Acciones Abiertas 2012

HERRAMIENTA ADMINISTRACIÓN DE LA MEJORA

No.
No. CONSECUTIVO
CONSEC PROCESO FUENTE TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DETECTADA ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN ACCIÓN
ANTERIOR
UTIVO

La DCRD ha propuesto a la Dirección de

Planeación y Procesos Estratégicos –
Sistema de Gestión de Calidad, la
modificación del Mapa de Procesos
SCRD, en donde se responsabilicen de
Se observan los indicadores de los procesos en los cuales en algunos casos su Proyecto de cambio de mapa de manera independiente los procesos y
Gestión Fomento, Organización y NO CONFORMIDAD
435 100 Auditorías Internas formulación no da información para la toma de decisiones y evaluación en la procesos apoyado por la Dirección de CORRECTIVA procedimientos de las dos direcciones
Participación MAYOR
gestión del proceso OBSERVACIÓN 6.2.3 Planeación y Procesos Estratégicos misionales. En este momento la oficina
de planeación y del Comité Directivo de
la SCRD, una vez se tome una
determinación al respecto se
continuarán los indicadores de gestión
de los procesos o proceso aprobado.

OBSERVACIÓN: Desarrollar una

actualización del aplicativo Predis
Se utiliza Predis de la SHD, que desagrega la información de fuentes a nivel de
interno, para que se puedan
proyectos de inversión, para hacer seguimiento a la ejecución de los recursos
parametrizar las fuentes de financiación,
provenientes de la estampilla procultura. No se desagrega la información a nivel de
tema que lidera y ha sido tratado en
actividades y acciones de los proyectos de inversión. Este control lo lleva la
NO CONFORMIDAD Verificado en reporte del PREDIS SHD reuniones entre la Oficina de planeación
366 103 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas Dirección de Planeación. Lo anterior, significa el desconocimiento del numeral 6.3 CORRECTIVA
MAYOR por fuentes y el Grupo Interno de Sistemas. Dado
de la NTCGP1000:2009 que señala que la entidad debe determinar, proporcionar y
que este desarrollo requiere de recurso
mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos
humano especializado, queda sujeto a la
de producto y/o servicio, lo cual incluye herramientas, equipos y sistemas de
disponibilidad de recursos que se tenga
información.
en el 2011, lo cual podrá definirse en el
mes de enero de 2011

Revisar que la lista de verificación

contemple todos los requisitos de la
Algunos documentos dan cuenta del norma antes de iniciar la entrevista al
cumplimiento de más de un requisito de auditado.
no conformidad No se revisa la totalidad de los requisitos de cada uno de los procesos auditados o la norma de calidad, no obstante, no se Dejar evidencia en el papel de trabajo de
417 143 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CORRECTIVA
menor no se evidencia en los informes de auditoría. deja explícito en el informe, por lo que la revisión de todos los numerales e
se concluye que algunos aspectos no incluir en el informe de auditoría que los
fueron evaluados. aspectos que no se indican fueron
revisados a satisfacción sin observar
situaciones que llamen la atención.

Página 1
 Acciones Abiertas 2012

Realizar una reinducción a la Dirección

de Arte, Cultura y Patrimonio sobre el
Procedimiento Elaboración y Control de
A pesar de haber realizado varias
Documentos y Regisros, PR-GMC-01-V-
jornadas de inducción y reinducción
10.
sobre los procedimientos que forman
parte del Sistema Integrado de Gestión,
Revisar los formatos de los procesos de
no ha sido interiorizado suficientemente
Fomento, Organización y Participación
por parte de algunos miembros de los
para determinar si es necesario
Se evidencia Informe de Gestión del proceso FOMENTO diligenciado en un formato equipos de trabajo de las áreas
modificar, actualizar, eliminar alguno de
diferente al FORMATO INFORME DE GESTIÓN CÓDIGO: FR-01-PR-GSE-05 misionales la importancia del
no conformidad ellos, o mantener la totalidad de los
159 Gestión Mejora Continua Auditorías Externas VERSIÓN 2. Ya que fueron modificados algunos títulos como encabezados de filas Procedimiento Elaboración y Control de CORRECTIVA
menor formatos codificados en el sistema
que forman parte integral del formato, sin previa solicitud de modificación a Calidad. Documentos y Registros, PR-GMC-01-
integrado de gestión
V-10 No hay claridad
de la implicación que tiene la
Verificar que los formatos se estén
modificación de un formato codificado
utilizando adecuadamente, posterior a la
en el Sistema de Gestión de Calidad sin
jornada de reinducción.
previo reporte al administrador de la
documentación del Sistema Integrado
Realizar en 2012 la presentación de los
de Gestión
documentos del sistema integrado de
gestión en los programas de inducción y
reinducción de la SDCRD.

Aunque se obtuvieron los documentos,

es necesario revisar las carpetas físicas
que se encuentran en Archivo Central,
con respecto a la información contenida Una vez se establezca la trazabilidad de
no conformidad Plan de diseño de la política: Se encuentra la información en la carpeta física a la
161 Gestión Fomento Auditorías Externas en las carpetas virtuales de la PREVENTIVA la documentación se procediera a
menor cual no se tiene acceso por estar en el archivo central. OBSERVACIÓN 7,3
Subdirección de Política y Fomento. solicitar su digitalización por Orfeo.
Una vez se establezca la trazabilidad de
la documentación se procedera a
solicitar su digitalización por Orfeo.

Se evaluará y definirá la presentación de

un informe ejecutivo (prueba piloto), con
la información contable trimestral más
relevante que pueda ser utilizada para la
Etapa de revelación – Análisis, interpretación y comunicación de la información. Si toma de decisiones por parte de la alta
No hay una asesoría contable que
bien los estados reportes e informes contables se presentan y publican dirección.
NO CONFORMIDAD anime a la alta dirección a tomar
172 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas oportunamente y se utiliza un sistema de indicadores, la información contable no es CORRECTIVA Se determina ampliar la fecha de cierre
MAYOR decisiones basada en la información
utilizada para cumplir propósitos de gestión, pues se toma decisiones basados en de la acción 382 considerando que en
contable.
información presupuestal. los cierres trimestrales del segundo
periodo no se presentaron cambios
significativos, por lo cual se decidió
realizar un sólo informe con datos al
cierre del ejercicio contable 2011.

Página 2
 Acciones Abiertas 2012

La Subdirección de Análisis Sectorial,

Poblacional y Local trabajará
conjuntamente con el lider usuario de la
Dirección de Culturas Recreativas y
Deportivas la integración del IDRD en el
manejo e incorporación de datos en este
módulo, de manera tal que se pueda
contar con información importante para
Al consultar los submódulos “caracterización de individuos y organizaciones”, el ciudadano y la comunidad en general.
pertenecientes al módulo de recreación, deporte, actividad física y parques se
observó que se cuenta con dos formatos “fichas de individuos” y “fichas de Se definió en conjunto con los usuarios
No existe información en el módulo de
organizaciones”, con estos documentos se pretende obtener información de los del IDRD, crear 7 formularios para el
cultura, recreación, deporte, actividad
Oportunidades de Mejora no conformidad deportistas, promotores de recreación y deporte, organizaciones deportivas y de registro de información asociada a la
174 Gestión Información física y parque, por cuanto no existe PREVENTIVA
Identificadas menor actividad física; aun cuando ya están definidos, se evidencia que en la actualidad actividad de Recreación, estos
una persona en el IDRD que lidere este
estos formatos no se están empleando. Adicionalmente, de la consulta efectuada formularios se encuentran en proceso de
tema
en el submódulo “Caracterización de equipamientos” se pudo establecer que se desarrollo por la firma contratada para el
creó un formato para incluir información general de parques y escenarios mantenimiento del SIS, a la fecha se
denominado “Fichas de Escenarios”, la cual no se está utilizando. encuentran entregados para pruebas y
validación 4 de estos formularios, los 3
formularos restantes se tienen
planeados entregar el 6 de febrero de
2012, las pruebas y ajustes se planean
realizar el 20 de febrero de 2012, por lo
cual se solicita ampliar el plazo del
cumplimiento de esta acción para esta
fecha.

Se realizará una mesa de trabajo entre

la Subdirección de Análisis Sectorial,
Poblacional y Local y el líder usuario del
módulo de Arte, Cultura y Patrimonio y
Convocatorias para determinar el uso de
esta pestaña, una vez quede
implementada la vista publica en el
modo de inserción de datos.

Una vez realizada la mesa de trabajo

Al no estar implementada la vista con los usuarios del módulo de
Oportunidades de Mejora no conformidad Al consultar el módulo de convocatorias, se evidenció que se creó un submódulo pública en el modo de inserción de Convocatorias se acordó realizar un
175 Gestión Información PREVENTIVA
Identificadas menor denominado “Preguntas Frecuentes” el cual no se está empleando. datos no es pertinente la ajuste sobre la funcionalidad de
implementación de este submódulo preguntas frecuentes, y con este ajuste
la información capturada en se
publicaría en la vista pública del SIS, los
cambios en la función de preguntas
frecuentes y el desarrollo de su
publicación en la vista pública se
desarrollaría por uno de los ingenieros
contratados para el mantenimiento, las
pruebas, ajustes y puesta en producción
se tiene planeada realizar antes del 20
de febrero de 2012.

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 Acciones Abiertas 2012

CÓDIGO FR-02-PR-GMC-03
VERSION 4
AMIENTA ADMINISTRACIÓN DE LA MEJORA
FECHA 10/19/2011

ACCIÓN (Cambio
DOCUMENTADO
OPORTUNIDAD?

SOLUCIONA EL
REPORTO EN

PROBLEMA

de Alcance)
No.NUEVA
EJECUTO

SE DEBE
CERRAR
ACCIÓN

ESTA
RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR FECHA FECHA OBSEVACIONES
SEGUIMIENTO EVIDENCIAS
ACCIÓN INICIO CIERRE CONTROL INTERNO

En el Comité Directivo del 1 de septiembre se presentó la necesidad de realizar los ajustes

propuestos a los procesos misionales que comparten las Direcciones de Arte, Cultura y Patrimonio, y
Culturas Recreativas y Deportivas, mediante la presentación de un proceso de Gestión de Política
Pública en Deporte, Recreación y Actividad Física. Como resultado de esta presentación, la
La acción
Secretaria de Despacho solicitó que la propuesta de modificación fuera analizado por expertos
correctiva debe
externos a la Entidad. Por lo tanto, durante el Congreso de Sistema Integrado de Gestión llevado a
seguir abierta
cabo el 1 y 2 de septiembre, se consultó al Coordinador Distrital de Sistemas de Gestión y a un
hasta que se
asesor de la firma certificadora COTECNA. En el Comité del 15 de septiembre, se presentaron las Acta 01 del 19 de
CARLOS EDUARDO VILLEGAS 9/6/2011 12/29/2011 SI SI SI NO NO formalice la
consideraciones realizadas por los expertos, en este Comité se determinó que el mapa de procesos diciembre de 2011.
inclusión de los
no se sería modificado. En la Segunda Revisión del SIG por la Alta Dirección del 30 de Septiembre
indicadores
se ratifica la decisión.
propuestos en el
SAT
El 19 de Diciembre de 2011 se realizó una reunión en la cual participaron integrantes de la Dirección
de culturas Recreativas y Deportivas Nydia Neida Miranda y Darío Gonzalez Posso, en esta se
definieron 3 nuevos indicadores que serán aplicados a partr de 2012 una vez concluya su diseño.
Esta propuesta fue validada por el Director Carlos Eduardo Villegas.

Se debe asignar
presupuesto para
su ejecución o
encontrar una
alternativa de
solución que bien
puede ser
consignada en
una nueva acción
correctiva

Como quiera que

Se realizó una reunión el día 10 de octubre en la que participaron: por el área de Sistemas Fabio
se lleva un control
Fernando Sánchez, por la Subdirección de Programación Angelmiro Vargas y Carlos Andres
Diagnóstico presentado a nivel de
Rodríguez, por parte del área financiera y contable, Constanza Reyes Montes y por parte de la
por el contratista el 12 de actividades y
empresa contratada GTS S.A. Vilma Casas y Raul Cajamarca, en esta reunión se establecieron
octubre y el cuadro de aciones de los
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y especificaciones y requerimientos de la entidad. El día 12 de Octubre, el contratista presento un
esfuerzo del desarrollo proyectos de
PROCESOS ESTRATÉGICOS Y diagnóstico Se procede a documentar la modificación en apoyo con la secretaría de Hacienda
COORDINADOR GRUPO
1/15/2011 12/31/2011 medido en horas enviado NO NO SI NO NO inversión de
(Obtener los desarrollos). Posteriormente el día 12 de diciembre se efectuó una revisión a los
INTERNO DE SISTEMAS. el 12 de diciembre. desde la dirección
desarrollos de Secretaría de Hacienda y se determino que el numero de horas requerido para
Ubicados en el equipo de planeación ,
realizar la parametrización era de 312,5 horas desarrollo, pero la disponibilidad de la Secretaría de
asignado a Fabio no se esta
Cultura Recreación y Deporte solo permitía contar con 40 horas de trabajo lo cual impide el
Fernando Sanchez. desconociendo lo
desarrollo de la actividad. Razón por la cual se recomienda el cierre de la presente acción y reabrirla
establecido en el
una vez se cuente con disponibilidad presupuestal para su ejecución.
numeral 6.3de la
NTCGP
1000:2009,
adicionalmente la
accion propuesta
requiere recursos
no
presupuestados
se sugiere revisar
la pertinencia de
la formulación de
la acción.

Control Interno/ Auditores de

1/1/2012 12/31/2012 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR
calidad

Página 4
 Acciones Abiertas 2012

Conciderando
Listado de asistencia de
que la jornada de
los miembros del equipo
reinducción se
de trabajo de la DACP y
realizara en el
la Presentación en
mes Agosto, se
formato PPT.
El 29 de noviembre se programó y llevó a cabo una reinducción a la Dirección de Arte, Cultura y debe cerrar esta
EQUIPO SIG
Patrimonio sobre el Procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros, PR-GMC-01- acción se debe
RESPONSABLE PROCESOS 11/8/2011 12/15/2011 Se realizó la Jornada de SI SI SI SI NO
MISIONALES V-10, con énfasis en el correcto manejo de documentos y registros. En esa misma actividad se cerrar una vez se
Inducción el día 24 de
realizó la depuración de formatos. evidencie en este
abril en las instalaciones
espacio la
del Colsubsidio “El cubo”
socializacion del
Registro de Asistencia
control de los
Radicado No :
documentos y
20127300061653
registros.

Se revisaron las carpetas virtuales contenidas en el computador del Subdirector de Política y

Fomento de la SCRD, y se procedió a la impresión de los documentos que se relacionaban con la Se debe que
trazabilidad de la formulación de la Política Pública “Bogotá más Activa”, posteriormente se procedió relacionar
a la foliación correspondiente y se esta trabajando en la catalogación de la TRD e inclusión en el evidencia a la
archivo central mayor brevedad
teniendo en cuenta
que la fecha de
cierre ya se
encuentra vencida.

Producto de la
revision de la
herramienta de la
mejora se emitirá
Nydia Nehida Miranda Urrego 11/21/2011 2/24/2012 NO SI NO NO NO un reporte de las
acciones que no
han presentado
seguimiento o
evidencias que
permitan establecer
si se ataco la
situación
detectada. De tal
manera que se
tomen medidas
desde el
representante de la
alta dirección.

Producto de la
Se presentó el informe ejecutivo email el día 29 de Febrero de 2012 al Director de Gestión revision de la
Corporativa Juan Fernando Acosta. En el mensaje de correo se solicita realizar las observaciones, herramienta de la
comentarios y sugerencias. El Director de Gestión Corporativa determinará la forma de presentación mejora se emitirá
al comité. un reporte de las
acciones que no
Correos electrónicos
Se presentó el informe trimestral preparado por el Contador de la entidad, (para este caso se tomo enviados han presentado
desde el
seguimiento o
la del cierre de vigencia a 31 de diciembre de 2011) con la información más relevante, que pueda computador del lider del
Grupo Interno Recursos evidencias que
2/8/2011 2/29/2012 ser utilizada para la toma de decisiones por parte de la alta dirección. proceso Didier Orduz al SI SI NO NO NO
Financieros- Área Contable. Director de Gestión
permitan establecer
si se ataco la
Culminado el proceso de oficialización de los estados contables con corte a 30 de junio, ante la Corporativa el día 29-02- situación
Secretaría de Hacienda y su respectiva publicación (Aproximadamente a mediados del mes de julio), 2012 detectada. De tal
se iniciará la confección del informe ejecutivo a ser presentado a finales del mes de agosto. manera que se
El modelo del informe no fue validado en el comité directivo por requerir ajustes para su tomen medidas
presentación y contenido desde el
representante de la
alta dirección.

Página 5
 Acciones Abiertas 2012

Producto de la
Se definió el requerimiento en conjunto con el usuario líder del IDRD para la implementación de 7 El 25 de enero de 2012 se revision de la
formularios del área de recreación, este requerimiento se le entregó a la empresa desarrolladora envió correo electrónico al herramienta de la
para su implementación, la cual estimó un tiempo promedio de 120 horas por formulario, las cuales Director de Culturas mejora se emitirá
se trabajarán en paralelo por los tres ingenieros asignados, se estimó como fecha de entrega de Recreativas y Deportivas un reporte de las
este requerimiento el 16 de enero de 2012 señalando la dificultad de acciones que no
llevar a cabo la reunión con han presentado
Subdirección de Análisis el IDRD para la seguimiento o
La empresa desarrolladora entregó cuatro de los formularios los cuales se validarán el día 24 de
Sectorial, Poblacional y Local y presentación de las fichas. evidencias que
1/25/2011 2/20/2012 enero con los usuarios líderes del módulo y posteriormente, se implementarán en el ambiente de El 20 de febrero se remitió
SI SI SI NO NO
permitan establecer
Dirección de Culturas
producción, actividad que se tiene planeada para realizar el 31 de enero de 2012. correo a la Jefe de la si se ataco la
Recreativas y Deportivas.
Oficina de Planeación del situación
Se desarrollaron las fichas para incorporar la información en el módulo de recreación, deporte y IDRD solicitándole una detectada. De tal
actividad física, sin embargo no ha sido posible concertar una reunión con la Jefe de Planeación del entrevista para presentar manera que se
IDRD para ingresarlos al SIS, quien debe dar el visto bueno para su implementación. Actualmente las fichas. tomen medidas
se segenero un nuevo comunicado enviado el 11 de Abril de 2012 notificando y reiterando la Comunicado ORFEO: desde el
creación de las fichas. 20125100035701. representante de la
alta dirección.

Si bien el vinculo
de convocatorias
de la SCRD en el
portal de web
cuenta con la
pestaña de
“preguntas
fecuentes” no se
evidencia que este
este relacionado
con el SIS, razón
por la cual se
requiere revisar la
Se realizó una mesa de trabajo entre la Subdirección de Análisis Sectorial Poblacional y Local y el acción.
Se realizaron reuniones de
Subdirección de Análisis líder usuario del módulo de Arte, Cultura y Patrimonio y Convocatorias para determinar el uso de revisión del módulo
Producto de la
Sectorial, Poblacional y Local y esta pestaña. Se determinó de esta forma el requerimiento del uso de esta funcionalidad. determinando el uso de la
1/25/2011 2/20/2012 SI SI SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR revision de la
Dirección de Arte, Cultura y Actualmente ya se encuentra implementada la vista pública en el módulo de convocatorias, a través vista publica para las
herramienta de la
Patrimonio-Equipo Plamec de la cual se desarrollarán las convocatorias de la SCRD 2012, y en consecuencia se activó la convocatorias. Acta del 28
mejora se emitirá
pestaña de preguntas frecuentes. de marzo de 2012
un reporte de las
acciones que no
han presentado
seguimiento o
evidencias que
permitan establecer
si se ataco la
situación
detectada. De tal
manera que se
tomen medidas
desde el
representante de la
alta dirección.

Página 6
 Acciones Cerradas 2011

HERRAMIENTA ADMINISTRACIÓN DE LA MEJORA

No.
No. RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR
CONSECUTIVO PROCESO FUENTE TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCION DE LA SITUACIÓN DETECTADA ANALISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN ACCIÓN FECHA INICIO
CONSECUTIVO ACCIÓN
ANTERIOR

6.- De acuerdo con lo previsto en el artículo 8

literal g) a la Subsecretaría General y de Control
Disciplinario, le corresponde “Asesorar a las
dependencias y a los servidores públicos de la
El plan de capacitación se construyo a
Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Incluir en las actividades de inducción y
NO partir de las necesidades manifiestas
Deporte, en todo lo referente a la aplicación del reinducción que se realizan anualmente Coordinadora del Grupo Interno de
327 72 Gestión Talento Humano Auditorías Internas CONFORMIDAD por los equipos de aprendizaje y no CORRECTIVA 2/1/2011
régimen disciplinario (..)”, de la indagación en la entidad, charla sobre el proceso Recursos Humanos.
MAYOR consideraron algún tipo de acción en
efectuada se concluyó que en el plan de disciplinario y sus normas.
este sentido.
capacitación de la entidad de la vigencia 2009 y
2010, no se incluyeron temas asociados al
régimen disciplinario, con el fin de socializarlos
entre la comunidad institucional.
Incumplimiento por parte de los
funcionarios al Plan Anual de
Vacaciones, lo cual dificulta el
Se generó omisión al no informar la modificación 1..Socialización del plan anual de
NO seguimiento de las actividades
del plan de vacaciones al responsable de nomina vacaciones 2. Atender las solicitudes de
404 73 Gestión Talento Humano Auditorías Internas CONFORMIDAD programadas y genera nuevas CORRECTIVA AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS 12/20/2010
lo cual dificultó la programación de actividades modificaciones autorizadas por la
MAYOR actividades, que adicionalmente
posteriores. Dirección de Gestión Corporativa.
requieren un mayor esfuerzo por parte
de los responsables del desarrollo de
las mismas.

