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Contabilidad de Costos

Administracin de los inventarios 1. Aplicar los controles administrativos en el manejo del ingreso de las mercaderas. 2. Determinar los costos en la administracin de los inventarios. 3. Explicar la importancia de los sistemas de administracin de los inventarios

CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS MERCANCAS Recepcin de mercancas La funcin de recibir los materiales en la bodega, o en almacn corresponden al jefe o encargado, quien deber verificar que lo que recibe est de acuerdo con lo solicitado, para lo cual seguir el siguiente procedimiento: Confronta las facturas del proveedor con la copia de la orden de compra o pedido, con el fin de cerciorarse de que lo solicitado se ajusta a lo que le estn enviando. Revisa que los materiales que le estn entregando cumplan con las especificaciones en cuanto a calidad y precio. Aprueba la factura mediante la colocacin de un sello de recibido conforme, si todo lo pedido es correcto. Clasificacin de los materiales en un almacn Se entiende por clasificacin a la agrupacin en una bodega de todos los materiales de acuerdo con ciertas caractersticas comunes ( qumicas, fsicas, etc.). El hacer esta clasificacin sirve al almacn para lograr un orden que de otra forma sera muy difcil conseguir. Dicha clasificacin es requisito para poder establecer una nomenclatura o catlogo de materiales. Los materiales pueden clasificarse tambin de acuerdo a su funcin. Ejemplo: Combustibles y lubricantes Productos de concreto Vidrios Pinturas y barnices Artculos de ferretera

Catlogo de mercancas Nomenclatura y codificacin de materiales: Es la asignacin de nmeros o letras a cada tipo de artculos que se surten en un almacn. La nomenclatura tiene como objetivo sustituir muchas veces a las largas descripciones por un cdigo. La codificacin de materiales es de suma importancia en la implementacin de un sistema mecanizado de control de existencias. La codificacin debe reunir los siguientes requisitos que: Sean apropiados para la clasificacin de materiales Sean definidos y claros Sean simples y breves Sean entendidos por toda la empresa No existan repeticiones de codificacin.

Una vez definida la clasificacin de los materiales en un almacn, se procede a codificar de la siguiente manera: Los grupos principales de materiales se identifican con 2 cifras. Se puede comenzar con 00 y se termina con 99, por ejemplo: en una empresa en donde se trabaja con pinturas la codificacin principal puede ser: 01 pintura de aceite 02 pintura agua pintura exteriores pintura antihongos Una vez seleccionados aquellos conjuntos de materiales o productos que han constituido grupos principales se procede a formar los subgrupos, ejemplo: 01-1 pintura de aceite de de galn 01-2 pintura de aceite de galn 01-3 pintura de aceite de 1 galn 02-1 pintura de agua de 1 galn 02-2 pintura de agua de 1 cubeta Cada subgrupo a su vez se puede dividir en otras especificaciones, ejemplo: 01-1-01 01-1-02 01-2-01 01-2-02 pintura pintura pintura pintura aceite aceite aceite aceite de de de de de galn color negro de galn color rojo galn color negro galn color rojo 2

Ubicacin de las mercancas El sistema de localizacin de materiales es un conjunto de normas especficas destinadas a establecer el lugar donde se localiza o guarda cada artculo o material (estantes, aparadores, o casillas), ser identificada a travs de cdigo numrico el cul se pondr en su tarjeta de recepcin y sern ordenados los materiales en su orden de acuerdo a su funcin. Administracin de los inventarios La definicin de inventario de mercaderas corresponde a los bienes dispone una empresa para la venta. En inventario se clasifica en el activo circulante y se considera de mayor importancia en las empresas comerciales ya que estas compran artculos terminados y los revenden. Las empresas industriales de transformacin o manufactureras tienen inventarios relacionados a toda la elaboracin del producto, originndose entonces tres tipos de inventarios: Inventario de artculos terminados Inventario de productos en proceso Inventario de materiales y suministros Contabilizacin del costo del manejo de los materiales El costo de manejo de materiales comprende: Recepcin Almacenamiento Entrega Manipulacin Estos costos se derivan de la operacin del departamento de compras y de bodega. Desperdicios o materiales residuales, comprende el material que proviene de las operaciones primarias de fabricacin. Si se tienen desperdicios y estos son de poco valor no se realiza asiento de registro, se trata como una venta de desperdicios. Efectivo XXXX Venta de desperdicios XXXX __________________ / _________________ 3

