VALORACIÓN DE PRESUPUESTO DE COMPRAS

1. EL PRESUPUESTO DE COMPRAS

El presupuesto de compras es el informe que contiene la cantidad de materias primas o

materiales directos en inventario que una empresa debe comprar durante cada período

presupuestario. La cantidad indicada en el presupuesto es la necesaria para garantizar

suficiente inventario disponible para cumplir con los pedidos de productos de los clientes.

Este presupuesto difiere del presupuesto de ventas o de gastos, porque el objetivo del

presupuesto de compras es determinar los requisitos de la organización para la compra de

materiales en el inventario. El presupuesto de compras permite determinar cuánto dinero

y cuántos productos se necesitan para alcanzar los objetivos deseados.

Cualquier compañía que produzca o venda un producto tangible necesita un presupuesto

de compras. Este presupuesto se utiliza para las empresas que tengan productos en

existencia, ya que el valor del inventario juega un papel importante.

El presupuesto de compras es solo un aspecto de la estrategia presupuestaria general de

una empresa. En su nivel más simple, puede coincidir con el número exacto de unidades

que se espera vender en el período presupuestario.

CARACTERÍSTICAS

FLEXIBILIDAD: ya que estos permiten realizar cualquier cambio o ajuste dependiendo

la necesidad que se presente en la empresa o departamento al cual se le aplique.

OPERATIVIDAD: porque permite proyectar todo lo referente a la esencia del negocio.

TEMPORALIDAD: pone condiciones de tiempo de acuerdo al giro del negocio, están

pueden ser un mensuales, bimensuales, trimestrales.

EFECTIVIDAD: porque el cumplimiento de cada actividad está en nuestras manos y

nosotros a través de este podemos llegar e tener un nivel óptimo de cumplimiento

siguiendo o formulando adecuadamente el presupuesto.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS

 Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna.

 Adecuados precios de adquisición.

 Evitar en lo posible la sobreinversión en inventarios.

 Correcta planificación.

 Optimizar recursos.

 Determinar costos y gastos.

 Información para la toma de decisiones

INSTRUMENTOS NECESARIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL

PRESUPUESTO DE COMPRAS

Para Elaborar El Presupuesto De Compras Son Necesarios Los Siguientes Instrumentos

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

Es la estimación tanto en volumen como en costos de producción de las unidades que

vamos a procurar durante un ejercicio determinado.

PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS

Tiene como objetivo determinar las necesidades de materia prima con un nivel adecuado

de inventarios y una razonable compra de la materia prima.

PRESUPUESTO DE VENTAS

Este presupuesto viene a construir el núcleo de todo el sistema presupuestario y punto de

partida de los demás presupuestos, ya que las ventas presupuestadas señalan las

necesidades de compras de materias primas, de activo fijo, de mano de obra, de

producción y requerimientos administrativos y financieros de la organización

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA REALIZACIÓN DE UN

PRESUPUESTO DE COMPRAS

 Cuando y cuanto

 Economía en la compra

 Necesidad de capital

 Tiempo de entrega

 Instalaciones de almacenamiento

 Costo de almacenamiento

 Variables en los precios.

ASPECTOS IMPORTANTES EN EL PRESUPUESTO DE COMPRAS

A continuación describimos los aspectos más importantes en presupuesto de compras:

EL ABASTECIMIENTO

El primer aspecto es garantizar el abastecimiento oportuno de materiales y artículos de

consumo teniendo en cuenta el tiempo de entrega. Hay muchos ejemplos de empresas que

venden con una cierta estacionalidad y necesitan ajustar muy bien los tiempos de entrega

por parte de los proveedores. También muchas empresas tiene una política de

diversificación en su cartera de proveedores. El motivo es asegurar el abastecimiento en

caso de alguna contingencia.

LA PROGRAMACIÓN DE PEDIDOS

Otro aspecto a cuidar es realizar una programación de pedidos compatible con la

capacidad de almacenamiento, manipulación y conservación según las características de

los materiales. Un ejemplo de la importancia en la programación puede ser el caso de las

industrias lácteas, dado que el producto que manejan como materia prima es perecedero.

LA GESTIÓN ÓPTIMA DE INVENTARIOS

También es crucial obtener adecuados precios de adquisición, bonificaciones sobre un

volumen, descuento por pronto pago y en su caso rebajas sobre compras. Para una buena

gestión de inventarios también es importante aprovechar todas las oportunidades de

variaciones de precios de los proveedores con el fin de minimizar los costes de materiales.

Coordinadamente con lo anterior, también es crucial, evitar en lo posible la

sobredimensión en inventarios. Otro aspecto importante es considerar los gastos

derivados de las compras, gastos por transporte de los pedidos, costes de almacenamiento

y costes financieros.