Se aplicarán los siguientes controles: 1)

Mesa de trabajo con integrantes del
Grupo Interno de Recursos Humanos
para analizar fallas en el proceso.
2)Revisión de hojas de vida para
Oportunidades de Mejora Evitar el cobro de Incapacidades posterior a un Carencia de controles eficientes para establecer posibles casos de no cobro Coordinadora Grupo Interno de
144 74 Gestión Talento Humano N/A MEJORA 5/1/2011
Identificadas tiempo muy prolongado ó el no cobro realizar el cobro de incapacidades de incapacidades y elaboración cuadro Recursos Humanos_
de control y seguimiento de los mismos.
3.Revisión de procedimiento para
determinar establecer puntos de control.
4. Modificación del procedimiento. 5.
Divulgación del nuevo procedimiento

Se evidencia la falta de oportunidad en el envío

del expediente físico y virtual de Orfeo de las
Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional –
COPASO: Acta No. 1 de enero 26 de 2011, Acta
No.2 de febrero 23 de 2011, Acta No. 3 de marzo
Como mecanismo preventivo, en el
29 de 2011 y la cual aparece sin firmar de uno de Grupo Interno de Trabajo se impartió la
los integrantes de la reunión Juan Manuel
directriz de subir las actas del Comité al
Gutierrez, fueron radicadas en Orfeo el 10 de expediente virtual dentro de los tres (3)
mayo de 2011; el Acta No 4 de abril 28 de 2011, días siguientes a la fecha de realización
no se encuentra radicada aún en Orfeo. Se debe de la reunión en la cual se aprobó la
garantizar que se cargue de forma mensual. La misma.
responsable del proceso informa que no esta
establecido cuando se deben radicar y escanear Así las cosas, en el evento en que uno de los Ayda Robinson Davis – Luz Amanda
158 75 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación CORRECCIÓN
las Actas; lo cual lo puede realizar en cualquier integrantes del Comité, que debe firmar, no se Salazar
momento mensual, anual o al finalizar el año; sin encuentre (por alguna situación administrativa),
embargo, teniendo en cuenta las directrices en se subirá el Acta con las firmas que se tengan
materia de archivo, en las cuales se establece que acompañada del Acto Administrativo que
no se deben contar con documentos físicos en las autoriza la ausencia del funcionario, y una vez
dependencias; se reitera que estos documentos regrese el integrante del Comité que falta por
deben ser radicados y escaneados una vez firmar, firmará dicha acta y se subirá nuevamente
cumplan con sus tramites de perfeccionamiento al el Acta al expediente virtual con todas las firmas
de quienes asistieron a la reunión.
mes siguiente de su aprobación y firmas. Así
mismo, se observa que si un contratista es
invitado a una de estas reuniones, no debe
aparecer en la parte final de firmas del documento,
como el caso de Juan Manuel Gutierrez.

Página 7
 Acciones Cerradas 2011
Al efectuar una revisión a los doce (12)
procedimientos que conforman el Proceso de
Gestión Talento Humano, se encuentra que a sólo
seis (6) de ellos se les ha realizado
actualizaciones; que de acuerdo con la entrevista
realizada a la responsable del proceso, informa
159 76 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación
que los demás procedimientos después de una
revisión no ameritan ser actualizados. Se debe
garantizar que todos los procedimientos del
proceso Gestión Talento Humano del SIG, se
ajusten a los lineamientos de la Circular 16 del 30
de julio de 2010.
Al revisar las competencias necesarias para cada
puesto de trabajo, plan de formación, metodología
para la evaluación de la eficacia de las acciones
formativas, registros plan de formación y las
evidencias documentadas del cumplimiento de los
requisitos, se evidenció que no existe un plan de
formación o de competencias, se argumento que
190 77 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación
eso se encontraba en el PIC (Plan Institucional de
Capacitación), en donde uno de los
requerimientos para su evaluación, es que debe
estar dentro del programa actividades que logren
el cambio de las actitudes, los conocimientos la
habilidades y las destrezas (competencias) por
cada puesto de trabajo.
Al realizar la revisión del Tablero de Indicadores
con corte a febrero de 2011 en el link del SIG en
Cultunet, se evidencia que los indicadores:
Eficiencia en la Expedición de Certificaciones
Factores Salariales, Eficiencia en la Expedición de
Certificaciones Trámite Pensión o Funciones y
Efectividad en la Expedición de las Certificaciones,
en lo relacionado a la parte de fuente sigue
apareciendo el texto: “REGISTROS EN EL
191 78 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación
CORDIS”. Se debe garantizar la actualización en
los documentos del SIG. No obstante que la
responsable de proceso informó en la reunión de
cierre que esta actividad es una labor del equipo
del Sistema Integrado de Gestión de la Dirección
de Planeación y Procesos Estratégicos; no le quita
responsabilidad al responsable de proceso de
verificar que toda documentación relacionada con
su proceso se encuentre actualizada.
Página 8
Respecto a los procedimientos que
conforman el proceso de Gestión
Talento Humano, como producto de la
Auditoría Interna quedó como
observación la revisión de los siguientes
procedimientos en torno a las
modificaciones que pueden reflejarse
por la entrada en vigencia de la
herramienta ORFEO:
Ayda Robinson Davis – Cultunet –
CORRECCIÓN
Provisión de empleos de Libre SIG.
De conformidady con
Nombramiento lo establecido en el
Remoción
literal c) del artículo 3o del Decreto 1567
Nómina liquidación y pago
de 1998: queLaboral
Desvinculación establece: “Con el
de un servidor
propósito de organizar la capacitación
Responsabilidad por mayor pago al
internamente, cada entidad formulará,
debido
con una periodicidad mínima de un año,
su plan institucional de capacitación”, la
Los mismos serán revisados para
implementación
articularlos con la de herramienta
los Planes
de
Institucionales de Formación y
gestión documental ORFEO.
Capacitación para el desarrollo de las
competencias laborales de los
empleados públicos, están enmarcados
en la Política formulada por el
Departamento Administrativo de la
Función Pública y la Escuela Superior de
Administración Pública – ESAP.
El Plan Nacional de Formación y
Capacitación de Empleados Públicos,
para el desarrollo de Competencias, fue
adoptado mediante Decreto Nacional
4665 de 2007 y en el mismo, el
Departamento Administrativo de la
Función Pública diseñó la herramienta
denominada “Guía para la formulación
N/A CORRECCIÓN AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
de PIC” en la cual señala que el diseño
del Plan Institucional de Capacitación se
basa en los proyectos de aprendizaje
que responden a necesidades concretas
de capacitación para enfrentar un
problema o reto estratégico institucional .
El proyecto de aprendizaje en equipo
comprende un conjunto de acciones
programadas y desarrolladas por un
grupo de empleados para resolver
necesidades de aprendizaje y al mismo
tiempo, transformar y aportar soluciones
a los problemas de su contexto laboral .
En cumplimiento de la normatividad
enunciada y las políticas del DAFP, la
Secretaría de Cultura debe contar con
un Plan Institucional de Capacitación -
PIC, como así lo acreditó en la Auditoria
efectuada, el cual a la fecha en que se
realizó la Auditoria se encontraba
aprobado y en ejecución, y no con un
plan de formación o de competencias
por no existir en la norma dicho plan.
N/A CORRECCIÓN Solicitud de ajuste realizada. AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
 Acciones Cerradas 2011

Darío Gonzales Posso Subdirector de

organización y participación: se observa que por
haber sido parte del ajuste de la planta a pesar de
no cumplir algunos de los requisitos de la La comprobación de competencias
resolución 001/07, se mantienen sus laborales se verifican con la experiencia AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
192 79 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación N/A CORRECCIÓN
competencias por los requerimientos de la ley 909 y la educación acreditada en la historia
decreto 785/05,así mismo se observa que no se laboral.
observan definidos los requisitos de competencia
en el acuerdo de gestión del año 2010.

Germán Cuellar Torres Despacho: falta

Usar adecuadamente el instrumento de
193 80 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación complementar la valuación de desempeño en lo N/A CORRECCIÓN AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
evaluación.
relacionado con las competencias.

Se hace la observación de alimentar el plan de

desarrollo con los requisitos establecidos para
194 81 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación cada uno de los cargos en las resoluciones de N/A CORRECCIÓN Verificar la documentación citada. AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
manual de funciones en lo referente a
conocimientos básicos o esenciales.

Se observa plan de capacitación, del cual se

observa que de la capacitación taller de
195 82 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación actualización tributaria de marzo/11 no se cuenta N/A CORRECCIÓN Incluir la evidencia AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
con soporte de la realización de la misma o que el
personal haya asistido..

....así mismo no se cuenta a la fecha con la

evaluación de medición de impacto.

No es claro el uso de los formatos de evaluación

196 83 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación N/A CORRECCIÓN Uso adecuado de la documentación. AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
de actividad desarrollada ni de impacto, en la
documentación definida por el sistema de gestión
de calidad.

“ Se valida normograma de la entidad: en el cual

Solicitud de actualización de AYDA NOHEMI ROBINSON DAVIS
197 84 Gestión Talento Humano Auditorías Internas Observación se observa que no está incluida la Resolución N/A CORRECCIÓN
Normograma
423/09, sobre el manual de funciones”

Página 9
 Acciones Cerradas 2011

Tal como se concerto con el equipo de

auditores se propone:
Como resultado de las auditorias
- Modificar parcialmente el programa de
integradas, se evidencia que:
Auditorias Integrles incluyendo procesos
En la preauditoría realizada por Bureau Veritas se 1. Aún faltan por auditar 8 procesos
NO que nos permitan abordar la totalidad de
evidenció el riesgo de que en desarrollo de las 2. Aún falta por verificar el cumplimiento
363 85 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD CORRECTIVA los requisitos. Asesor de Control Interno 10/4/2010
auditorías de calidad queden requisitos sin de algunos requisitos de la norma
MAYOR - Sugerir a la Dirección de Planeación y
verificar 3. La caracterización de procesos no
Procesos Estratégicos, el cambio de las
incluye la totalidad de los requisitos que
caracterizaciones de proceso con el fin
le aplican
de que estas contemplen los requisitos
que le son aplicables

El informe de Auditoria a la Estampilla Procultura,

realizado en Agosto de 2010 por parte del Equipo
Auditor de la SCRD enuncia que: La versión del
plan de acción publicada en la intranet es del 10
de agosto de 2010, y al momento de la entrevista
ya se había generado una versión adicional del 12
de agosto de 2010. La anterior versión publicada
Adoptar y aplicar una lista de chequeo
en la intranet es del 25 de mayo de 2010.
Se consideraba suficiente informar al para el tramite de las modificaciones al
NO Considerando que este es un instrumento de
responsable del proyecto y/ó área CORRECTIVA plan de acción de los proyectos de sebastian Reyes
364A 86 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD consulta permanente por parte de todos los 11/2/2010
interesada los ajustes realizados al Plan inversión, donde se incluya la
MAYOR miembros de la comunidad institucional, y que en
de Acción de los Proyectos publicación inmediata en la INTRANET
el procedimiento se señala como actividad
del Plan de Acción Actualizado
cargarlo en la Intranet, debería siempre estar
cargada la última versión. Lo anterior, puede
significar el desconocimiento del numeral 4.2.3 de
la NTCGP1000:2009 que señala que la entidad
debe asegurarse de que las versiones vigentes y
pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.

El informe de Auditoria a la Estampilla Procultura,

realizado en Agosto de 2010 por parte del Equipo
Auditor de la SCRD enuncia que: En el
procedimiento Formulación y actualización de
proyectos no se definen los mecanismos a través
de los cuales se comunican los planes de acción
actualizados al Grupo Interno de Recursos
El plan de acción no hace parte del
Financieros y en general a la comunidad Formular un procedimiento para elaborar
NO documento de formulación de Proyecto
institucional. Esto también significa que los y actualizar el plan de acción de los
364B 87 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD de Inversión, se considera un CORRECTIVA sebastian Reyes 11/3/2010
procedimientos Formulación y actualización de proyectos de inverisión de la Secretaria
MAYOR instrumento de programación para la
proyectos y seguimiento y evaluación de de Cultura, Recreación y Deporte
ejecución y el seguimiento.
proyectos de inversión, aún no están articulados al
aplicativo Orfeo. Lo anterior, implica
desconocimiento de lo establecido en el numeral
4.2.3., literal b, de la NTCGP1000:2009 que
señala que la entidad debe revisar y actualizar los
documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente

El informe de auditoría a la Estampilla Procultura,

realizado en agosto de 2010, por parte de el
equipo auditor de la SCRD, enuncia que: “En la
entrevista a la Dirección de Planeación y Procesos
Estratégicos se informa al equipo auditor que el
Elaborar y adoptar una instrucción a
reporte que envía la SHD dando cuenta sobre el
través de un memorando interno para
recaudo de Estampilla Procultura se socializa a la
informar a correspondencia que se
Dirección de Arte Cultura y Patrimonio, al Grupo No se ha reglamentado al interior de la
direccione este informe de manera
NO Interno de Recursos Financieros y a la Dirección Secretaría el direccionamiento al
directa o indirecta a la Dirección de Afranio Restrepo Villarroel y Juan
365 88 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD de Regulación y Control. Sin embargo, se momento de su recepción, de los CORRECTIVA 11/5/2010
Planeación y Proceso Estratégicos, para Sebastian Reyes
MAYOR evidenció en el aplicativo Orfeo que dichos informes de recaudo de Estampilla
consolidar la información y la actualizará
informes no siempre son enviados a todas las Proultura que envía la SHD.
en la matriz, así como realizar la
dependencias señaladas (radicados verificados
socialización del informe consolidado en
23602, 16304 y 41752). También se evidenció que
el Comité Directivo.
el criterio de asignación del documento es variable
pues desde el Despacho se orientó dicho informe
en una oportunidad a la Dirección de Regulación y
Control, y en otra a la Dirección de Planeación y
Procesos Estratégicos.”

Página 10
 1. Planear las auditorías de calidad por
procesos.

2. Reorganizar el equipo de auditoría

Acciones Cerradas 2011
El programa de auditorías se enfocó en
evaluar actividades o procedimientos a
partir de la decisión de integrar
auditorías de calidad y de gestión, como
producto de la recomendación
efectuada en años anteriores en las
auditorías de certificación y que pueden ser auditados por auditores
confirmación de la misma; sin embargo,
considerando que los alcances y las
metodologías de cada uno de estos
tipos de auditoría son diferentes, se
optó por estructurar las auditorías de
calidad en función de las auditorías de
gestión, dado que estas últimas tienen
NO 1. El programa de auditorías se enfocó en evaluar
un mayor grado de profundidad y
407 89 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD actividades o procedimientos específicas de la CORRECTIVA
extensión en la revisión de los
MAYOR gestión institucional y no procesos.
requisitos.
La decisión de integrar auditorías de
calidad y de gestión también se tomó en
consideración a la necesidad de
optimizar el recurso humano disponible
para realizar las auditorías (auditores) y
el tiempo de los auditados. Esto
evidenciaba la necesidad de concentrar
los esfuerzos de los auditores internos
en unas pocas auditorías y aprovechar
al máximo el tiempo de los
responsables de proceso en desarrollo
de las auditorías.
En el programa de auditorías no se
consideró necesario reflejar los
intervalos en que deberían practicarse
las auditorías de calidad, en tanto se
ligó su periodicidad con la anualidad.
Por otra parte, teniendo en cuenta que
El programa de auditorías no refleja auditorías a la programación de auditorías se
intervalos planificados; no se consideró la fundamenta en criterios tales como la
NO
ejecución de un programa de auditorías de prioridad que tienen los procesos CORRECTIVA
408 90 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD
mediano plazo que permitiera el abordaje de todos misionales sobre los demás procesos y
MAYOR
los procesos de la SDCRD y los requisitos de las aquellos procesos que presenten
normas técnicas de calidad. desviaciones significativas frente al
marco normativo existente, y que dichos
criterios se encuentran documentados
en el procedimiento de auditorías
internas, no se contempló la necesidad
de programar auditorías a mediano
plazo.
con el fin de optimizar los recursos
disponibles para la realización de las
auditorías, lo cual implica:
2.1. Programar las auditorías internas de
calidad en el primer semestre de la
vigencia, ya que en esa época se
presenta un menor cruce de actividades
institucionales.
2.2. Efectuar un análisis de los procesos
internos de calidad y cuales requieren
del apoyo externo.
2.3. Programar la formación de los
auditores de calidad ya existentes y de
potenciales nuevos auditores de calidad
y la evaluación de sus competencias.
2.4. Programar dos días laborales de
los auditores para el desarrollo exclusivo
Asesor de Control Interno 10/28/2010
de las auditorías de gestión (realizando
en este espacio las tareas de
planeación, apertura, ejecución,
elaboración de informes y cierre de la
auditoría). En tanto que los responsables
de proceso destinarán un día para
atender la auditoría del Sistema de
Gestión de Calidad
3. Separar las auditorías de gestión de
las auditorías de calidad, eso significa:
3.1. Redefinir el procedimiento de
auditorías internas, determinando las
diferencias metodológicas y de alcance
entre auditorías de gestión y auditorías
de calidad.
3.2. Programar la ejecución de las
auditorías de gestión, de forma separada
a las de calidad, de las cuales las
primeras serán ejecutadas por auditores
4. Para la realización de las auditorías a
de gestión y las segundas por auditores
intervalos planificados se ejecutarán las
internos de calidad.
siguientes acciones:
4.1. Definir en el procedimiento, la
periodicidad mínima con la que se va a
auditar cada proceso.
Asesor de Control Interno 10/28/2010
4.2. Elaborar un programa de auditoría
de mediano plazo que contemple todos
los procesos y todos los requisitos de las
normas técnicas de calidad que aplican,
en el que se determine los procesos que
serán objeto de evaluación en 2011.

El asesor de control interno asigna los

4. No se pudo corroborar la evidencia de
experiencia de auditoría en temas de calidad de
Ruth Rojas en tanto ella ha fungido como auditora
de gestión y no como auditora de calidad; no
NO
obstante, esa condición no se registró en los
409 91 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CONFORMIDAD
respectivos planes de auditoría. De otra parte, el
MAYOR
Asesor de Control Interno sólo ha emitido
certificación de realización de auditorías a los
auditores de calidad y no a los auditores de
gestión.
auditores de acuerdo con criterios de
experiencia y conocimientos
Frente a la acreditación de la
establecidos en el procedimiento de
experiencia de los auditores, se
auditarías internas, no obstante, la
adelantarán las siguientes acciones:
entidad cuenta con un equipo de
auditores de calidad certificados,
5.1. Determinar en el procedimiento la
también cuenta con dos auditores de
obligación de dejar registro en los planes
gestión que adicionalmente tienen
de auditaría de quienes actúan como
conocimientos en las normas de calidad CORRECTIVA
auditores de calidad y quienes como Asesor de Control Interno 10/28/2010
y sus correspondientes actualizaciones.
auditores de gestión.
Por lo anterior la asignación de
auditores que hace el asesor de control
5.2. Determinar en el procedimiento la
Interno consiste en proveer auditores
obligación de dejar registro de la
certificados en las auditarías de calidad
participación de auditores en ejercicios
y a las de gestión las contratistas que
de auditaría, tanto en el caso de gestión
apoyan las actividades de control
como de calidad.
Interno, por lo anterior no se estableció
como necesario registrarlos en los
planes de auditaría

OBSERVACIÓN IDENTIFICADA EN LA
AUDITORÍA INTEGRADA
6. De acuerdo con lo previsto en el artículo 8
literal g) a la Subsecretaria General y de Control
Disciplinario, le corresponde "Asesorar a las
El plan de capacitación se construyó a Garantizar la inclusión dentro de la
dependencias y a los servidores públicos de la
partir de las necesidades manifestadas programación de 2011 en la Inducción y Subsecretaría General y de Control
no conformidad Secrertaría Distrital de Cultura, Recreación y
96 92 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas por los equipos de aprendizaje. El tema PREVENTIVA Reinducción los temas relacionados con Disciplinario y Coordinación de 2/1/2011
menor Deporte en todo lo referente a la aplicación del
relacionado con el régimen disciplinario el régimen disciplinario para los Recursos Humanos
régimen disciplinario (...)", de la indagación
no fue incluido. servidores públicos.
efectuada se concluyó que en el Plan de
Capacitación de la entidad de la vigencia 2009 Y
2010, no se incluyeron temas asociados al
régimen disciplinario, con el fin de socializarlos
entre la comunidad institucional.

Página 11
 Acciones Cerradas 2011

OBSERVACIÓN IDENTIFICADA EN LA
AUDITORÍA INTEGRADA
10. Al revisar el cumplimiento de términos en e
proceso ordinario 200-001-2009, se observó que
se profirió auto de indagación preliminar el día 13 El término contabilizado entre la En lo posible se reducirá el término
no conformidad de abril de 2009, se practicaron pruebas dentro finalización de la etapa de Indagación observado. No obstante, la Subsecretaría General y de Control
97 93 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas PREVENTIVA 8/2/2010
menor del término previsto en el citado auto, es decir en Preliminar y el Auto de Archivo no es jurisprudencia constitucional no lo Disciplinario
los seis meses, sin embargo, se evidenció un procesalmente relevante. identifica como una causal de nulidad.
retraso en la expedición del auto de archivo
definitivo, el cual se profirió el 10 de febrero de
2010 por la Subsecretaría General y de Control
Disciplinario".

Se presentó en la Revisión del SIG por

la Dirección el 7 de julio, el listado de
productos y servicios de los procesos
Gestión Organización, Gestión
Participación, Gestión Fomento, Gestión
Información, Gestión Regulación y
Gestión Comunicaciones. La
caracterización de cada uno de los
productos y servicios se encuentra en
proceso y a la fecha se ha consolidado
En tanto no se han terminado de definir los
información para los procesos de
productos a cargo de la SDCRD no se han
Gestión Información, Gestión Regulación
167 94 Gestión Mejora Continua Auditorías Internas Observación identificado los requisitos que deben acreditar N/A CORRECCIÓN EQUIPO SIG N/A
y Gestión Comunicaciones. Cada
antes de ser entregados a los usuarios, a pesar de
caracterización contiene la siguiente
que ya están siendo entregados a la ciudadanía.
información Requisitos (legales,
técnicos, funcionales, de oportunidad ,
afines al medio de entrega),
Necesidades y expectativas de los
grupos de interés, Propósito,
Característica de calidad, Descripción de
la característica de calidad, Criterio de
aceptación, Registro, Responsable,
Proceso / procedimiento asociado,
Grupo de interés

Una vez revisado el procedimiento se

Una vez revisado el procedimiento se ratifica el ratifica el envío trimestral de la
envío trimestral de la herramienta de herramienta de administración de la
168 95 Gestión Mejora Continua Auditorías Internas Observación administración de la mejora a los responsables de N/A CORRECCIÓN mejora a los responsables de proceso al Equipo SIG
proceso al comienzo del tercer mes del trimestre comienzo del tercer mes /
correspondiente. procedimiento asociado, Grupo de
interés

Se enviará correo a la Cordinación de

Recursos Físicos – Archivo Central a fin
de solicitar las carpetas desde 2007 de
El uso del sistema Orfeo se inicio a
la Dirección de Culturas Recreativas y
partir de marzo de 2010 y la
Deportivas en lo referente a los inicios
Plan de diseño de la política: Se encuentra la construcción de la política Pública
NO de la construcción de la política y los
Gestión Fomento, Organización y información en la carpeta física a la cual no se “Bogotá más activa” se inicio desde el ARNULFO MANTILLA PASTRANA –
432 97 Auditorías Internas CONFORMIDAD CORRECTIVA archivos 2008, 2009 y 2010 de la NIDIA MIRANDA 9/6/2011
Participación tiene acceso por estar en el archivo central. año 2007, por ello los archivos se
MAYOR Subdirección de Política y Fomento de la
OBSERVACIÓN 7,3 encuentran en el archivo central de la
DCRD, a fin de realizar una revisión
Secretaría de Cultura Recreación y
conforme a la Norma NTC GP
Deporte.
1000:2004, capitulo 7 Realización del
Producto o Servicio y posterior inclusión
en Orfeo.