Cuando la cantidad de desperdicio es de importancia relativa en cuanto a su precio, se guarda en la bodega llevando la correspondiente tarjeta de control. Existen tres formas de contabilizar los materiales residuales vendidos: 1. Un cargo a efectivo y un crdito a inventario de materiales, al precio de venta del material de la orden que origino el desperdicio. Efectivo XXXX Inventario de Materiales XXXX Orden N ____________________ / ______________________ 2. Un cargo a efectivo y un crdito a la cuenta Control Carga Fabril, por el precio de venta de dicho desperdicio. Efectivo XXXX Control Carga Fabril XXXX _________________ / ___________________ 3. Un cargo a efectivo y un crdito a ingresos varios por el precio al que se vende el producto. Efectivo XXXX Otros ingresos XXXX _________________ /____________________ Saqueos y faltantes La valoracin de los inventarios y el puede ser inferior al costo original, debido a circunstancias especiales tales como el tener la evidencia de que han disminuido esos inventarios que ha la hora de realizar nuevos clculos no coinciden. Esta situacin puede ser motivada por deterioro o daos causados en incendio u otras contingencias, cambio en el estilo, antigedad, mala manipulacin, etc.. Cualquiera que sea la causa, el resultado es que se ha perdido todo o parte del costo de algunas mercaderas o artculos en existencia. Cuando se trata de importaciones el saqueo o faltante ser cubierto por la pliza de aduanas o seguro que cubre las mercancas.

Mtodos de valoracin y valuacin de los inventarios Los mtodos ms conocidos para dar valor a los inventarios ya sea materia prima o productos terminados son: PEPS o FIFO ( primero que entra, primero que sale) UEPS o LIFO ( ltimo que entra, primero que sale) Promedio ponderado Promedio mvil Precio de la ltima factura Tipos de productos Los productos se pueden clasificar segn su estabilidad en: Productos Perecederos son aquellos productos que fallecen o mueren, expiran o terminan en menor tiempo con relacin a otros y por tanto su tratamiento y manipulacin se deben dar en una forma ms rpida y controlada, porque sino generara perdidas. Ejemplo: frutas, carnes, medicamentos, productos lcteos, legumbres, etc,. Productos no Perecederos son aquellos productos que por su naturaleza son de larga vida, es decir, no corren el peligro de desgaste acelerado por el tiempo, permitiendo as al comerciante mayor seguridad de comercializacin. Ejemplo: textiles, artculos de pasamanera, artculos de ferretera, etc. Productos Frgiles son aquellos productos quebradizos, endebles, inconsistentes, delicados, que requieren un cuidado especial para su tratamiento y negociacin. Ejemplo: cristalera, medicamentos, cermicas, algunas maderas, etc.. Mtodo PEPS este mtodo se basa en el principio de que las primeras mercancas compradas son las primeras que deben venderse o utilizarse orden y al precio original de compra. Usar este en tiempo de aumentos de precios trae como desventaja, para la empresa; que esta tendr mayores utilidades por lo que deber cancelar ms impuestos.

Mtodo UEPS este mtodo se basa en el principio de que las ultimas mercancas compradas son las primeras que se venden o utilizar a precio de adquisicin. El uso de este mtodo en tiempos inflacionarios provoca que la empresa tenga menos cantidad de utilidades por lo tanto deber cancelar menos impuestos. Mtodo Promedio Ponderado Este mtodo reconoce que los precios varan, segn se van comprando las mercancas durante todo el periodo fiscal, por lo que se considera que el valor del inventario es el precio promedio obtenido durante el periodo.

Mtodo Promedio mvil Considera que el valor del inventario debe ser un promedio, del mantenido entre una compras y una nueva compra Mtodo ltima Factura Considera la valoracin del inventario con el precio de la ltima compra realizada.