También aconsejamos cuidar el tema de la financiación necesaria en caso de que la

empresa trabaje por proyectos en los que se necesite un desembolso muy importante al

principio para poder comenzar la producción.

En cuanto un análisis más cuantitativo de los presupuestos de compras creo que es

necesario que el empresario responsable de los presupuestos, entienda bien la siguiente

ecuación:

Existencias iniciales + presupuesto de materias primas a comprar – coste de la materia

prima de las ventas presupuestadas es = a las existencias finales previstas de dónde

presupuesto de materias primas a comprar será = al coste de la materia prima de las ventas

presupuestadas – las existencias iniciales + esencias finales previstas.

2. ELEMENTOS

2.1. DEFINICIÓN DE CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios busca mantener disponible los productos que se requieren para

la empresa y para los clientes, por lo que implica la coordinación de las áreas de compras,

manufactura distribución. De acuerdo a Ballou (2005) “Los inventarios son

acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y

productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de

producción y de logística de una empresa.” Lo anterior nos lleva a determinar que existen

diferentes productos que son mantenidos en las empresas de manera que se asegure el

funcionamiento de la misma, por lo tanto es imperante determinar cada uno de estos

elementos, según su clasificación.

Materias Primas: Las materias primas son todos aquellos productos en su estado bruto

o sin modificar extraídos de la naturaleza, que sirven como insumo para fabricación de

nuevos materiales y mercancías. Estas materias primas pasan por procesos de

transformación en los cuales se le agrega valor para finalmente constituir el producto

destinado al cliente.

Provisiones: Las provisiones son todos aquellos productos que la organización requiere

consumir para el proceso de fabricación y distribución a los clientes finales que no son

materia prima, al ser elaborados previamente por otra empresa. Las provisiones son

entonces todos los productos que la empresa obtiene a partir de sus proveedores y con los

cuales se obtienen productos de mayor valor agregado para los clientes.

Componentes: Los componentes son todos aquellos elementos que hacen parte de alguna

maquinaria, proceso o inmueble que se requiere para el correcto funcionamiento de la

empresa. Son entonces productos que no intervienen directamente en el proceso de

transformación y distribución de la empresa, pero que son requeridos para esto. Un

ejemplo puede ser el material de repuesto para una maquinaria, aunque estos materiales

no hacen parte de los productos que la empresa fábrica, sin estos repuestos la actividad

comercial se ve frenada y por ende no cumpliendo con lo solicitado por el cliente.

Trabajo (producto) en proceso: Estos productos hacen referencia a todos los materiales

que han pasado por un proceso de transformación parcial, al no ser elaborados totalmente

con las especificaciones del cliente. Los productos en proceso son entonces productos

semielaborados que se realizan básicamente para ser terminados posteriormente, ya sea

porque se requiere unir con otros componentes (ensamblar), requiere una maquinaria o

proceso diferente al en que son fabricados o porque se pretende terminar luego de conocer

las necesidades finales de los clientes, y teniendo el producto semielaborado se puede

entregar más rápido. Un ejemplo de un trabajo (o producto) en proceso puede ser la

configuración parcial de un computador, que se elabora para luego ser terminado

completamente, una vez el cliente final haya determinado el procesador o la capacidad de

memoria que requiere.

Productos Terminados: los productos terminados son aquellos elementos que han sido

elaborados totalmente para cumplir las especificaciones del cliente y que están listos para

ser enviados a este. Es importante tener en cuenta que el producto terminado de una

empresa particular no necesariamente corresponde al producto que requiere el

consumidor final, ya que este producto terminado se puede convertir en una provisión

para otra empresa (Zapata Cortes, 2014)

2.2.ROTACIÓN DEL INVENTARIO

El presupuesto de compras se crea para realizar un seguimiento del valor de inventario de

la empresa y la cantidad de mercancía vendida.

También se utiliza para ayudar a realizar un seguimiento del valor de inventario final

deseado cada mes. Es muy importante tomar en cuenta el inventario final que la empresa

requiere tener al final de cada período.

Esto se hace siguiendo las pautas establecidas por la política de inventario que se maneja

para poder atender las necesidades de producción y ventas del siguiente período, al igual

que el costo que representan estos inventarios.

2.3. ESTIMACIÓN DE VENTAS Y PRODUCCIÓN

La base principal para realizar el presupuesto de compras es el presupuesto de producción,

en el que se refleja la cantidad de productos terminados que se debe producir en cada

período.

De acuerdo con las cantidades indicadas a fabricar de cada producto terminado se realiza

una “explosión” de materiales. Así se determinan las cantidades requeridas de los

materiales que forman parte de esos productos terminados.