Página 12
 1. Existe diferencia entre las Acciones
fechas Cerradas
de corte2011
plasmadas en el informe de supervisión y la
certificación de cumplimiento; el primer documento
señala que el periodo ejecutado va desde el
03/02/2011 al 17/02/2011, en tanto que la
certificación dispone que va desde el 04/02/2011
al 19/02/2011
Presentado el informe preliminar, la Supervisora
del convenio manifestó que tal situación se originó
por atender la directriz de la Oficina Asesora
Jurídica de esta Secretaría implementada al inicio
de la vigencia, referida a que la fecha de la
aprobación de la póliza depende no sólo de la Para evitar este tipo de inconsistencias,
constitución de la garantía sino también de la cuando las fechas de aprobación de
fecha en que se efectúa la publicación, como garantias y del pago de derechos de
dicha obligación se cumplió el 4/02/2011, esta fue publicación no coincidan, se procederá a
NO Se presentó una confusión entre la
la fecha que se tomó para elaborar la certificación elaborar la certificación de cumplimiento MARÌA CLEMENCIA PÈREZ URIBE
429 96 Gestión Fomento Auditorías Internas CONFORMIDAD fecha de la expedición de la póliza y la CORRECTIVA 9/30/2011
de cumplimiento N°1, sin embargo, la cláusula para trámite de pago, una vez se
MAYOR fecha de publicación.
vigésima primera del convenio dispone que para la verifique con la Oficina Asesora Jurídica
ejecución se requiere de la presentación y de la SDCRD la fecha de cumplimiento
aprobación de la garantía exigida por la de los requisitos de perfeccionamiento y
Secretaría, al consultar la fecha de la aprobación ejecución real del contrato.
de la póliza se evidenció que la Oficina Asesora
Jurídica suscribió dicho documento el 03/02/2011,
atendiendo lo dispuesto en el contrato ésta es la
fecha que se ha debido tomar para determinar a
partir de que momento inició la ejecución.
Aún cuando se evidencia que la situación
obedeció a una confusión por la puesta en marcha
del control implementado por la Oficina Asesora
Jurídica, se considera necesario implementar una
acción correctiva que permita mantener un control
sobre la documentación que se genera al ejecutar
un convenio o contrato.

Se envirá a correo a Soporte Sistemas,

con el fin de solicitar el apoyo en la
No se obsevan claramente estipulados los puntos Las evidencias de los puntos de control organización del expediente
NO
Gestión Fomento, Organización y de control o caracteristicas a seguir en la a los planes en Deporte, Recreación y 2010110800200019E Planes Locales en DARIO GONZALEZ POSSO –
433 98 Auditorías Internas CONFORMIDAD CORRECTIVA 9/6/2011
Participación realización de los planes en esta unidad. Actividad Física de las 20 Localidades Deporte, Recreación y Actividad Física, NORALBA MARTINEZ
MAYOR
OBSERVACIÓN 7.1, 7.5.1 2010110800200019E con el fin de atender la observación
realizada por la firma Bureau Veritas en
la reciente auditoría externa 2011

Se envirá a correo a Soporte Sistemas,

con el fin de solicitar el apoyo en la
la trazabilidad de la generación de los organización del expediente
NO Asi mismo no se puede realizar la trazabilidad de
Gestión Fomento, Organización y planes localesen Deporte, Recreación y 2010110800200019E Planes Locales en DARIO GONZALEZ POSSO –
434 99 Auditorías Externas CONFORMIDAD la generación de los planes, por falencias en la CORRECTIVA 9/6/2011
Participación Actividad Física no se encuentran en el Deporte, Recreación y Actividad Física, NORALBA MARTINEZ
MAYOR facilidad de acceso a la información. NC 7.1, 7.5.3
expediente 2010110800200019E . con el fin de atender la observación
realizada por la firma Bureau Veritas en
la reciente auditoría externa 2011

Página 13
 Acciones Cerradas 2011
Se observa que la falta de claridad en la definición
de las actividades que genera la Dirección de
Culturas Recreativas y Deportivas dado que la
documentación del SGC incluye actividades de
NO sus Direcciones diferentes y la coherencia entre
Gestión Fomento, Organización y
436 101 Auditorías Internas CONFORMIDAD las actividades desarrolladas y la documentación
Participación
MAYOR definida por el mismo no están claramente
evidenciadas, asi como el establecimiento de las
responsabilidades sobre los procesos definidos en
el mapa de procesos de la entidad de dichas
direcciones. OBSERVACIÓN 4.1
Revisadas las caracterizaciones de los procesos
de Gestión de Organización y Gestión
Participación, se verificó que estos tiene la
154 102 Gestión Organización Auditorías Internas Observación interacción con los demás procesos de la Entidad.
Sin embargo dentro de estas caracterizaciones no
se evidencia las actividades desarrolladas
directamente por las Subdirecciones.
Etapa de revelación – Análisis, interpretación y
comunicación de la información. Si bien los
estados reportes e informes contables se
NO
presentan y publican oportunamente y se utiliza
382 104 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas CONFORMIDAD
un sistema de indicadores, la información contable
MAYOR
no es utilizada para cumplir propósitos de gestión,
pues se toma decisiones basados en información
presupuestal.
Página 14
Las causas que motivan la falta de
claridad de las acticvidades que genera
la Dirección de Culturas Recreativas y
Deportivas son:
1. Desde la SCRD se habla de dos
direcciones misionales que operan
independiente y en forma diferente.
2. El recorrido de las dos direcciones es
difenrente, una construye sobre el CORRECTIVA
pasado y la otra con el futuro.
3. El presupuesto de la DCRD
representa el 0,2% del presupuesto
total de la SCRD.
4. La DCRD tiene construida la Política
Pública Bogotá más activa y la DCAP
cuenta con el libro Lineamientos
Politicas Culturales.
CORRECCIÓN
No hay una asesoría contable que
anime a la alta dirección a tomar
CORRECTIVA
decisiones basada en la información
contable.
La DCRD ha propuesto a la Dirección de
Planeación y Procesos Estratégicos –
Sistema de Gestión de Calidad, la
modificación del Mapa de Procesos
SCRD, en donde se independicen las
CARLOS EDUARDO VILLEGAS 8/18/2011
dos direcciones misionales en cuanto a
procesos y procedimientos; propuesta
que se encuentra en proceso de aval por
parte de la Dirección de Planeación y
Comité Directivo de la SCRD.
1. Actualizar el expediente del proceso
de Organización y Participación, y
verificar con la oficina de planeación que
los soportes documentales ya existentes María Clemencia Pérez
en el expediente Consejo Distrital de
Arte, Cultura y Patrimonio son evidencia
suficiente para dar trámite a la
observación hallada en la auditoría.
Se evaluará y definirá la presentación de
un informe ejecutivo (prueba piloto), con
la información contable trimestral mas
relevante que pueda ser utilizada para la
toma de decisiones por parte de la alta
dirección.Se evaluará y definirá la
presentación de un informe ejecutivo
(prueba piloto), con la información GRUPO INTERNO RECURSOS
contable trimestral mas relevante que FINANCIEROS- AREA 2/8/2011
pueda ser utilizada para la toma de CONTABLE.
decisiones por parte de la alta dirección.
Se determina ampliar la fecha de cierre de la
acción 382 considerando que en los cierres
trimestrales del segundo periodo no se
presentaron cambios significativos, por lo
cual se decidió realizar un sólo informe con
datos al cierre del ejercicio contable 2011.
 Acciones Cerradas 2011
Otros elementos de control – Acciones
implementadas. Con el fin dar cumplimiento a las
instrucciones impartidas por la Veeduría Distrital
respecto de la utilización de la aplicación SSOP –
NO Sistema operativo contable, se actualizó la No se ha adelantado la actualización
383 105 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas CONFORMIDAD información relacionada con riesgos, controles e de la matriz de riesgos de la Secretaría CORRECTIVA
MAYOR indicadores, no obstante, está pendiente la en cuanto a la operatividad contable
actualización de la matriz de riesgos de la SCRD
en cuanto a la operatividad contable, información
con la que ya cuenta el Grupo Interno de Recursos
Financieros.
La exigencia por parte de la SHD de efectuar los
registros contables de las provisiones de
vacaciones, prima de vacaciones y prima de
navidad, se originó en el 2010. El aplicativo Perno
no contaba con la funcionalidad que le permitiera
efectuar el cálculo de esas provisiones por cada
NO
persona, e integrarlo automáticamente a la
412 106 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas CONFORMIDAD
información contable, para así contar con datos
MAYOR
unificados, por tanto su proyección se hace en
forma manual. La proyección de las provisiones,
independientemente de la forma como se haga
(manual o sistematizada), la debe realizar el
responsable de nómina y no el área de
contabilidad.
La exigencia por parte de la SHD de efectuar los
registros contables de las provisiones de
vacaciones, prima de vacaciones y prima de
navidad, se originó en el 2010. El aplicativo Perno
no contaba con la funcionalidad que le permitiera
efectuar el cálculo de esas provisiones por cada
NO
persona, e integrarlo automáticamente a la
413 107 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas CONFORMIDAD
información contable, para así contar con datos
MAYOR
unificados, por tanto su proyección se hace en
forma manual. La proyección de las provisiones,
independientemente de la forma como se haga
(manual o sistematizada), la debe realizar el
responsable de nómina y no el área de
contabilidad.
Página 15
Validar la información de riesgos
contenida en la matriz de la Veeduría,
RESPONSABLE DEL
proceder a su actualización en el
PROCESO GESTIÓN
aplicativo SSOP y solicitar a la Dirección 2/8/2011
FINANCIERA Y CONTABLE Y
de Planeación y Procesos Estratégicos
AREA CONTABLE.
de la entidad, su inclusión y
actualización en el SIG
La exigencia por parte de la SHD de
efectuar los registros contables de las
provisiones de vacaciones, prima de
vacaciones y prima de navidad, se
originó en el 2010. El aplicativo Perno
Realizar la implementación de la nueva
no contaba con la funcionalidad que le
funcionalidad desarrollada en Perno y
permitiera efectuar el cálculo de esas
ponerla en producción.
provisiones por cada persona, e
COORDINADOR GRUPO
integrarlo automáticamente a la CORRECTIVA 3/1/2011
Se crea una nueva acción correctiva INTERNO DE SISTEMAS
información contable, para así contar
dando alcance a la acción 378 debido a
con datos unificados, por tanto su
que la aplicación del plan de mejora no
proyección se hace en forma manual.
fue eficaz
La proyección de las provisiones,
independientemente de la forma como
se haga (manual o sistematizada), la
debe realizar el responsable de nómina
y no el área de contabilidad.
La exigencia por parte de la SHD de
efectuar los registros contables de las
provisiones de vacaciones, prima de
vacaciones y prima de navidad, se
originó en el 2010. El aplicativo Perno
no contaba con la funcionalidad que le
fectuar las pruebas en PERNO y en el proceso
permitiera efectuar el cálculo de esas
de integración a OPGET y LIMAY COORDINADOR GRUPO
provisiones por cada persona, e
INTERNO DE RECURSOS
integrarlo automáticamente a la CORRECTIVA 3/31/2011
Se crea una nueva acción correctiva dando HUMANOS – PROFESIONAL
información contable, para así contar alcance a la acción 378 debido a que la
DE NÓMINA
con datos unificados, por tanto su aplicación del plan de mejora no fue eficaz
proyección se hace en forma manual.
La proyección de las provisiones,
independientemente de la forma como
se haga (manual o sistematizada), la
debe realizar el responsable de nómina
y no el área de contabilidad.
 Acciones Cerradas 2011

Numeral 4.2.4 de la Norma NTCGP1000:2009 ISO

9001:2008. Se evidenció que la entidad cuenta
con un Sistema de Información Sectorial La Subdirección de Análisis Sectorial,
estructurado por módulos a cargo de diferentes Poblacional y Local revisará el impacto
áreas misionales, pero no se cuenta con un financiero del proyecto para implementar
control articulado (registros), que le permite al el versionamiento en el módulo de
NO No se han presentado requerimientos
usuario (consulta) verificar la actualización de la planeación de manera tal que se pueda Subdirección de Análisis
398 108 Gestión Información Auditorías Internas CONFORMIDAD para la implementación de registros en CORRECTIVA 1/25/2011
información. Lo anterior, significa un evidenciar la versión en los proyectos y Sectorial, Poblacional y Local
MAYOR los diferentes módulos del SIS
incumplimiento del numeral 4.2.4. de la los documentos anexos. Para los
NTCGP10000:2009 que señala que los registros demás módulos se implementaría la
deben establecerse y mantenerse para fecha en los reportes y en los anexos
proporcionar evidencia de la conformidad con los que se publican.
requisitos así como de la operación eficaz,
eficiente y efectiva del SGC.

La Subdirección de Análisis Sectorial,

Numeral 4.2.4 de la Norma NTCGP:1000:2009.
Se evidenció que progresivamente las entidades
del Sector se han ido vinculando al Sistema, sin
embargo se observa la escasa participación de las
entidades del sector en el módulo de planeacioń y
que el IDRD en la actualidad no participa e
no conformidad interactua con el Sistema, lo anterior significa
400 109 Gestión Información Auditorías Internas
menor incumplimiento de la norma NTCGP1000:2009
que señala que la Alta Dirección, debe asegurarse
de que: la planificación del S.G.C. Se realiza con
el fin de cumplir los requisitos citados en 4.1, así
como los objetivos de la calidad y se mantiene la
integridad del S.G.C. Cuando se planifica e
implementan cambios en éste.
No obstante los diferentes procesos de
información y socialización realizados
por el equipo del SIS con las diferentes
áreas misionales y entidades adscritas,
CORRECTIVA
no ha habido una respuesta aceptable
por parte del equipo del IDRD, máxime
que no contamos con herramientas
para su uso obligatorio
Poblacional y Local a través de
Dirección de Culturas Recreativas y
Deportivas establecerá un canal de
comunicación con la Directora del IDRD
para reactivar el trabajo con los
Subdirección de Análisis
diferentes equipos de trabajo de esta
Sectorial, Poblacional y Local,
entidad y promover el uso del SIS por
Dirección de 1/25/2011
parte de sus dependencias, a través de
Culturas Recreativas y
reuniones de socializacioón y
Deportivas
sensibilización. Igualmente, a través de
la Secretaria de Despacho y del Comité
Sectorial se informará a los directores de
las entidades la importancia del uso de
esta herramienta dentro del proceso de
información de todo el sector

No se estableció la necesidad de
Se observó que en la página del SIS, no existe
incorporar un medidor de visitas al SIS, La Subdirección de Análisis Sectorial,
Oportunidades de Mejora no conformidad una herramienta que indique el número de visitas Subdirección de Análisis
117 110 Gestión Información ya que la vista externa estaba PREVENTIVA Poblacional y Local implementará un 1/25/2011
Identificadas menor y consultas al Sistema y por consiguiente las Sectorial, Poblacional y Local
embebida en el portal de la SCRD que contador de visitas en el SIS
realizadas al módulo.
cuenta con un medidor

Al revisar el expediente físico del contrato se

encontró que el contratista radica junto con la
factura un informe de avance de proyecto, en el
cual, si bien se detallan las tareas realizadas su
redacción no es clara y específica, dicha situación Para las contrataciones sucesivas se
no permite acreditar el cumplimiento de cada una solicitará al contratista la presentación
de las obligaciones pactadas. Adicionalmente, no de un informe que de cuenta del
Oportunidades de Mejora no conformidad No existencia de un formato de informe Subdirección de Análisis
118 111 Gestión Información se evidenció ningún registro que soporte la PREVENTIVA cumplimiento de las obligaciones 1/25/2011
Identificadas menor para este tipo de contratos Sectorial, Poblacional y Local
realización de las actividades desarrolladas contractuales, las horas invertidas en
durante cada periodo facturado. Si bien las esa actividad y los avances realizados
actividades realizadas por el contratista se en el SIS.
evidencian con el uso de la herramienta, un
registro permite presentar resultados de las
actividades desarrolladas y aportan en la
trazabilidad del sistema
En el informe presentado por el contratista, para
soportar el pago del periodo del 09/04/2010 al
06/05/2010, se señala que se han ejecutado un
total de 102.84 horas facturables del perfil 1 y
Al igual que en la anterior observación,
1145.17 horas del perfil 2; Al sumar el total de
la SASPL solicitará al contratista la
horas facturadas por el contratista, con fecha de
Oportunidades de Mejora no conformidad No existencia de un formato de informe PREVENTIVA presentación de un informe conceptual Subdirección de Análisis
119 112 Gestión Información corte 06/05/2010, se observa que el número de 1/25/2011
Identificadas menor para este tipo de contratos que de cuenta de las actividades Sectorial, Poblacional y Local
horas del perfil 1 es de 108,34 (más de las
realizadas, las horas invertidas en la
facturadas) y del perfil 2 es de 1087,67(menos de
actividad y los avances en el SIS.
las facturadas) esto evidencia debilidades en el
ejercicio de supervisión sobre el control del
número de horas de soporte brindado por el
contratista

El día 21/10/2010 la supervisora del contrato La Subdirección de Análisis Sectorial,

suscribe certificación de cumplimiento, para Poblacional y Local realizará una
Se presentó un error en la inclusión de
Oportunidades de Mejora no conformidad efectuar el pago 7 de 8. por el periodo del revisión minuciosa de la certificación que Subdirección de Análisis
120 113 Gestión Información la fecha de seguimiento en el forma de PREVENTIVA 1/25/2011
Identificadas menor 13/08/2010 al 19/09/2010, no obstante, el periodo se expide para efectos de pago a fin de Sectorial, Poblacional y Local
pago
de ejecución reportado por el contratista va desde evitar que situaciónes como la señalada
el 13/08/2010 hasta el 30/09/2010. se vuelvan a presentar

Página 16
 Acciones Cerradas 2011

Los datos de las organizaciones que se pueden

consultar en el módulo de Arte, Cultura y
Patrimonio, son entre otros, localidad, barrio,
objeto social, fecha de creación, nombre del
representante legal, correo electrónico etc, No se
evidencia algún tipo de control que permita
mantener actualizada la información de las
Oportunidades de Mejora no conformidad
122 114 Gestión Información organizaciones ni la de patrimonio mueble e
Identificadas menor
inmueble. En cuanto a organizaciones, la
Subdirección de Prácticas Culturales a través de
los gestores locales y los profesionales de apoyo,
trabajan en la caracterización de estas, para lo
cual, se cuenta con un instrumento de
caracterización del sector artístico, cultural y
patrimonial.
La Dirección de Arte, Cultura y
Patrimonio conjuntamente con los
equipos locales y el Observatorio de
Inexistencia de personal en las Dirección de Arte, Cultura y
Culturas actualizará la información a
dependencias responsables de los PREVENTIVA Patrimonio con el apoyo de la
diciembre de 2011. Respecto a los 1/25/2011
módulos para ingresar la información Subdirección de Análisis
equipamientos la DCRyD servirá de
correspondiente Sectorial, Poblacional y Local
canal de comunicación con el IDPC
para trabajar la estrategia de
incorporación de información.

La Subdirección de Análisis Sectorial,

En el módulo de planeación submódulo Plan de
Poblacional y Local nuevamente
desarrollo, se puede consultar la estructura del
solicitará a la SDP-Dirección de
plan de desarrollo Bogotá Positiva 2008-2012, Sin
Solicitud de la Dirección de Programación y Seguimiento a la
embargo, no se evidenció algún vínculo que
Programación y Seguimiento a la Inversión la posibilidad de implementar
Oportunidades de Mejora no conformidad permita efectuar interfaz con la Secretaría Distrital Subdirección de Análisis
123 115 Gestión Información Inversión de la SDP de una espera para PREVENTIVA la interfaz señalada, ya que en la 1/25/2011
Identificadas menor de Planeación – SDP, tal y como se había Sectorial, Poblacional y Local
realizar pruebas internas sobre este vigencia 2010 no se pudo seguir
consignado en el documento No. 21-05 -Diseño
tema avanzando por cuanto esa dependencia
sistematización de las áreas misionales de la
solicitó un compás de espera para
SDCRD – Versión 1,0. Junio 25 de 2007
realizar pruebas y ajustes en la interfaz
presentado por el contratista Softmanagement
con SEGPLAN

El módulo de planeación cuenta con una opción

La Subdirección de Análisis Sectorial,
denominada “Reportes”, de los 6 posibles reportes
Poblacional y Local conjuntamente con
que el sistema relaciona, solamente se obtuvo el
la Subdirección de Programación y
referido a los informes de gestión de los proyectos
No existencia en el SIS una Seguimiento a la Inversión revisará y Subdirección de Análisis
de inversión de esta Secretaría y del documento
Oportunidades de Mejora no conformidad herramienta de fácil manejo por parte depurará los reportes actualmente Sectorial, Poblacional y Local y
124 116 Gestión Información del proyecto de inversión, en su versión 0.0. PREVENTIVA 1/25/2011
Identificadas menor de los líderes usuarios para la existentes para realizar los ajustes Subdirección de Programación
Adicionalmente, se observó que las variables que
elaboración de reportes necesarios para su adecuada y Seguimiento a la Inversión
exige cada uno de los reportes son muy
implementación. Igualmente se realizará
específicas, como para el caso del reporte del
un instructivo para el uso adecuado de
plan de acción, en el cual se debe ingresar un
éstos.
código compuesto por 7 dígitos

Al consultar el submódulo "Formulación de

proyectos", perteneciente al módulo de
planeación, se observaron las siguientes
situaciones:
1. Para cada proyecto de inversión, se relacionan
las metas plan de desarrollo, las cuales se miden
a través de unos indicadores. En la opción
“Agregar Indicador de proyecto”, se puede La Subdireccón de Programación y Subdirección de Programación
consultar el nombre del indicador, la fórmula, el seguimiento a la inversión- responsable y Seguimiento a la Inversión
Oportunidades de Mejora no conformidad Agregar los indicadores a las metas de
125 117 Gestión Información valor programado y el valor alcanzado, para el de esta actividad, debe indicar a los PREVENTIVA con el apoyo de la Sudirección 1/25/2011
Identificadas menor proyecto.
caso de la meta “Aplicar 2.0 Encuestas - Bienales responsables de proyecto el uso de de Análisis Sectorial,
de cultura” se reporta como valor alcanzado cero esta funcionalidad Poblacional y Local
(0), situación que igualmente se evidenció en las
cuatro metas definidas para el proyecto 481.
Adicionalmente, se observó que frente algunas
metas no se definen indicadores, esta situación
evidencia que se creó dicha opción, se cargó
información para algunos proyectos pero en la
actualidad no se está empleando.

