CASO PRÁCTICO CUENTA DE INVENTARIO

PROCESO AUDITADO RECURSOS FISICOS

TEMA: INVENTARIO MATERIA PRIMA
LIDER DEL PPROCESO MARYORIAM PEÑALOZA
FECHA APERTURA DE AUDITORIA 20 SEPTIEMBE 2021
FECHA DE CIERRE DE AUDITORIA 26 SEPTIEMBRE 2021
EMPRESA: COMERCIALIZADORA EL PORTICO
RIF J-30160514-4
OBJETIVO DEL SEGUIMIENTO:
 Verificar la razonabilidad de la cuenta de Inventario de Materia Prima
ALCANCES DEL SEGUIMIENTO:
 Verificar que la materia prima existente al momento del cierre de la auditoria sea
la que se adquirió de ultimo, aplicando el método PEPS (Primero en entrar,
Primero en Salir)
CRITERIOS DEL SEGUIMIENTO:
 Examen físico de los bienes o documentos que amparen y controlen el desarrollo
de las operaciones normales de la empresa.
 Que la mercancía solicitada a los proveedores, lleguen en las condiciones
estipuladas en los convenios o pedidos realizados.
 Verificar que la mercancía solicitada sea la adecuada sea la necesaria para e tipo
de actividad que desarrolla la empresa.
 Evaluar, revisar y cerciorarse de los saldos, cantidades y demás operaciones
aritméticas de inventarios.
 Cuestionarios operativos, son una valiosa e indispensable herramienta para la
ejecución de auditoría operacional. Estos cuestionarios están basados en el
conocimiento específico de cómo se realizan las operaciones.
METODOLOGIA Y DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO:
La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de las funciones que le asisten de
evaluación independiente de la gestión, desarrolló las siguientes actividades:
Entrevistas, inspecciones, confrontación de datos, análisis de los datos del sistema y
demás información suministrada por los auditados.
El informe se estructuró de acuerdo al orden cronológico de la llegada de materia
prima de la empresa y en él se reflejan las observaciones o hallazgos encontrados.
AREA OPERATIVA COMERCIALIZADORA EL PORTICO :
Como resultado de la auditoría realizada en los días 20,21,22,23,24,25,26 del mes de
Septiembre, se evidenciaron debilidades en el manejo y custodia del inventario, se
decidió incluir el método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), a partir de una
muestra seleccionada cuyos criterios fueron:
 Verificación de elementos adquiridos en la semana del 13 de Septiembre al 19
de Septiembre 2021.
La encargada del depósito Magaly Sánchez, quien se encarga del control y custodia
CODIGO PRODUCTO FECHA DE INGRESO CANTIDA FECHA DE CANTID
SEGÚN FACT D EGRESO AD
000937 HARINA DE TRIGO 14-09-2021 40 15-09-2021 10
8 AVEIRO
000937 HARINA DE TRIGO 13-09-2021 20
9 PRINCESA
000938 HARINA DE TRIGO 21-09-2021 50 24-09-2021 50
0 POLAR
000102 MARGARINA 10-08-2021 15 15-09-2021 3
0 TUPAN
000102 MARGARINA 22-08-2021 40 30-08-2021 25
1 NELLY
000110 SAL BAHIA 25KG 26-07-2021 5
1
000110 SAL EL MAR 20KG 28-08-2021 3 30-08-2021 3
2
000120 AZUCAR 31-08-2021 40 15-09-2021 30
1 MONTALBAN
24KG
000120 AZUCAR AL 01-09-2021 10 24-09-2021 10
2 KOSTO 24KG
000130 HUEVOS EL 25-08-2021 6
1 TUNAL TIPO A
(CAJAS)
000130 HUEVOS EL 05-09-2021 6 15-09-2021 6
2 TUNAL TIPO B
de la materia prima, luego de la respectiva verificación se pudo evidenciar:

