plazos de ejecución.
• Investiga presupuestos para contratación de servicios y/o materiales.
• Entrega carpetas o material de apoyo.
• Provee demos, videos institucionales o fotografías de eventos realizados

anteriormente.
• Proporciona visitas de reconocimiento.
• Facilita degustaciones.
¿PARA QUÉ SIRVE PRESTAR UN SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS?
• Resuelve problemas.
• Permite ganar tiempo.
• Ahorra costos.
• Al centralizar las tareas favorece el cumplimiento de los plazos de acuerdo al

cronograma previsto.
• Permite al cliente ser el protagonista único y principal de la celebración logrando la

satisfacción de ser agasajado quitando el peso de las responsabilidades.
• Al estar asesorado por especialistas se garantiza la calidad, originalidad y la posibilidad

de estar a la vanguardia en celebraciones.
¡Vender el servicio de organización de eventos es vender BENEFICIOS!
AUSPICIOS PUBLICITARIOS
Las empresas buscan independizar su imagen del producto que venden contribuyendo al
avance tecnológico, que mejora la calidad de vida. Por ello los congresos constituyen una
excelente publicidad de imagen para canalizar su presencia institucional, logrando al mismo
tiempo un estrecho contacto con el público calificado.
La comercialización y marketing deben considerar también:
ATENCIÓN A LOS SPONSORS
• Palcos de empresas
• Entradas y Credenciales
• Parking
• Lugares VIP
BANNERS, ESTÁTICAS, STANDS, ETC.
• Ubicación y tamaños
• No permitidos
• Vendidos
PUBLICIDAD
• Del evento
• En canje
MERCHANDISING
• Del evento
• En venta
• De sponsors
EJEMPLOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES SOCIALES
6 MESES ANTES
1. Selección de la sede, sea en la empresa, la casa, un salón, un country, un barco, etc.
2. Definir una fecha aproximada o exacta.
3. Tener una propuesta alternativa ante cualquier imprevisto.
4. Definir el tipo de fiesta a realizar.
5. Pautar la programación.
6. Estimar la cantidad de invitados.
7. Evaluar las necesidades técnicas.
8. Definir el tipo de ambientación, la decoración y el servicio gastronómico.
9. Si se presenta algún espectáculo definir el presupuesto, horario, características y

duración.
4 MESES ANTES
10. Reservar la sede elegida.
11. Pedir presupuesto de todos los servicios, la gastronomía, la imprenta, los souvenires,
los fotógrafos, la filmación, el espectáculo, el personal auxiliar, los traslados.
12. Elección de la decoración y requisitos básicos de infraestructura (flores, iluminación

especial, globos, candelabros, cerramientos, alfombras, plantas).
3 MESES ANTES
13. Hacer el listado definitivo de los invitados
14. Seleccionar el menú.
15. Diseñar las invitaciones y lo que deba ser impreso.
16. Elegir la imprenta (prestar atención a los tiempos prometidos).
17. Evaluar la necesidad de alquiler de mesas, sillas, vajilla, mantelería.

18. Evaluar la necesidad de climatización.
19. Evaluar la necesidad de heladeras, cocinas y hornos extras.
2 A 1 MES ANTES
20. Impresión de las invitaciones, programas, menúes, recordatorios, tarjetas de ubicación

en las mesas.
21. Confirmar presupuestos, seleccionar y contratar al personal eventual.
22. Concretar el alquiler de elementos.
23. Capacitar al personal eventual.
24. Determinar los horarios, las funciones y las tareas a desempeñar.
25. Controlar las instalaciones. Detectar posibles fallas o deterioros.
HASTA EL DÍA D
26. Chequear todas las necesidades.
27. Confirmar la asistencia.
28. Ensayar y calcular los tiempos.
29. Probar tres veces los equipos electrónicos.
30. Verificar los tiempos de entrega de la imprenta, el cotillón, los souvenires, la