Página 17
 Acciones Cerradas 2011
Al indagar sobre el reporte del marco estadístico a
través del SIS, submódulo “Informes de Gestión”
se observó que en la actualidad no se hace por
este medio sino mediante un formato adoptado
Oportunidades de Mejora no conformidad por el SIG denominado “Marco Estadístico
126 118 Gestión Información
Identificadas menor Informes de Gestión Proyectos de Inversión”
Código FR-01-IT-01-PR-GSE-05. Con esta
situación se evidencia que en la actualidad, no se
emplea el espacio del SIS creado para reportar
dicha información.
Al consultar el módulo de Arte, Cultura y
Patrimonio, en lo referido a escenarios, solamente
se puede consultar una ficha que contiene varios
Oportunidades de Mejora no conformidad
127 119 Gestión Información campos para su identificación. Según lo
Identificadas menor
observados se pudo determinar que se creó una
ficha, pero en el SIS no se evidencia el
diligenciamiento de aquella.
Al consultar los submódulos “caracterización de
individuos y organizaciones”, pertenecientes al
módulo de recreación, deporte, actividad física y
parques se observó que se cuenta con dos
formatos “fichas de individuos” y “fichas de
organizaciones”, con estos documentos se
pretende obtener información de los deportistas,
promotores de recreación y deporte,
Oportunidades de Mejora no conformidad
128 120 Gestión Información organizaciones deportivas y de actividad física;
Identificadas menor
aun cuando ya están definidos, se evidencia que
en la actualidad estos formatos no se están
empleando. Adicionalmente, de la consulta
efectuada en el submodulo “Caracterización de
equipamientos” se pudo establecer que se creóun
formato para incluir información general de
parques y escenarios denominado “Fichas de
Escenarios”, la cual no se está utilizando.
Al consultar el módulo de convocatorias, se
Oportunidades de Mejora no conformidad evidenció que se creó un submódulo denominado
129 121 Gestión Información
Identificadas menor “Preguntas Frecuentes” el cual no se está
empleando.
Para consultar la información referida a las
organizaciones se ingresó a la vista interna del
SIS y se seleccionaron algunos nombres
relacionados en el módulo de Arte, Cultura y
Patrimonio - Caracterización de Organizaciones,
datos que a la vez se ingresaron en la vista
externa del SIS, en el espacio de organizaciones,
sin encontrar ningún registro; la misma situación
se evidenció para las opciones referidas a
Oportunidades de Mejora no conformidad patrimonio inmueble, equipamientos culturales y
132 124 Gestión Información
Identificadas menor escenarios deportivos. Adicionalmente,
evidenció que a través de la pagina web las
personas pueden ingresar informacińo al SIS,
muestra de ello lo constituye la inscripciónn al
programa Asegurarte, pero las organizaciones no
pueden incluir directamente su información, ni
publicar fotografías, videos y documentos para su
reconocimiento a nivel local, nacional e
internacional tal y como lo anuncia el porta de esta
Secreatria.
El submódulo “Informes de gestión” ofrece
diferentes opciones para reportar la información,
entre ellas la asociada a las acciones, en este
Oportunidades de Mejora no conformidad campo se observó que existen unas celdas
130 122 Gestión Información
Identificadas menor predefinidas para relacionar : acción, valor, fecha
límite, número de contrato y descripción, al hacer
la consulta se pudo determinar que no se incluyen
datos relacionados con contratos
Página 18
No se ha implementado el uso del
marco estadístico por parte de los PREVENTIVA
operadores de proyectos
Desactualización de la ficha a la espera
de definiciones por parte de la
PREVENTIVA
consultoria de la Sociedad Colombiana
de Arquitectos
No existe información en el módulo de
cultura, recreación, deporte, actividad
física y parque, por cuanto no existe PREVENTIVA
una persona en el IDRD que lidere este
tema
Al no estar implementada la vista
pública en el modo de insersión de
PREVENTIVA
datos no es pertinente la
implementación de este submódulo
Esta ausencia de informacíón se da por
cuanto no se tiene el personal suficiente
para ingresar la información para
alimentar estos módulos. Ahora bien,
respecto a la inclusión de información
PREVENTIVA
se directamente por las organizaciones, es
necesario implementar la funcionalidad
de la vista externa, la cual, como se
anotó anteriormente esta en proceso de
desarrollo
Si bien existe un campo para indicar el
número del contrato, no se ha realizado PREVENTIVA
la interfaz con SICO
Se coordinará con la Subdirección de
Programación y Seguimiento a la
Inversión la utilización de esta
herramienta por parte de las personas Subdirección de Programación
responsables de presentar los informes y Seguimiento a la Inversión
de los proyectos en los cuales se con el apoyo de la Subdirección 1/25/2011
encuentre asociada información de Análisis Sectorial,
contenida en la misma. A su vez se Poblacional y Local
determinará con esa dependencia la
necesidad de contar con un reporte de
marco estadístico
Actualmente se está implementando la
ficha de equipamientos culturales, según
los requerimientos del líder usuario de la Subdirección de Análisis
Dirección de Arte, Cultura y Patrimonio, Sectorial, Poblacional y Local y
1/25/2011
y el equipo PLAMEC. Por su parte, esta Dirección de Arte, Cultura y
Subdirección cargará los datos que Patrimonio-Equipo Plamec
actualmente existen para estos
equipamientos.
La Subdirección de Análisis Sectorial,
Poblacional y Local trabajará
conjuntamente con el lider usuario de la
Subdirección de Análisis
Dirección de Culturas Recreativas y
Sectorial, Poblacional y Local y
Deportivas la integración del IDRD en el 1/25/2011
Dirección de Culturas
manejo e incorporación de datos en este
Recreativas y Deportivas.
módulo, de manera tal que se pueda
contar con información importante para
el ciudadano y la comunidad en general.
Se reailzará una mesa de trabajo entre
la Subidrección de Análisis Sectoria,
Poblacional y Local y el lider usuario del Subdirección de Análisis
módulo de Arte, Cultura y Patrimonio y Sectorial, Poblacional y Local y
1/25/2011
Convocatorias para determinar el uso de Dirección de Arte, Cultura y
esta pestaña, una vez quede Patrimonio-Equipo Plamec
implementada la vista publica en el
modo de inserción de datos.
Respecto a la prima parte de la
observación, la Dirección de Arte Cultura
y Patrimonio en conjunto con el
Observatorio de Culturas realizará un
proceso de inclusión masiva de
información; respecto a la información
de patrimonio inmueble, se debe
Dirección de Arte, Cultura y
coordinar con el IDPC una estrategia de
Patrimonio con el apoyo de la
ingreso de información tal como se 1/25/2011
Subdirección de Análisis
señaló en otra respuesta en el presente
Sectorial, Poblacional y Local
plan de mejoramiento. Finalmente y para
el caso de la vista externa, la
Subdirección de Análisis Sectorial,
Poblacional y Local está realizando el
análisis de este requerimento para
implementarlo con el contrato de
desarrollo de la presente vigencia.
La Subdirección de Análisis Sectorial,
Poblacional y Local revisará los recursos
prespuestal disponbile para hacer
Subdirección de Análisis
interfaz con el SICO o en su defecto el 1/25/2011
Sectorial, Poblacional y Local
ingreso manual de esta infomación por
parte del lider usuario de Planeación o
por el operador del proyecto.
 Acciones Cerradas 2011

Se observó que el submódulo “Programas” del

módulo de convocatorias cuenta con un espacio
para ingresar información de la cartilla de cada
convocatoria, así como también las fechas a tener
Esta observación obedece a que aún no
en cuenta, sin embargo, no existe una conexión La Subdirección de Análisis Sectorial,
se implementado la vista pública para el
con la vista externa del SIS que le permita a los Poblacional y Local está realizando el
Oportunidades de Mejora no conformidad módulo de convocatorias. Se considera Subdirección de Análisis
131 123 Gestión Información interesados realizar la consulta por este medio. CORRECTIVA análisis de este requerimiento para 1/25/2011
Identificadas menor que para la mediados del presente año Sectorial, Poblacional y Local
Una situación similar se presenta en el submódulo implementarlo con el contrato de
ya podamos contar con esta
“Listados procesos de inscripción” el cual permite desarrollo de la presente vigencia.
funcionalidad
conocer las propuestas habilitadas, subsanadas y
descalificadas. Actualmente la información referida
a las convocatorias debe consultarse a través de
la página WEB de la entidad

Etapa precontractual del contrato 186 suscrito el

13 de agosto de 2010 con Isolux C.I. En el
expediente reposa el análisis consolidado dela
evaluación técnica, sin embargo, aquella que no
relaciona los documentos que valoró Deinter para
El formato que se empleó, el cual es el Ajustar el formato de evaluación de
asignarle el puntaje al proponente, haciendo
empleado por la SCRD, incluyó la relación de propuestas para las contrataciones en
compleja la comprensión de la evaluación. Aun
folios únicamente en la etapa de verificación de CORRECCIÓN curso, el cual debe incluir toda la Supervisor del contrato: Deinter
143 125 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación cuando la firma Deinter explicó que si se habían 6/23/2011
requisitos habilitantes, lo cual arroja la información que de cuenta de la y Ana Marcela Castro
relacionado los documentos examinados, la información que debe tenerse en cuenta para la documentación aceptada para la
justificación aplica para la verificación de los asignación de puntaje evaluación de propuestas
requisitos habilitantes, mas no para la fase de
evaluación.
Esta misma situación se evidenció en el contrato
239 de 2010, en el documento evaluación de
propuestas (folio 249)

Ejecución del Contrato 186 suscrito el 13 de

agosto de 2010 con Isolux C.I. En la póliza única
de seguro de cumplimiento No. 1737756 expedida
por Liberty Seguros el 23 de agosto de 2010, no
se relaciona el número de contrato que ampara,
sin embargo, es aprobada el día 25 de agosto de Llevar un estricto control de los ajustes
2010 por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; No se realizó el correcto seguimiento a de documentos legales solicitados a los Supervisor del contrato: Deinter
144 126 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación CORRECCIÓN 6/23/2011
posteriormente, reposa otra aprobación de póliza la solicitud de ajuste de póliza contratistas. Revisión previa al inicio del y Ana Marcela Castro
de fecha 06 de septiembre de 2010, mediante la contrato y al trámite de los pagos.
cual, se precisa que la aprobación de las garantías
es el día 6 de septiembre y solicita al contratista
ajustar la garantía, sin embargo, no se evidencia
el cumplimiento de esta obligación por parte del
contratista.

Ejecución del Contrato 186 suscrito el 13 de

agosto de 2010 con Isolux C.I. Se pactó como
obligación específica, Num 11, que posterior a la
entrega del diseño, el tiempo aproximado para el
acompañamiento en el proceso de selección
pública del contratista que suministre e instale el
sistema de iluminación diseñado, será de dos
meses, partiendo de la fecha de entrega del
diseño (18 de diciembre de 2010). De la
documentación que reposa en el expediente, no Hacer seguimiento a la documentación
se pudo establecer el cumpimiento de dicha de los expedientes contractuales.
No se realizó el correcto seguimiento a
obligación; frente a esta situación el supervisor Supervisor del contrato: Deinter
la documentación que da cuenta del a
argumenta que el acompañamiento quedó Definición de los objetos y alcances de y Ana Marcela Castro
145 127 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación ejecución del contrato, la cual debe CORRECCIÓN 6/23/2011
aplazado debido a que la Secretaría no adelantó los contratos, con el fin de que en Supervisora contrato de
reposar en el expediente
dicho proceso en 2010, no obstante, existe una futuras contrataciones, no se ontemplen consultoría 168 de 2010
correspondiente
carta de compromiso por parte del contratista para obligaciones que puedan prorrogar los
compañar el proceso de selección que se términos de los contratos.
adelante, sin embargo dicho documento no reposa
en el expediente contractual.
Para explicar la anterior situación y otras
identificadas en el desarrollo de la auditoria fue
necesario acudir a la supervisora del contrato de
interventoría suscrito con la firma Deinter, toda vez
que la documentación que las sustenta reposaba
en el archivo del interventor, esto sucedió también
al revisar el contrato 239 de 2010.

Página 19
 Acciones Cerradas 2011

Ejecución del Contrato 286 suscrito el 16 de

diciembre de 2010 entre la SDCRD, el Instituo
Distrital de Patrimonio Cultural y Fonade.
Supervisión Ana Marcela Castro.
Objeto: Fonade se compromete con la SCRD y el
IDPC a ejecutar la gerencia de la tercera fase del
proyecto de adecuación, fortalecimiento y dotación
de la infraestructura física, técnica y tecnológica
Hacer un estricto seguimiento y control a
del Planetario de Bogotá.
la presentación por parte de Fonade de
No se realizó el correcto seguimiento al Ana Marcela Castro –
146 128 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación CORRECCIÓN los informes pactados en el contrato, así 7/7/2011
En el informe de ejecución financiera No. 1 contenido de los informes Supervisora
como a la revisión de su contenido.
presentado por FONADE (f.128), se registra como
fecha de ejecución la siguiente del 01-12-2010 al
31-12-2010, siendo que la fecha del acta de inicio
del contrato interadministrativo es del 23 de
diciembre de 2010. Adicionalmente, sólo se
evidencia un informe financiero con corte a 31 de
diciembre de 2010, siendo que de acuerdo con el
contrato se haría da manera bimestral (cada dos
meses)

Ejecución del Contrato 286 suscrito el 16 de

diciembre de 2010 entre la SDCRD, el Instituo
Distrital de Patrimonio Cultural y Fonade.
Supervisión Ana Marcela Castro.
Objeto: Fonade se compromete con la SCRD y el
IDPC a ejecutar la gerencia de la tercera fase del Hacer un estricto seguimiento, control y
Falencia en el seguimiento y revisión de
proyecto de adecuación, fortalecimiento y dotación revisión a la información y Ana Marcela Castro –
147 129 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación la totalidad de la información CORRECCIÓN 7/7/2011
de la infraestructura física, técnica y tecnológica documentación presentada por Fonade. Supervisora
presentada por el contratista
del Planetario de Bogotá.

Se evidenció que las fechas de inicio y suscripción

del contrato interadministrativo consignadas en los
informes presentados por Fonade, no
corresponden a las que reposan en el expediente

Cumplimiento de los objetivos, metas y productos

del plan operativo del contrato 286 de 2010.

Los objetivos incluidos en el plan operativo

aprobado por las partes han cambiado conforme
se ha venido ejecutando el contrato, aun cuando
Los cambios en el plan operativo se Actualizar el plan operativo del contrato,
en las actas de comité operativo se plasma el Miembros del Comité Operativo
148 130 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación registraron en las actas de comité CORRECCIÓN de acuerdo al desarrollo del mismo. 7/7/2011
estado de cada proyecto, en el plan no se reflejan del contrato 286 de 2010
operativo
los cambios introducidos, esta situación hace
complejo el entendimiento frente al estado de
ejecución, por demás, se detectó que el plazo del
contrato está próximo a vencerse y que existe un
atraso considerable que ha sido evidenciado por el
supervisor

Se evidenció que en el capitulo V, en el numeral

6.1.13 y 5.5. del manual, se cita la aplicación de la
Resolución 356 del 20 de agosto de 2009
modificada por la Resolución 401 del 10 de
septiembre de 2009, referidas a la ordenación del
Modificaciones de documentos internos Se revisará el manual de contratación y
169 131 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación gasto y del pago de esta Secretaría, siendo que CORRECCIÓN oficina asesora jurídica 8/16/2011
y/o expedición de nuevas normas. se efectuaran los ajustes respectivos
dichos actos administrativos fueron derogados por
la Resolución 198 del 04 de agosto de 2010,
mediante la cual, se efectuaron ajustes a la
ordenación
El Numeraldel6.1.1
gastodel
y delManual
pago. de contratación
señala que el Comité Directivo aprobará el plan de
contratación para cada vigencia, sin embargo, al
consultar el procedimiento de plan de
adquisiciones de bienes y servicios (PR-GRF-15
V.04) y las disposiciones contenidas en la
Resolución 584 del 21 de diciembre de 2009, por
la cual se crea y conforma el comité de Modificaciones de documentos internos Se revisará el manual de contratación y
170 132 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación CORRECCIÓN oficina asesora jurídica 8/16/2011
adquisiciones de la SDCR, se observa que ésta y/o expedición de nuevas normas. se efectuaran los ajustes respectivos
instancia es quien aprueba el plan de compras y
con base en éste los responsables de proyecto
elaboran el plan de contratación.

Lo anterior, permite concluir que el Comité

Directivo no es quien aprueba el plan de Se revisará junto con la Dirección de
contratación Planeación y Procesos Estratégicos, la
Los documentos que se utilizan en el desarrollo de
viabilidad de incluir los documentos que
los procesos contractuales no responden Cada proceso es diferente y particular, oficina asesora jurídica
se utilizan en el desarrollo de los
172 133 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación claramente a una de las tipologías definidas en el por ello se considera que no debe estar CORRECCIÓN dirección de planeación y 6/15/2011
procesos contractuales dentro de las
procedimiento “Elaboración y control de enmarcado en una tipología única procesos estratégicos.
tipologías definidas en el procedimiento
documentos y registros”
“Elaboración y control de documentos y
registros”

Página 20
 Acciones Cerradas 2011
De acuerdo a la revisión efectuada al
Procedimiento de Archivo y Consulta de
Documentos se determinan que existe un
documento a través del cual se adopta el
reglamento de Archivos de Gestión en la
151 134 Gestión Recursos Físicos Auditorías Internas Observación Secretaría (Resolución 349 de 2009),
identificandolo como un documento de interes
general para la comunidad institucional, pero en
particular a las áreas que manejen Archivo Físico
en sus dependencias, se encontró que ste no es
de fácil ubiocación para su consulta.
Se observan registros correspondientes a pago de
liquidación de prestaciones sociales de los
exfuncionarios Paulo Alcides Leguizamon y Anny
Esperanza Vargas, en el mes de julio de 2010 y
de Juan Carlos Mayorga y Olga Patricia Giral en el
mes de septiembre de 2010, teniendo en cuenta
no conformidad que de acuerdo a lo manifestado por la Contadora
137 135 Gestión Talento Humano Auditorías Internas
menor para los dos primeros exfuncionarios sus
situaciones administrativas quedaron en firme
aproximadamente en febrero de 2010 y para los
dos siguientes aproximadamente en el mes de
junio de 2010, los pagos autorizados de acuerdo
con los registros contables llegaron a 90 ó más
días para que se hicieran efectivo(s).
Debido aI gran volumen de situaciones
administrativas, (vacaciones, permisos, licencias.
incapacidades, comisiones entre otras),
Oportunidades de Mejora generadas por las solicitudes de los funcionarios
189 136 Gestión Talento Humano N/A
Identificadas de la SCRD, y el tiempo que demanda la tramite
de los actos administrativos, y para los
funcionarios del área una carga de actividades
aún mayor.
Aunque el entrevistado demostró que se realizó la
revisión de los tres procedimientos relacionados
en la caracterización del proceso, es pertinente
realizar la actualización del procedimiento
198 137 Gestión Tecnológica Auditorías Internas Observación “Administración de Bases de Datos”, Código: PR- N/A
GTC-03 versión 03, de fecha 20/10/09, el cual no
atiende la articulación de la herramienta
documental ORFEO, y los lineamientos de archivo
y correspondencia de la Entidad
Se evidencia el trabajo que adelanta el proceso
para la realización de back ups de la información
generada en los equipos de computo a través de
un aplicativo que realiza automáticamente el back
199 138 Gestión Tecnológica Auditorías Internas Observación
up en los servidores de la entidad, sin embargo es
necesario articular esta nueva gestión en el
“Instructivo para protocolo de copias de seguridad”
IT-01-GTC-03, versión 2 de fecha 03/11/09
El documento “Criterios Generales para efectuar
Mantenimiento Correctivo o Preventivo a las
Aplicaciones y Programas” se encuentra en los
documentos de trabajo del entrevistado, sin
embargo de acuerdo con el procedimiento
200 139 Gestión Tecnológica Auditorías Internas Observación
“Mantenimiento de Aplicaciones” código PR-GTC-
01 versión 03 de fecha 17/03/11, el documento no
se encuentra en el expediente virtual de la
herramienta ORFEO y en el Archivo de Gestión
Centralizado de la Entidad
El proceso a través de la herramienta Mesa de
Ayuda gestiona los diferentes soportes técnicos
que los usuarios reportan, después de realizada la
gestión para la solución del problema se realizan
llamadas aleatorias a los usuarios que reportaron
el soporte con el fin de conocer el grado de
satisfacción, sin embargo con esta metodología no
se logra conocer el promedio de satisfacción por
201 140 Gestión Tecnológica Auditorías Internas Observación
parte de los usuarios, razón por la cual el equipo
de trabajo se encuentra diseñando nuevos
métodos para la medición de la satisfacción. Es
necesario que se continué con este trabajo con el
fin de lograr un mayor control sobre la información
que se genere y de esta forma obtener evidencias
sobre la conformidad de los clientes frente a la
solución de los problemas técnicos reportados.
Página 21
Debido a que la documentación
correspondiente a los actos
administrativos de la Secretaria se CORRECCIÓN
encuentran mezclados, no se hace fácil
la consulta por un tema específico.
- Revisadas las Hojas de vida de los
exfuncionarios, se encontró que
unicamente en el caso de Olga Patricia
Giral el pago se hizo 4 días después del
plazo legal, lo cual sucedió debido a
que la Entidad depende de un
concepto favorable de la Secretaría de PREVENTIVA
Hacienda, para hacer el traslado
presupuestal al rubro de Vacaciones en
Dinero, y en este caso se obtuvo luego
de dos requerimientos dado que fué
negado en la primera oportunidad, esto
ocasionó el retraso mencionado en la
auditoria.
Debido aI gran volumen de situaciones
administrativas, (vacaciones, permisos,
licencias. incapacidades, comisiones
entre otras), generadas por las
solicitudes de los funcionarios de la MEJORA
SCRD, y el tiempo que demanda la
tramite de los actos administrativos, y
para los funcionarios del área una carga
de actividades aún mayor.
CORRECCIÓN
N/A CORRECCIÓN
N/A CORRECCIÓN
N/A CORRECCIÓN
Se remitirá nuevamente a la oficina
Asesora de Comunicaciones, las
Subsecretaría General - Alba
observaciones sobre la ubicación de
Nohora Díaz Galán/María
actos administrativos en la CULTUNET.
Amparo Rincón -
Una solicitud previa se había realizado
en el año 2009.
- En concordancia con la Circular No. 8
de 2011 de la Secretaría de Hacienda,
solicita concepto favorable para efectuar
COORDINADOR GRUPO
un traslado presupuestal al rubro de
INTERNO DE RECURSOS
Vacaciones en Dinero, por el valor que 4/28/2011
HUMANOS – PROFESIONAL
se requiere para un eventual retiro de los
DE NÓMINA
funcionarios en provisionalidad, dado
que están saliendo las listas de elegibles
en diferentes fechas durante el año
Determianar cuales son las actividades
que generan actos administrativos y
elaborar previamente un modelo de cada
Ayda Robinson Davis 10/14/2011
uno de ellos, con el fin de dar respuesta
en el menor tiempo posible a las
peticiones.
Teniendo en cuenta que la actividad de
revisión de procedimientos se había
realizado en la presente vigencia fiscal,
se programó nuevamente la revisión del Mónica Chacón
procedimiento “Administración de Bases
de Datos” para el mes de noviembre de
2011.
Se actualizará y publicará instructivo de
copias de seguridad incorporando en él
la parte copia de seguridad de la Mónica Chacón
información correspondiente a los
servidores de la entidad.
Se publicará en Cultunet el documento
“Criterios Generales para efectuar
Fabio Sanchez Sanchez
Mantenimiento Correctivo o Preventivo a
las Aplicaciones y Programas”
Fabio Sanchez Sanchez
 Acciones Cerradas 2011

Realizar seguimiento a la acción correctiva No. Realizar seguimiento a la acción

202 141 Gestión Tecnológica Auditorías Internas Observación N/A CORRECCIÓN Fabio Sanchez Sanchez
328 correctiva No. 328

Se han presentado situaciones en las

que los auditados consideran que los
hallazgos identificados no corresponden Enviar relación de hallazgos a los
Las conclusiones de las reuniones de cierre no con la clasificación (observación, no responsables de procesos así se realice
no conformidad
416 142 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas son claras, se recomienda enviar por correo el conformidad menor y no conformidad CORRECTIVA reunión de cierre, con el fin de que Auditores de calidad 1/1/2012
menor
informe preliminar de auditoría. mayor) otorgada por el auditor en los queden claras las situaciones
informes definitivos o la descripción del evidenciadas.
hallazgo no corresponde con la
situación que se está presentando.