OBSERVACION: Se evidencia que la materia prima no está saliendo según la fecha de

ingreso a la empresa. Lo que conlleva a la perdida, daño o desperdicio de la misma
 Así mismo, de la revisión física a los elementos seleccionados en la muestra, se
evidencia materia prima, que si bien, se encuentran físicamente en el inventario,
pero no cuenta con el ingreso oportuno en el sistema, lo que dificulta su
adecuada salida. Como también en ingreso erróneo de la materia prima
 CODIGO PRODUCTO FECHA DE INGRESO CANTIDA FECHA DE CANTID
SEGÚN FACT D EGRESO AD
000937 HARINA DE TRIGO 14-09-2021 40 15-09-2021 10
8 AVEIRO
000937 HARINA DE TRIGO POR INGRESAR AL 20
SISTEMA
9 PRINCESA
000938 HARINA DE TRIGO 21-09-2021 50 24-09-2021 50
0 POLAR
000102 MARGARINA 10-08-2021 15 15-09-2021 3
0 TUPAN
000102 MARGARINA 22-08-2021 40 30-08-2021 25
1 NELLY
000110 SAL BAHIA 25KG 26-07-2021 5
1
000110 SAL EL MAR 20KG 28-08-2021 3 30-08-2021 3
2
000120 AZUCAR 31-08-2021 30 15-09-2021 40
1 MONTALBAN
24KG
000120 AZUCAR AL 01-09-2021 10 24-09-2021 10
2 KOSTO 24KG
000130 HUEVOS EL POR INGRESAR 6
AL SISTEMA
1 TUNAL TIPO A
(CAJAS)
000130 HUEVOS EL 05-09-2021 6 15-09-2021 6
2 TUNAL TIPO B

 De la muestra analizada, los siguientes elementos que se encuentran cargados en el

sistema, pero no se encontró en la verificación realizada el físico ni su factura.
PRODUCTO CANTIDAD
MICOBAN 10KG
RELAX 20KG

OBSERVACION: No se evidenció un adecuado control y custodia de los bienes a

cargo del funcionario en contravía de lo estipulado en las normas de la empresa:"Son
deberes de los empleados: ... responder por la conservación de los, equipos, materia
prima, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente
cuenta de su utilización.
De la visita realizada se puede concluir:
 No se realizan oportunamente las bajas de elementos, lo que genera
desactualización en el inventario.
 De los elementos verificados, algunos no se encontraron sus facturas y en otras
no se efectuó el correcto ingreso.
 No existe un formato de control para verificar a quien se le entrega la materia
prima, cual es la producción obtenida de la misma.
FORTALEZAS:
En el proceso de auditoría, fueron detectadas las siguientes fortalezas:
 La funcionaria mostro buena disposición frente a las observaciones y
recomendaciones en la auditoría
  Se evidenció el buen estado del depósito lo que permite la adecuada
conservación de la materia prima, se encontró muy bien organizada y aseada

OBSERVACIONES DETECTADAS:

OBSERVACIÒN RECOMENDACIÒN
Se evidencia que la materia prima no está
saliendo según la fecha de ingreso a la
empresa. Lo que conlleva a la perdida,
daño o desperdicio de la misma.
Así mismo, de la revisión física a los
elementos seleccionados en la muestra, se
evidencia materia prima, que si bien, se
encuentran físicamente en el inventario,  Registro inmediato de la factura
pero no cuenta con el ingreso oportuno en el sistema, verificando fecha
en el sistema, lo que dificulta su de ingreso, cantidad y estado de la
adecuada salida. Como también en materia prima
ingreso erróneo de la materia prima.  Incorporación de un supervisor,
para el mejor control del almacén
No se evidenció un adecuado control y
custodia de los bienes a cargo del
funcionario en contravía de lo estipulado
en las normas de la empresa:"Son
deberes de los empleados: ... responder
por la conservación de los, equipos,
materia prima, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y
rendir oportunamente cuenta de su
utilización.
No existe un formato de control para  Elaboración de un formato de
verificar a quien se le entrega la materia control del entrada y salida de
prima, y cuál es la producción obtenida materia prima, así como la
de la misma. producción obtenida de la misma