Contabilizacin
Sistema Peridico PEPS Compra Compras Fletes sobre compras Efectivo o Cuestas por Pagar Cuentas por pagar Efectivo Devoluciones y Bonificaciones sobre compras Cuentas por pagar Descuentos S/ compras Efectivo Efectivo Cuentas por Cobrar Sistema Perpetuo Inventario de Mercancas Efectivo o Cuestas por Pagar Cuentas por pagar Efectivo Inventario de mercancas Cuantas por pagar Inventario de mercaderas Efectivo Efectivo Cuentas por Cobrar 6

Devolucin

Pago en el periodo de descuento Venta

Ventas Cierre ventas Ventas Dev. y Bonif. S/ compras Descuentos S/ compras Inventario de mercancas F. Perdidas y Ganancias Perdidas y Ganancias Compras Fletes sobre compras Inventario de mercancas I.

Costo de la mercadera Ventas Inventario de Mercadera Ventas Perdidas y Ganancias

Cierre costo de venta

Perdidas y Ganancias Costo de Venta

Solucin de casos Determine en cada uno de los casos el monto del inventario final por los mtodos UEPS, PEPS, Promedio mvil. Adems el costo de venta y la utilidad bruta en ventas si se vende la mercadera con un 60% de utilidad. Caso 1 Datos: Caso 2 Datos: Inventario inicial 2/09 compra de 10/09 venta de 13/09 compra de 18/09 compra de 22/09 venta de 25/09 venta de 28/09 compra de 150 unidades a 2.50 200 unidades a 2.40 170 unidades 300 unidades a 2.70 400 unidades a 2.90 500 unidades 100 unidades 100 unidades a 3.00 Inventario inicial 2/10 compra 3/10 venta de 4/10 venta de 5/10 compra de 8/10 venta de 9/10 compra de 12/10 venta de 15/10 compra de 200 unidades a 175 400 unidades a 180 500 unidades 100 unidades 400 unidades a 200 150 unidades 200 unidades a 202 350 unidades 150 unidades a 204

FILOSOFA JUSTO A TIEMPO


Es un sistema para fabricar y suministrar mercancas que se necesita segn las cantidades requeridas. La fabricacin JAT, significa producir el mnimo de unidades en las menores cantidades y en el ltimo momento posible, eliminando la necesidad de inventarios. Principios del JAT: Eliminacin de desperdicios Mejora continua Participacin plena del personal Flexibilidad de la mano de obra Organizacin y visibilidad

Ventajas de la empresas que aplican el JAT: Eliminacin del desperdicio; y as logran procesos fabriles giles, eficientes y de calidad. Reduccin del tiempo; necesario para lanzar al mercado productos nuevos o modificados de acuerdo con la peticin del cliente. Reduccin del tiempo; de respuesta al mercado hasta de un 90%. Permite recortar los inventarios en forma drstica o eliminarlos del todo. Involucra al personal de toda la empresa en su implementacin, lo que es una motivacin constante. Propicia flexibilidad de la mano de obra, permitiendo que los trabajadores conozcan no solamente su trabajo sino tambien el de sus compaeros. Realiza importantes cambios en sus practicas de compra como: Reducir el nmero de proveedores Utilizar con ellos contratos a ms largo plazo. Obtener mayor calidad en los productos.

El pago a los proveedores se hace por lotes de entrega.

El JAT, es una de las filosofas o enfoques ms modernos, el cual fue introducido por la TOYOTA a fines de la dcada de los 90, que reconoce a su creador cuyo nombre es Dahchi - Ohno, ingeniero de esa notable empresa quien pretendi la eliminacin de todo desperdicio en el proceso de fabricacin, desde las compras hasta su distribucin. Se reconocen siete fuentes de desperdicios: Sobre produccin. Tiempo de espera. Transporte. Desecho en los productos. Inventarios. Movimientos intiles. Productos defectuosos.

La eliminacin de desperdicios tiene como resultado a largo plazo un proceso fabril tan gil, eficiente, orientado a la calidad y capaz de responder a los deseos del cliente, que llega a convertirse en una arma estratgica. Se resume entonces un objetivo triple: Eliminar el desperdicio Acortar todos los plazos de produccin Asegurar la calidad de lo que se produce: producir con ceros defectos hacerlo bien la primera vez Modelo de colas, tiempo de entrega Esta teora es ahora una herramienta de valor en algunos negocios debido a que muchos de sus problemas pueden caracterizarse en la congestin en cuanto a llegada y partidas. En un sistema de colas, el trmino clientes se usa para referirse a: Gentes esperando lneas telefnicas desocupadas. Maquinas que esperan se reparadas. Aviones esperando aterrizaje. Gente esperando entrar a un bus. 9

El termino instalaciones de servicio se utiliza en sistemas de colas para referirse a instalar todo el equipo o personal necesario para agilizar esas colas de espera.