Se modificó el procedimiento de
auditorías internas pero no se realizaron
Realiza protocolo para manejo de
no conformidad No existió un protocolo claro para el manejo de los precisiones respecto de actividades de
418 144 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas CORRECTIVA documentos en los procesos de Asesor de Control Interno 9/1/2011
menor registros a través de Orfeo. tipo operativo recargando los trámites
auditorías de calidad.
asociados a la gestión documental, en
el asesor de control interno.

Control interno asesoró a la Dirección

de Planeación y Procesos Estratégicos
1. Actualizar política de administración de riesgos
en el ejercicio de la actualización de la
en la que Control Interno debe Asesorar.
política, para lo cual formuló un
no conformidad Dirección de Planeación y
425 145 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas procedimiento para la administración de CORRECTIVA 9/27/2011
menor Revisar y actualizar la política de administración Procesos Estratégicos
riesgos. La diagramación de este
del riesgo y realizar la construcción del mapa de
procedimiento está a cargo de la
riesgos.
Dirección de Planeación y Procesos
Estratégicos.

En el primer semestre de la vigencia

2011 se realizó una actividad de
socialización del Modelo Estándar de
5. Incluir en el POA de la oficina las actividades de
Control Interno, con miras a fortalecer la
fomento de la cultura del control que desarrolla; ya
cultura del control, en el marco de la Se incluyó en el plan de acción de
que para la vigencia actual no se identifica la
reinducción efectuada a funcionarios y Control Interno para la vigencia 2011 la
programación de las acciones para el
contratistas de la entidad y se realizó un realización de actividades de
no conformidad cumplimiento de este rol.
426 146 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas video institucional en torno a los CORRECTIVA autocontrol. Se programó una actividad Asesor de Control Interno 10/18/2011
menor
principios que rigen la gestión pública de fomento de la cultura del control para
Incentivar la formulación de acciones de mejora
que se publicó en la intranet. No el segundo semestre asociada a la
producto de autoevaluaciones efectuadas en los
obstante, por una omisión no se había autoevaluación del control.
procesos; estas actividades fortalecen la gestión
incluido en el plan de acción de Control
institucional.
Interno.

Está previsto que una vez sea

consolidado el ejercicio de
Complejidad del ejercicio, que administración de riesgos éste será
no conformidad 10. Formalizar y socializar el componente de Dirección de Planeación y
427 147 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas representó una tardanza en su CORRECTIVA presentado ante el Comité del Sistema 9/30/2011
menor administración de riesgos Procesos Estratégicos
consolidación. Integrado de Gestión y de Control
Interno y posteriormente socializado a la
comunidad institucional

Página 22
 Acciones Cerradas 2011
12. Se recomienda implementar mecanismos para
la autoevaluación del control en los procesos en la
institución, evidenciando los registros que
no conformidad soporten la calificación realizada por cada uno de
428 148 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas
menor los responsables de procesos.
Se propone documentar las acciones de mejora
tomadas luego del análisis de datos pertinente.
Se observa el programa anual de auditoría
aprobado por el comité, del cual se toma como
muestra la auditoría realizada el proceso de
Participación y organización de la dirección, no se
cuenta con evidencia de plan de auditoría, papeles
de trabajo e informe de seguimiento, así mismo se
no conformidad observa que el programa inicial tenia como fecha
430 149 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Externas
menor de realización en abril de 2011 y se realizó en
mayo de 2011 sin evidencia de un ajuste el
programa de auditoría. Finalmente en la lista de
verificación utilizada no se observa la verificación
de todos los numerales aplicables al proceso
auditado"
"Se observa que en el proceso auditado te
generaron 5 no conformidades mayores y 1 no
confomidad menor, las cuales fueron debatidas
no conformidad por el proceso en junio del 2011, sin embargo
431 150 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas
menor hasta la fecha no se observa respuesta a dicha
comunicación ni acciones correctivas generadas a
los hallazgos"
Página 23
Medio Ambiente: La entidad está
saturada de actividades, los
funcionarios están predispuestos frente
a nuevas y adicionales actividades.
(20%)
Materiales: No existen registros
Implementar una estrategia para la
suficientes y cualificados que permitan
autoevaluación del control en los
evaluar los controles en cada uno de los
procesos de la institución.
procedimientos que se ejecutan en la
entidad. (20%)
La fecha de cierre se proyectó para el
Mano de obra: La planta de personal en
30/03/2012, sin embargo, es necesario
la SDCRD es insuficiente. Los CORRECTIVA Asesor de Control Interno 10/7/2011
prolongar dicho plazo, considerando el
contratistas no pueden recibir
recurso humano disponible en Control
capacitación en mejora continua. (10%)
Interno durante el primer trimestre de
Maquinaria: Salvo contadas
2012 y que la mayoría de los servidores
excepciones los procedimientos de la
participan en la construcción del nuevo
entidad no cuentan en sus aplicativos
Plan de Desarrollo Distrital
con mecanismos definidos en función
del control. (10%)
Método de trabajo: Los procedimientos
cuentan con puntos de control pero no
están definidos los mecanismos para
evaluar su efectividad (40%)
Control Interno asumirá de lleno las
Alta dependencia de auditores internos
auditorías de calidad. Los auditores
que no están dedicados exclusivamente
Internos fungirán como auditores
a la labor de las auditorías internas. El
acompañantes.
Asesor de Control Interno asume tareas
de ejecución en las auditorías. Todos CORRECTIVA Asesor de Control Interno 10/7/2011
Ajustar el programa de auditoría, de tal
los procesos referidos a la auditoría,
manera que las fechas correspondan a
incluyendo el seguimiento son de orden
una reprogramación.
manual (Ver análisis de causas
adjunto).
Revísar le estructura de la herramienta
de administración de la mejora y
efectuar las respectivas
recomendaciones a la Dirección de
Planeación y procesos Estratégicos.
Falta da efectividad en las tareas de
Hacer seguimiento reiterativo hallazgos
seguimIento y control por parte de la Responsable del Seguimiento y
planteados en los informes de auditoría.
Dirección de Planeadón y Procesos evidencias
CORRECTIVA 10/7/2011
Estretégicos, Control Interno y los
Cargar en el expediente de auditorias en
Auditores lnternos de Calidad Asesor de Control Interno
el aplicativo Orfeo el informe definitivo
producto del análisis de la respuesta
dada por los responsables de procesos,
documento que fue socializado a los
responsables de proceso a través de
correo electrónico.
 Acciones Cerradas 2011

El ejercicio de auditorías internas de

calidad requiere de tiempo para la
planificación y ejecución de las
actividades asociadas a dicho proceso, Revisar con el GIRH, la posibilidad de
no conformidad Disminuye paulatinamente el número de auditores por lo que para algunos funcionarios es obtener algún incentivo para aquellos
160 151 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas PREVENTIVA Asesor de Control Interno 8/16/2011
menor internos, con restricciones para formar nuevos. complicado ajustar sus tiempos y funcionarios que se destaquen como
cumplir con las funciones asignadas a auditores de calidad.
satisfacción y además apoyar el
proceso de auditorías internas de
calidad.

Fue imposible destinar dos días laborales para la

planeación y ejecución de las auditorías.

Aún se presentan dificultades en el agendamiento

de las auditorías. Los auditados no destinaron un Disposición abierta a la mejora contínua
día para atender la visita. por parte de los directores de área, de
Existen debilidades en la interiorización
manera que se facilite la recepción de Comité del Sistema Integrado
161 152 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas N/A y apropiación de la mejora continua MEJORA 8/16/2011
Retrasos en la entrega de los informes de las recomendaciones realizadas como de Gestión y Control Interno
asociada a los procesos de auditoría.
auditoría. consecuencia de los resultados
obtenidos.
La capacitación programada para auditores en
2011 contó con la participación de 4 de 7
auditores de planta. Contratistas están
imposibilitados de asistir.
1- El Asesor de CI ha recibido
capacitación sobre temas de riesgos de
2. Proceso de capacitación en Administración de
lo cual existe sobrada evidencia. 2- Por
174 153 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas Observación riesgos a Funcionarios y Contratistas de Control CORRECCIÓN No aplica No Aplica
disposición legal, los contratistas no
Interno
pueden acceder a los programas de
capacitación de la entidad.
No se cuantificó en el procedimiento, el
Modificar el procedimiento de auditorías
requisito de experiencia, lo cual se debe
internas, cuantificando el número de
a que se buscó flexibilizar este requisito
Se observa que no es claro el requisito de le horas de experiencia que debe acreditar
en tanto ha disminuido sustancialmente
185 154 Gestión Seguimiento y Evaluación Auditorías Internas Observación experiencia requerido como competencia para el CORRECCIÓN un auditor interno. Reclutar nuevos Asesor de Control Interno 10/7/2011
el número de auditores de calidad en la
auditor interno. auditores internos y realizar con su
entidad, porque se han retirado algunos
acompañamiento una auditoría interna
de la SCRD y porque no se han
de calidad.
formado nuevos

Teniendo en cuenta los requerimientos

Se observa el plan de acción 2011, se valida el
proceso con el plan de acción del proyecto de
Apropiación de la cultura científica para todos y
todas número 486, con avance a julio de 2011 con
meta de realizar un 35% para la presente vigencia,
se observa que a la fecha no está cumpliendo, en
no conformidad
- 155 Gestión Información Auditorías Externas dicho informe se comentan los retrasos y
menor
soluciones, sin embargo para el mes de mayo de
2011, se observa que el dato de ejecución no
coincide con lo reportado en julio, así mismo, a
pesar de observarse retrasos en las actividades
en los informes no se da respuesta a los mismos y
se documenta que no hay retrasos
de información del Comité Directivo de
la entidad, los organismos de control y
la ciudadanía, se ha priorizado el
seguimiento y el reporte de información
sobre el cumplimiento me las metas. A
diferencia de esto, el cronograma
responde al seguimiento de las
actividades de gestión internas de la CORRECTIVA
entidad necesarias para alcanzar dichas
metas. Teniendo en cuenta la
priorización de la presentación de
información sobre el cumplimiento de
metas, ha quedado en un segundo
plano el reporte de las diferentes
actividades que generan los resultados
de las metas.
1. Se revisará la totalidad de los informes desde
el mes de enero en todos los proyectos de
inversión de la entidad (11 en total). Esto con el
fin de identificar inconsistencias similares. Dado
el caso, se organizarán posteriormente
reuniones con los usuarios del Sistema de
Información Sectorial (responsables del cargue
de información). Dado el caso, se ajustarán los Subdirección de Programación
datos necesarios y quedarán actas que
y Seguimiento a la Inversión - 10/3/2011
evidencien las inconsistencias y la forma de
superarlas. Juan Sebastián Reyes
2. Adelantar una acción que refuerce entre los
responsables de reportar la gestión de los
proyectos la importancia que tiene el reporte de
actividades desarrolladas para el cumplimiento
de la meta, guardando total coherencia con los
avances presentados en el cronograma.

No se observa la carta de designación de

supervisión del contrato 038 suscrito con Claudia
Se incorporará en el expediente virtual el
156 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación Ferrer el 28 de enero de 2011, en el expediente N/A CORRECCIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA 9/30/2011
documento faltante
virtual 2011110791500057E mientras que si se
evidencia en el expediente físico.

Página 24
 Acciones Cerradas 2011
Se verifica en la Intranet “cultunet” y en listado
maestro de documentos y registros Formato HOJA
DE VIDA DE INDICADOR FR-02-CP-GSE-01
versión 1 del 03 de diciembre de 2008, al verificar
no conformidad los indicadores de los objetivos de calidad se
157 Gestión Mejora Continua Auditorías Externas
menor evidencia su información en una hoja de Excel de
una herramienta “Sistema de Alerta Temprana”,
evidencia que no corresponde al formato
aprobado y vigente en la documentación del
sistema de gestión de calidad “INTRANET”.
No se evidencia en procedimiento ni en el manual
no conformidad
158 Gestión Mejora Continua Auditorías Externas de calidad la metodología para realizar el control
menor
de cambios en los documentos del sistema.
El radicado No. 20103100108291 corresponde a
una comunicación dirigida al Director del Centro
de Estudios Sociales de la Universidad Nacional,
por parte de las supervisoras del contrato
162 Gestión Jurídica y Legal Auditorías Internas Observación recordándole la obligación contractual No. 18, no
obstante, en el tipo de documento relacionado en
el expediente virtual, fue clasificada como
comunicación interna “designación de
supervisión”.
Se observan inconsistencias en los estados
financieros en el reconocimiento de los pasivos
correspondientes a Vacaciones, Prima de
no conformidad Vacaciones y Bonificaciones de recreación, ya que
163 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas
menor el cálculo de dichos conceptos se realiza por
periodos completos de un año, desconociendo la
proporcionalidad de tiempo durante el cual el
empleado ha laborado en la Secretaría.
Con respecto a los rubros de vacaciones y prima
de vacaciones se observa que hay afectación del
gasto al momento del pago efectivo a través del
no conformidad
164 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas aplicativo Perno, razón por la cual el área de
menor
Contabilidad se ve en la obligación de generar un
reproceso, reclasificando la cuenta del gasto y
afectando el pasivo constituido.
Página 25
Codificar la herramienta en excel
denominada Sistema de Alerta
Temprana- SAT dentro del Sistema de
A la fecha se está utilizando el formato
Gestión de Calidad, agregando el título
de Hoja de Vida FR-02-CP-GSE-01
de HOJA DE VIDA DEL INDICADOR en
VERSIÓN 1, para la formulación de
el espacio que contiene toda la
nuevos indicadores, diferentes a los
información del indicador.
contenidos en la herramienta SAT.
correspondiente.
Se ha promovido muy poco la utilización
de la nueva hoja de vida del indicador
Excluir del proceso de Gestión
integrada a la Herramienta en excel de
Seguimiento y Evaluación el Formato
Seguimiento a los Indicadores de la Lucila Guerrero Ramirez/
CORRECTIVA Hoja de Vida FR-02-CP-GSE-01 Giovanny Montenegro 11/8/2011
SDCRD, denominada “Sistema de
VERSIÓN 1 y convertirlo en un
Alerta Temprana”, en la formulación de
documento de apoyo para los procesos
nuevos indicadores.
que se encuentren construyendo
Se consideraba que una vez formulados
nuevos indicadores.
los nuevos indicadores se incorporarían
al SAT y de esta manera se
Incluir en el Manual de Calidad la
comenzaría la utilización de la Hoja de
descripción detallada de la herramienta
Vida del Indicador integrada a tal
Sistema de Alerta Temprana-SAT.
herramienta.
Elaborar un instructivo que
complemente y facilite el uso del
Sistema de Alerta Temprana -SAT.
A pesar de que se realiza el control de
las versiones de cada uno de los
documentos del sistema de Gestión de
Calidad, su metodología es conocida Describir tanto en el procedimiento
solamente por el responsable de la PR_ELABORACIÓN DE
administración de la documentación en DOCUMENTOS Y REGISTROS como
el Sistema Integrado de Gestión. en el Manual de Calidad la metodología Lucila Guerrero R.
CORRECTIVA 11/8/2011
No se que articule la solicitud de modificación Carlos Quitian
evidenciaba la necesidad de describir la de los documentos con el contenido de
metodología a utilizar para articular la los cambios solicitados y el número de
solicitud de modificación de los versión establecido en el procedimiento.
documentos con el contenido de los
cambios solicitados y el número de
versión establecido en el procedimiento.
N/A CORRECCIÓN Se aplicará la TRD correspondiente Carolina Cortes S. 11/29/2011
Entrega por parte de nómina conforme a la
matriz de flujo de información, de la información
Ausencia de actividades de control y proporcional al tiempo trabajado, para la Grupo Interno de Recursos
verificación por parte de los totalidad de funcionarios que tienen derecho al Humanos- Nómina y Grupo
CORRECTIVA 11/28/2012
responsables de generación y registro reconocimiento de pasivos laborales Interno de Recursos
de los datos. Financieros- Contabilidad
Control y verificación de la información por parte
de los responsables de generación y registro.
Analizar la correcta afectación contable
para el pago de vacaciones y prima de
vacaciones
Diferencia en la definición de los
Grupo Interno de Sistemas y
parámetros contables de la integración Solicitar al área de sistemas la
CORRECTIVA Grupo Interno de Recursos 11/28/2011
Perno- Limay para los conceptos de modificación de la parametrización
Financieros- Contabilidad
vacaciones y Prima de vacaciones contable de la integración PERNO-
LIMAY
3.Verificar la correcta aplicación del
ajuste propuesto
 Acciones Cerradas 2011
Se evidencia que para el cálculo del gasto
correspondiente a cotizaciones a seguridad social
en salud se descuentan las incapacidades
no conformidad
165 Gestión Financiera y Contable Auditorías Internas pagadas por parte de las empresas prestadoras
menor
de salud, realizando un registro de naturaleza
contraria a la cuenta, disminuyendo el valor
correspondiente al gasto de la entidad.
Teniendo en cuenta el hallazgo de Bureau Veritas
en el documento de referencia INFORME DE
PREAUDITORÍA PARA LA RENOVACIÓN DE
CALIDAD 2011, la Subdirección de Programación
y Seguimiento a la Inversión, consideró necesario
profundizar la labor en términos de la capacitación
tanto de los responsables como de los usuarios
no conformidad
- 166 Gestión Información Auditorías Externas del modulo de Planeación y Resultados del SIS.
menor
Lo anterior con el fin de reforzar el componente de
evaluación de la gestión en el cumplimiento de los
objetivos de los planes de acción.
Esto, teniendo en cuenta que en la actualidad se
está ajustando el procedimiento de seguimiento y
evaluación de los proyectos de inversión de la
entidad.
Actualizar los procedimientos referidos a la
contratación y el manual de contratación, a partir
167 Gestión Jurídica y Legal Seguimiento Decreto 371 de 2010 N/A
de las disposiciones en materia contractual y las
consagradas en el Estatuto Anticorrupción.
En el vínculo Rendición de cuentas del portal web
de la SDCRD ajustar la información referida a la
168 Gestión Jurídica y Legal Seguimiento Decreto 371 de 2010 N/A
normatividad en materia de publicidad de los
procesos contractuales.
En el vínculo Rendición de cuentas del portal web
de la SDCRD ajustar la información referida a la
169 Gestión Jurídica y Legal Seguimiento Decreto 371 de 2010 N/A
normatividad en materia de publicidad de los
procesos contractuales.
Se evidencia que en ningún procedimiento del
proceso de Gestión Jurídica se ha incluido dentro
170 Gestión Comunicaciones Desarrollo diario de las activdades N/A de la secuencia de actividades la entrega del
documento de Protocolo para contratistas en el
momento de la firma del contrato.
Página 26
Diferencia en la definición de los
parámetros contables de la integración
CORRECTIVA
Perno- Limay para las incapacidades
pagadas por las EPS.
Actualmente se está gestionando una
mejora en términos de la evaluación del
cumplimiento de los objetivos
específicos de los proyectos de
inversión. Para llevarlo a cabo esto, es
PREVENTIVA
necesario fortalecer la programación y
el reporte en materia de los
cronogramas de actividades, así como
el espacio de retrasos y soluciones
disponibles en el sistema.
N/A MEJORA
N/A MEJORA
N/A MEJORA
Se hace necesario que cuando llegue
un contratista nuevo a la SCRD tenga
una herramienta facil de consultar en
MEJORA
donde se entere de los elementos
básicos que necesita para desarrollar
sus actividades.
1. Analizar la correcta afectación contable para
las incapacidades pagadas por las EPS
2. Solicitar al área de sistemas la modificación Grupo Interno de Sistemas y
de la parametrización contable de la integración Grupo Interno de Recursos 11/28/2011
PERNO-LIMAY
Financieros- Contabilidad
3.Verificar la correcta aplicación del ajuste
propuesto
Formular una actividad de capacitación
de los responsables de proyecto de
inversión y los usuarios del Sistema de
Información Sectorial, en términos del
uso de cronogramas de actividades y el
espacio de reporte de retrasos y
Juan Sebastian Reyes Pinilla 12/12/2011
soluciones en el cumplimiento de las
metas de proyecto de inversión.
Generar una guía que presente las
modificaciones del procedimiento y
socializarla en dicha actividad
Actualización de procedimientos
(Licitación pública, Concurso de meritos
y Supervisión e Interventoria y
MYRIAM JANETH SOSA
Liquidación de Contratos y Elaboración 12/27/2011
SEDANO
de Contratos) del proceso de Gestión
Jurídica y Legal de conformidad con la
normatividad vigente.
Solicitar al área de comuicaciones por
correo eléctronico la actualización del
Link rendición de cuentas / contratación.
Para que quede asi: Con el fin de
mantener informada a la comunidad
respecto de los procesos de selección
adelantados por está Secretaría, se
comunica que toda información se
publicará en la pagina web de SECOP
MYRIAM JANETH SOSA
www.contratos.gov,co. De igual manera 12/27/2011
SEDANO
como medio secundario se podrá
consultar el portal de contratación a la
vista www.bogota.gov.co/contratacion ,
no obstante lo anterior, los interesados
en participar en algún proceso de
selección, se entenderean notificados
por la información publicada en el
SECOP, al tenor lo señalado en la ley
1150 de 2007.
Proyectar el acto administrativo “por
medio de la cual se crea y conforma el
Comité de Adquisiciones y de apoyo a la
actividad contractual de la Secretaría
Distrital de Cultura, Recreación y MYRIAM JANETH SOSA
12/27/2011
Deporte y se establecen sus funciones”, SEDANO
donde se establezca como obligación
del responsable de proyecto justificar los
ajustes a que haya lugar en el plan de
contratación.
Se elaboró el protocolo de contratistas y
se remite a la Oficina Jurídica para que Oficina de Comunicaciones y
5/5/2011
se integre al procedimiento Oficina Jurídica
correspondiente.
 Acciones Cerradas 2011

CÓDIGO FR-02-PR-GMC-03

VERSION 4

FECHA 10/19/2011

No.NUEVA ACCIÓN
EJECUTO ACCIÓN

SE DEBE CERRAR
OPORTUNIDAD?