De la misma manera, el presupuesto de producción está basado estrechamente en el

presupuesto preparado por ventas para cada período.

2.4. COSTO DE LOS MATERIALES

Este elemento es muy importante para poder planificar cuánto dinero se requiere para la

compra de materiales en cada período, tomando en cuenta la cantidad de inventario

necesaria para poder ofrecer un buen nivel de servicio y reflejando las posibles

variaciones que puede haber en el costo.

3. ¿CÓMO HACERLO?

Debido a que el presupuesto de compras de materiales puede ser una parte importante de

todos los costos, tanto directos como indirectos, es esencial la preparación cuidadosa de

este presupuesto para el éxito de la empresa.

De lo contrario, un presupuesto de compras de materiales preparado con descuido o mal

calculado puede llevar a sobreestimar o subestimar los costos.

El presupuesto se crea usando una sencilla fórmula: inventario final ideal más costo de la

mercancía que se ha vendido, menos el valor del inventario que se tenía en un comienzo.

Dicha fórmula genera el presupuesto total de compras.

Por ejemplo, se quieren $10 000 en el inventario final y el valor de la mercancía que ha

sido vendida es alrededor de $3000; entonces, se suman estos valores y de este total de

$13 000 se resta el valor del inventario inicial. Si el valor del inventario del comienzo es

$2000, la cantidad del presupuesto de compras total sería $11 000.

El costo de la mercancía vendida es la suma recolectada de la totalidad de los servicios o

productos que ofrece la empresa en cuanto al valor de producción.

3.1. FÓRMULA DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS EN UNIDADES

El presupuesto de compras muestra el inventario presupuestado inicial y final de

materiales, la cantidad de materiales que se usará en la producción, la cantidad de

materiales que se debe comprar y su costo durante un período específico.

El presupuesto de compras es un componente del presupuesto maestro y se basa en la

siguiente fórmula:
Presupuesto de compras de materiales en unidades = inventario inicial presupuestado de

materiales en unidades + materiales en unidades necesarios para producción – inventario

final presupuestado de materiales en unidades

En la fórmula anterior, el material en unidades que se necesita para la producción se

calcula de la siguiente manera:

Materiales en unidades necesarios para producción = producción presupuestada durante

el período × unidades de materiales requeridos.

Dado que la cifra de producción presupuestada viene dada por el presupuesto de

producción, el presupuesto de compras solo puede prepararse después de tener el

presupuesto de producción.

4. EJEMPLO

Usando un pequeño negocio de alfarería, ArtCraft, se usará la siguiente información para

desarrollar el presupuesto de compras de materiales:

4.1. DATOS INICIALES

Las cifras de la producción estimada se han obtenido del presupuesto de producción de

ArtCraft. Se tiene previsto producir las siguientes unidades presupuestadas de piezas en

cada uno de los cuatro trimestres: 1334, 912, 1148 y 1778.

Para producir en la fábrica cada pieza final se requieren 4 kg de materiales. La fábrica

tiene en stock 800 kg de material al 1 de enero. Al final del año, el inventario final deseado

es 961 kg de material.
La política de ArtCraft es mantener en el inventario final de materiales un 15 % de las

necesidades de producción del siguiente trimestre. Esta política cambia las necesidades

de compra de materiales, porque debe considerarse en el presupuesto este inventario final

del 15 %.

Se estima que el costo unitario por kilogramo del material a comprar va a sufrir un

incremento en cada uno de los cuatro trimestres: $3,10, $3,20, $3,50 y $4,00.

4.1. PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS

El primer paso para preparar el presupuesto de compras es usar esta información para

calcular el inventario final de material para los trimestres 1, 2 y 3. El segundo paso es

preparar el presupuesto de compras de materiales.

Inventario final de material trimestre 1 = 15 % x (912 unidades x 4 kg de material) = 547

El inventario final de material trimestre 2 = 15 % x (1148 unidades x 4 kg de material) =

689

Inventario final de material trimestre 3 = 15 % x (1778 unidades x 4 kg de material) =

1068

Hay que tener en cuenta que el material final presupuestado del primer, segundo y tercer

trimestre es el material inicial en el segundo, tercer y cuarto trimestre, respectivamente.

.

La tabla se desarrolló a partir de dos ecuaciones contables simples:

Material requerido para producción + inventario final de material = total de material

requerido.

Total de material requerido – inventario inicial de material = presupuesto de compras de

material en kilogramos.

Referencias Bibliográficas

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accountingtools.com.
Diane Lynn (2018). What Is a Purchases Budget? Small Business – Chron. Tomado de:
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Jan Irfanullah (2018). Direct Material Purchases Budget. Accounting Explained.
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Balance. Tomado de: com.