SISTEMA DE CLASIFICACIN DE INVENTARIOS PARA SU COMPRA


En este tema se estudiaran tres criterios de clasificacin de materiales, basados en: 1. Valor econmico 2. Grado de criticidad para el proceso 3. Y la combinacin de los criterios anteriores

Clasificacin de materiales con base en el valor econmico de los inventarios. Clasificacin A-B-C. Este mtodo tiene como objetivo determinar cules de los materiales, productos, que se mantienen en inventario, tienen un alto valor econmico para la compaa, razn por la cual deben de controlarse estrictamente. Este criterio agrupa los inventarios en tres clases o categoras, denominadas A B C. Los materiales clasificados como A, son aquellos cuyo valor econmico total representa de un 75% a un 80% del capital invertido en esos inventarios. En nmero representa entre un 15 y un 20 % del total de materiales en existencia. Obviamente que estos materiales deben de controlarse rigurosamente, por su alto valor econmico. Los materiales clasificados como B, representan en valor econmico alrededor de un 15% del capital total invertido en existencias. En nmero son entre 30 y 40% del total de los materiales que componen los inventarios, por ser de menos valor econmico, no requiere un control tal estricto como los inventarios de clase A.

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Los materiales clasificados como C, son aquellos artculos de muy poco valor econmico. Representan tan solo un 5% de ese valor total de los inventarios, y en cantidad de artculos, son muchos. El procedimiento para realizar la clasificacin A, B, C, es el siguiente: Paso 1: para determinar el valor total de cada material, se multiplica el consumo o demanda total de unidades del periodo, por el respectivo costo unitario. Valor total = Consumo * Precio unitario Paso 2: para determinar el porcentaje que representa el valor de cada producto, con respecto al valor total invertido en los inventarios, se aplica la formula: Valor % valor = ______________ Inversin total Paso 3: ordenar la tabla de datos con respecto al valor del inventario, expresado en porcentajes. La columna de porcentaje debe estar ordenada en forma descendente. Una vez que ha sido ordenada, acumule estos porcentajes. Para realizar la clasificacin A-B-C siga las siguientes reglas: Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es menor o igual a 80% se clasifica como A. Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es mayor a 80% pero menor o igual a 95% se clasifica como B. Los restantes productos se clasifican como C. Cdigo FG-01 QD-01 FG-03 EA-01 EL-01 R 01 FC-03 QC-01 QC-07 SU-03 SU-04 Artculo cido auritico Aguarras Alambre N 12 Bases fotoceldas Bombillos de 11m Borradores Clavos de 4p Laca acrlica azul Laca blanca Lmina esmaltada Lmina galvanizada Und Precio DeTotal Valor % . u/ manda demanda L 100,00 15 Gl 40,00 20 Kg 36,05 30 U 417,00 37 U 59,60 70 U 20,00 10 Kg 27,85 10 Gl 2.070,20 5 Gl 936.60 10 U 295,75 12 U 178,20 4

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SM-01 SM-02 SM-04 R -08 SU-07 QP-01 QP-05 SM-06 R -32

Madera de 1*2*4 Madera de 1*3*4 Madera de 2*2*4 Masking tape Perfiles laminados Pintura amarilla Pintura blanca Plywood Spray mount Inversion total Artculo

U U U U U Gl Gl U U

37,25 48,00 128,00 23,75 320,05 768,05 764,70 430,00 432,30

15 20 8 20 8 4 16 5 10

Cdigo

Unidad Valor %

Valor acum..

Clasificacin

Nota

para realizar la clasificacin de los materiales en el orden A-B-C. Siga las siguientes reglas: Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es menor o igual a 80% se clasifican como A. Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es mayor que 80%, pero menor o igual a 95% se clasifica como B. Los restantes productos se clasifican como C.

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Comentario: de los veinte productos que componen el inventario, existen siete que consumen aproximadamente el 80% del valor total de esos productos. De ah la importancia de controlar muy bien estos siete productos.