DOCUMENTADO

SOLUCIONA EL
REPORTO EN

PROBLEMA
SEGUIMIENTO
EVIDENCIAS

ESTA
“Aquí se deben reportar las actividades que OBSEVACIONES
FECHA CIERRE “Soporte de las actividades

()
se han llevado a cabo para cumplir con la CONTROL INTERNO
descritas en el seguimiento”
acción propuesta”

En las actividades de
inducción y reinducción
se incluyeron los temas
Ajuste de las tematicas incluidas en relacionados con
5/30/2011 las actividaddes de Inducción y procesos diciplinarios y SI SI SI SI SI
Reinducción normativos de esta
forma fue socializado a
la comunidad
institucional

Publicación en la Intranet del Plan Plan Anual de

Anual de Vacaciones y se han vacaciones publicado y
12/31/2010 SI SI SI SI SI
atendido 31 solicitudes de la respectiva solicitud
modificaciones de vacaciones. tramitada

1) Mesa de trabajo con integrantes del

Grupo Interno de Recursos Humanos 1., 2. Acta de Abril pte
para analizar fallas en el proceso. por radicado Orfeo.
2)Revisión de hojas de vida para 3., 4. Solicitud de
establecer posibles casos de no cobro Modificación del
de incapacidades y elaboración procedimiento, radicado
9/30/2011 SI SI SI SI SI
cuadro de control y seguimiento de orfeo 20117300104983.
los mismos. 3.Revisión de 5. Mayo 4 de 2011 se
procedimiento para determinar publico oficialmnente en
establecer puntos de control. 4. la cultunet el
Modificación del procedimiento. 5. procedimiento ajustado
Divulgación del nuevo procedimiento

Se encuentran en el aplicativo de
gestión documental Orfeo
debidamente elaboradas y firmadas
las actas objecto de la observación.
Adicionalmente se informo a la Expediente ORFEO No.
SI SI SI SI SI
Dirección de Planeación y Procesos 2011730011300001E
Estrategicos a traves de un
memorando la directriz impartida al
interior del grupo para el manejo de
las actas.

Página 27
 Acciones Cerradas 2011

Se realizó la revisión de los siguientes

prcedimientos:
Nómina liquidación y pago (radicado
Radicado ORFEO No.
orfeo 155293) SI SI SI SI SI
155293
Responsabilidad por mayor pago al
debido (en revisión por el Grupo
Interno de Recursos Financieros)

En cumplimiento de la normatividad
enunciada y las políticas del DAFP, la
Secretaría de Cultura debe contar con
un Plan Institucional de Capacitación -
PIC, como así lo acreditó en la
Se encuentra publicado
Auditoria efectuada, el cual a la fecha SI SI SI SI SI
y socializado
en que se realizó la Auditoria se
encontraba aprobado y en ejecución,
y no con un plan de formación o de
competencias por no existir en la
norma dicho plan.

No obstante que esta Coordinación no

es la responsable del proceso, se
verificó con los responsables de
ORFEO y mediante
Sistema Integrado de Gestión, la
memorando de fecha 11
actualización del registro de los
de mayo radicado bajo
documentos en el SIG, en
el No. 20117300111003,
concordancia con el registro SI SI SI SI SI
se solicitó la
documental ORFEO y mediante
modificación del
memorando de fecha 11 de mayo
documento, con lo que
radicado bajo el No.
se evidencia el cambio.
20117300111003, se solicitó la
modificación del documento, con lo
que se evidencia el cambio.

Página 28
 Acciones Cerradas 2011

El Señor Darío González Posso

ingresó al Instituto Distrital de Cultura
y Turismo el 23 de enero de 2004 y
para esa fecha se encontraba vigente
la Resolución No. 015 de 13 de enero
de 2004, por la cual se adiciona el
Manual de Funciones y Requisitos de
los empleos de la planta global del
Instituto Distrital de Cultura y Turismo,
en la que se encuentra el perfil
profesional que posee el señor SI SI SI SI SI
González Posso, razón por la cual, no
procede la observación en el sentido
que no cumple con algunos de los
requisitos de la Resolución 001/07 ,
máxime cuando el equipo de trabajo
que atendió la Auditoria informó que
el señor González fue incorporado en
el proceso de reforma administrativa,
en aplicación a los lineamientos de le
Ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 785
de 2005.

En la Circular semestral de evaluación

del Desempeño que se emitirá en el
mes de enero de 2012 se hará
énfasis en la orientación para el
trámite de los Instrumentos de
Evaluación del Desempeño con la
exigencia expresa del SI SI SI SI SI
diligenciamiento de todos los items,
en especial los relacionados con
fortalezas y debilidades. En el mismo
sentido se reforzará el tema en
relación con los Acuerdos de Gestión
y los planes de mejoramiento.

En relación con esta afirmación, no

hay conexidad entre el Plan de
Desarrollo y la observación efectuada,
toda vez que los conocimientos
básicos esenciales se encuentran SI SI SI SI SI
plasmados en la Resolución 001 de
2007 y el cumplimiento de requisitos
se encuentra en cada una de las
historias laborales.

Se incluyó el soporte de la
capacitación en el expediente de
capacitación bajo el radicado No.
20117300145063. Como Acción
Correctiva, se enviará una Circular General a todos
los funcionarios en la cual se solicitará que todas SI SI SI SI SI
las invitaciones a capacitación procedentes de la
Alcaldía Mayor y/o de otras entidades, se remitan
a Recursos Humanos a fin de evaluar su
procedencia, viabilidad e inclusión en PIC, así
como la constancia de asistencia.

A la fecha se esta gestionando la FORMATO MEDICIÓN

medición de impacto de la DEL IMPACTO
capacitación, para lo cual se utiliza el ACTIVIDADES DE SI SI SI SI SI
formato debidamente adoptado y se CAPACITACIÓN FR-04-
revisa la periodicidad del indicador. PR-GTH-10

Se actualizó el Normograma y se
remitió a la Dirección de Planeación y
Radicado No 156833 SI SI SI SI SI
Procesos Estratégicos con radicado
No. 20117300156833

Página 29
 Acciones Cerradas 2011

1. De conformidad con la reunión

celebrada el día 27 de septiembre de
2010 con los auditores de calidad, se
modificó el programa de auditorías de
la SCRD
2. El día 05 de octubre de 2010 en la
revisión efectuada por la alta 1. Programa de
dirección, el Asesor de Control Interno auditoría. Radicado No.
hizo un llamado a los responsables de 20101010048693
proceso y a la Dirección de 2. Acta No. 10 del
Planeación y Procesos Estratégicos Comité del Sistema
de la necesidad de revisar las Integrado de Gestión y
31/11/2010 caracterizaciones de proceso, pues Control Interno. SI SI SI SI SI
en desarrollo de las auditorías se ha Radicado No.
identificado que en dichos 20101010048653
documentos no están identificados la 3. Caracterizaciones de proceso
totalidad de requisitos de la norma 4. Plan de acción presentado a
aplicables a cada proceso Bureau Veritas (Ver radicado
3. En la caracterización de los procesos se 20105200117441)
actualizó el apartado referido a los requisitos
aplicables
4. Se elaborará un programa de auditorías para la
vigencia 2011, de acuerdo con lo previsto en el
plan de acción presentado a Bureau Veritas para
eliminar la no conformidad referida a las auditorías
de calidad

Se incorporó en el SIG el
procedimiento "ELABORACIÓN Y
MODIFICACIÓN DEL PLAN DE
ACCIÓN DE LA SCRD", código PR-
"ELABORACIÓN Y
GDE-06 del 01/04/2011, el cual indica
MODIFICACIÓN DEL
los pasos a seguir cada vez que se
2/11/2011 PLAN DE ACCIÓN DE SI SI SI SI SI
modifica el Plan de Acción de la
LA SCRD", código PR-
SCRD, por lo tanto la lista de chequeo
GDE-06 del 01/04/2011
sobra ya que la adopción del
procedimiento soluciona de fondo el
problema que suscitó la acción
correctiva.

Se formuló el procedimiento para

Documento de
elaborar y actualizar el plan de acción
2/11/2011 Procedimiento SI SI SI SI SI
de los proyectos de inversión de la
elaborado.
entidad

La DPPE elaboró comunicación Memorando de la DPPE

interna solicitando al área de Archivo al Área de Archivo y
y correspondencia que se direccione correspondencia
el informe de Estampilla Procultura de radicado
31/11/2010 SI SI SI SI SI
manera directa o indirecta a la 20105000054733
Dirección de Planeación de Procesos
Estratégicos donde se consolida la Matriz actualizada de los
información. recaudos Vigencia 2010

Página 30
 1. El programa anual de
auditoría, donde se
evidencia la planeación
de auditorías de calidad
por procesos,de forma
separada con las de
1. Tanto las auditorías de calidad gestión, fue aprobado el
Acciones Cerradas 2011
como las de gestión se plantearon en 18 de marzo de 2011
función de los procesos. por el Comité del
Sistema Integrado de
2.1 y 2.2 Se ejecutaron las auditorías Gestión y de Control
internas de calidad en el primer Interno.
semestre tal cual fueron programadas
por parte de los auditores de claidad. 2.1 y 2.2 En el programa
La segunda etapa de auditorías de de auditorías se
calidad a cargo de una firma externa determinaron los
quedó programada para el mes de procesos que serían
julio de 2011. auditados por auditores
internos de calidad y los
2.3 Se programó la capacitación de que serían auditados por
auditores en el plan anual de un ente externo.
capacitación del equipo de
aprendizaje de auditores. 2.3 Programa del Equipo
1/27/2011 de Aprendizaje de SI SI SI SI SI
2.4 Los auditores destinaron dos días Auditores y el Plan de
para la preparación, realización y capacitación de la
cierre de sus auditorías. entidad. La capacitación
de auditores está
3.1 Se solicitó modificación del programada para el
procedimiento de audtorías internas, tercer trimestre del año
dejando claridad en las actividades y 2011.
controles que se requieren tanto para
auditorías de calidad como para las 2.4 Planes de auditoría
auditorías de gestión. de calidad e informes
definitivos.
3.2 Las auditorías de gestión fueron
ejecutadas por los auditores del grupo 3.1 El procedimiento
asignado a Control Interno, mientras actualizado con los
que las auditorías de calidad fueron ajustes aprobado por el
desarrolladas en su primera fase por 4.2 AsesorProcedimiento
de Controlde
auditores internos de calidad. Auditoría
Interno fue aprobado Internael
aprobado
7 de junio deel 2011.
7 de junio
4.1 En la modificación al
de 2011.
procedimiento Auditoría Interna
3.2 Informes de
aprobado el 7 de junio de 2011 se
4.2 El programa
auditoría de gestión anual e
definió la periodicidad mínima con la
de auditoría, donde se
que se va a auditar cada proceso en Informes de auditoría de
evidencia
calidad la planeación
dos años.
de auditorías de calidad
por procesos, de forma
1/27/2011 4.2 El programa de auditoría incluyó SI SI SI SI SI
separada con las de
la totalidad de los procesos para ser
gestión, fue aprobado el
auditados en la vigencia 2011, ya sea
18 de marzo de 2011
a través de auditores internos o por
por el Comité del
una firma de auditoría externa. En el
Sistema Integrado de
primer semestre se realizaron las
Gestión y de Control
auditorías encomendadas a los
Interno. Informes de
auditores internos de calidad.
auditorías de calidad
realizadas en el primer
semestre de 2011.

En la modificación al procedimiento
5.1 El procedimiento
Auditaría Interna se definió:
Auditaría Interna fue
modificado el 7 de junio
5.1 Dejar registro en el programa de
de 2011.
auditaría quienes actúan como
auditores de calidad y quienes como
5.2 El programa anual
auditores de gestión.
de auditaría, donde se
evidencia la planeación
5.2 Dejar registro de la participación
1/27/2011 de auditarías de calidad SI SI SI SI SI
de auditores en ejercicios de auditaría
por procesos, de forma
En el caso de gestión se hará a través
separada con las de
de certificación de cumplimiento
gestión, fue aprobado el
emitida por el Asesor de Control
18 de marzo de 2011
Interno, mientras que en las auditarías
por el Comité del
de calidad se realizará a través de
Sistema Integrado de
certificación que emita el Asesor de
Gestión y de Control
Control Interno expresamente para el
Interno.
efecto.

Plan Anual de
Se incluye en el Plan Institucional de
Capacitación creado el
Cpacitación 2011 acatando lo
18 de Marzo de 2011
ordenado por la Contraloria Distrital.
Tiempor destinado para la actividad 4
Socialización a través de
5/31/2011 Horas. SI SI SI SI SI
la Intranet de mayo de
2011
Se realizo la actividad en el Archivo
de Bogotá según lo establecido en el
Realización de la
Plan Anual de Capacitación
actividad 3 de Mayo

Página 31
 Acciones Cerradas 2011

Se Realizaron diferentes mesas de Trámites de procesos

trabajo con los Responsables de diciplinarios,
Los
Procesoprocesos
y sus discipliarios
equipos de se han
trabajo, expedientes localizados
12/30/2010 venidoajustar
para tramitando
y validarconforme a los
la información SI SI SI SI SI +
en Subsecretaria y una
términos en
descrita señalados
las fichasen técnicas
la Ley. de los
vez finalizan se remiten
procesos Gestión Regulación, Gestión a Archivo Físico.
Comunicaciónes y Gestión
Información. Como resultado de las
mesas de trabajo se obtuvo la
correspondiente información la cual
fue insumo para la elaboración del
nuevo formato para el reporte de
producto/servicio. Luego de la
presentación de las nuevas fichas
Correos electrónicos
técnicas en la próxima Revisión por la
entre Carlos Alberto
Dirección del 30 de septiembre, se
Quitian y los
validarán y socializarán el nuevo
responsables de
formato para el reporte de producto
proceso para desarrollar
no conforme. Posteriormente se
las mesas de trabajo.
publicará esta información en la
Cultunet
Nuevo formato para el
A partir de diferentes mesas de
reporte de Se evidenciaron las
trabajo con los Responsables de
producto/servicio No fichas de producto
Proceso y sus equipos de trabajo, se
Conforme FR-01-PR- con la definición de
N/A ajustó y validó la información descrita SI SI SI SI SI
GMC-04 criterios de
en las fichas técnicas de los procesos aceptación para
Gestión Regulación, Gestión cada uno de ellos
modificó el
Comunicaciónes y Gestión
procedimiento “Manejo
Información. Esta información se
del Producto No
utilizó como insumo para la
Conforme”, PR-GMC-04
elaboración del nuevo formato para el
V. 04
reporte de producto/servicio No
Conforme. Luego de la presentación
Fichas técnicas de
de las nuevas
productos protafolio de
fichas técnicas, a los miembros de los
bienes y servicios
equipos de “Líderes de calidad” y
“Mejora continua”, se presentaron los
resultados al Comité Directivo en el
marco de la Segunda Revisión del
SIG por la Alta Dirección.
Se elaboró correo electrónico para el
Correo electrónico
envio
Luego de de lala herramienta
presentación dey
enviado el día 9 y 12
Administración
aprobación de delasla nuevas Mejora fichas
a los
Septiembre adjuntando
responsables de proceso
técnicas, se modificó y sus
el procedimiento
la herramienta de la
equipos
“Manejo delde Producto
trabajo para realizar el
No Conforme”, mejora para que fuera
seguimiento
con el fin y relacionar las Se efectuó la
N/A revisada por los SI SI SI SI SI
evidencias de
de ajustar las actividades las acorde
acciones
con corrección
responsables de trabajo
correctivas, preventivas,
las nuevas fichas técnicas y mejora
el y
y su equipo para
observaciones
reporte del producto asino conforme.
como para
actualizarla de acuerdo
determinar nuevas acciones que se
a las fechas
identifiquen en el desarrollo de las
establecidas
actividades.

Pese a que la
acción correctiva
no solucionó el
Con fecha septiembre 9 de 2011 se problema en este
envio correo a la Coordinación de momento ya noes
Correo en la Bandeja de
Recursos Físicos solicitando el relevante si esos
enviados de Nydia
préstamo de los archivos 2007, 2008, expedientes
Neida Miranda y planilla
2019 y 2010 de la Subdirección de fueron incluidos
11/6/2011 préstamo de SI SI SI NO SI
Política y Fomento, con el fin de en Orfeo. En una
documentos que se
realizar una revisión documental próxima auditoría
encuentra en Recursos
conforme a la norma NTCGP se debe revisar
Físicos- Archivo Central.
1000:2004 capítulo 7 Realización del que no esté
Producto o Servicio incurriendo
nuevamente en la
acción
presentada

Página 32
 Acciones Cerradas 2011

Se diseñó dos modelos de

presentación de informes de
supervisión uno para personas
naturales y otro para personas
jurídicas, destinando un espacio
especifico para transcribir los datos
sobre aprobación de garantias que
amparan la contratación, con el fin de Se reporto de
Se socializo a través del
INDEFINIDO que el supervisor se vea precisado a Radicado 20113000143023 SI SI SI SI SI acuerdo con lo
hacer la correspondiente verificación. exigido

Se socializó a través del orfeo

20113000143023 del 26 de agosto de
2011.

Situciación que esta siendo atendida

por los supervisores.

Se envió a correo el día 28 de agosto

de 2011 a Soporte Sistemas, con el
fin de solicitar el apoyo en la
organización del expediente
2010110800200019E Planes Locales
en Deporte, Recreación y Actividad
Física, con el fin de atender la
observación realizada por la firma
Bureau Veritas en la reciente auditoría
externa 2011. Se reviso el contenido
del expediente virtual con el fisico, se
realizaron las correcciones necesarias
Los puntos de
y se firmo la respectiva planilla de
control se deben
soporte, Acción que fue atendida por
establecer en
Luz Mary Pascagaza y Nydia Neida
procedimientos
Miranda Urrego.
Expediente virtual que se definan
organizado para tal efecto.
Los convenios de asociación poseen
2010110800200019E bajo No obstante, en
terminos de referencia, en estos se
11/6/2011 la supervisión de Dario SI SI SI NO SI desarrollo del
incluye la realización de los Gonzalez Posso, producto se han
cronogramas de esta forma se Subdirector técnico codigo implementado
etablecen las actividades que se 068 grado 06
algunos controles
deben cumplir en el desarrollo los
asociados a la
mismo. Las actividades de control se
ejecución del
determinan de forma inicial desde la
contrato
supervisión del desarrollo del
respectivo.
convenio, con base en las normas
vigentes de supervisión.

Durante la ejecución de los

convenios, la generación de
documentos tales como actas de
reunión y compromisos y registros de
asistencia, se archivan en la medida
Se
que envió a correo
son creados, a Soporte
de esta forma
Sistemas,
conservar lacon el fin de del
trazabilidad solicitar
proceso el
apoyo
a travésendel la sistema
organización
de gestión del
expediente
documental Orfeo. 2010110800200019E
Planes Locales en Deporte,
Recreación y Actividad Física, con el
fin de atender la observación
realizada por la firma Bureau Veritas
en la reciente auditoría externa 2011.
La trazabilidad
depende de los
Los convenios de asociación poseen
controles que se
terminos de referencia, en estos se
definan para el
incluye la realización de los Expediente virtual efecto en un
cronogramas de esta forma se organizado procedimiento
etablecen las actividades que se 2010110800200019E bajo
específico para la
11/6/2011 deben cumplir en el desarrollo los la supervisión de Dario SI SI SI NO SI
Gonzalez Posso, generación de
mismo. Las actividades de control se
Subdirector técnico codigo planes. Sin
determinan de forma inicial desde la
068 grado 06 embargo, el
supervisión del desarrollo del
desarrollo del
convenio, con base en las normas
convenio está
vigentes de supervisión.
plenamente
documentado.
Durante la ejecución de los
convenios, la generación de
documentos tales como actas de
reunión y compromisos y registros de
asistencia, se archivan en la medida
que son creados, de esta forma
conservar la trazabilidad del proceso
a través del sistema de gestión
documental Orfeo.