decoración, la vestimenta.
POSTERIOR AL EVENTO
31. Devolución de elementos.
32. Agradecimientos.
33. Análisis de la faz operativa.
34. Análisis de los tiempos pautados originariamente y sus modificaciones.
35. Evaluar si fue acertado el presupuesto pactado.
36. Hacer un informe crítico del resultado.
ESTILOS DECORATIVOS
ESTILO CLÁSICO
Se basa en la conservadora casa burguesa del siglo pasado. Lo forman materiales clásicos
que dan calor y comodidad, además de estampados, plantas, murales, zócalos, cornisas,
amplios cortinados y adornos delicados. Los colores que utiliza son los granates, ver- des,
rojos oscuros y marrones; motivos de pájaros, flores, frutas y rayas más que cuadrados.
Los complementos son candelabros y elegantes lámparas de mesa y platos de porcelana.
ESTILO RÚSTICO
Principalmente se destaca por el uso de materiales nobles y naturales poco tratados, como
la madera, el mimbre o la esterilla, aplicados tanto en objetos y utensilios como en paredes
y pisos. También se da importancia a las artesanías y a las telas duras en colores claros.
Puede ser sencillo o sofisticado, evitando los ambientes sobrecargados.
ESTILO LOFT
La adaptación de locales industriales, aprovechando así su estructura básica, formó un

nuevo estilo. Es frío, de superficies limpias y duras, colores sólidos, sin calidez aparente. Se
utilizan el metal, el plástico y la goma. Formas geométricas puras y ángulos muy marcados.
Es tranquilo y neutro. El espacio vacío constituye el elemento más importante.
ESTILO MODERNISTA
Simple y funcional, se caracteriza por crear espacios amplios, despojados y luminosos. Se

puede optar por colores claros en paredes y muebles. Es sencillo y práctico, los muebles
son de líneas puras y detalles discretos.
ESTILO ÉTNICO
Tiende a decorar con colores y objetos artesanales, como Afrecha, India, Oriente, etc.
Su encanto son los colores cálidos y objetos artesanales, cestos, cerámica, tejidos
naturales, madera con tallas y alfombras con dibujos elaborados.
MINIMALISMO
Estilo que toma como premisa reducir al máximo los elementos, los volúmenes y las
formas, prescindir del color y busca la belleza en la mínima expresión.
KITSCH
El kitsch se destaca por el predominio del color y las formas, la utilización de elementos
antiestéticos y chillones.
ESTILO ORIENTAL
Basado en una interpretación exótica y personal de esta cultura milenaria, con la

simplicidad que aportan su sabiduría y filosofía oriental; colores, objetos, murales y adornos
que remiten en todo momento (o copian) su estética y costumbres. Contraste de texturas
(piedra, madera o papel), objetos místicos (fuentes, velas, inciensos) y la presencia de la
naturaleza (piedras, agua, flores) en un total equilibrio, propuestos a partir del concepto del
Yin y Yang como balance de energías.
ESTILO ZEN
Hermano del estilo oriental, el Zen es aún más despojado y simple, buscando la armonía y
el equilibrio, además de un sutil toque masculino. Utiliza colores claros y tonalidades
neutras, desde el blanco pasando por toda la gama de colores ocres y beiges, fuentes de
Feng Shui, objetos de bambú, telas rústicas, cascadas, etc.
TEMÁTICA
Se trata de basar la ambientación en un tema específico, como puede ser una celebración
caribeña, mexicana, flamenca, griega, etc., apelando a los símbolos característicos y al
vestuario.
GESTIÓN DEL MICROEMPRENDIMIENTO PARA LOS ORGANIZADORES DE EVENTOS
CONCEPTOS BÁSICOS
Para armar un Microemprendimiento será necesario recorrer 3 etapas a saber:
• Etapa de Planeamiento
• Etapa de Desarrollo
• Etapa de Puesta en Marcha
Partiremos del concepto que estamos organizando un emprendimiento en el cual la relación

Beneficio / Costo deberá ser mayor a 1, lo cual implica decir que tendré un lucro o ganancia
como resultado de la actividad que desarrolle.
Para ello se deberá
• Clarificar y contabilizar cuáles son mis recursos
• Tener suficientemente particularizado cuál es el objetivo a alcanzar en el corto,

mediano y largo plazo.
RECURSOS
RECURSOS FÍSICOS
Son aquellos que constituyen la infraestructura de la empresa:
• Lugar físico
• Amoblamiento
• Insumos técnicos: PC, líneas telefónicas, fax, celulares, videograbadora y TV, vehículo.
• Papelería: Tarjetas, folletos, hojas membreteadas, etc.