CONCLUSONES:
 Existen debilidades en el manejo, custodia y control de los inventarios con
posibles implicaciones disciplinarias; situación que conlleva a recomendar a la
Dirección General el traslado del presente informe al Grupo de Control
Disciplinario Interno para que adelante las acciones encaminadas a determinar
las respectivas responsabilidades.
 Se evidenció falta de depuración, y falta de control, lo cual afecta la
confiabilidad de los registros, generando riesgos frente a la razonabilidad de la
cuenta de Materia Prima.
 La funcionaria del área del almacén, desconoce las normas, directrices y
procedimientos establecidos para la correcta administración de los inventarios de
materia prima, por lo que se hace necesario implementar jornadas de
capacitación para identificar y mitigar riesgos de gestión y corrupción. Así
mismo, se debe hacer monitoreo periódico al cumplimiento de las políticas de
 operación.

CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO

Nª PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿Existe Manual de procedimientos que
describa lo relacionado con
autorización, custodia, registro, control
y responsabilidades en los inventarios?
2 ¿Existe control sobre el máximo y el
mínimo de inventarios?
3 ¿Existen políticas claramente definidas
y expresadas en cuanto a recepción,
almacenamiento y conservación?
4 ¿ ajustes en los registros de inventario
como consecuencia de la toma física de
los mismo son autorizados previamente
por funcionarios responsable?
5 ¿Las compras de inventario están
debidamente autorizadas?
6 ¿Los retiros de inventarios son
autorizados por funcionarios
competentes?
7 ¿Los ajustes por perdida de inventario
son revisados, aprobados y revisados
por funcionarios que no están
involucrados en la responsabilidad del
manejo y registro de o mismos?
8 ¿Aprueba u funcionario responsable la
salida de la existencia no utilizados o
deterioradas?
9 ¿Son las existencias recibidas y
registradas con la descripción de
cantidad, calidad, y cualquier otra
información necesaria?
10 ¿Existen procedimientos claramente
establecidos para identificar faltantes en
la recepción de materia prima?
11 ¿Existen informes actualizados de
materia prima para efecto de facilitar el
análisis de perdidas y manejo de las
mismas?
12 ¿Para efecto de asegurar registros
exactos de las cantidades reales en
depósito, se realiza inventario físico e
informe sobre la materia prima?
13 ¿Existen instalaciones adecuadas y
medidas de seguridad que permitan: la
conservación de materia prima y el
ingreso de personal no autorizado?
 14 ¿Verifica los encargados de almacén las
cantidades recibidas contra los informes
de recepción?
15 ¿Se encuentra debidamente asegurados
los inventarios de materia prima
teniendo en cuenta el valor de los
mismos?
16 ¿Están claramente definidas las
responsabilidades para el manejo de los
inventarios de materia prima en cuanto
al registro y custodia?
CONFIRMACION DE LO INVENTARIOS:
Según auditoría efectuada en la semana del 20 de septiembre del 2021 al 26 de
septiembre del 2021, directamente al área del depósito de materia prima se puedo
constatar la cantidad de materia prima existente y su estado.

VERIFICACION DE RESGUARDO Y CUSTODIA

No se pudo verificar resguardo y custodia de la materia prima, ya que no existe
un control adecuado de la salida y entrada de la misma. Por lo tanto no existe un
resguardo adecuado y por ende una custodia satisfactoria.

METODO USADO PARA VALORAR EL INVENTARIO :

PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR (PEPS): Plantea que los
primeros productos que se adquieren son los primeros que se venden, quedando en
inventario los artículos más recientes. Con PEPS, el inventario que queda en el almacén
se valora a un precio cercano al valor que fija el mercado considerando un período
inflacionario. Es decir que los artículos que llevan más tiempo en el inventario, tienden
a tener menor costo que los adquiridos recientemente. Esto último es lo que nos lleva a
tener un menor costo de ventas y con él un aumento del beneficio obtenido por la
empresa, pero también aumento en el pago de impuestos.

MODELO DE FORMATO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO

MES SEPTIEMBRE
EMPRESA COMERCIALIZADORA EL PORTICO
RIF J-30160514-4

CODIGO DEL EXISTENCIA RETIROS

Nª DESCRIPCION ENTRADA SALIDAS EXISTENCIA
INVENTARIO ANTERIOR (DETERIORO)
1              
2              
3              
4              
5              
6              
7