Página 33
 La Dirección de Culturas Recreativas
y Deportivas en apoyo con la
Dirección de Planeación y Procesos
Estratégicos, vienen adelantando el Acciones Cerradas 2011
cambio de Mapa de Procesos.

En el Comité Directivo del 1 de

septiembre se presentó la necesidad
de realizar los ajustes propuestos a
los procesos misionales que
comparten las Direcciones de Arte,
Cultura y Patrimonio, y Culturas
Recreativas y Deportivas, mediante la
presentación de un proceso de
A pesar de que
Gestión de Política Pública en
no se solucionó
Deporte, Recreación y Actividad Actas de comités
de raiz el
Física. Como resultado de esta directivos 1 de
problema
presentación, la Secretaria de septiembre y 15 de
existente, se
Despacho solicitó que la propuesta de septiembre.
cambiaron las
modificación fuera analizado por Mesas de trababjo con
11/30/2011 SI SI SI NO SI caracterizaciones
expertos externos a la Entidad. Por lo la Dirección de Culturas
de procesos que
tanto, durante el Congreso de Recreativas y
facilita un poco
Sistema Integrado de Gestión llevado Deportivas y la Dirección
mejor la
a cabo el 1 y 2 de septiembre, se de Arte Cultura y
comprensión de
consultó al Coordinador Distrital de Patrimonio.
los que hace la
Sistemas de Gestión y a un asesor de
DCRD
la firma certificadora COTECNA. En
el Comité del 15 de septiembre, se
presentaron las consideraciones
realizadas por los expertos, en este
Comité se determinó que el mapa de
procesos no se sería modificado. En
la Segunda Revisión del SIG por la
Alta Dirección se ratifica la decisión.
Con base en esta decisión se
contnuará con la ejecución del plan
de acción, priorizando las actividades
a realizar con el fin de evitar el El proceso de organización
tratamiento simultaneo de las mismas esta: En el expediente de la
dirección de Arte, Cultura y
con los responsables de proceso. Patrimonio/ Políticas
publicas de arte, cultura y
patrimonio/Políticas publicas
de organización

Se adelanto la actualización del El proceso de Participación

expediente de los procesos, de esta: Expediente de la
manera que se evidencia dirección de Arte, Cultura y
Patrimonio/ Sistema de Arte, Se adelantó la
documentalmente la articulación con SI SI SI SI SI
Cultura y acción correctiva
las subdirecciones en el desarrollo de Patrimonio/Procesos de
los objetivos de la gestión en Participación
participación y organización.
Y el expediente del consejo,
el cual esta: Expediente de
la dirección de Arte, Cultura
y Patrimonio/ Sistema de
Arte, Cultura y
Patrimonio/Consejo Distrital
de Arte, Cultura y
Patrimonio

Culminado el proceso de oficialización

de los estados contables con corte a
30 de junio, ante la Secretaría de
Hacienda, y su respectiva publicación
(Aproximadamente a mediados del
No se da cuenta
mes de julio), se iniciará la confección CAMBIO DE
12/31/2011 SI NO NO NO de la entrega del 172
del informe ejecutivo a ser presentado ALCANCE
informe ejecutivo
a finales del mes de agosto.
El modelo del informe no fue validado
en el comité directivo por requerir
ajustes para su presentación y
contenido

Página 34
 Acciones Cerradas 2011

Se participó en las mesas de trabajo

interna para la actualización de los
riesgos institucionales. Producto de lo
anterior, y en lo que atañe al Grupo
Interno de Recursos Financieros, se
actualizó la matriz de riesgos del
Proceso de Gestión Financiera y
Contable, la cual fue remitida a la
Dirección de Planeación y Procesos
Estratégicos a través de correo
electrónico de fecha 26 de mayo de
2011. Se adelantó la
12/31/2011 Mediante correo electrónico enviado
SI a Lucila Guerrero
SI el día 26 de
SI mayo de 2011
SIse adjunto el archivo
SI donde se relaciona la matriz de Riesgos del proceso, adicionalmente se cuenta con los documentos de trabajo en los cuales se detalla la homologación con los riesgos presentes en el Aplicativo SSO
acción correctiva
En la labor de definición de los
riesgos inherentes al sistema
contable, se realizó un estudio,
homologación e incorporación de
riesgos aplicables a nuestra entidad,
acorde a la matriz de la Veeduría
(Aplicativo SSOP). Como actividad
complementaria, se procederá a la
validación y proposición de ajustes de
los datos de la SCRD, incorporados
en el aplicativo SSOP.

Entrega al Grupo Interno de Sistemas,

Documento No.2 : Provisión de vacaciones,
Prima de Navidad y Prima Semestral con el
radicado 2010-730-003517-3, del 8 de
septiembre de 2010, elaborado por
Profesional de Nómina, el cual contiene los
parámetros y fórmulas de liquidación.
El Grupo Interno de Sistemas entregó Las acciones
mediante correo electrónico un primer adelantadas no
archivo con el cálculo de provisiones, para han llevado a
revisión. (19 de marzo de 2011), el cual fué Evidencias de la solucionar el
devuelto por el Profesional de Nómina con
cuatro observaciones para corrección (28 de
realización de pruebas problema
abril de 2011). reportadas por el área planteado. A
El Grupo Interno de Sistemas entregó de Nomina y el área través del
mediante correo electrónico un segundo Financiera ubicadas en aplicativo Perno
archivo con el cálculo de provisiones, para el equipo de Fabio CAMBIO DE aun no se puede
10/14/2011 revisión. (1 de septiembre de 2011), el cual NO SI NO NO 173
Sanchez. ALCANCE efectuar el cálculo
fué devuelto el 1 de septiembre de 2011 por
encontrase inconsistencia en las cifras. de las
El Grupo Interno de Sistemas entregó Reporte generado por el provisiones, este
mediante correo electrónico un tercer archivo contratista GTS S.A. En proceso se sigue
con el cálculo de provisiones, para revisión. cumplimiento con los realizando de
(29 de septiembre de 2011), el cual contenía
ajustes generados forma manual.
datos de la nómina del mes de agosto, éste
fué avalado y devuelto el 3 de octubre por Está asociada a
Recursos Humanos:
correo electrónico, con el fin de que se la acción
implementara en PERNO para el mes de correctiva 163.
octubre de 2011.
Entrega al Grupo Interno de
El 21 de octubre se hizo la integración de
Sistemas, Documento No.2 :
información de nómina por la interfase
Provisión de vacaciones,
PERNO – LIMAY, con resultadosPrima de
negativos,
Navidad
es decir quey aPrima Semestral
esa fecha con no
las provisiones el
radicado 2010-730-003517-3,
se han informado en este proceso,delsino
8 dea
través d el calculo
septiembre de en excel elaborado
2010, , y entregadopor
por
el profesional de nómina desde el mes de
Profesional de Nómina, el cual
contiene los parámetros y fórmulas de
liquidación.
El Grupo Interno de Sistemas entregó
mediante correo electrónico un
primer archivo con el cálculo de
provisiones, para revisión. (19 de
marzo de 2011), el cual fué devuelto
por el Profesional de Nómina con
cuatro observaciones para corrección
(28 de abril de 2011).
El Grupo Interno de Sistemas entregó
mediante correo electrónico un Las acciones se
segundo archivo con el cálculo de deben integrar en
provisiones, para revisión. (1 de una sola, por
10/14/2011 septiembre de 2011), el cual fué NO NO SI NO SI tanto se deja
devuelto el 1 de septiembre de 2011 unicamente la
por encontrase inconsistencia en las acción correctiva
cifras. 412
El Grupo Interno de Sistemas entregó
mediante correo electrónico un tercer
archivo con el cálculo de provisiones,
para revisión. (29 de septiembre de
2011), el cual contenía datos de la
nómina del mes de agosto, éste fué
avalado y devuelto el 3 de octubre
por correo electrónico, con el fin de
que se implementara en PERNO para
el mes de octubre de 2011.
El 21 de octubre se realizaron las
pruebas de la integración de
información de nómina por la interfase
PERNO – LIMAY, con resultados
negativos, es decir que a esa fecha
las provisiones no se han informado
en este proceso, sino a través d el
calculo en excel , y entregado por el
profesional de nómina desde el mes
de enero del año en curso.

Página 35
 Las fechas de actualización de la
información se pueden visualizar en
los pie de paginas de cada uno de los
reportes, y en los registros de
auditoria queda guardada la fecha y el
usuario que realizó la modificación.
Acciones Cerradas 2011
Se realizó el analisis y estimación del
esfuerzo por parte de la Subdirección
de Análisis Sectorial Poblacional y
Local, para la implementación en los
siguientes modulo:

1. En el módulo de Planeación se
implementó en el reporte Informe de 1. Reporte Informe de
Gestión la fecha y hora de impresión, Gestión del Módulo de
con el fin de mantener el control del Planeación del SIS
contenido capturado y modificaciones 2. Reportes del Módulo
realizadas,, estos informes se de Convocatorias del
generan en formato .PDF, el cual no SIS
permite realizar cambios. 3. Reportes del
2. Se adicionó la fecha y hora de Programa Asegurarte
Se adelantó la
11/15/2011 impresión en todos los reportes del del módulo de Arte SI SI SI SI SI
acción correctiva
módulo de convocarias Cultura y Patrimonio.
3. Para el control de las 4. Opción de
modificaciones a los registros de las Verificación del módulo
fichas del sistema se implementó la de Convocatorias del
tabla de auditoria SIS.
sam_audi_valor_armable, la cual 5. Tablas del auditoria
guarda las modificaciones que se en la base de datos del
realicen a los registros, permitiendo SIS.
realizar el contro de todas las
modificaciones.
4. Se adicionó la funcionalidad en el
módulo de Convocatorias de la
primera y segunda revisión la cual
permite tener el control de las
evaluaciones realizadas,
5. Se
1) Se remitió
adcionócomunicación
la tabla de el auditoria
06 de
sam_audi_comprobante_recep,
abril a la Directora del IDRD, la
cual guardala designación
solicitándole las modificaciones
de una
realizadas
persona sobre
que lidere el modulocualquier
del SIS;
comprobante
2) Reunión con de las
recepción,
diferentesla áreas
cual
permite
del IDRDtenerpara el control el deSISlasy
socializar
evaluaciones realizadas. Se realizaron las
revisar las acciones que se pueden
Radicado del acciones que
realizar para incorporar informacion al
Comunicado están dentro del
dicho módulo; 3) Reunión con tres
20114100020091 margen de
11/30/2011 áreas del IDRD para revisar los SI SI SI NO SI
gobernabilidad de
procesos y analizar los requerimientos
Radicado Orfeo: la SDCRD para
para determinar la viabilidad de
20115100139383 que el IDRD se
implementarlos en el SIS.
vincule al SIS
Se realizaron reuniones con los
responsables del IDRD de las áreas
de Recreación, Actividad Física y
Deportes, con el fin de determinar que
información se puede cargar al SIS.

Se implementó un reporte para contar Este archivo se

el número de visitas hechas por los encuentra en el módulo Se realizó a
11/30/2011 usuarios al sistema, el reporte esta de información histórica SI SI SI SI SI cabalidad la
clasificado por módulo y muestra un y estadistica “Contador acción correctiva
total general de Visitas”

Se le solicitó al contratita incluir en el

infome el detalle de las horas
Se evidencia en el Se realizó a
consumidas por perfil, el número de
11/30/2011 sistema orfeo Radicado SI SI SI SI SI cabalidad la
horas y las actividades reportadas se
No. 20117100099072 acción correctiva
validan y aprueban contra los
requerimientos desarrollados

Se le solicitó al contratita incluir en el El informe

infome el detalle de las horas entregado
Se evidencia en el
consumidas por perfil, el número de evidencia
11/30/2011 sistema orfeo Radicado SI SI SI SI SI
horas y las actividades reportadas se claramente lo que
No. 20117100099072
validan y aprueban contra los realizó el
requerimientos desarrollados contratista

Para las actividades reportadas por la Se verificó que

empresa contratada, se solicita el Se evidencia en el las fechas de los
11/30/2011 informe previamente para su sistema orfeo Radicado SI SI SI SI SI informes y las
verificación previa a la radicación de No. 20117100099072 certificaciones
la factura. coincidieran

Página 36
 Acciones Cerradas 2011

En la actualidad se
encuentra cargada la
En la actualidad se encuentra cargada
información de
la información de patrimonio
patrimonio
(Equipamiento mueble e inmueble) en
(Equipamiento mueble e
el SIS, con un total de 1900 registros
inmueble) en el SIS, con
que se pueden visualizar en las fichas
un total de 1900
de Patrimonio Mueble y Patrimonio
registros que se pueden
Inmueble de la línea de Patrimonio del Se adelantó la
12/27/2011 visualizar en las fichas SI SI SI SI SI
módulo de Arte Cultura y Patrimonio. acción correctiva
de Patrimonio Mueble y
Patrimonio Inmueble de
Se validó y creó la ficha de
la línea de Patrimonio
Organizaciones, se realizó el proceos
del módulo de Arte
de cargue de información, en la
Cultura y Patrimonio.
actualidad se encuentran registros de
1060 organizaciones
La firma contratada realizó el Registros de 1060
desarrollo del requerimiento, se organizaciones
realizaron las pruebas
satisfactoriamente. Se tiene planeado
implementar este requerimiento en
producción el 25 de enero de 2012.
No obstante lo anterior, la Dirección
de Programación y Seguimiento a la
A la espera de
inversión de la SDP determinó que la
que la firma
mejor opción era trabajar con un CAMBIO DE
12/15/2011 Requerimiento #23 SASPLCorreo
NOde respuesta generado por Andres
ALCANCE
SI Morales elNO
día 11 de eneroNO
de 2012 dirigido
contratada
a Jduarte@softmanagement.com.co
179 en este se valida el cumplimiento de las pruebas.
archivo plano para enviar la
atienda el
información de seguimiento a los
requerimiento
proyectos de inversión a Segplan, en
vez de una interfaz, que además era
una opción mucho más costosa. Esta
alternativa ya se implementó en el SIS
y el lider usuario está incorporando la
información de los proyecto para su
envió a través de esa herramienta a
Segplan.
Se realizó reunión con el usuario líder
del Módulo de planeación, para definir
los reportes que se deben dejar en el Se efectuó la
módulo, se acordó dejar los reportes verificación en el
de: Documento del Proyecto de SIS y se
Inversión, Informe de gestión, y Marco evidenció la
Vista de los reportes en
Estadistíco. De estos tres reportes, dificultad para
el SIS:
los de documento de proyecto de CAMBIO DE acceder a la
3/30/2012 Proyecto de Inversión, SI SI SI NO 180
inversión e informe de gestión ya se ALCANCE información
Informe de gestión, y
encuentran en producción y el de asociada a los
Marco Estadistíco.
marco
En el estadístico
submódulo se“Formulación
encuentran de en proyectos de
prueba,
Proyectos” en del
la módulo
cual se“Planeación
identificarony inversión y sus
unos ajustes quedel
Resultados” estan Sistema
en proceso de de resultados de
implementación,
Información por loseque
Sectorial unaelvez
creó la ejecución.
ya se “crear
opción cuente con aprobación
indicadores” para hacerse
subirá a producción
seguimiento a los para su uso.en el
avances
cumplimiento de las metas de
proyecto de inversión de la entidad.
En el mes de junio de 2011, se hizo el
cargue de la información necesaria
para cada una de ellas. Esta incluye:
nombre, tipo, objetivo, fórmula, valor
programado, valor alcanzado, análisis
de resultados. La información se
encuentra actualizada con corte a 30
de noviembre. En esos términos
podría darse la situación como
superada, sin embargo, tras
diferentes discusiones llevadas a
cabo con el equipo del Sistema
Integrado de Gestión, se generó la
duda de cómo manejar estos
Información cargada en Se realizó a
indicadores de forma diferente a los
11/30/2011 el SIS con corte a 30 de SI SI SI SI SI cabalidad la
que son contenidos por el Instrumento
Noviembre acción correctiva
de Seguimiento a Indicadores de
gestión.

Dado esto, en la Subdirección de

Programación y Seguimiento a la
Inversión se determinó que la
finalidad para la que que fueron
creados estos espacios en el sistema
sería la de llevar a cabo un
seguimiento constante a los avances
en el cumplimiento de las metas
proyecto de inversión mes tras mes.
Estos fueron considerados demasiado
específicos frente a los que han sido
formulados en materia de gestión de
organización y fomento. De forma
individual no presentarían información
suficientemente relevante en cuanto a
la situación de la entidad. Debido a
esto, se modificará en el sistema el
nombre indicadores y se conocerán
en adelante como "seguimiento"

Página 37
 Se realizaron las validaciones del
requerimiento de marco estadistico
sobre el ambiente de desarrollo, el
resultado fue satisfactorio, en la Acciones Cerradas 2011
actualidad se encuentra
implementado sobre el ambiente de
pruebas y se esta migrando a
ambiente productivo. Esta acción se
Se definió en reunión con el usuario cerrará una vez
líder de planeación la implementación se realicen las
Vista del reporte en el CAMBIO DE
3/30/2012 del reporte del marco estadístico, de SI SI SI NO etapas de 181
SIS: Marco Estadistíco. ALCANCE
acuerdo al formato que actualmente desarrollo,
se registra la información en excel, pruebas y puesta
este formato es la base para la en producción
construcción del reporte, el reporte se
encuentra en proceso de desarrollo y
pruebas por parte del grupo del SIS.
En la etapa de prueba del reporte de En el módulo de Arte
Marco Estadístico se identificaron cultura y
unos ajustes que esta en proceso de patrimonio/Caracterizaci
Se realizó el cargue de 535
implementación. Se realizó a
ón de equipamientos
11/30/2011 equipamientos asociados a la ficha SI SI SI SI SI cabalidad la
ficha Información y
Equipamientos. acción correctiva
Caracterización de
equipamientos
culturales

Se definió el requerimiento en
conjunto con el usuario líder del IDRD
para la implementación de 7
formularios del área de recreación,
este requerimiento se le entrgo a la
empresa desarrolladora para su
implementación, la cual estimo un
tiempo promedio de 120 horas por
formulario, los cuales se trabajarán en
paralelo por los tres ingenieros
asignados, se estimo como fecha de CAMBIO DE
12/31/2012 NO SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR 174
entrega de este requerimiento el 16 ALCANCE
de enero de 2012

La empresa desarrolladora entrego

cuatro de los formularios los cuales se
validaran el día 24 de enero con los
usuarios líderes del módulo, y
posteriormente se implementaran en
el ambiente de producción, actividad
que se tiene planeada para realizar el
31 de enero de 2012.

Se reailzo una mesa de trabajo entre

la Subidrección de Análisis Sectoria,
Poblacional y Local y el lider usuario
del módulo de Arte, Cultura y
CAMBIO DE
1/31/2012 Patrimonio y Convocatorias para SI
ALCANCE
SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR 175
determinar el uso de esta pestaña. Se
determino de esta forma el
requrimiento del uso de esta
funcionalidad.

Requerimiento #14 A pesar de la

dificultad para
Se realizaron los procesos de cargue
En el módulo de Arte consultar los
de información de Organizaciones y
cultura y datos citados en
equipamientos culturales, información
patrimonio/Caracterizaci el SIS se
12/16/2011 que se puede visualizar en las fichas SI SI SI SI SI
ón de equipamientos encontró que éste
de Patrimonio Mueble, Patrimonio
ficha Información y fue alimentado
Inmueble y hoja de vida juridica del
Caracterización de con datos de
módulo de Arte cultura y Patrimonio
equipamientos organizaciones y
culturales equipamientos

Se definió con el usuario líder que el

campo de contratos no se requiere su Se determinó la
uso en el SIS, púes está información Correo electrónico viabilidad del uso
12/15/2011 SI SI NO SI SI
se relaciona en otro sistema el Andres Morales de ese campo en
usuario manifesto esta aclaración vía el SIS
correo electrónico

Página 38
 La SASPL realizó el análisis del
requerimiento y lo validó con los
usuarios del módulo de Arte Cultura y
Patrimonio el día 11 de enero de
2012, de lo cual se concluyó que la
Dirección de Arte Cultura y Patrimonio Acciones Cerradas 2011
validaría la necesidad de los campos
y realizaría la solicitud de cambio al
grupo del SIS para su evaluación y
desarrollo. Se definió que la
información a presentar en la vista
pública correspondería a la
Se asigna nueva
información presentada en la opción
numeración a la
de preguntas frecuentes, para lo cual CAMBIO DE
1/31/2012 SI NO NO SELECCIONAR Acción. Se 176
se elaborara el requerimiento y se ALCANCE
convierte en
iniciara su desarrollo.
Acción No. 176
Teniendo en cuenta que a la fecha la
Dirección de Arte, Cultura y
Patrimonio, no ha reportado los
cambios en el módulo de
convocatorias, hasta que no se tenga
la respuesta oficial no se realizarán
los cambios en el módulo. Por lo
tanto, es necesario
Se ajustó el formatodardelun análisis
nuevo
alcance –a la
técnico Acción.deSe
formato propone que
verificación de
sea hasta habilitantes
requisistos el 30 de junio de 2012,
y el formato de
debido a la dinámica
consolidado surtidatécnico
del análisis en tornoy Expediente.
al nuevo plan de
asignación de desarrollo.
puntaje, para el 2011110790400001E.
Se cumplió a
proceso de contratación de selección Radicado
12/15/2011 SI SI SI SI SI cabalidad con la
abraviada de menor cuantía No. 20111100153393,
acción correctiva
SCRD-SAPMC-019-001-2011, cuyo anexo 1. Folios 388 y
objeto es: “obras menores, mueble 389
central y cabina de control, para la
sala de proyecciones del planetario
de Bogotá.

Expediente.
Se verificó el estado de los
2011110790400001E.
documentos legales al momento de la Se efectuó la
12/15/2011 Radicado SI SI SI SI SI
suscripción del acta de inicio de acción correctiva
20113000170003. Folio
ejecución del contrato.
452.

Expediente
2011110791700003E.

Radicado
20117100135333, acta
de audiencia pública de
análisis de riesgos.
20117100136343, acta
de audiencia pública
Isolux, realizó el acompañamiento del
para precisar el
proceso de Licitación pública No.
contenido y alcance del Se incluyeron los
SCRD-LP-011-001-2011 cuyo objeto
pliego de condiciones. documentos que
es el: suministro e instalación de los
11/15/2011 SI SI SI SI SI dan cuenta de la
sistemas de iluminación artística y de
Expediente supervisión en el
señalización de piso y emergencia
2010110791300002E. expediente virtual
para la sala de proyecciones del
Planetario de Bogotá.
20117100102962,
Informe de seguimiento
contrato de consultoria
No 186 del 13 de agosto
de 2010 de Deinter Ltda
Ingenieria y
Arquitectura.
20117100173833, acta
de liquidación.