Clasificacin de materiales con base en la criticidad para el proceso de produccin. Clasificacin 1-2-3. Este tipo de clasificacin agrupa los materiales en orden de importancia para el proceso. Si estos materiales faltaren, para cada producto deben estudiarse los siguientes aspectos, entre otros: Se detiene el proceso de produccin? Se detiene una operacin o grupo de operaciones? Se puede sustituir el material por otro? El material se puede o no conseguir fcilmente? Se puede usar otro equipo? Los materiales son repuestos o materiales de mantenimiento? de acuerdo con estos aspectos los materiales se clasifican en tres clases: Clase N1, Clase N 2, y Clase N 3. En la Clase 1, estn clasificados todos los materiales de mucha importancia para el proceso, pues si estos materiales faltaran, se detiene todo el proceso de produccin, o bien un grupo de operaciones. En la Clase 2, estn clasificados aquellos productos de poca importancia para el proceso, pues si estos materiales faltan, sobre todo si son repuestos o materiales de mantenimiento, los trabajos se pueden hacer alternativamente en otro u otros equipos. En la Clase 3, estn agrupados todos los materiales, los cuales se llegaran a faltar, el proceso no se detiene. En esta categora estn todos los materiales de servicio, o bien los materiales que son fciles de conseguir. Estos artculos se clasifican como sin importancia para el control de los inventarios.

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De acuerdo con esta clasificacin el control estricto de los materiales debe realizarse sobre la Clase N1. Suponga que los materiales del ejemplo anterior poseen la siguiente clasificacin:

Cdigo EA-01 R -32 SU-04 SU-03 SU-07 SM-04 SM-02 SM-06 FG-01 SM-01 QC-01 FG-03 QC-07 QP-05 QD-01 EL-01 QP-01 R -08 FC-03 R 01

Artculo Bases fotoceldas Spray mount Lmina galvanizada Lmina esmaltada Perfiles laminados Madera de 2*2*4 Madera de 1*3*4 Plywood cido auritico Madera de 1*2*4 Laca acrlica azul Alambre N 12 Laca blanca Pintura blanca Aguarras Bombillos de 11m Pintura amarilla Masking tape Clavos de 4p Borradores

Unidad Clasificacin Clasificacin A-B-C 1-2-3 U A 1 U A 1 U C 1 U A 1 U B 2 U B 2 U C 3 U B 3 L B 3 U C 3 Gl A 3 Kg B 3 Gl A 3 Gl A 3 Gl C 3 A 3 Gl B 3 U C 3 Kg C 3 U C 3

Observaciones: La lmina galvanizada, que es de poca importancia econmica, es muy importante para el proceso, pues al estar clasificada como N1, indica que si este producto falta, el proceso de produccin se detiene. Las bases para fotocelda, el spray mount, y la lmina esmaltada, son materiales que adems de tener un alto valor

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econmico, por ser de clase A, tambin son muy importantes para el proceso, por ser de clase N1. Materiales tales como las maderas, aguarrs, clavos, etc, son de poca importancia para el proceso por ser fciles de conseguir, adems, de poco valor econmico.

Clasificacin de materiales Alfa- Beta y Gama ( a, b, d ) El siguiente cuadro muestra el citado criterio de clasificacin. Clasificacin A B a a 1 a b 2 a b 3 C a b d

Cdigo EA-01 R -32 SU-04 SU-03 SU-07 SM-04 SM-02 SM-06 FG-01 SM-01 QC-01 FG-03 QC-07 QP-05 QD-01 EL-01 QP-01 R -08 FC-03

Artculo Bases fotoceldas Spray mount Lmina galvanizada Lmina esmaltada Perfiles laminados Madera de 2*2*4 Madera de 1*3*4 Plywood cido auritico Madera de 1*2*4 Laca acrlica azul Alambre N 12 Laca blanca Pintura blanca Aguarras Bombillos de 11m Pintura amarilla Masking tape Clavos de 4p

Unidad U U U U U U U U L U Gl Kg Gl Gl Gl Gl U Kg

Clasificacin A-B-C A A C A B B C B B C A B A A C A B C C

Clasificacin 1-2-3 1 1 1 1 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

Clasificacin a,b,d a a a a b b b b b d a b a a d a b d d

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R 01

Borradores

Con este criterio deben controlarse rigurosamente los artculos clasificados como Alfa, pues son de alto valor econmico, o bien muy crticos para el proceso, pues si faltaran, el proceso de produccin se detiene.

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