RECURSOS HUMANOS
En general podemos agruparlos en:
• Personal administrativo
• Asesores profesionales
• Proveedores
RECURSOS INTANGIBLES
• Tiempo:
El tiempo es siempre un elemento sustancial que debe tenerse en cuenta para obtener
resultados satisfactorios. Las cosas no suceden de un día para el otro, ya que lleva tiempo
tanto prepararse como ejecutar lo planificado.
• Conocimiento:
“Una persona aprende el 20% de lo que ve, un 20% de lo que oye, el 40% de lo que oye y
ve simultáneamente y el 80% de lo que vivencia y descubre por sí misma”. De allí la
importancia de hallar el equilibrio entre el saber adquirido como consecuencia del cono-
cimiento obtenido por la concurrencia a cursos, seminarios y congresos de actualización y/o
lecturas de fuentes bibliográficas y la experiencia empírica, adquirida no solo como
resultado del hacer, sino también como producto de la evaluación de resultados, la que
dará lugar a la concientización de aquellos factores que influyen positiva y negativamente.
• Aptitudes personales
Uno de los primeros pasos a tener en cuenta para dar comienzo a un emprendimiento
propio, es conocerse a sí mismo. Es decir, que Usted tiene que evaluar sus fortalezas y
debilidades.
Dichas fortalezas y debilidades son aspectos individuales, los cuales hay que valorizar toda
vez que estén sustentados en sistemas de creencias propios de cada persona y representen
uno de los mar- cos de referencia más amplios para el comportamiento.
PASOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Para llevar a cabo dicha administración el Organizador de Eventos debe Planear. Una de las
deficiencias más importantes de la pequeña empresa es la falta de planificación, en especial
a largo plazo.
Los principales beneficios de la planificación de la organización, son:
• Claridad de objetivos.
• Identificación de roles y responsabilidades de los integrantes del proyecto.
• Eliminar la duplicación del esfuerzo.
• Permitir la detección de las debilidades de la estructura.
• Facilitar el proceso de toma de decisiones.

Organizar es constituir el organismo de la empresa. Dirigir, lo cual implica:
• Mandar es hacer funcionar la empresa, guiar, conducir al personal.
• Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
PREVENCIÓN DE RIESGOS EN EVENTOS
El riesgo cero no existe, pero sí el cero accidente (ausencia de accidente) y este cero
accidente es posible a partir de la prevención. Prevenir es anticiparse, evitar, impedir,
advertir, de tal manera que el hecho que podría ocurrir, no tenga lugar. La prevención con-
lleva no sólo medidas de carácter técnico, sino también aquellas que permiten instalar en la
sociedad una cultura de la prevención.
EDUCAR PARA LA SEGURIDAD: ampliando y aumentando los conocimientos acerca de la

seguridad, con el propósito de inculcar una actitud atenta frente al peligro.
ADIESTRAR PARA LA SEGURIDAD: entrenando a los individuos para el desarrollo de la

aptitud natural que cada uno tiene frente a las situaciones de peligro y en el manejo de los
elementos y hábitos que hacen a la seguridad en situaciones de emergencia.
CREAR UNA CONCIENCIA COLECTIVA DE PREVENCIÓN: entendiéndola como una

actitud comunitaria hacia el riesgo.
ANEXOS

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CAFETERÍA: Una cafetería es un establecimiento donde se sirve preparaciones

CATERING: Se denomina cáterin o también banquetearía, al servicio de

BAR: Un bar es un establecimiento comercial donde se sirven bebidas alcohólicas,

COCINA INDUSTRIAL: Se entiende como “cocina industrial” todo establecimiento

COCINA NUTRICIONAL: Comprende las consideraciones generales de los

DISTRIBUCIÓN DE TIPOS DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

Proteínas: 100 a 120 g

Proteínas: 250 a 400 g

CATERING (Trenes, aerolíneas, industrias y cruceros)

COCINA DE VANGUARDIA (Fusión o cocina de autor)

Menú máximo de 12 tiempos de “Degustación”

PUNTOS DE CONTROL EN EL ALMACENAMIENTO DE

• Chequeo de temperaturas: Como medida más eficaz de asegurar que los

• Etiquetado de los alimentos: Siempre se hará para los alimentos

• Áreas de almacenaje limpias y secas: Los pisos, paredes, congeladores,

PUNTOS DE CONTROL EN EL ALMACENAMIENTO DE HORTALIZAS Y FRUTAS

• Se retirarán de su embalaje original (cajas, cartones, bolsas) inmediatamente

• Se acondicionarán en recipientes plásticos debidamente higienizados y separadas

• Se almacenarán con una temperatura de 6° C a 8° C.

• Las verduras congeladas se mantendrán a temperatura de *18° C. (Silva, 2016)

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REQUISITOS DEL CLIENTE

• Indicar las necesidades de quien eventualmente nos contrate.

• Confirmar las necesidades si no está seguro a través de una nueva entrevista.

SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES

• Descripción del Evento y sus ventajas.

• Hacer notar las ventajas económicas para el cliente.