Página 39
 Acciones Cerradas 2011

Expediente
2010110790100002E.

Radicado
20117100039761,
observaciones a los
informes de gestión de
abril y mayo de 2011.
20117100047161,
Revisión del contenido de los
observaciones a los Se efectuó
informes y presentación de
informes financieros de seguimiento
observaciones en caso de encontrar
11/15/2011 marzo, abrl y mayo de SI SI SI SI SI periódico a la
faltantes. Solicitud de presentación de
2011. 20117100064971, ejecución del
los informes dentro de los primeros
observaciones al contrato
días del mes siguiente a la gestión.
informe de gestión de
julio, agosto y
septiembre de 2011.
20117100097502 ,
observaciones informe
de gestión de
septiembre.
Actas de comité
operativo.

Se realiza el ajuste de las fechas de

inicio y suscripción del contrato con
Fonade tal como se puede evidenciar Expediente
en el informe del periodo de agosto de 2010110790100002E.
2011 con el radicado
Se realizó la
11/15/2011 20117100075862. Radicado SI SI SI SI SI
corrección
20117100075862 donde
Revisión del contenido de los se evidencia el ajuste de
informes y presentación de las fechas.
observaciones en caso de
encontrarlas.

Expediente
2010110790100002E.

Radicado
20117100119693,
Se actualizó el
Actualización del plan operativo en la solicitud de modificación
11/15/2011 SI SI SI SI SI plan operativo del
modificación No. 1 del contrato. del contrato, folios 280 a
contrato
284. 20111100124973,
modificación No. 1.
20117100086752, acta
No. 9. 20117100086962,
acta No. 10.

Se envío la solicitud de modificación

del Manual de Contratación a través
Manual de Contratación
del radicado 20111100170103 del 30
Versión 2, del 2 de
de Noviembre.
diciembre de 2011,
3/16/2012 Se realizaron los cambios solicitados SI SI SI SI SI
publicado en
y se procede a realizar la
Cultunet/Documentación
actualización tal como queda
SIG/Manuales
evidenciado según orfeo
20115000178323

Se envío la solicitud de modificación

del Manual de Contratación a través
Manual de Contratación
del radicado 20111100170103 del 30
Versión 2, del 2 de
de Noviembre.
diciembre de 2011,
3/16/2012 Se realizaron los cambios solicitados SI SI SI SI SI
publicado en
y se procede a realizar la
Cultunet/Documentación
actualización tal como queda
SIG/Manuales
evidenciado según orfeo
20115000178323

Se realizó la revisisión de los

Queda como evidencia
documentos junto con la Dirección de
de la definición de los
Planeación y Procesos Estrategicos y
formatos el acta de CAMBIO DE
3/30/2012 se decidio que se pueden adoptar SI SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR 56
reunión No1 con el ALCANCE
como formatos: el Análisis de la Hoja
radicado de Orfeo
de Vida y la certificación de Idoneidad
20121100042043
y experiencia.

Página 40
 Acciones Cerradas 2011

Se evidenció el
La resolución se publicó en el link
N/A Intranet SI SI SI SI SI cambio en la
Resoluciones de la Intranet
intranet

La Dirección Distrital de Presupuesto

expidió concepto favorable para
Se amparó el
traslado presupuestal al rubro
pago de
Vacaciones en Dinero por
prestaciones a
$22.000.000, para un total de
- Ejecución a la fecha través de un
apropiación de $44.000.000, con el fin
traslado
de efectuar ágil y dentro del los
11/30/2011 SI SI SI NO SI presupuestal. Se
términos legales el pago de las
-Anteproyecto del deberá verificar
prestaciones a los exfuncionarios.
presupuesto 2012 nuevamente
considerando los
Igualmente en el presupuesto para
retiros de algunos
2012, fue aprobado un presupuesto
de los directivos
de $202.701.000, en el rubro
Vacaciones en Dinero

Se establecieron las Situaciones

Administrativas respecto de las cuales
se expiden actos administrativos, se
Se espera que la
hizo un archivo virtual con una Archivo Virtual de Actos
acción correctiva
carpeta por cada situación Administrativos. Acta
minimice los
administrativa y cada carpeta No. 11 de fecha
11/30/2011 SI SI SI SI SI tiempos de
contiene los actos admnistrativos más 15/11/11 de reunión de
respuesta de
utilizados. Se hizo entrega de la Grupo Interno de
Recursos
carpeta virtual en reunión del Grupo Recursos Humanos
Humanos
Interno de Recursos Humanos
celebrada el 15 de noviembre de
2011.
Se publicó el
se programó nuevamente la revisión
Procedimiento
del procedimiento “Administración de
Administración de Base
Bases de Datos” para el mes de
de Datos, Versión 04,
noviembre de 2011.
3/30/2012 del 12 de marzo de SI SI SI SI SI
2012, publicado en
Se realizó la revisión y se dispone de
Cultunet/Documentación
una propuesta de ajuste para ser
SIG/Gestión
adoptada por la SDCRD.
Tecnológica
Se actualizó y publicó instructivo de El Instructivo se
copias de seguridad incorporando en encuentra publicado en
la parte copia de seguridad de la la Cultunet /
N/A información correspondiente a los Documentación / NO SI SI SI SI
servidores de la entidad, el sistema de Procedimientos y
copias de seguridad se encuentra Formatos / IIT Instructivo
actualmente en funcionamiento. copias de Seguridad V2

Se publicaron en la
Se publicó en Cultunet el documento intranet los documentos
“Criterios Generales para efectuar de “Criterios de soporte
Se adelantó la
N/A Mantenimiento Correctivo o técnico y Criterios base SI SI SI SI SI
acción correctiva
Preventivo a las Aplicaciones y de datos y
Programas” mantenimiento de
aplicaciones”

Se modificaron los indicadores del

proceso incorporando uno para medir
Hoy se cuenta
la satisfacción de los usuarios, el Aplicación encuesta de
con un indicador
resultado de la primera medición se satisfacción
N/A SI SI SI SI SI que da cuenta de
tendrá en el mes de diciembre de Reporte de Indicadores
la satisfacción de
2011. 29 Encuestas aplicadas
los usuarios
Se reportaron Indicadores

Página 41
 Acciones Cerradas 2011

Se ejecutó la
acción correctiva.
Se actualizó y publicó instructivo de
No se encuentra
copias de seguridad para los
en la herramienta
servidores de la Secretaría e
actual pues
N/A igualmente se informó a través de NO SI SI SI SI
corresponde a
correo todos@scrd.gov.co de la
una acción
solución implementada para copias
correctiva
de seguridad.
formulada en
2010
Se modificó el procedimiento de
auditorías señalando que en lugar de
la reunión de cierre el auditor podrá
remitir la relación de hallazgos de Procedimiento auditoría Se sugiere
auditoría al auditado para que éste interna. Código: PR- verificar el
debata los hallazgos y emita las GSE-03 V.07 Fecha: cumplimiento de
observaciones que considere 25/10/2011 este control
12/31/2012 necesarias. Esta práctica se adoptó a SI SI SI SI SI definido en el
partir de la realización de la auditoría Correos de remisión de procedimiento en
a estados financieros e incluso se relación de hallazgos a las auditorías
extendió a las revisiones con el fin de los responsables de internas que se
obtener mayor consenso con los proceso realicen en 2012
auditados en torno a los hallazgos de
auditoría.
Se sugiere
No se consideró necesario elaborar verificar el
un protocolo, se modificó el cumplimiento de
Procedimiento auditoría
procedimiento de “Auditoría Interna”, este control
interna. Código: PR-
12/1/2011 en el cual, se especificó el trámite de SI SI SI SI SI definido en el
GSE-03 V.07 Fecha:
la documentación a través de Orfeo y procedimiento en
25/10/2011
el responsable de ejecutar la las auditorías
actividad. internas que se
realicen en 2012

Una vez socializado en

Actualmente se consolido el mapa de
mapa de riesgos de la
Riesgos de la entidad y se esta
entidad se deterinaron
realizando el seguimiento de las
los controles y los Se formuló un
acciones genradas por los controles
indicadores de cada uno procedimiento
establecidos .
de los procesos. que recoge las
10/15/2011 SI SI SI SI SI
Actualmente el políticas de
Los auditores de calidad asistieron al
procedimiento de administración del
taller de metodologias de
gestión integral de riesgo
herramientas para el analisis de
riesgos se encuentra
causas, con el fin de fortalecer el rol
publicado en la cultunet
de auditores dentro del SIG.
en el Link de mejora.

No se ha
desarrolla la
actividad del
segundo
semestre
El plan de acción de Control Interno asociada a la
Plan de acción de
fue objeto de actualización, se incluyó autoevaluación
Control Interno. Versión
un objetivo referido al fortalecimiento del control, por lo
Radicado
de la cultura del autocontrol y las dos tanto, debe
20111010137703.
actividades realizadas en el primer ejecutarse en la
semestre. próxima vigencia.
11/30/2011 Video realizado por el SI SI SI SI SI 428
En cuanto a la actividad programada Se debe cerrar
asesor de control interno
para el segundo semestre, debido al considerando que
Publicado en la
proceso de empalme y a las múltiples la acción
Cultunet acercad de
ocupaciones que ha demandado el correctiva N° 428
Principios de la Gestión
cierre de esta administración no se ha hace referencia a
Pública
llevado a cabo. la implementación
de la
autoevaluación
del control en los
procesos de la
institución.

Una vez socializado en

mapa de riesgos de la
entidad se determinaron
los controles y los
indicadores de cada uno
Se consolido el mapa de Riesgos de
de los procesos.
la entidad y se presentó en el Comité
Actualmente se
del Sistema Integrado de Gestión y de
encuentra publicada en Se cumplió con la
10/31/2011 Control Interno. Actualmente se esta SI SI SI SI SI
la cultutnet en el Link de acción correctiva
realizando el seguimiento de las
mejora.
acciones generadas por los controles
establecidos
Acta del Sistema de
Gestión y Control
Interno Acta No 5 del 30
de Sept de 2011
Radicado 158933

Página 42
 Acciones Cerradas 2011

CAMBIO DE
3/30/2012 Nuevo alcance acción 178 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR 178
ALCANCE

Se da por cerrada
la segunda
acción, sin
embargo la
primera referida a
quien ejecuta las
auditorías queda
abierta pues está
prevista su
realización en
2012

Control Interno no
asumirá las
1. Se tiene previsto que Control auditorias
Interno asumirá la auditorías de internas de
calidad en la vigencia 2012. 1. N/A calidad, ya que
10/30/2011 2. El programa de auditorías se ajustó 2. Radicado No. SI SI SI SI SI teniendo en
de acuerdo con las variaciones que 20111010157653 cuenta las
sufrió cada una de las auditorías disposiciones
previstas previstas en el
Decreto 652 de
2011 por medio
del cual se
adopta la norma
Técnica
Distritaldel
Sistema de
Integrado de
Gestión por lo
cual Control
interno requerirá
el apoyo de los
audítores internos
1. Desde Control Interno se verificó la
de calidad.
formulación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora a partir de los
resultados de las auditorías, el
resultado del ejercicio se informó a los
responsables de dependencia a
1. Radicado
través de memorando.
20111010151113 y
2. Con el equipo SIG de la Dirección Se sugiere
20111010157003
21/10/2011 de Planeación y Procesos verificar el
2.Nueva Herramienta de
Estratégicos se revisó la estructura de SI SI SI SI SI cumplimiento de
Inmediato Administración de la
la herramienta de la administración de este control en
Mejora.
la mejora, a partir de las 2012
3.Radicado
recomendaciones formuladas por
20111010156613
Control Interno se ajustó dicha
herramienta, con el fin de facilitar el
reporte.
3.El informe definitivo de auditoría fue
radicado a través del aplicativo de
gestión documental.

Página 43
 Acciones Cerradas 2011

Aún cuando no se
realizó la acción
prevista, el hecho
de que el grupo
de auditores
No hubo necesidad de revisar con el
aumentara, hace
GIRH la mencionada posibilidad,
que la situación
voluntariamente se unieron al grupo Integrantes del equipo
12/31/2011 SI NO SI SI SI presentada tienda
de auditores 2 funcionarios: Lisandro de aprendizaje
a desaparecer.
Rojas y Luz Marina Melo, por lo tanto,
Será necesario
el grupo de auditores se amplió
desarrollar
procesos de
formación a los
dos nuevos
auditores.

Con el seguimiento efectuado por

Control Interno a la formulación de
acciones correctivas, preventivas o de
mejora a partir de los resultados de
auditoría, se detectó que el número
Radicado
12/31/2011 de acciones formuladas es mayor, SI SI SI SI SI Ninguna
20111010157003.
con respecto a las acciones
pendientes, esto indica que los
responsables de proceso han
contribuido al mejoramiento de los
procesos de la entidad.

1- El Asesor de CI ha recibido
La
capacitación sobre temas de riesgos
recomendación
de lo cual existe sobrada evidencia. 2-
N/A NO NO NO NO SI efectuada por la
Por disposición legal, los contratistas
veeduría no es
no pueden acceder a los programas
viable de aplicar
de capacitación de la entidad.
En las condiciones generales del
procedimiento “Auditoría interna” se Será necesario
cuantificó el número de horas. Se Procedimiento auditoría desarrollar
reclutaron dos nuevos auditores de interna. Código: PR- procesos de
11/25/2011 SI SI SI SI SI
calidad, en cuanto a la realización de GSE-03 V.07 Fecha: formación a los
auditorías con su acompañamiento 25/10/2011 dos nuevos
dicho aspecto podrá verificarse en la auditores.
próxima vigencia.
Teniendo en cuenta que el hallazgo
identificado por parte de Bureau
Veritas estaba relacionado con una
inconsistencias entre datos cargados
por parte del área responsable de
Actas orfeo:
proyecto de inversión 486, la
Expediente
Subdirección de Programación y
2010520350200004E
Seguimiento a la Inversión revisó la
totalidad de los proyectos de inversión
Ajuste seguimiento del
de la entidad (11) e identificó la
proyecto 486 –
misma situación en otros tres
20115200158323
proyectos: 470, 472 y 646.
Ajuste de cronograma
Posteriormente, se organizaron
del proyecto 472 - Se adelantó la
11/15/2011 reuniones con los responsables del SI SI SI SI SI
20115200151173 acción correctiva
cargue de información en el SIS de
Ajuste de cronograma
estos proyectos, se ajustaron los
del proyecto 470 -
datos necesarios y se hicieron las
20115200156033
actas que evidencian las
Ajuste de cronograma
inconsistencias y su superación.
del proyecto 646 –
Esta gestión es evidente en el
20115200156483
Sistema de Información Sectorial
Avances del proyecto
“SIS”, en las carpetas de los
469 20115200166583
proyectos de inversión, en la Intranet
de la entidad, así como en la página
de Internet de la Secretaría de
Cultura, Recreación y Deporte.

A través del radicado 158033 se

notifico la inclusión de la carta de
Radicado: 158033 del Se cumplió con la
Inmediata designación de supervisión del SI SI SI SI SI
19 de Octubre de 2011 corrección
contrato 038 suscrito con Maria
Claudia Ferrer.

Página 44
 Acciones Cerradas 2011
Temprana dentro del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad,
previa solicitud a través del
diligenciamiento por orfeo No
20115000175003 del formato FR-01-
PR-GMC-01 “Solicitud de Crear o Orfeo No
Modificar Documentos” 20115000175003
solicitud de codificación
del Sistema de Alerta
Se identificaron plenamente las hojas Temprana.
de vida de los indicadores con la
inclusión en la cabecera del titulo Sistema de Alerta
“HOJA DE VIDA” en todos los Temprana publicado la
formatos, adicionalmente, en el cultunet en el Link: SIG
mismo formato se cambio la palabra Pagina Principal /
12/15/2011 “Observación” por la palabra Indicadores en el mes SI SI SI SI SI
“ANÁLISIS” en el campo establecido de Diciembre
para realizar este descripción. Manual de Calidad en
su versión 8 y fecha de
Se excluyó del proceso de modificación
Seguimiento y Evaluación el formato 26/04/2012.
de Hoja de Vida FR-02-CP-GSE-01
VERSIÓN 1 Instructivo del Sistema
de Alerta Temprana en
Se incluyo en el Manual de Calidad se su versión 1 de fecha de
detalló la Herramienta Sistema de creación del 09/02/2012
Alerta Temprana para realizar
posteriormente su publicación en la
Cultunet. Adicionalmente se creo el
Instructivo del Sistema de Alerta
Temprana y fue publicado en SIG /
Se elaboró el proyecto de
modificación tanto del procedimiento
PR_ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS como
del Manual de Calidad, describiendo
la metodología para el control de Proyecto de
cambios. modificación del
procedimiento
Sin embargo, esta actividad no se PR_ELABORACIÓN DE
ejecutó en el plazo previsto debido a DOCUMENTOS Y
la expectativa generada por la REGISTROS y Manual CAMBIO DE
12/15/2011 SI NO NO NO 171
Secrtaría General de la Alcaldía de Calidad, ubicado en ALCANCE
Mayor en torno a la expedición del home/carqui/backup/pro
decreto de reglamentación de la cedimientos 2011 , el
Norma Técnica Distrital NTD 1000, la computador asignado al
cual contemplaba la realización de contratista CARLOS
ajustes al Manual de Calidad. ALBERTO QUITIAN

Por lo anterior, es necesario darle un

nuevo alcance para la ejecución de
esta actividad para realizarse durante
el primer trimestre de 2012.

12/2/2011
Se aplico la TRD correspondiente de Radicado SI SI SI SI SI
Se efectuó la
acuerdo con el expediente. 20103100108291 corrección

Correo del 27 de
Diciembre del
El Grupo de Talento Humano,
responsable de Nomina
especificamente de Nómina, entregó
dirigido a los
la proyección del reconocimiento de
responsables del área
los pasivos correspondientes a
financiera para efectuar
Vacaciones, Prima de Vacaciones y
la consolidación y Se adelantó la
1/31/2012 Bonificaciones de recreación con SI SI SI SI SI
registro contable. acción correctiva
corte a Diciembre 31. En esta
Los documentos de
proyección se incluyó la totalidad de
apoyo reposan en el
funcionarios y el valor causado
expediente RH
proporcional al tiempo por los
comprobantes de
conceptos en cuestión.
Contabilidad PERNO
diciembre de 2011

Se definió al interior del grupo de

Contabilidad una nueva afectación
contable el pago de vacaciones y
prima de vacaciones. Una vez realizado
el ajuste de la parametrización contable de la Se adelantó la
1/31/2012 Solicitud via correo al área de sistemas
SI de la modificación
SI de la SI
afectación contable
SI para el pagoSI
de vacaciones y prima de vacaciones el día 19 de Octubre dirigido a Soporte.Sistemas@scrd.gov.coReporte contable de la integración reposa en el expediente RH comprobantes de Contabilidad PERNO
integración PERNO-LIMAY por parte del acción correctiva
área de Sistemas, posteriormente se
genera el reporte contable de la
integración de Nomina verificando la
correcta afectación contable.

Página 45
 Acciones Cerradas 2011

Se definió al interior del grupo de

Contabilidad una nueva afectación
contable de las incapacidades pagadas por
las EPS. Una vez realizado el ajuste de la
parametrización contable de la integración Se adelantó la
1/1/2012 PERNO-LIMAY por parte del área de Solicitud via correo al área de sistemas
SI la modificación
SI de la afectación
SI contableSIpara las incapacidades
SI pagadas por las EPS el día 22 de Noviembre dirigido a hugo.paez@scrd.gov.coReporte contable de la integración reposa en el expediente RH comprobantes de Contabilidad PERNO diciembre de
acción correctiva
Sistemas, posteriormente se genera el
reporte contable de la integración de
Nomina verificando la correcta
afectación contable.

EL 14 de febrero de 2012 se llevaron

a cabo varias reuniones con los
usuarios del Sistema de Información
Sectorial sobre el uso del módulo de
planeación y resultados para la Actas de las reuniones
vigencia 2012. Las modificaciones del según Orfeos Nos.
2/15/2012 Procedimiento se hacen evidentes en 19223, 19233, 19243 SI SI SI SI SI
el INSTRUCTIVO PARA EL USO Link SIG /Procedimentos
DEL MÓDULO DE PLANEACIÓN / Instructivo/
DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN SECTORIAL,
publicado en el proceso de Gestión
Seguimiento y Evaluación.
Se actualizaron los procedimientos
Licitación pública, Concurso de Se cumplió la
meritos y Supervisión e Interventoria y acción, no
Liquidación de Contratos y Procedimientos obstante el
12/28/2011 SI SI SI SI SI
Elaboración de Contratos de publicados en intranet reporte se efectuó
conformidad con la normatividad a través de correo
vigente y fueron publicados en la personal
intranet

Se solicitó a la Oficina de
Se cumplió a
Comunicaciones a través de correo Link rendición de
12/28/2011 SI SI SI SI SI cabalidad con la
electrónico la actualización del link cuentas en el portal web
acción correctiva
rendición de cuentas

Se proyectó el acto administrativo

“Por medio de la cual se crea y
conforma el Comité de Adquisiciones
y de Apoyo a la Actividad Contractual
Resolución adoptada Se cumplió a
de la Secretaría Distrital de Cultura,
12/28/2011 RESOLUCIÓN 461 SI SI SI SI SI cabalidad con la
Recreación y Deporte y se establecen
Orfeo 20112000180853 acción correctiva
sus funciones”, donde se establece
como obligación del responsable de
proyecto justificar los ajustes a que
haya lugar en el plan de contratación.

El día 24 de noviembre de 2011 se

sostuvo una reunión con Lucila
Guerrero y Carlos Quitian, donde se
reviso el documento diseñado por el
área de Comunicaciones,
evidenciando que lo allí plasmado se
encuentra incluido en la minuta de
contrato de prestación de servicios de
persona natural y en la carta que se
remite al supervisor del contrato.
Radicado Orfeo:
12/31/2011 SI SI SI SI SI
20111100177993
Ademas de lo anterior, se aclaro que
al contratista se le debe dar una
inducción de manera oportuna, esto
es, una vez cumplidos los requisitos
de perfeccionamiento y ejecución.

Con base en lo anterior, se concluyó

que no hay lugar hacer inclusión
alguna en los proceso de gestión
jurídica legal.

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